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Glossar

Begriffe rund um Intranet, Extranet, Digital Workplace


In diesem Glossar finden Sie alle wichtigen Begriffe rund um Intranet, Social Business und Digital Workplace. Kurz und knapp erklärt, leicht verständlich.

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A


Activity Stream


Der Activity Stream ist zentraler Bestandteil von Enterprise-Social-Software-Plattformen. Es handelt sich dabei um einen Informationsstrom, der chronologisch und in Echtzeit Aktivitäten wie Statusaktualisierungen, neu veröffentlichte Inhalte und Konversationen sowie dazugehörige Kommentare und Markierungen darstellt. Der Vorteil von Activity Streams liegt in der Kommunikationstransparenz und im Ad-hoc-Austausch: Wichtige Informationen, Gedanken und Ideen sowie Fragen können für alle sichtbar geteilt werden. Manche Lösungen spielen hier sogar Benachrichtigungen aus eingesetzten Applikationen aus.


Applikation


Manche Social Intranet Lösungen bieten über Activty Streams und Nachrichten hinaus weitere eingebundene Applikationen. Durch diese lässt sich der Funktionsumfang nach Belieben anpassen und erweitern. Zum Beispiel können Reservierungs- oder Freigabeprozesse aus dem Social Intranet heraus gesteuert werden. Elaboriertere Anwendungen ermöglichen sogar Benachrichtigungen aus Software-Systemen wie dem CRM oder einem Projektmanagement-Tool direkt in die Kommunikation der Mitarbeiter.

Im Store von United Planet gibt es über 200 fertige Applikationen.

Applikationsentwicklung


Die mit dem Social Intranet gekoppelten Anwendungen können je nach Lösung angepasst oder sogar ganz individuell erstellt werden. Manche Produkte bieten hierzu eine graphische Entwicklungsoberfläche, mit der die Digitalisierung von Geschäftsprozessen vereinfacht werden kann.


Authoring


Authoring bezeichnet das einfache Veröffentlichen oder Editieren von Inhalten als individueller Autor (z.B. in Foren) oder als Gruppe (z.B. in Wikis).


B


Bring Your Own Device (BYOD) / Choose Your Own Device (CYOD)


Die Nutzung von privaten Geräten wie Smartphones und Tablet-Computern liegt im Trend. Unternehmen erhoffen sich durch BYOD eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Effizienzsteigerungen, da die Mitarbeiter mit ihren eigenen Geräten vertraut sind. Häufig befürchten Unternehmen jedoch Sicherheitsprobleme. Eine neue Alternative ist das Konzept CYOD: Hier stellen Unternehmen den Mitarbeitern mobile Endgeräte, die in die Sicherheits- und IT-Struktur des Unternehmens passen, vorab zur Auswahl.

C


Change Communication


Unter Change Communication werden Kommunikationsmaßnahmen verstanden, die Veränderungsprozesse in Organisationen unterstützen. Das primäre Ziel solcher Maßnahmen besteht darin, die Akzeptanz von Veränderungen vonseiten der Mitarbeiter zu unterstützen.


Cloud Computing


Cloud Computing bezeichnet das Verlagern von IT-Ressourcen (Speicher, Software) auf zentrale Server, die nicht zur Unternehmensinfrastruktur zählen, sondern von unabhängigen Drittanbietern zur Verfügung gestellt werden.


Collaboration


Unter Collaboration versteht man die Zusammenarbeit von Mitarbeitern mithilfe von Funktionen einer Social-Software-Plattform.


Community


Communities sind Gruppen von Mitarbeitern, die unter Zuhilfenahme von Social Software zusammen an einem Projekt arbeiten oder gemeinsame Interessen verfolgen. Zudem ist „Community“ eine Featurebezeichnung innerhalb von Social Software zur Bildung von Arbeitsgruppen.


D


Dashboard


Unter einem Dashboard (engl. für Armaturenbrett) versteht man eine grafische Benutzeroberfläche, mit der sich Tools verwalten und steuern lassen.


