Sichere Datenverwaltung im Unternehmen mit einem Business-Passwortmanager

Mit fortschreitender Technologie werden digitale Prozesse immer sicherer. Die Kehrseite der Medaille ist: Wir müssen uns immer mehr Passwörter merken. Passwortmanager helfen uns dabei, diese sicher zu verwalten. Während wir privat häufig derartige Passwortmanager nutzen, sind sie in Unternehmen noch selten. Dabei bieten sie viele Vorteile.

Ein Passwortmanager ist so etwas wie ein digitaler Safe für Ihre Daten. Er ermöglicht es, Daten auch im Unternehmen sicher zu speichern. Der Zugang zu diesen digital geschützten Daten wird wiederum über Passwörter und Zugangsdaten geregelt. Die Passwortmanager kreieren dabei ihre eigenen Passwort-Kombinationen, die sehr schwer zu hacken sind.

Zwei-Faktoren-Authentifizierungen in diesen Tools erhöhen zudem die Sicherheit und schützen sensible Informationen noch besser. Das erhöht die Sicherheit Ihrer Daten erheblich. Schließlich sind Ihre Mitarbeiter auch nur Menschen und sie haben Besseres zu tun, als sich stets neue ausgeklügelte Passwörter auszudenken.

Gleichzeitig werden Mitarbeiter dadurch entlastet. Anstatt sich zig Passwörter merken zu müssen, die womöglich in unsicheren Orten, wie etwa dem Browser, gespeichert sind, muss sich jeder nur noch ein einziges Passwort merken. Den Rest erledigt dann der Passwortmanager.

Passwortmanager bieten somit zwei große Vorteile: Empfindliche Daten sind sicher geschützt und der Zugang zu diesen Daten ist klar und transparent geregelt. Passwortmanager können so den Mitarbeiter-Zugang zu Informationen regeln. Das sorgt für mehr Transparenz und einen besseren Datenschutz.

Das nimmt Ihnen als Unternehmen die Sorge, dass Datenschutzregeln nicht beachtet werden oder Unbefugte auf wichtige Informationen zugreifen können. Denn das ist oft nicht nur sehr teuer und schadet dem Image des Unternehmens, es kann auch rechtliche Konsequenzen haben.

Wer als Unternehmen einen Passwortmanager installieren möchte, hat dazu in der Regel zwei Optionen: on Premise oder per Cloud.

On Premise bedeutet, dass der Passwortmanager auf einem eigenen firmeninternen Server betrieben wird. Ein Passwortmanager, der über eine Cloud zur Verfügung gestellt wird, überträgt und speichert die Informationen über die Cloud.

Während On-Premise-Passwortmanager Ihnen mehr Kontrolle bieten, sind sie auch aufwendiger in Wartung und Betreibung. Cloud-Optionen wiederum sind flexibler, skalierbar und bieten Ihren Mitarbeitern von jedem Ort und von jedem Gerät aus Zugang zu relevanten Informationen. Gleichzeitig geben Sie damit natürlich auch die Kontrolle über Ihre Daten in gewisser Hinsicht ab.

Auch bei der Sicherheit haben sowohl On-Premise-Lösungen als auch Cloud-Angebote Vor- und Nachteile.

So kann es möglicherweise einfacher sein, einen einzigen Firmen-Server zu hacken als einen gut geschützten Cloud-Server.

Gleichzeitig birgt ein Cloud-Anbieter mit Server-Standorten im Ausland andere Risikofaktoren. Wenn Sie sich für einen Cloud-Dienst entscheiden, ist es daher wichtig, dass Sie vorab genau prüfen, wie der Anbieter arbeitet.

Sichert er beispielsweise Server-Standorte in Deutschland zu? Ist die Datenübertragung, -verschlüsselung und -speicherung DSGVO-konform? Gibt es eventuell eine Plattform-as-a-Service-Lösung, die Ihnen mehr Kontrolle bietet? Wie zuverlässig ist der Kundenservice?

Bei einer On-Premise-Lösung wiederum müssen Sie sicherstellen, dass Sie das nötige Know-how zum Betrieb und zur Wartung im Unternehmen haben und all dies aktuellen Sicherheitsstandards folgt. Andernfalls müssen Sie wiederum einen externen IT-Anbieter damit beauftragen. Das erhöht nicht nur Ihre Kosten, Sie müssen diesem Anbieter ebenfalls vertrauen können. Spätestens hier stellen sich dann die gleichen Fragen nach der Sicherheit wie beim Cloud-Anbieter.

Welche Option besser ist, kommt damit auch auf die eigenen Bedürfnisse und die spezifische Situation im Unternehmen an.

Mitarbeiter vorab schulen

Sie sollten ebenfalls von vornherein klären, wer im Notfall Zugang zu den jeweiligen Mitarbeiter-Konten hat. Das kann etwa ein interner Sicherheitsschlüssel sein oder ein Code bei einem externen IT-Provider. Insbesondere, wenn beispielsweise ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, sichert man so weiterhin den Zugang zu relevanten Informationen. Andernfalls kann es passieren, dass mit dem Mitarbeiter auch wertvolles Wissen das Unternehmen verlässt. Sie haben dann das Nachsehen.

Daher ist es ebenfalls wichtig, vorab Mitarbeiter im Umgang mit Passwortmanagern zu schulen. Dazu gehören Fragen wie: Welche Passwörter sind geeignet? Wo sollte ich diese abspeichern und vor allem: wo nicht? Je besser das Verständnis für das Thema im Team, desto sicherer sind Passwortmanager im Unternehmen und umso mehr profitieren Sie davon.