Die moderne Zeiterfassung passt sich den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter an

Der Begriff der Zeiterfassung umschreibt die Gesamtheit aller Möglichkeiten, die Arbeitszeit der Mitarbeiter eines Unternehmens so exakt wie möglich nachzuhalten und transparent zu fixieren. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung der vertraglich festgelegten Soll-Stunden, sondern auch um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), das neben geregelten Arbeitszeiten auch festgelegte Pausenzeiten zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende fordert. Zudem dient die Zeiterfassung der Dokumentation von angefallenen Überstunden, nicht zuletzt an Sonn- und Feiertagen, sowie von Abwesenheitszeiten durch Krankheit und Urlaub.

Bei der Stundenerfassung der Mitarbeiter geht es auch darum, dass Pausenzeiten eingehalten werden.

Die Zeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz geregelt und ihre Einhaltung für alle Arbeitgeber und Mitarbeiter in Deutschland verpflichtend. Für all diejenigen, die unter das Arbeitszeitgesetz fallen, fordert der Gesetzgeber keine bestimmte Form der Arbeitszeiterfassung. Sie ist auf Papier genauso zulässig wie in digitaler Form, etwa durch eine Zeiterfassungs-Software.

Ausnahmen von der Personal-Stundenerfassung

Berufsgruppen, die Ausnahmen bezüglich des Arbeitszeitgesetzes darstellen, sind zum Beispiel Chefärzte, leitende Angestellte wie Manager, bei denen Überstunden zum Berufsprofil gehören, oder Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertretungen. Ebenso sind Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft andere pflegen und betreuen, wie auch Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen.

Stundenerfassung der Mitarbeiter auch im Homeoffice

Der wohl wichtigste Aspekt der Zeiterfassung auch im Homeoffice: Das individuell ausgewählte Zeiterfassungssystem ist ein beweiskräftiges Instrument, das zuvorderst der Gesundheit Ihrer Beschäftigten dient. Unter anderem forciert es die Einhaltung von gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Höchstarbeitszeiten und Pausen.

Datenschutz reguliert die Personalzeiterfassung

Alle Daten, die ein Arbeitgeber während der Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufnimmt, fallen unter die EU-DSGVO-Richtlinie und sind somit personenbezogene Daten, die besonderen Schutzes bedürfen. Das bedeutet einerseits, dass sie besonders vor dem Zugriff Dritter zu schützen sind. Die sogenannte Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO regelt darüber hinaus eindeutig, was der Arbeitgeber mit den erhobenen Daten tun darf.

Zeiterfassungssystem unterliegt der Zweckbindung

Der Arbeitgeber darf Daten, die er zur Zeiterfassung erhebt, wegen der gesetzlich festgelegten Zweckbindung auch nur für die Zeiterfassung nutzen, selbst wenn die Mitarbeiter beispielsweise ein Wearable tragen, das über viel mehr Funktionen verfügt und mit dem sie etwa elektronische Türen öffnen oder in der Kantine bezahlen können. Heißt im Klartext: kein Tracking, schon gar nicht im privaten Homeoffice. Das Erstellen eines Bewegungsprofils wäre gesetzeswidrig, nicht nur weil es dem Prinzip der Zweckbindung zuwiderlaufen würde.

Grundsätzlich gibt es zwei Herangehensweisen an die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Sie können einerseits mobil und online einen Stundenzettel erstellen, indem Sie eine passende Software verwenden. Oder Sie entscheiden sich eben für die Stempeluhr – und damit fürs Papier, um die Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter zu realisieren.

Vorteile der digitalen Stundenerfassung für Ihr Personal

In modernen Unternehmen geschieht die Personal-Zeiterfassung rein digital. Die Zeiterfassung in der Cloud bietet zahlreiche Vorteile, weil die Mitarbeiter über mobile Endgeräte nicht nur von überall ihre Arbeitszeiten eintragen können. Sie haben auch die Möglichkeit, ihren Dienstplan und die Gehaltsabrechnung empfangen, ihren Urlaubsplaner selbst bedienen, die eigene Abwesenheiten eintragen und ihr flexibles, digitales Arbeitszeitkonto pflegen.

Personalzeiterfassung entlastet Ihre Personalabteilung

All diese Vorzüge verschaffen Ihren Mitarbeitern nicht nur ein großes Stück Freiheit, weil sie nicht mehr für jedes Anliegen die Personalabteilung aufsuchen müssen. Die Funktionen verhelfen Ihrer Personalabteilung zu mehr Produktivität durch Entlastung bei repetitiven Aufgaben. Das bietet ihr am Ende auch mehr Raum für strategisches Handeln, wie es moderne HR-Abteilungen in zunehmendem Maße praktizieren.

Arbeitszeiterfassung für verschiedenste Arbeitszeitmodelle

Mit dem richtigen Tool zur Zeiterfassung, welches es auch als SaaS-Zeiterfassung gibt, können Sie ohne großen Aufwand die unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle abdecken, ob im Betrieb, zu Hause oder unterwegs: Von Vollzeit über Teilzeit und die 4-Tage-Woche bis hin zu mobilen Arbeitsweisen, bei denen die Arbeitsleistung nicht konzentriert über 8 Stunden am Stück geschehen muss, sondern sich über den gesamten Tagesverlauf erstrecken kann. Für KMU gibt es speziell eine Software zur Zeiterfassung für bis zu 20 Mitarbeitende, die speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist.

Die analoge Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an – denn für jedes Unternehmen gibt es die passende digitale Arbeitszeiterfassung. Mit ihr kommen Sie einerseits der gesetzlichen Dokumentationspflicht der Arbeitszeit nach, bieten aber gleichzeitig Ihrer Belegschaft die Möglichkeit, viele Services selbst auszuführen und so selbstbestimmter und (orts-)unabhängiger zu arbeiten. Das steigert die Zufriedenheit und gibt nicht zuletzt ein gutes Gefühl, weil die geleistete Arbeitszeit genau festgehalten und vergütet wird.