Datenintegration


Datenintegration, auch Informationsintegration, bezeichnet das Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen in eine einheitliche Datenstruktur. Datenintegration wird hauptsächlich bei der Integration von Workflows und Prozessen historisch gewachsener Systeme mit unterschiedlichen Datenstrukturen verwendet. Teilweise können auch Daten aus Fremdsystemen wie dem ERP im Social Intranet an zentraler Stelle zusammengeführt werden.

Weitere Infos zum Thema Datenintegration.

Digitale Transformation


Als Digitale Transformation wird der Einsatz von Technik verstanden, um die Performance oder die Reichweite eines Unternehmens deutlich zu erhöhen. Hier geht es darum, die Betriebsprozesse, das Geschäftsmodell und die Kundenerlebnisse weiterzuentwickeln, statt neue Technologien einfach nur zu implementieren.


Digital Workplace


Unter dem Digital Workplace versteht man die Gesamtheit der benötigten Zugriffsinfrastrukturen, Applikationen und Geräteplattformen von Informations- oder Wissensarbeitern, die diese zur Erfüllung ihrer Arbeitsaufgaben und Ausübung von Zusammenarbeit benötigen.

Langfristiges Ziel aus Sicht der Unternehmensführung sollte es sein, dem Mitarbeiter einen personalisierten Zugang zu allen relevanten Informations-, Business- und Kollaborations-Applikationen und Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Leitgedanken sind die Vernetzung der vorhandenen Anwendungen und eine einheitliche Steuerung.

Weitere Informationen zum Digital Workplace.


Document Sharing / Dokumentenmanagement (DMS)


Das Dokumentenmanagementsystem (DMS) umfasst die Verwaltung und Administration elektronischer Dokumente in einer Datenbank. Als Document Sharing werden Funktionen bezeichnet, die das zentrale Verwalten von Dokumenten ermöglichen. Gemeinsame Bearbeitung, Versionskontrolle und die Vergabe von Zugangsberechtigungen zu Dokumenten sind verbreitete Grundfunktionen des Document Sharing. Oft ist das Social Intranet direkt mit dem Dokumentenmanagement verknüpft.

Weitere Infos zum Dokumentenmanagement.


E


Enterprise 2.0


Der Einsatz von Social Media Tools vor allem innerhalb eines Unternehmens oder einer Organisation wird unter dem Begriff Enterprise 2.0 geführt. Andrew McAfee führte diesen Begriff 2006 folgendermaßen ein: “Enterprise 2.0 is the use of emergent social software platforms within companies, or between companies and their partners or customers“ (McAfee/Andrew 2006).


Enterprise Social Network


Ein Enterprise Social Network ist ein Netzwerk, das die Zusammenarbeit und Kommunikation vereinfacht und in der Regel die folgenden Anwendungen kombiniert: Activity Stream, Austausch von Dokumenten, Fotos und Videos, Erstellen von themen- oder projektbezogenen Gruppen, Nachrichtenfunktion, Mitgliederprofil. Das Netzwerk kann für die Mitarbeiter offen, halb-offen (sichtbare Inhalte, Mitwirkung nur nach Freigabe) oder geschlossen sein (nur eingeladene Mitglieder sehen die Community und Inhalte des Netzwerks).


G


Gamification


Gamification bezeichnet den Einsatz spieltypischer Bausteine und Prozesse in einem spielfremden Kontext, um die Motivation der Beteiligten zu erhöhen. Ein Beispiel für Gamification ist das Erwerben von Badges (Abzeichen) durch die intensive Nutzung von Social Software.

 


Go-Live


Ein Go-Live bezeichnet den produktiven Einsatz einer Software nach der Testphase.


I


Ideen- und Innovationsmanagement


Neue Formen des Informationsflusses sorgen für neue Informationspotenziale. Social Software ermöglicht einen abteilungs-, standort- und sogar länderübergreifenden Austausch. Damit wird die traditionelle Abschottung von Abteilungen und Wissenssilos aufgebrochen. So bieten sich Möglichkeiten für kollektive Kreativität und neue Ideen im gesamten Unternehmen.

