Zukunftsweisende Zeiterfassung auch für Kleinbetriebe bis 20 Mitarbeiter

Die Digitalisierung macht auch vor Unternehmen bis 20 Mitarbeiter keinen Halt. Wer sich einen Vorteil gegenüber der Konkurrenz verschaffen möchte, nutzt digitale Technologien, um die Produktivität zu erhöhen. Eine Möglichkeit für Kleinbetriebe, dies umzusetzen, ist eine passende Software zur Zeiterfassung, die nicht nur die Anwesenheit festhält, sondern als moderne Stempeluhr beispielsweise verschiedene Arbeitsformen wie Vollzeit und Teilzeit kennt, im Homeoffice einsetzbar ist und zudem über eine separate Projektzeiterfassung verfügt.

Nicht zuletzt geht es bei der Arbeitszeiterfassung im Kleinbetrieb bis 20 Mitarbeiter auch um rechtliche Grundlagen, genauer um das EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019. Es verpflichtet alle Unternehmen künftig dazu, ein „objektives, verlässliches und zugängliches System zur Arbeitszeiterfassung" zu installieren. Wer sich als KMU also sowieso an ein Gesetz zur Dokumentationspflicht halten muss, kann auch gleich eine elektronische Zeiterfassung für Kleinbetriebe nutzen, die sich über eine App steuern lässt. So hat jeder Mitarbeiter seinen digitalen Stundenzettel stets bei sich.

Zeiterfassungssysteme verfolgen nicht nur das Ziel, dass alle im Unternehmen effizient arbeiten - sie bringen zahlreiche weitere Vorteile mit sich, auch für Kleinbetriebe. Die größten Vorteile einer Zeiterfassung für Kleinbetriebe mittels Software im Überblick:

1. Flexibles Stundenkonto: Wer die Möglichkeit hat, eigenhändig ein digitales Arbeitszeitkonto mit Soll- und Ist-Stunden zu führen, kann sich seine betriebliche Zeit im vorgegebenen Rahmen selbst flexibel einteilen. So lassen sich beispielsweise Überstunden sammeln. Auch können diese bei Bedarf abgefeiert werden.

2. Abwesenheiten selbst verwalten: Urlaub, Krankheit, Freizeit: Wer seine Abwesenheiten selbst eintragen kann und dafür nicht immer mit der Personalabteilung in Kontakt treten muss, kann unabhängiger agieren und entlastet darüber hinaus noch die HR, die repetitive Aufgaben nicht mehr selbst erledigen muss.

3. Mobile Nutzbarkeit: Wer die Zeiterfassung für Kleinbetriebe per Software und App realisiert, ermöglicht allen Mitarbeitern die Nutzung auf verschiedenen Devices wie PC, Tablet und Smartphone. Die Informationen können dann mit Programmen der Personalwirtschaft, etwa in der Lohnbuchhaltung, revisionssicher weiterverarbeitet werden.

4. Cloud-Technologie: Insbesondere dann, wenn die Software zur Zeiterfassung webbasiert in der Cloud gehostet wird, sind die Flexibilität und der Komfort am größten. Dies bietet ihnen maximale Freiheit, ihre Projektzeit dort zu buchen, wo diese auch anfällt, also beim Kunden oder auf einer Baustelle. Ebenso ist eine Zeiterfassung im Homeoffice möglich.

5. Gesetzeskonformität: Die laut Arbeitsgesetz gesetzlich festgelegten Maximalarbeitsstunden und Pausen können Sie als Vorgabe im System hinterlegen. Auch Überstunden können Ihre Mitarbeiter gesetzeskonform festhalten.

6. Transparenz: Wer seine Arbeitszeiten von überall buchen kann, liefert einerseits dem eigenen Unternehmen wichtige strategische Zahlen über die Dauer von Projekten und einzelnen Abschnitten. Zugleich aber kann er auch Kunden detaillierte Stundennachweise über erledigte Arbeitsschritte vorlegen.

7. Ressourcenschonung: Wer auf Stempeluhr und Stundenzettel verzichtet, trägt dazu bei, dass weniger Ressourcen wie Papier verbraucht werden. Ein elektronisches Zeiterfassungssystem für Kleinbetriebe kann einen Teil zur Reduzierung des Ressourcenverbrauchs in der Wirtschaft beitragen.

Durch die elektronische Zeiterfassung wird es in Kleinunternehmen bis 20 Mitarbeiter leichter, geleistete Arbeitsstunden nachzuhalten und abzurechnen. Ebenso vereinfacht sie die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Hinzu kommt: Wenn Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge, Fehl- und Arbeitszeiten per App selbst erfassen können, bietet ihnen das ein Stück Freiheit. Über die App können sie Dinge selbst regeln, für die sie zuvor noch von anderen Menschen abhängig waren. Die Verbindung von App und Fachsoftware, wie sie in der Lohnbuchhaltung möglich ist, ist also eine Investition in die Zukunft. Denn sie unterstützt moderne Arbeitsweisen und entlastet die Verwaltung aktiv.