Die moderne Zeiterfassung passt sich den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter an

Flexible Arbeitsweisen wie das Homeoffice oder das Mobile Office stellen verändern gewohnte Arbeitsroutinen. Das beginnt schon bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter. Digitale Lösungen ersetzen heutzutage die analoge Stempeluhr und ermöglichen eine ortsunabhängige Dokumentation der Arbeitszeit.

Lesedauer: 5 Minuten
Alle Inhalte auf einen Blick

    Definition: Was ist Zeiterfassung eigentlich?


    Der Begriff der Zeiterfassung umschreibt die Gesamtheit aller Möglichkeiten, die Arbeitszeit der Mitarbeiter eines Unternehmens so exakt wie möglich nachzuhalten und transparent zu fixieren. Dabei geht es nicht nur um die Erfüllung der vertraglich festgelegten Soll-Stunden, sondern auch um die Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes (ArbZG), das neben geregelten Arbeitszeiten auch festgelegte Pausenzeiten zwischen Arbeitsbeginn und Arbeitsende fordert. Zudem dient die Zeiterfassung der Dokumentation von angefallenen Überstunden, nicht zuletzt an Sonn- und Feiertagen, sowie von Abwesenheitszeiten durch Krankheit und Urlaub.

    Bei der Stundenerfassung der Mitarbeiter geht es auch darum, dass Pausenzeiten eingehalten werden.

    Rechtliche Grundlage für die Mitarbeiter-Arbeitszeiterfassung


    Die Zeiterfassung ist im Arbeitszeitgesetz geregelt und ihre Einhaltung für alle Arbeitgeber und Mitarbeiter in Deutschland verpflichtend. Für all diejenigen, die unter das Arbeitszeitgesetz fallen, fordert der Gesetzgeber keine bestimmte Form der Arbeitszeiterfassung. Sie ist auf Papier genauso zulässig wie in digitaler Form, etwa durch eine Zeiterfassungs-Software.

    Ausnahmen von der Personal-Stundenerfassung


    Berufsgruppen, die Ausnahmen bezüglich des Arbeitszeitgesetzes darstellen, sind zum Beispiel Chefärzte, leitende Angestellte wie Manager, bei denen Überstunden zum Berufsprofil gehören, oder Leiter von öffentlichen Dienststellen und deren Vertretungen. Ebenso sind Arbeitnehmer, die in häuslicher Gemeinschaft andere pflegen und betreuen, wie auch Beschäftigte im liturgischen Bereich der Kirchen und Religionsgemeinschaften vom Arbeitszeitgesetz ausgenommen.

    Stundenerfassung der Mitarbeiter auch im Homeoffice


    Der wohl wichtigste Aspekt der Zeiterfassung auch im Homeoffice: Das individuell ausgewählte Zeiterfassungssystem ist ein beweiskräftiges Instrument, das zuvorderst der Gesundheit Ihrer Beschäftigten dient. Unter anderem forciert es die Einhaltung von gesetzlichen und vertraglich vereinbarten Höchstarbeitszeiten und Pausen.

    Datenschutz reguliert die Personalzeiterfassung


    Alle Daten, die ein Arbeitgeber während der Arbeitszeit von Arbeitnehmern aufnimmt, fallen unter die EU-DSGVO-Richtlinie und sind somit personenbezogene Daten, die besonderen Schutzes bedürfen. Das bedeutet einerseits, dass sie besonders vor dem Zugriff Dritter zu schützen sind. Die sogenannte Zweckbindung nach Art. 5 Abs. 1 DSGVO regelt darüber hinaus eindeutig, was der Arbeitgeber mit den erhobenen Daten tun darf.

    Zeiterfassungssystem unterliegt der Zweckbindung


    Der Arbeitgeber darf Daten, die er zur Zeiterfassung erhebt, wegen der gesetzlich festgelegten Zweckbindung auch nur für die Zeiterfassung nutzen, selbst wenn die Mitarbeiter beispielsweise ein Wearable tragen, das über viel mehr Funktionen verfügt und mit dem sie etwa elektronische Türen öffnen oder in der Kantine bezahlen können. Heißt im Klartext: kein Tracking, schon gar nicht im privaten Homeoffice. Das Erstellen eines Bewegungsprofils wäre gesetzeswidrig, nicht nur weil es dem Prinzip der Zweckbindung zuwiderlaufen würde.

    Kostenfrei herunterladen
    Gratis Excel-Vorlage für einen einfachen Nachweis ihrer Arbeitszeiten
    Schnell und digital Arbeitszeiten dokumentieren

    Verabschieden Sie sich von Stundenzetteln und digitalisieren Sie den Nachweis geleisteter Arbeitsstunden.

    [Vorlage] Excel  - Nachweis der Arbeitszeit

    Analoge und digitale Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter

    Grundsätzlich gibt es zwei Herangehensweisen an die Zeiterfassung Ihrer Mitarbeiter. Sie können einerseits mobil und online einen Stundenzettel erstellen, indem Sie eine passende Software verwenden. Oder Sie entscheiden sich eben für die Stempeluhr – und damit fürs Papier, um die Stundenerfassung Ihrer Mitarbeiter zu realisieren.