Industrie 4.0


Der Begriff "Industrie 4.0" steht für smarte, vernetzte Fabriken. "4.0" spielt dabei auf die vierte industrielle Revolution an. In smarten Fabriken könnten sich ganze Produktionsanlagen mit M2M-Kommunikation permanent unterhalten, über Sensoren gesammelte Informationen auswerten und so Prozesse schnell, effizient und kostengünstig halten. So können Werkstoffe, die in eine Produktionsanlage geliefert werden, zum Beispiel per RFID-Chips der Anlage sagen in welcher Maschine sie verarbeitet werden sollen. Der Showcase Industrie 4.0 von United Planet und der SICK AG zeigt, wie diese Information sogar in ein Social Intranet eingespeist werden können - so erhalten Mitarbeiter Benachrichtigungen von Maschinen direkt in ihren Activity Stream.

Informationsarchitektur


Gut strukturierte und auffindbare Informationen sind eine Anforderung an jeden gemeinschaftlich genutzten Wissensspeicher. Informationsarchitektur bezeichnet die sinnvolle Organisation, Strukturierung und Kennzeichnung der Informationen, um sie für den Anwender besser auffindbar und besser nutzbar zu machen. Um Inhalte sinnvoll und nachhaltig organisieren zu können, müssen Fragen der Informationsarchitektur frühzeitig im Intranet-Projekt adressiert und im Alltag immer wieder evaluiert werden.


Instant Messaging


Instant Messaging ist eine Form der synchronen digitalen Kommunikation, bei der sich zwei oder mehrere Nutzer per Textnachrichten austauschen können. Es ermöglicht die direkte elektronische Kommunikation in Echtzeit, bei der die Übertragung im Push-Verfahren geschieht, sodass die Nachrichten unmittelbar beim Empfänger ankommen.

M


Microblogging


Es gibt praktisch keine aktuelle Kollaborationsplattform, die nicht eine Microsharing-/Blogging-Funktion in den Mittelpunkt ihrer Anwendung stellt. Durch diese Form des Bloggens, können Mitarbeiter kurze Textnachrichten veröffentlichen. Bei diesem Tool handelt es sich um eins der erfolgreichsten Werkzeuge, damit Mitarbeiter Wissen teilen, generieren und bisweilen finden können.


Mobiler Zugriff


Für Unternehmen wird immer wichtiger, dass ihre Mitarbeiter auch abseits des Desktop-Arbeitsplatzes auf Content, Prozesse und Applikationen des Intranets zugreifen können. Responsive Design verbessert die Darstellung des Social Intranet auf unterschiedlichen Bildschirmgrößen. Der erste Schritt auf dem Weg zum mobilen Intranet ist die Schaffung der technischen Voraussetzungen. Wenn unternehmensrelevante Daten und Informationen interne Netze verlassen, spielt die Sicherheit der Informationskanäle eine gesteigerte Rolle.


N


News Feed


Durch News Feeds lassen sich Website-Inhalte, die häufig aktualisiert werden, abonnieren. Ähnlich einem Nachrichtenticker erhält der Abonnent nach Aktualisierungen kurze Informationen und den Link zur entsprechenden Seite. Das bekannteste News-Feed-Format ist RSS. In der Internen Kommunikation eignen sich News Feeds zur Selektion von Informationen und zur des Informationsinputs.


S


Social Business


Der Begriff Social Business beschreibt Unternehmen oder Organisationen, in denen alle internen und externen Stakeholder, beispielsweise Mitarbeiter, Kunden, Partner, Shareholder, gemeinsam und mit Hilfe unternehmenseigener Social Software an der Erreichung der Unternehmensziele arbeiten.

Weitere Infos zu Social Business.


Social Intranet


Unter Social Intranet versteht man eine Infrastruktur bzw. ein Medium eines Unternehmens, das auf Webstandards beruht und neben klassischen Mechanismen zum Teilen von Content, Applikationen und Funktionsintegration insbesondere soziale Technologien nutzt.

Zentrale Anwendungen im Social Intranet sind Wikis, (Micro-)Blogs, soziale Netzwerke, Schlagworte, Social Bookmarks, News Feeds etc. Diese sollen der Unterstützung von Feedbackmechanismen und Zusammenarbeit dienen und implizieren eine interaktive Gestaltung und Verwaltung von Ressourcen. Auch Mitarbeiterprofile spielen eine wesentliche Rolle. Besonders in großen Unternehmen mit mehreren Standorten ist diese Form der Vernetzung von Bedeutung und begünstigt den Aufbau und die Pflege unternehmensweiter Netzwerke sowie die Stärkung von Mitarbeiterbindung und Unternehmenskultur.

