Die Vorteile von Arbeitszeiterfassung und Arbeitszeitkonto in einer App

Früher, als man weder das Wort Smartphone noch den Begriff App kannte, bedeutete Arbeitszeiterfassung: Stundenzettel ausfüllen oder die Stempeluhr bedienen. Heute ist das anders. Da gibt es Softwares, die die Zeiterfassung längst revolutioniert haben. Alle Beschäftigten können aus dem Homeoffice, dem Büro oder von unterwegs bequem ihre Arbeitszeiten übermitteln und in Echtzeit zentral im Unternehmen zur Verfügung stellen. So funktioniert Digitalisierung. Ein großer Vorteil dabei ist, dass diese Daten sofort und ohne Medienbruch weiterverarbeitet werden können – zum Beispiel in der Lohnabrechnung.

Die digitale Zeiterfassung ist eine schier unerschöpfliche Quelle an Informationen, die für jeden Arbeitgeber strategisch wertvoll sind. Warum? Weil Sie einerseits durch die Dokumentation von Arbeitszeiten und Arbeitsschritten per App den durchschnittlichen Arbeitsaufwand für unterschiedliche Projektteile berechnen können. Das macht zukünftige Berechnungen von Angeboten viel einfacher. Aber Sie finden auch Schwachstellen in Ihren Arbeitsabläufen heraus. Wo Prozesse zu viel Zeit beanspruchen, ist das Optimierungspotenzial immens.

Die digitale Arbeitszeiterfassung per Android- oder iOS-App ist aber auch deshalb wichtig, weil sie so transparent ist. Arbeitgeber und Arbeitnehmer sehen auf einen Blick eine Dokumentation der Soll- und Ist-Arbeitszeit samt Arbeitsbeginn und -ende. Sie haben eine Liste der angefallenen Überstunden, die verbucht wurden, haben Zugriff auf die die Urlaubsplanung und können jede Abwesenheit durch Krankheit selbst eintragen. Der Vorteil im Vergleich zum Papier: der Datenschutz. Nur Berechtigte haben Zugriff auf diese Daten.

Das wichtigste Feature einer jeden App für die Zeiterfassung ist natürlich die Erfassung der Arbeitszeiten. Für diese gibt es, je nach Software, auf die die App zugreift, unterschiedliche Funktionen, vom allgemeinen Stundennachweis im Unternehmen bis hin zum Zeitaufwand, der von einem Mitarbeiter in kleinste Teilbereiche eines umfangreichen Projekts geflossen sind. Diese lassen sich durch eine integrierte Projektzeiterfassung automatisch dem jeweiligen Kundenprojekt zuweisen und abrechnen.

Dass alles digital abläuft, ist der größte Vorteil. Denn die Zeiten, die jeder Mitarbeiter über die Arbeitszeit-App in der Cloud abspeichert, landen automatisiert in denjenigen Abteilungen, die darauf zugreifen sollen, also beispielsweise die Personalabteilung und die Rechnungsstelle. Dabei muss niemand auch nur eine Zeile abtippen, was die Fehlergefahr minimiert und jede Menge Zeit spart. Darüber hinaus sind noch viele weitere Funktionen in eine solche Stempeluhr-App integrierbar.

So ist es möglich, dass jeder Beschäftigte über die Arbeitsstunden-App seine eigene Urlaubsplanung vornimmt und Fehlzeiten im Krankheitsfalle selbst einträgt. Das entlastet die Personalabteilung, die solch repetitive Aufgaben jede Menge Zeit kostet, und gibt den Beschäftigten etwas Freiraum, weil sie nicht für jede Unterschrift in die Personalabteilung müssen.

Noch mehr Freiraum erhalten die Beschäftigten allerdings durch eine weitere Funktion: Wenn nämlich der App noch ein Arbeitszeitkonto-Feature hinzugefügt wird, das in den Betriebssystemen Android und iOS läuft. So wird die App nämlich zum Stundenkonto, das jeder im abgesteckten Rahmen durch Überstunden aufladen und bei Bedarf nach Absprache abfeiern kann. Auf diese Weise wird die App mit dem integrierten Arbeitszeitkonto nämlich zu einem Zeitsparkonto, das Flexibilität in die Planung privater Vorhaben bringt, weil das Guthaben bei Bedarf abgerufen werden kann.

Für den Arbeitgeber ist vor allem ein Feature besonders spannend an App zur Arbeitszeiterfassung: die Echtzeit-Aktualisierung. Zu jedem Zeitpunkt ist dank Cloud-Übertragung bekannt, wie viele Beschäftigte gerade im Dienst sind, wo sie sich aufhalten und woran sie gerade arbeiten. Das bietet die Gelegenheit, auch spontan umdisponieren zu können, wenn kurzfristig irgendwo jemand ausfällt und schnell Ersatz herbei muss. Hinzu kommt das immense Potenzial der Stundenkonto-App, Daten für strategische Zwecke zu generieren, und das für alle Branchen und Unternehmensgrößen.

Die Einführung einer Zeiterfassungs-Software mit App ist nicht mal eben nebenbei umzusetzen. In jedem Falle ist es ratsam, den Betriebsrat mit ins Boot zu holen, damit von Anfang an alles glatt läuft. Anhand der folgenden Schritte können Sie die Einführung der Zeiterfassung, etwa per Mitarbeiter-App, dann sukzessive auch bei sich im Unternehmen vornehmen:

1. Zielsetzung: Warum möchten Sie die Arbeitszeit erfassen? Möchten Sie die Arbeitsbelastung der Belegschaft im Auge behalten? Oder möchten Sie im Zuge der Digitalisierung Ihre Workflows auch in der Personalabteilung optimieren?
2. Auswahl der App: Achten Sie darauf, dass das System, für das Sie sich entscheiden, in Ihre Software-Landschaft passt und dort den ihm zugedachten Zweck erfüllen kann, es also kompatibel ist. Und: Es sollte leicht zu bedienen sein.
3. Change-Management: Informieren Sie Ihre Belegschaft und klären Sie sie über die Gründe für die Einführung auf. Präsentieren Sie die Vorteile, die Ihre Beschäftigten haben, und schildern Sie, wie die Schritte bis dahin aussehen werden.
4. Feedback einholen: Lassen Sie Ihre Belegschaft mitreden, nehmen Sie Bedenken ernst und Anregungen auf, um diese zu berücksichtigen. Wenn Sie es schaffen, Ihre Mitarbeiter ins Boot zu holen, wird auch die Zeiterfassung per App gelingen.
5. Schulungen und Einführung: Bieten Sie Schulungen an und nennen Sie Ansprechpartner, die für Fragen weiterhin zur Verfügung stehen. Geben Sie Ihrer Belegschaft Sicherheit und betreuen Sie sie während der Einführung und danach.

Die digitale Arbeitszeiterfassung per App ist eine Lösung, die der zunehmenden Digitalisierung angemessen ist. Sie bietet Mitarbeitern die Art von Flexibilität, die sie von einem modernen Arbeitgeber erwarten, zum Beispiel eine Zeiterfassung im Homeoffice – und das auf PC, Tablet, Smartphone und Laptop. Der Arbeitgeber wiederum profitiert durch die Zeiterfassung in der Cloud von effizienteren digitalen Workflows und reichlich Daten, die er nutzen kann, um das Unternehmen nach vorne zu bringen. Die Zeiterfassung per Mitarbeiter-App ist eine Zukunftslösung, die in der Gegenwart bereits punktet. In Verbindung mit einem digitalen Arbeitszeitkonto und weiteren Features kann die App aber noch mit viel mehr Vorzügen aufwarten.