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„So wie es jetzt bei unserer Gemeinde läuft, macht das Arbeiten keinen Spaß!“ sagt sich Stefan L. Der 42-jährige ist IT-Leiter einer Stadtverwaltung in Baden-Württemberg. Betrübt wirft er einen kurzen Blick auf die Projektberichte der letzten Monate: Fast alle Projekte der Stadtverwaltung konnten nicht termingerecht abgeschlossen werden, und die Kosten stiegen enorm in die Höhe. Dies ist ein Zustand, den sich in der heutigen Zeit keine Stadtverwaltung mehr erlauben darf, und Stefan tritt auf die Notbremse …

Eins steht fest, die Stadtverwaltung braucht dringend eine neue bezahlbare Softwarelösung, um ihre Arbeitsabläufe zu verbessern und ihre Projekte effizienter abwickeln zu können. Nun, welche Lösung ist hierfür geeignet? Setzt man auf ein lizenzfreies System auf Basis von Open-Source oder entscheidet man sich für eine kommerzielle Softwarelösung? Stefan macht sich schlau.

„Freiheit“ beim Programmieren
Freie Software erlaubt individuelle Anpassungen durch eigenes Programmieren nach Anwenderwunsch, weil der notwendige Quellcode frei zugänglich ist. Dies ist bei einer proprietären Software nicht möglich. Die erlaubt einem nicht, sich den Code anzusehen bzw. hinter die Kulissen zu gucken.

Auf den ersten Blick „kostenlos“
Zwar ist es richtig, dass beim Einsatz einer Open Source Software zunächst keine Lizenzkosten anfallen, dafür entstehen jedoch andere Kosten: So erfordern Open Source Lösungen i.d.R. tiefer gehendes Produkt-Know-how, wodurch Kosten entweder durch Schulungsmaßnahmen der eigenen Mitarbeiter oder durch die Beauftragung externer Entwickler bzw. Agenturen verursacht werden. Weiterhin fallen auch beim Einsatz dieser Lösungen Projektgesamtkosten für das Setup, die Konfiguration der Module und die Designerstellung an, die je nach Einsatzgebiet und Anpassungsaufwand auf demselben Niveau liegen können wie bei Einsatz einer proprietären Lösung. Nach der erfolgreichen Einrichtung wird es immer dann schwierig und teuer, wenn spezifische Anpassungen nötig sind. Im Falle von speziellen Anpassungen oder bei Problemen hilft allerdings auch die Open Source Community. Teilweise gibt es auch für Open Source Lösungen einen kommerziellen Support. So entstehen aber auch Kosten, die im Vorfeld schwer abzusehen sind.

Abhängigkeit von der Community oder vom Hersteller
Ein echtes Problem: Die Abhängigkeit von der Community, die das Produkt weiterentwickelt. So kommt es nicht selten vor, dass eine Open Source Software in verschiedenen Zweigen weiterentwickelt wird. Diese Zweige müssen nicht unbedingt kompatibel sein und es kann auch vorkommen, dass ein Zweig irgendwann einmal einfach nicht mehr weiterentwickelt wird. In diesem Fall hat der Anwender ein Problem. Entweder er bleibt auf der veralteten Version seines Zweiges stehen, oder er schwenkt auf einen anderen Zweig um. Sind die Zweige nicht kompatibel, ist es allerdings sehr zeitaufwändig und teuer, das gesamte System zu migrieren. Oder zur Not pflegt man selbst die Codes weiter. Im Gegensatz dazu kann die proprietäre Software einem bestimmten Hersteller zugeordnet werden, der sich der Weiterentwicklung des Produktes verpflichtet. Hier bestünde wiederum die Gefahr, dass der Hersteller einer proprietären Software möglicherweise insolvent gehen könnte. Grundsätzlich sollte man hier überlegen, ob man eher einen Hersteller oder die Community als Partner wählt.

Gewappnet mit seinen gesammelten Informationen und Fakten traf Stefan gemeinsam mit dem Gemeinderat eine Entscheidung. Diese fiel zugunsten einer kommerziellen Lösung statt für eine auf den ersten Blick „kostenfreie“ Open-Source Lösung aus.

Fünf Monate später: Lange komplizierte Umsetzungs- und Programmierzeiten ade! Die schnelle und unkomplizierte Einführung der neuen kommerziellen Softwarelösung hat innerhalb kürzester Zeit Früchte getragen: Alle Projekte laufen wie am Schnürchen. Schon macht das Arbeiten wieder Spaß.

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