10 Fehler, die Unternehmen bei der Einführung eines Extranets vermeiden sollten

Es stimmt, B2B-Portale verbessern Geschäftsbeziehungen, steigern den Umsatz und vereinfachen Prozesse. Doch das gilt nur, wenn die Nutzer das Extranet auch einfach nutzen können. Wenn Daten unübersichtlich an verschiedenen Stellen gespeichert sind oder man als Geschäftspartner wichtige Funktionen gar nicht findet, dann ist das das Gegenteil von einem erfolgreichen B2B-Portal. Ihre Geschäftspartner werden sich frustriert abwenden und Sie verlieren im schlimmsten Fall sogar Kunden.

Auf der anderen Seite ist es genauso problematisch, wenn Sie sich zu sehr auf das Design fixieren. Hübsche Grafiken und schöne Schriftarten sehen vielleicht gut aus, doch wie wichtig sind sie wirklich für eine angenehme Nutzererfahrung?

Bei einem erfolgreichen Extranet-Portal sollte das Design die Funktion unterstützen, nicht ersetzen. Je schlanker, einfacher und intuitiver die Anwendung ist, desto besser wird auch die Nutzererfahrung sein.

Dabei klang es so gut. Der günstige Anbieter der cloud-basierten Software hatte ein tolles Programm, das die Bedürfnisse von 90 Prozent aller Unternehmen abdecken würde. Nur stellen Sie jetzt fest: Ihre Firma gehört zu den anderen 10 Prozent.

Tatsächlich sind B2B-Portale, die ausschließlich die Software externer Anbieter nutzen, selten auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens ausgerichtet. Schließlich sind sie für den Massenmarkt gedacht. Dabei hat jeder Betrieb, egal wie groß oder klein, meist sehr spezifische Anforderungen an ein Extranet.

Wenn das Extranet diese nicht erfüllen kann, ist die Lösung weder für Sie noch für Ihre Geschäftspartner hilfreich. Eine maßgeschneiderte Lösung muss dabei nicht unbedingt mit einem aufwendigen, teuren In-House-System verbunden sein. Es gibt Low-Code-Anwendungen von Anbietern, die B2B-Portale als Plattformlösungen anbieten. Dabei nutzen Sie die Cloud-Infrastruktur des Anbieters, gestalten aber Ihre eigene Software und Applikationen nach Ihren spezifischen Bedürfnissen.

Ein B2B-Portal soll in erster Linie Vertrauen zwischen Geschäftspartnern schaffen. Das funktioniert aber nur, wenn Informationen und Daten sicher geschützt sind. Wer hier nicht aufpasst und eventuell auf einen Cloud-Anbieter mit Server-Standorten außerhalb der EU setzt, spart vielleicht anfangs Geld, bezahlt dies aber später mit ungeschützten Informationen und Vertrauensverlust. Das muss nicht sein.

Es gibt mittlerweile viele Anbieter, die sichere Cloud-Infrastrukturen für B2B-Plattformen bieten und sowohl den eigentlichen Datentransfer sicher verschlüsseln als auch ihre Server an sicheren Standorten platzieren, beispielsweise in Deutschland. Wenn Ihnen das immer noch zu heikel ist, nutzen Sie eine Plattform, die die On-Premise-Installation ermöglicht. Damit arbeiten Sie ausschließlich auf Ihrem eigenen Server. Die Software Intrexx bietet beispielsweise die Wahlmöglichkeit.

Neben guten Verschlüsselungsprotokollen und einem sicheren Server-Standort sollte Ihre B2B-Plattform aber auch ermöglichen, Nutzerrechte ganz klar und filigran zu definieren. Das schützt nicht nur die Informationen aller Seiten besser.

Es ermöglicht auch einen einfachen Zugriff auf die Informationen, die Nutzer benötigen. Insbesondere, wenn Ihr Portal sowohl von eigenen Mitarbeitern als auch von externen Partnern genutzt wird, sollten natürlich nicht alle das gleiche sehen. Gleichzeitig sollten alle auf eine möglichst vergleichbare Website geleitet werden, damit Informationen für alle einfach ersichtlich und austauschbar sind. Bei einem guten Extranet funktioniert das.

Dabei können Sie Rechte so definieren, dass unterschiedliche Nutzer (oder Nutzergruppen) auf verschiedene Dateien zugreifen oder gezielt Informationen innerhalb der gleichen Datei sehen können. Das vereinfacht Workflows und sorgt gleichzeitig dafür, dass keine Seite sensible Informationen zu Gesicht bekommt. Insbesondere mit Blick auf die DSGVO sollte diese klare Trennung von Zugriffsrechten bei Ihrem B2B-Portal Standard sein.

