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Intrexx Case Study: Dienstleiter

HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG


„Intrexx bringt uns viele Vorteile: Wir sparen Papier, Zeit und vor allem Arbeitsaufwand, der früher für die Suche nach Informationen draufging. Die Anwender sind begeistert darüber, wie schnell unsere Prozesse jetzt laufen.“
Martina Henke, IT Support

Schluss mit Papiermüll – HECTAS wird digital



Branchen: Dienstleistung
Produkte: Intrexx Share, Qualitätsmanagement Suite für Intrexx, Individuelle Applikationen

Wahrscheinlich kennt jeder den Gedanken, wenn man zusieht wie der eigene Urlaubsantrag in den Papierfluten auf dem Chef-Schreibtisch untergeht: Das muss auch einfacher gehen! Bei HECTAS geht es einfacher. Seit 2014 modernisiert der Dienstleister solche Abläufe konsequent. Weniger Papier, mehr Digital Workplace.


Die HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG hat sich seit ihrer Gründung 1974 zu einem führenden Qualitätsanbieter im Bereich der infrastrukturellen Gebäudedienstleistungen entwickelt. Das Leistungsangebot des Unternehmens umfasst sämtliche Aspekte der Gebäudedienstleistungen. Dazu zählen Unterhalts-, Glas- und Fassaden- sowie Industriereinigung ebenso wie Grünanlagenpflege, Sicherheitsdienste und viele weitere Services.
Die europaweit rund 11.000 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag daran, ihren Kunden ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zu zaubern. Dazu müssen die eigenen Abläufe genauso ordentlich sein, wie die betreuten Immobilien. Mit dem Einsatz einer Digital Workplace Software treibt HECTAS daher die Digitalisierung des Unternehmens gezielt voran.
Die IT-Abteilung der Gesellschaft hatte einen klaren Wunsch: alle Dokumente sollten übersichtlich an einem Ort verfügbar sein. Und nicht von den Mitarbeitern jedes Mal auf irgendwelchen Ablagen gesucht werden müssen. Daneben spielten schon ganz am Anfang der Suche nach einer geeigneten Lösung Prozesse und Workflows eine Rolle, wie die Projektverantwortliche Martina Henke verrät: „Wir wollten weg vom Papier und unsere Geschäftsprozesse digital abbilden.“

Kein Schnellschuss – und trotzdem in Rekordzeit zum Mitarbeiterportal

HECTAS fehlte ein klassisches Intranet. Ein Umstand, der lange gut ging, aber nie ganz optimal war. Man wollte wichtige Dokumente leichter verfügbar machen. Daher sah man sich nach einer geeigneten Software um. Schnell kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die um die Gunst der Entscheider buhlten.
Zunächst wurde ein anderes Produkt in Erwägung gezogen, da man schon erste Erfahrungen damit hatte. Ein Portal im geplanten Maßstab damit aufzubauen wäre jedoch sehr zeit- und kostenintensiv gewesen. Gerade die Geschwindigkeit war ein Argument für den Mitbewerber. Und so schlug die Stunde des Underdogs: Die Software Intrexx vom Freiburger Softwarehaus United Planet versprach eine rasche Einführung bei gleichzeitig umfassenden Möglichkeiten zur Individualisierung.
Frau Henke ist sich sicher: „Eine ähnliche Umgebung mit der anderen Lösung aufzubauen hätte länger gedauert.“ Mit Intrexx hingegen wurden viele Funktionen mit den kostenlos verfügbaren Applikationen auf Knopfdruck bereitgestellt. „Anschließend passten wir die Plattform schrittweise mit Wunsch-Applikationen an unsere Anforderungen an.“ Gemeinsam mit dem Consulting von United Planet erstellte HECTAS in der Folge Workflows, die die unternehmenseigenen Abläufe digital abbilden.

Wenn Transparenz auf hohe Prozessgeschwindigkeit trifft...

Immer da, wo Workflows und Prozesse zum Einsatz kommen, ergeben sich große Arbeitserleichterungen für die Büroarbeiter bei HECTAS. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen wie Urlaubs- oder Investitionsanträgen. Die Digitalisierung der Abläufe bringt zwei wesentliche Vorteile: größere Transparenz und eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit.
„Alles, was früher auf Papier von einem Schreibtisch auf den nächsten gelegt werden musste – und dann auch schon mal „verdunstet“ ist – steht jetzt immer zur Verfügung. Prozesse laufen mit Intrexx viel schneller und transparenter ab.“ Dadurch ist Frau Henke zufolge der Bearbeitungs- beziehungsweise Freigabefortschritt immer nachvollziehbar.
Die Vereinfachung im Vergleich zu den früheren Abläufen ist laut Frau Henke spür- und messbar. Zum Beispiel mussten Urlaubsanträge früher ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen abgezeichnet werden. „Heute erhält der Vorgesetzte eine E-Mail, klickt auf einen Link und schon ist das genehmigt. Dafür brauche ich keinen Taschenrechner, um zu sehen, dass das schneller ist. Wir sparen Papier, Zeit und vor allem auch Arbeitsaufwand.“
Die Zentrale von HECTAS sitzt in Wuppertal. Daneben ist das Unternehmen mit insgesamt 40 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Ungarn aktiv. Zunächst nutzte man den Digital Workplace nur an den deutschen Standorten. Schon nach kurzer Zeit kamen Anfragen von anderen Standorten. Martina Henke kann das gut nachvollziehen: „Die Kollegen haben sich unser System angeschaut und sich gedacht ‚cool, so schnell geht das? Super!‘“ Mittlerweile ist das Portal in drei Sprachvarianten auf Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar. So greifen europaweit 670 Mitarbeiter bequem auf alle aktuellen Informationen zu.

Digitale Transformation ist ein Marathon und kein Sprint

Das Potential für die Zukunft ist noch immer groß. Und so stehen schon einige weitere Abläufe auf der Agenda, die man vereinfachen will. Die Anregungen dazu kommen vor allem auch von den Anwendern aus den einzelnen Fachabteilungen. Man arbeitet zum Beispiel gerade daran, das Layout weiter zu verbessern. Die Umstellung auf Responsive Design verspricht einen einfacheren Zugriff auf den Digital Workplace über mobile Endgeräte.
Räumt HECTAS in Zukunft also so weit auf, dass das Papier gänzlich aus den Büros verschwindet? Auf diese Frage muss Martina Henke schmunzeln: „Das papierlose Büro ist ein Ideal, das wir in Zukunft erreichen möchten. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Mit Intrexx sind wir einen großen Schritt weiter. Viele bisher papierbasierte Prozesse haben wir schon digitalisiert und es werden immer mehr.“


  • Sehr schnelle Einführung der Plattform
  • Auf die individuellen Abläufe zugeschnitten
  • Arbeitserleichterung durch Digitalisierung von Prozessen
  • Leichterer Informationsaustausch zwischen Standorten
  • Größere Transparenz und höhere Prozessgeschwindigkeit


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