Eine gute Zeiterfassung lässt Sie und Ihre Projekte immer besser werden

Die Projektzeiterfassung ist am ehesten mit einer Projekt-Stempeluhr zu vergleichen. Sie ermöglicht die systematische Buchung von Arbeitszeit, die eine oder mehrere Personen in ein Projekt investiert haben. Das Erfassen von Projektzeiten dient einerseits der späteren Abrechnung des Projekts oder einzelner Abschnitte. Gleichzeitig vereinfacht sie die Projektauswertung. Die zentrale Frage dabei ist: Wie verhalten sich die ursprünglich kalkulierten Kosten und Arbeitszeiten zu denen, die tatsächlich angefallen sind. Das Ergebnis verrät viel über die Rentabilität der geleisteten Arbeit.

Wer je an einem Kundenprojekt gearbeitet hat, kennt das: viele Menschen, unterschiedliche Tätigkeiten, variable Arbeitszeiten und -modelle und individuelle Stundensätze. Eine kurze Abstimmung mit der Grafik: 30 Minuten. Kurze Kundenabsprache: 15 Minuten. Text-Korrekturschleife: 30 Minuten. Neben den kompakten Projektteilen, die en bloc abgearbeitet werden können, gehören viele kleinere Posten zum Projekt-Alltag. Und je größer das Projekt, desto unübersichtlicher wird es. Das Projekt-Management aber muss den Überblick bewahren und sicherstellen, dass die detaillierte Zeiterfassung exakt stimmt. Nur wie?

Tools zur Zeiterfassung und Projektplanung gibt es viele. Es ist eben immer die Frage, was diese können sollen und wie hoch der Grad der Flexibilität sein muss, um Ihren Ansprüchen zu genügen. Soll die Projektzeiterfassung on-premises oder in der Cloud gehostet werden? Reicht es aus, die Zeiten im Unternehmen am stationären Rechner zu buchen, oder soll die Lösung eine App parat halten, mit der Sie Projektzeiten ortsabhängig und von überall buchen können? Am Ende wird Ihnen wohl nichts anderes übrigbleiben, als einige Anbieter auszuwählen und eine Pro-/Kontra-Liste zu erstellen.

Oder Sie entscheiden sich, die Projektzeiterfassung für den Anfang mit Excel zu realisieren. Denn das funktioniert ganz gut. Vorausgesetzt, die Projektzeiten, die Sie erfassen möchten, entfallen nicht auf zu viele unterschiedliche Personen und Posten. Dann kann es nämlich schnell aufwendig und ziemlich unübersichtlich werden.

Excel ist gerade für Einsteiger im Projektmanagement eine gute Möglichkeit, die Zeiterfassung umzusetzen. Für kleinere Projekte, an denen nicht zu viele Menschen beteiligt sind, kann Excel eine Alternative zu spezieller Projektmanagement-Software darstellen, solange das Excel-Dokument keine besonders aufwendige Struktur aufweisen muss. Auf diese Weise erstellen Sie unkompliziert eine Aufstellung aller geleisteten Tätigkeiten, zur internen Kontrolle oder als Nachweis beim Kunden.

Ihre Excel-Tabelle mit den notierten Projektzeiten können Sie entweder elektronisch ausfüllen und per E-Mail versenden, oder aber Sie drucken das Dokument aus, füllen es per Hand aus und senden es postalisch an den Kunden. Das allerdings ist die altmodischste und nicht gerade ressourcenschonendste Variante.

Ihren Kunden lassen Sie mit einer Excel-Projektzeiterfassung eine genaue Übersicht über geleistete Arbeitszeiten zukommen, zum Beispiel als Stundenzettel in einer Tages- oder Wochenansicht. Mit dem Download unserer Excel-Vorlage können Sie sich viel Zeit bei der Konzeption einer eigenen Zeiterfassung ersparen.

Als umfangreiche Auftragszeiterfassung, die den Einsatz vieler Beteiligter an einem Projekt festhält, ist Excel allerdings nicht geeignet. Denn einerseits ist die Gefahr von Fehlern bei manuellem Eintippen der Zahlen groß. Andererseits wäre ein händisches Befüllen bei sehr umfangreichen Projekten ein zeitaufwändiges und kaum rentables Unterfangen.

Viel besser als eine Excel-Tabelle eignet sich für die Zeiterfassung in Kleinunternehmen, KMU und Großunternehmen eine professionelle Software, die Sie individuell an Ihr Unternehmen und die flexiblen Arbeitsweisen Ihrer Mitarbeiter anpassen können. Je nach Arbeitsregelung ist es dann möglich, den Stundenzettel online und somit eine Zeiterfassung im Homeoffice zu realisieren.

Für die Zeiterfassung außer Haus, sei es beim Kunden, auf einer Baustelle oder auf Business-Reise, können Sie sogar Zeiten in der Cloud erfassen. Dabei hilft Ihnen eine Arbeitszeitkonto-App , in der Ihre Mitarbeiter neben den aktuellen Projektzeiten auch ihre Urlaubstage, Fehlzeiten und Überstunden eintragen können. Ein toller Self-Service für Ihre Mitarbeiter. Und Ihre Personalabteilung entlasten Sie damit deutlich.

Das sind aber längst nicht alle Vorteile einer individuellen Software-Lösung: Sie können den Zugriff auf bestimmte Projekte mit Berechtigungen eingrenzen und so den Datenschutzregelungen der DSGVO nachkommen. Ebenso ist es möglich, einfach die Projektkosten und den Projektfortschritt im Blick zu behalten. Besonders effizient wird die Anwendung Ihrer Zeiterfassung, wenn Sie die Zeiten, die auf Projekte gebucht werden, auch gleich an die Lohnbuchhaltung weiterleiten können.

Vor allem aber bietet Ihnen eine gute Software zur Projektzeiterfassung während eines Projekts und danach die Möglichkeit, Berichte zu erstellen, die eine detaillierte Auswertung ermöglichen. Diese Informationen zeigen Ihnen nicht nur, wie rentabel das Projekt für Ihr Unternehmen war. Sie können daraus ebenfalls Rückschlüsse für kommende Projekte ziehen und sich kontinuierlich in der Projektarbeit verbessern.

Für den Anfang können Kleinunternehmen mit wenigen Mitarbeitern sicherlich mit Excel für die Zeiterfassung leben. Größere KMU fahren aber besser mit einer individualisierten Software-Lösung für die Zeiterfassung, weil sie so die Gelegenheit haben, ihre Zeiten in Projekte und Kunden zu buchen. Diese digitalen Daten sind wichtig, um einerseits die Buchhaltung zu entlasten, weil die Daten dort einlaufen, wo sie für Abrechnungen benötigt werden, ohne dass sie manuell eingegeben werden müssten. Andererseits ist eine Zeiterfassung in Projekten wichtig, damit sich ein Unternehmen weiterentwickeln kann – indem es nämlich digital auswertet, wo es seine Effizienz in Projekten noch verbessern kann.