Datenschutz heißt aber nicht, dass die benötigten Informationen umständlich zu finden sind. Der wahre Mehrwert eines Extranets zeigt sich dann, wenn Mitarbeiter und Geschäftspartner das Portal intuitiv nutzen können, problemlos relevante Informationen (schnell) finden und bei Bedarf ohne technische Hürden Hand in Hand arbeiten können.

Je besser Informationen und Daten daher im Extranet gebündelt werden, je weniger sie verstreut und unübersichtlich verteilt sind, desto besser wird die Erfahrung aller im Extranet sein. Ein effizientes Extranet wiederum ist das Ziel. Denn genau damit werden Prozesse erleichtert, Arbeitsschritte und Zeit gespart und nur so profitieren letztlich auch alle Seiten davon.

Eigentlich soll das Extranet Arbeitsprozesse vereinfachen und automatisieren, damit so alle Seiten Zeit und Nerven sparen können. Einer der größten Fehler bei der Einführung eines Extranets ist es daher, genau diese Vorteile der Technologie nicht zu nutzen. Wenn Kunden ein Produkt immer und immer wieder umständlich über ein langes Menü bestellen müssen, ist niemandem geholfen.

Achten Sie daher darauf, wie Sie Workflows im Extranet auch visuell darstellen können, sodass Kunden beispielsweise automatisch sehen, wenn ein Produkt niedrige Stückzahlen aufweist. Sollte dies zudem ein Produkt sein, dass der Kunde immer wieder bestellt, würde eine automatisierte Nachbestellung enorm viel Zeit sparen.

Der Kunde müsste sich um das Produkt gar nicht mehr sorgen, die Bestellung würde automatisch eingehen und bearbeitet werden und so auch die eigenen Mitarbeiter entlasten. Neben einem reibungslosen Ablauf profitiert natürlich auch Ihr Unternehmen beim Umsatz von derart automatisierten Bestellungen. Mit der Low-Code-Plattform Intrexx können solche automatisierten Bestell- und Prüfprozesse im Handumdrehen und gleichzeitig individuell erstellt werden.

Wenn Ihr Extranet nutzerfreundlich ist, Prozesse vereinfacht und so allen Seiten Zeit und Ressourcen spart, steigert das Ihren Umsatz. Zahlen bestätigen das. Weltweit erreicht der Umsatz allein über B2B-E-Commerce-Plattformen mehr als zehn Billionen US-Dollar.

Ein gutes B2B-Portal wird also für Wachstum sorgen. Nur: Darauf sollten Sie vorbereitet sein. Einer der größten Fehler bei der Einführung eines Extranets ist, dass es nicht skalierbar ist. Denn nur ein skalierbares Portal wird Ihnen die Flexibilität geben, um Ihr Geschäft an die Veränderungen anzupassen, und das ohne viel Mühe oder hohe Kosten – oder im schlimmsten Fall ein komplett neues Extranet.

Wer ein B2B-Portal aufstellt, denkt oft nicht an mobile Nutzer. Das ist ein großer Fehler bei der Einführung eines Extranets. Denn während vielleicht die eigenen Mitarbeiter mehrheitlich über Computer am Arbeitsplatz auf das Portal zugreifen, muss dies für Kunden lange nicht der Fall sein.

Umfragen zeigen, dass beispielsweise 80 Prozent der B2B-Käufer am Arbeitsplatz ihre mobilen Geräte nutzen. Auch hier sollte Ihr Extranet Ihnen so viel Gestaltungsfreiraum geben, dass mobile Nutzer nicht vergessen werden.

Eine neue Technologie oder eine neue Software bedeuten immer auch Veränderungen. Vor allem für kleine und mittelständische Unternehmen, die keine eigene IT-Abteilung im Haus haben, bedeutet das auch: viele Fragen. Genau deshalb sollten Sie bei der Auswahl Ihres Anbieters darauf achten, dass der Kundenservice kompetent und gut erreichbar ist und Ihnen bei Problemen jederzeit unter die Arme greifen kann.

Stehen Sie vor der Herausforderung, ein Extranet einzuführen? Dann vermeiden Sie die aufgeführten Stolperfallen. Nutzen Sie die richtige Software, die Ihnen genau die Details bietet, um mit Ihren Geschäftspartnern professionell in Kontakt zu treten. Die Low-Code-Plattform Intrexx bietet sich als guter Schachzug. Mit etwas Voraussicht und Planung steht der Einführung und dem Erfolg Ihres Extranets nichts mehr im Wege.

Extranets sind immer dann von enormem Vorteil, wenn viel und dauerhaft Informationen aller Art mit externen Stakeholdern ausgetauscht werden müssen und dies zudem in einem sicheren Umfeld erfolgen muss. Durch standardisierte Vorgänge und der Zugriffmöglichkeit aller Beteiligten auf die jeweiligen Informationen werden nicht nur Abläufe beschleunigt und Fehler vermieden, auch steigt die Zufriedenheit aller Beteiligten.