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Intrexx Case Study: Öffentliche Verwaltung

Gemeinderat der Oulu Region


„Mit Intrexx hat sich unsere interne Kommunikation erheblich verbessert. Formulare, Dokumente und andere Dateien, die bisher über verschiedene Orte verteilt wurden, können leicht gefunden, geöffnet und gemeinsam bearbeitet werden. … Das interne Social Intranet, Intrexx Share, fördert den Austausch über Projekte und allgemeine Themen und reduziert gleichzeitig unwichtigere E-Mail-Korrespondenz.“

Markku Lipponen, CIO, Gemeinderat der Oulu Region

Mitarbeiterbedürfnissen mit einem Social Intranet gerecht werden



Branchen: Öffentliche Verwaltung
Produkte: Connector für Microsoft Office, Dokumentenmanagement für Intrexx, Intrexx Share
Partner: Verkkoasema Oy

Der Gemeinderat der Oulu Region ist eine regionale Behörde, die für die Entwicklung und Interessenvertretung der Gemeinde zuständig ist. Er ist für die Regionalplanung und die allgemeine Koordinierung der Regionalentwicklungsprogramme im Zusammenhang mit den nationalen und europäischen Strukturfonds verantwortlich. Der Gemeinderat überwacht die Interessen der Menschen, Gemeinde, Organisationen und Unternehmen, und vertritt sie hinsichtlich nationaler und internationaler Angelegenheiten.

Die Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle in der Oulu Region – nicht umsonst heißt der Regionalentwicklungsplan „Oulu Region – Die Region der kooperativen Partnerschaften“! Deshalb wünschte sich der Gemeinderat, die interne Kommunikation zu stärken. In der Vergangenheit gab es zu viele Kommunikationskanäle innerhalb der Verwaltung, und Informationen wie Dokumente und Formular waren schwer auffindbar. Zudem war das alte Intranet-Tool schwer bedienbar.

Ein webbasiertes Mitarbeiterportal wurde mithilfe der Software Intrexx von United Planet erstellt. Das Portal enthält verschiedene Portlets, die Neuigkeiten, Events und allgemeine Dokumente im Windows-Netzwerk übersichtlich darstellen. Mit der neuen Social Intranet Plattform Intrexx Share können Mitarbeiter Ideen austauschen, Notizen erstellen, Fragen von Kollegen beantworten und so Wissen entwickeln, von dem der gesamte Gemeinderat profitiert. Das geteilte Wissen setzt den Gemeinderat in die Lage, die Gemeinde vorwärtszubringen. Intrexx hat nicht nur die interne Kommunikation leichter gemacht, sondern auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Korporationen. Eine nach Kundenwünschen gefertigte Projektapplikation, die im Extranet-Portal inbegriffen ist und auch mit Intrexx umgesetzt wurde, lässt den Gemeinderat Neuigkeiten, Dokumente und Projektaufgaben zwischen der Verwaltung und deren Partnern austauschen. Der Gemeinderat hat einen entscheidenden Weg zur weiteren Regionalentwicklung eingeschlagen, indem er für eine moderne und einfache Lösung zur Verbesserung der Kommunikation entschieden hat.


  • Eine Plattform, die Mitarbeitern alle Informationen zur Verfügung stellt
  • Vereinfachte Prozesse
  • Direkter Zugriff auf Dokumentenvorlagen über das DMS
  • Social Intranet ermöglicht die uneingeschränkte Erstellung von Inhalten und führt dazu, dass Mitarbeiter ein gutes Verhältnis zueinander aufbauen
  • Projektapplikation für die Kommunikation mit Partnern in verschiedenen Projekten

Tags: Zusammenarbeit

Partner
Verkkoasema Oy

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