Externe Vertriebspartner digital mit dem eigenen Unternehmen zu
vernetzen, kann sehr viel Zeit sparen, die Kommunikation beschleunigen
und viele kleine mühsame Arbeitsschritte ersetzen.
- So hat beispielsweise die Deutsche Post ein sehr weitreichendes
Extranet. Darüber haben unter anderem die zehn größten
Tochtergesellschaften Zugang zum Unternehmensnetzwerk. Wenn also
beispielsweise ein Mitarbeiter der Logistikparter der Deutschen Post und
DHL die Verfügbarkeiten von Lieferfahrzeugen in Erfahrung bringen
möchte, kann er dies über dieses Portal mit wenigen Klicks tun.
- Bei
Booking.com hilft das Extranet registrierten Unterkünften dabei,
wichtige Informationen schnell zu finden oder ihre Profile anzupassen,
ohne dass sie dafür jedes Mal die Unternehmenszentrale anrufen oder per
E-Mail anschreiben müssen. Stichwort: Self-Service-Portal
Gleichzeitig bringt ein derartiges B2B-Portal verschiedene externe
Partner zusammen. In einem Krankenhaus können sich so beispielsweise
Zulieferer oder Logistiker, die zusammenarbeiten, kurzschließen oder
wichtige Daten und Informationen unternehmensübergreifend austauschen.
Sowohl Intranet als auch Extranet spielen damit eine wichtige Rolle
in einem Unternehmen. Klar ist aber auch: Der Zugang und auch die
Datenweitergaben, sowohl beim Intranet als auch beim Extranet, müssen
klar geregelt sein.
Keine Kompromisse bei der Sicherheit
Denn sobald sensible Daten im Spiel sind – und davon ist bei einem
Unternehmen nicht erst seit Bestehen der DSGVO eigentlich immer
auszugehen – ist es wichtig, zu klären, wer wann, wie und in welcher
Form Zugriff erhält.
Ein externer Lieferant hat erstens wenig davon, wenn er auf die Daten
der Personalabteilung zugreifen kann. Zweitens verletzt das natürlich
den Datenschutz.
Gleichzeitig möchte man verständlicherweise den Zugang zu den
relevanten Daten so einfach wie möglich gestalten. Genau deshalb kommen
so häufig Cloud-basierte Technologien zum Einsatz, da diese einen
schnellen, unkomplizierten und ortsunabhängigen Zugang zum
Unternehmensnetzwerk bieten. Auch hier stellt sich wiederum die Frage
nach dem Datenschutz. Wie sicher sind die Firmendaten in der Cloud?
Hier hat sich viel getan. Sowohl Software-Anbieter als auch
Cloud-Provider bieten von komplexen Verschlüsselungsprotokollen bis hin
zu Server-Standorten in Europa eine Vielzahl an Sicherheitsfeatures, die
es sehr sicher machen, sowohl das Intranet als auch das Extranet in die
Cloud zu migrieren.
Dennoch bleibt die zweite Frage: Wie garantiert man den Datenschutz
zwischen internen und externen Mitarbeitern, wenn alle auf das gleiche
Netzwerk zugreifen?
Fragen über Fragen. Aber keine Sorge. Es gibt darauf bereits Antworten.
Dank Low Code: Extranet und Intranet nahtlos integrieren
Die Antwort darauf heißt: durch zwei getrennte Systeme. Anstatt, dass
sich sowohl interne als auch externe Mitarbeiter ins gleiche Portal
einloggen, dann aber unterschiedliche Informationen sehen, trennt man
die Systeme ganz einfach und sauber digital. Den Austausch von
Informationen wiederum garantiert eine Schnittstelle. So wird aus einem
„System im System“ ein einziger digitaler Workplace. Der Schlüssel dazu
heißt Low-Code-Development – doch dazu gleich mehr.
Wie funktioniert das in der Praxis? Die Mitarbeiter loggen
sich ganz normal über das Intranet ins System ein und sehen dort – je
nach interner Freigabe – alle Daten, Zahlen, Nachrichten und Projekte –
auch die von externen Zuliefern oder Kunden. Die externen Stakeholder
wiederum loggen sich über das komplett eigenständige Extranet ins System
ein, was ihnen Zugang zu den für sie relevanten Daten gibt. Ein
interner und ein externer Nutzer hätten so durch Synchronisation zum
Beispiel Zugang zu dem exakt gleichen Lieferschein. Die getrennten
Systeme sorgen aber dafür, dass keiner Einblick in sensible
Informationen des anderen erhält.