Ein beliebtes Social Intranet, das diese Vorteile verbindet, ist zum Beispiel Intrexx Share.


Social Media Guidelines


Im Idealfall gründen sich Social Media Guidelines auf einer Social-Media-Strategie. Die Guideline unterstützt die vorab definierten Ziele des Unternehmens und zeigt, auf welchen Kanälen diese Ziele in welcher Form erreicht werden sollen. Social Media Guidelines verfolgen das Ziel, die Mitarbeiter bezüglich der Nutzung zu sensibilisieren und schützen das Unternehmen und die eigenen Mitarbeiter vor unüberlegten Handlungen. Die Entwicklung einer Social Media Guideline erfordert enge Zusammenarbeit zwischen den unterschiedlichen Abteilungen, da unterschiedliche interne Interessensgruppen involviert sind.


Social Software


Die Begriffe Enterprise 2.0 und Social Enterprise beschreiben die positive Haltung eines Unternehmens gegenüber der Nutzung neuer Technologien. Die zu diesem Zweck eingesetzten Software-Plattformen werden mit dem Begriff Social Software bezeichnet. Rossi geht soweit, merkmalsprägend zu definieren, dass es sich um „unternehmenseigene“ Social Software handelt, da es „technische Systeme sind, die vom Unternehmen oder der Organisation autonom geführt und nicht von einem Drittanbieter administriert und gesteuert werden, unabhängig von ihrer physikalischen Verortung oder den eigentlichen Besitzverhältnissen“ (Rossi 2013).


T


Tagging


Tagging beschreibt die Verschlagwortung von Inhalten und ist das Grundprinzip des Social Bookmarkings. Tags sind nicht vorgeschrieben und werden frei vergeben. Die gesammelten Schlagworte ergeben die sogenannte Tag Cloud, die – je größer ein Schlagwort in der Tag Cloud angezeigt wird – Auskunft über die Häufigkeit der Zuordnung von Schlagworten gibt. Dass Tags gemeinsam angelegt werden und alle Mitarbeiter auf dem aktuellen Stand sind, ist ein wesentlicher Nutzen des Taggings.


Team Room


Im Team Room als digitaler Projektgruppe können alle wesentlichen Dokumente gebündelt werden und sind so für alle Mitglieder zur Bearbeitung verfügbar. Die Vernetzung mit Blogs, Foren oder Wikis innerhalb des Team Rooms führt zu einem optimalen Wissensaustausch und -management.


U


User Generated Content


Unter User Generated Content versteht man digitale Inhalte wie Texte oder Bilder, die von Nutzern einer Social-Media-Plattform selbst generiert werden und die somit nicht von Unternehmen oder den Betreibern der Plattform stammen.


W


Wikis


Wikis sind offene Content-Management-Systeme, die online im Web vorliegen. Bei Wikis sind einzelne Einträge untereinander oder mit anderen Quellen und Websites verlinkt. In der Unternehmenskommunikation werden Wikis für ein effizientes Informations- und Wissensmanagement erstellt. In der Regel kann jeder Mitarbeiter (bzw. eine definierte Benutzergruppe) Inhalte einstellen, editieren und so deren Aktualität sicherstellen.


Wissensmanagement


Wissensmanagement unter dem Vorzeichen von Enterprise 2.0 zielt auf eine umfassende Vernetzung und Partizipation ab. Ein grundlegender Vorteil von Enterprise 2.0 für Wissensmanagement liegt darin, die Expertisen einzelner Mitarbeiter zusammenzuführen und Fachwissen zu bündeln, archivieren und dauerhaft verfügbar zu machen. Hier bilden Wikis den Dreh- und Angelpunkt. Auch interne Communities bieten den Vorteil, Wissen gemeinsam zu kreieren und zu bewerten, anzureichern und zu teilen.


Workflow


Der Begriff Workflow bezeichnet die Strukturierung von meist wiederkehrenden Prozessen. Die einzelnen Schritte der Prozesse stehen in einem logischen Zusammenhang und einer zeitlichen Abfolge zueinander.


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