    Vorteile der digitalen Stundenerfassung für Ihr Personal


    In modernen Unternehmen geschieht die Personal-Zeiterfassung rein digital. Die Zeiterfassung in der Cloud bietet zahlreiche Vorteile, weil die Mitarbeiter über mobile Endgeräte nicht nur von überall ihre Arbeitszeiten eintragen können. Sie haben auch die Möglichkeit, ihren Dienstplan und die Gehaltsabrechnung empfangen, ihren Urlaubsplaner selbst bedienen, die eigene Abwesenheiten eintragen und ihr flexibles, digitales Arbeitszeitkonto pflegen.

    Personalzeiterfassung entlastet Ihre Personalabteilung


    All diese Vorzüge verschaffen Ihren Mitarbeitern nicht nur ein großes Stück Freiheit, weil sie nicht mehr für jedes Anliegen die Personalabteilung aufsuchen müssen. Die Funktionen verhelfen Ihrer Personalabteilung zu mehr Produktivität durch Entlastung bei repetitiven Aufgaben. Das bietet ihr am Ende auch mehr Raum für strategisches Handeln, wie es moderne HR-Abteilungen in zunehmendem Maße praktizieren.

    Arbeitszeiterfassung für verschiedenste Arbeitszeitmodelle


    Mit dem richtigen Tool zur Zeiterfassung, welches es auch als SaaS-Zeiterfassung gibt, können Sie ohne großen Aufwand die unterschiedlichsten Arbeitszeitmodelle abdecken, ob im Betrieb, zu Hause oder unterwegs: Von Vollzeit über Teilzeit und die 4-Tage-Woche bis hin zu mobilen Arbeitsweisen, bei denen die Arbeitsleistung nicht konzentriert über 8 Stunden am Stück geschehen muss, sondern sich über den gesamten Tagesverlauf erstrecken kann. Für KMU gibt es speziell eine Software zur Zeiterfassung für bis zu 20 Mitarbeitende, die speziell auf die Bedürfnisse des Mittelstands zugeschnitten ist.

    Fazit


    Die analoge Zeiterfassung für Ihre Mitarbeiter gehört der Vergangenheit an – denn für jedes Unternehmen gibt es die passende digitale Arbeitszeiterfassung. Mit ihr kommen Sie einerseits der gesetzlichen Dokumentationspflicht der Arbeitszeit nach, bieten aber gleichzeitig Ihrer Belegschaft die Möglichkeit, viele Services selbst auszuführen und so selbstbestimmter und (orts-)unabhängiger zu arbeiten. Das steigert die Zufriedenheit und gibt nicht zuletzt ein gutes Gefühl, weil die geleistete Arbeitszeit genau festgehalten und vergütet wird.

    Newsletter abonnieren

    Im monatlichen Newsletter werden Sie über die neuesten Blogartikel informiert und erfahren alles Neue rund um die Low-Code Softwarebranche, Low-Code-Applikationen sowie Trends und vieles mehr!

    Weitere Beiträge zum Thema Digitalisieren


    Das Motto lautet: Ordnung durch Digitalisierung! Über die Jahre sammelt sich bei jedem Unternehmen eine Menge an Unordnung und Chaos an. Insbesondere die typische Zettelwirtschaft führt auf Dauer zu einer Papierflut, unzähligen Zettelsammlungen und einem Dokumentenchaos. Durch Digitalisierung Ihrer Prozesse setzen Sie dieser mühseligen Art der Dokumentation ein Ende.

    Zukunftsweisende Zeiterfassung auch für Kleinbetriebe bis 20 Mitarbeiter

    Kleinbetriebe sind im Wettbewerb einem besonderen Preis- und Konkurrenzdruck ausgesetzt. Zudem sind auch sie seit einem EuGH-Urteil 2019 auf Sicht dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten vollständig nachzuhalten – bisher sind es nur Überstunden sowie Sonn- und Feiertagsarbeit. Das bedeutet zusätzlichen ...

    Weiterlesen
    Die moderne Zeiterfassung passt sich den Bedürfnissen Ihrer Mitarbeiter an

    Flexible Arbeitsweisen wie das Homeoffice oder das Mobile Office stellen verändern gewohnte Arbeitsroutinen. Das beginnt schon bei der Zeiterfassung der Mitarbeiter. Digitale Lösungen ersetzen heutzutage die analoge Stempeluhr und ermöglichen eine ortsunabhängige Dokumentation der Arbeitszeit.

    Weiterlesen
    Das Arbeitsrecht sieht noch keine flächendeckende Pflicht zur Arbeitszeiterfassung im Homeoffice vor
    Warum die Zeiterfassung im Homeoffice so wichtig für jeden Arbeitnehmer ist

    Viele tun es schon, manche sogar in Vollzeit, und andere würden lieber jetzt als gleich damit beginnen: Die Rede ist von der Arbeit im Homeoffice. Die Zeit frei einteilen, flexibel Arbeit und Privatleben managen, die Work-Life-Balance ausloten. Was auf den ersten Blick nach einem traumhaften Arbeitsplatz ...

    Weiterlesen