Robotic Process Automation: Das automatisierte Multitalent für Ihr Unternehmen

Hand aufs Herz, wie gerne übertragen Ihre Mitarbeiter Daten von einem System zum anderen? Wie spannend ist es, die gleichen Kundenanfragen wieder und immer wieder zu beantworten? Wie viel Freude macht es dem Team, hunderte von Versicherungsansprüchen gegenzuprüfen?

Natürlich sind all dies Aufgaben, die erledigt werden müssen. Doch für Mitarbeiter sind solche repetitiven Aufgaben ermüdend, langwierig und selten anregend. Genau deshalb unterlaufen genau bei solchen Prozessen auch häufig Fehler. Wir sind eben menschlich. Aus genau dem gleichen Grund sind Roboter für derartige Aufgaben viel besser geeignet.

Sie ermüden nicht, langweilen sich nicht und machen keine Fehler, egal wie oft sich der Prozess wiederholt und wie viele Schritte er beinhaltet. Insbesondere die Technologie der Robotic Process Automation bietet Unternehmen in diesem Bereich nahezu unendliche Möglichkeiten und viele handfeste Vorteile.

Unter Robotic Process Automation (kurz: RPA) versteht man eine automatisierte Bearbeitung von strukturierten Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter. Das kann von sehr einfachen Anwendungen wie vorab programmierten Ja-Nein-Prozessen bis hin zu komplexer künstlicher Intelligenz reichen. Repetitive Aufgaben, die immer dem gleichen Muster folgen, werden somit von einem Software-Roboter übernommen.

Vereinfacht gesagt, kann man RPA auch so beschreiben: RPA imitiert das, was der Mitarbeiter tut. Weil dann aber eine Roboter-Software die Arbeit übernimmt, kann die gleiche Aufgabe bis zu zwanzigmal schneller erledigt werden.

Die Anwendungsfelder reichen dabei von Berechnungen bis hin zum Kundenservice. RPA kann beispielsweise:

• Social-Media-Posts übernehmen
• E-Mails beantworten und Anhänge verarbeiten
• Dateien kopieren oder verschieben
• Wenn-Dann-Befehle ausführen
• Berechnungen durchführen
• Formulare ausfüllen

Und das sind nur wenige Beispiele. Es ist daher einfach zu verstehen, warum RPA als die nächste große Technologie für Unternehmen gilt. Denn bei so vielen Anwendungen kann nahezu jedes Unternehmen von RPA profitieren.

Infokasten: Was ist der Unterschied zwischen Robotic Process Automation und Business Process Automation?

Robotic Process Automation sollte nicht mit Business Process Automation (BPA) verwechselt weren. BPA zielt zwar ebenfalls darauf ab, Workflows zu automatisieren. Doch die Funktionsweisen unterscheiden sich grundlegend. Bei BPA wird nämlich der zugrunde liegende Prozess durch eine Software überarbeitet, und nicht wie bei RPA imitiert. Dazu müssen allerdings Daten zwischen dem existierenden System und der neuen Anwendung ausgetauscht werden. Um dies fehlerfrei zu ermöglichen, erfordert das wiederum aufwendige Systemtests. Da RPA dagegen den Prozess auf der genau gleichen Benutzeroberfläche genauso ausführt wie bislang, ist kein Systemtest notwendig. Das macht die Anwendung fließender und RPA lässt sich dadurch viel einfacher in Unternehmensprozesse integrieren, ohne dass große Änderungen oder Anpassungen notwendig werden.

Die Vorteile von Robotic Process Automation liegen damit auf der Hand. Roboter arbeiten fehlerfrei, sie werden nicht müde und langweilen sich nie. Auch können sie rund um die Uhr und ohne Pausen agieren.

Damit kann RPA bestimmte Prozesse sehr viel schneller, aber auch ohne Fehler bearbeiten. Das erhöht die Datenqualität im Unternehmen und beschleunigt ansonsten langwierige Prozesse. Gleichzeitig werden Mitarbeiter damit von langweiligen Aufgaben befreit und können sich so ihren eigentlichen Aufgaben widmen und ihre Fähigkeiten viel besser entwickeln.

Wenn Ihr Unternehmen beispielsweise eine Dienstleistung anbietet, dann kommen zu bestimmten Themen immer wieder die gleichen Kundenfragen. Hier kann beispielsweise ein RPA-System, wie etwa ein Chatbot, sehr hilfreich sein. Er ersetzt natürlich nicht den direkten Kundenkontakt. Doch wenn ein Kunde beispielsweise nur die Öffnungszeiten oder einen Produktpreis erfahren möchte, dann erwartet er auch kein ausführliches Kundengespräch. Vielmehr möchte er schnell an seine Information kommen und dann weiterarbeiten. Genau das kann RPA durch automatisierte Antwort-Systeme bieten. Gleichzeitig haben Service-Mitarbeiter damit mehr Zeit, um sich aufwendigeren Kundenanfragen zu widmen. Das verbessert und beschleunigt den Kundenservice und bietet ein angenehmeres Kundenerlebnis.

Wenn wiederum Ihre Mitarbeiter im Vertrieb Stunden damit verbringen, Kundenkontakte von einem Formular ins andere zu übertragen, ist auch das sicherlich nicht die beste Nutzung der Zeit und der Kapazität Ihrer Mitarbeiter. Auch dies ist ein Prozess, den ein RPA-System übernehmen kann.

Mitarbeiter fühlen sich dadurch auch nicht durch Maschinen ersetzbar. Vielmehr sparen sie dadurch Zeit und ihnen werden mühsame Aufgaben abgenommen. Untersuchungen zeigen , dass die Motivation sowie die Produktivität der Mitarbeiter steigt, wenn sie von repetitiven Aufgaben befreit werden.

Gleichzeitig sehen Sie als Unternehmen auch deutliche Unterschiede in Ihrer Bilanz. Software-Roboter arbeiten schneller, sparen Zeit, reduzieren Fehler und sind auch skalierbar. Dieser Ressourcenvorteil macht sich bemerkbar. Untersuchungen zeigen, dass RPA Renditen zwischen 300 und 1.000 Prozent erzielen kann.

Ganz klar: Wenn es um Entscheidungsprozesse geht oder einen persönlichen Kundenaustausch, ist RPA nicht das richtige Tool. Zumindest nicht alleine. RPA kann in diesen Fällen aber Prozess-unterstützend wirken und Mitarbeitern auch hier lästige Arbeitsschritte abnehmen. Doch insbesondere bei komplexeren Aufgaben stößt RPA an seine Grenzen. Bei regelbasierten, sich stets wiederholenden Prozessen, die einem bestimmten Ablauf folgen dagegen, kann RPA für Unternehmen sehr vorteilhaft sein.

In solchen Fällen bietet die Technologie nämlich nicht nur hohe Kostenersparnisse, sondern verbessert die Datenqualität in Ihrem Unternehmen, reduziert Fehler und entlastet Ihre Mitarbeiter. Der Einsatz von RPA ist dabei extrem vielfältig, sodass es zu Recht eine der vielversprechendsten Technologien für Unternehmen ist.