„Mit Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne Mehraufwand für die Anwender.”
Tumadj Majidian, Projektleiter
Stadtwerke Gießen: Unified Archiving trifft auf Digital Workplace
Use Case: Datenintegration Branchen: Dienstleistung Produkte: Connector für SAP, Individuelle Applikationen, Connector für dg archive Partner: dataglobal GmbH
Die Stadtwerke Gießen AG (SWG) sind der regionale Energieversorger der Stadt Gießen und der Region Mittelhessen. Sie beliefern rund 190.000 Menschen mit Strom, Erdgas und Fernwärme. Darüber hinaus liefern sie hochwertiges Trinkwasser an verschiedene Städte und Gemeinden in der Region. Und die Nahverkehrsdienstleistungen stellen die Mobilität vieler Menschen sicher.
Die Gießener Energiewende hat schon lange vor Fukushima und dem nachfolgenden Atomausstieg begonnen. Denn die SWG haben vor mehr als 30 Jahren begonnen, auf eine dezentrale und klimafreundliche Strom- und Wärmeerzeugung in Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen (KWK-Anlagen) umzustellen. Die Haushaltskunden werden heute zu 100% mit Ökostrom versorgt.
Der Wunsch nach einer modernen Arbeitsoberfläche
Um Dokumente aus verschiedenen Systemen zu zentralisieren und somit die Datenhaltung effizienter und leichter zu gestalten, führten die Stadtwerke Gießen die Unified Archiving-Lösung dg hyparchive ein. Die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen machten Lust auf mehr: Immer lauter wurde der Ruf aus den Fachabteilungen danach, bestimmte Geschäftsprozesse zu digitalisieren.
Der Wunsch war es, Informationen und Workflows auf einer einheitlichen Oberfläche abbilden zu können. Schnell war klar, dass sich eine Portal-Lösung hierzu eignet. Die Haupt-Anforderung an die neue Lösung war, dass sie sich in dg hyparchive integrieren lässt und gleichzeitig die Anbindung der SAP-Systeme der Stadtwerke ermöglicht.
Das strategische Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, der die Angestellten der Stadtwerke optimal bei ihren Tätigkeiten unterstützt. In diesem Sinne wurden verschiedene Lösungen getestet. Nach einer Produktpräsentation fiel die Wahl schließlich auf Intrexx. Zunächst wurde ein Testsystem für fünf Anwender aufgesetzt. „Intrexx konnte uns hier voll und ganz überzeugen und so entschlossen wir uns, das Projekt weiter voranzutreiben“ kommentiert der Projektleiter Tumadj Majidian den Entscheidungsprozess.
Mit Low Code zum Digital Workplace
Ab diesem Zeitpunkt ging es ganz schnell. Zusammen mit dem Hersteller der Lösung wurde eine Schnittstelle zu dg hyparchive entwickelt. Gleichzeitig erweiterte dataglobal seine dg connect-Schnittstelle. Dadurch können die in Intrexx generierten Felder direkt nach SAP übernommen werden.
Durch die Verknüpfung von dg hyparchive, Intrexx und SAP wurde ein Portal aufgebaut, das alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenbringt. Die mit Intrexx erstellten Applikationen dienen dabei als Eingabemaske für Daten, die in dg hyparchive abgelegt werden.
Herr Majidian sieht die Einführung der Portal-Lösung als großen Schritt in der Digitalisierung der Stadtwerke: „Dadurch haben wir bei den Mitarbeitern die Hemmschwelle zu modernen IT-Verfahren drastisch reduziert. Die digital abgebildeten Prozesse laufen sehr elegant und komfortabel ab. Ohne die Portal-Lösung hätten die Stadtwerke diese Aufgaben nicht bewältigen können.“
Große Akzeptanz durch aktive Einbeziehung der Fachabteilungen
Durch die Einführung der Low-Code-Plattform Intrexx konnte die interne Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Herr Majidian zufolge arbeiten die Mitarbeiter sehr gerne mit dem System, da es merkliche Arbeitserleichterungen bringt.
Zusammen mit den Fachabteilungen wurden verschiedene Anwendungen entwickelt, die die jeweiligen Abläufe unterstützen. Dank Low Code konnten auch Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund ihr Knowhow direkt in die Applikationsentwicklung einfließen lassen. Dadurch wurden kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Vorgänge ermöglicht. Ein Beispiel dafür ist die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die automatisierte Rücklaufverwaltung von Verträgen. Durch diesen Prozess können die Stadtwerke Gießen schneller auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren.
Die einzelnen Abteilungen bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Plattform ein und dürfen ihre Anforderungen formulieren. Herr Majidian ist sich sicher: „Es trägt zum großen Erfolg des Gesamt-Systems bei, dass wir Anpassungswünsche schnell und kurzfristig umsetzen können.“
Ein weiteres Beispiel für eine Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung realisiert wurde, ist das Projekt „Drucksteuerung und Zusammenfassung von Turnusrechnungen“. Hierbei ging es vereinfacht gesagt darum, Druck- und Portokosten zu sparen. Mehrere Dokumente (sogenannte Turnusrechnungen) werden dazu zusammengefasst und kumuliert an die Kunden gesendet.
Allein eine Anpassung des entsprechenden SAP-Scripts für die Druckverwaltung hätte 40.000 € gekostet. Daher wurde die Lösung über das Portal realisiert. Die von SAP gedruckten Turnusrechnungen werden an das Portal übergeben.
In der Portal-Lösung werden die Sammelrechnungen zusammengefügt, von der Fachabteilung werden die Druckspools freigegeben und an den Druck-Dienstleister übertragen. Monatlich werden durch diesen Prozess 4.000,00 € an Portokosten eingespart. Über das Portal werden die Rechnungen abschließend in dg hyparchive abgelegt und gleichzeitig wird eine Verknüpfung zu den archivierten Rechnungen in SAP erstellt. Wie dieses Anwendungsbeispiel zeigt, verbessert der Digital Workplace auf Basis von Intrexx und dg hyparchive nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen, sondern ermöglicht deutliche Kosteneinsparungen.
Die Stadtwerke Gießen: Arbeiten 4.0-ready
Der Digital Workplace der Stadtwerke Gießen wird durch einige weitere webbasierte Anwendungen abgerundet. Diese sollen das tägliche Arbeiten vereinfachen sowie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen fördern. Dazu zählen unter anderem gemeinsame Kalender, das Dokumentenarchiv, eine Wissensdatenbank, Unternehmensorganigramme sowie die Verwaltung von Formularen und Arbeitsmitteln.
Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen sind schon einige neue Projekte in Planung. So zum Beispiel eine neue Vertragsverwaltung. Darüber hinaus sind die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die Möglichkeit der direkten Bearbeitung von E-Mails im SAP geplant.
Herr Majidian zeigt sich zufrieden mit der Entscheidung für die Verbindung von dg hyparchive und Intrexx: „Mit der Portal-Lösung Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der beiden Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne dass der Anwender dadurch einen Mehraufwand hat.“
Deutliche Kosteneinsparungen und schneller ROI
Arbeitserleichterungen und bessere Kommunikation
Anfragen von Kunden und Partnern werden schneller beantwortet
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