Zahlreiche Telefonnummern, Zuständigkeiten, Formulare und Dokumente gehören zum Service- und Dienstleistungsangebot der Stadtverwaltung Siegburg. Um diese Informationen jederzeit aktuell zu halten und verschiedenen Interessengruppen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen, war in der Vergangenheit ein enormer administrativer und redaktioneller Aufwand notwendig. Dank Intrexx-Integration durch ISIFIVEund Digitalisierungskonzept durch den ISIFIVE-Kooperationspartner City & Bits gelingt das Informationsmanagement der Kreisstadt nun kinderleicht.

Alles auf einen Blick

Im Fokus des Projektes stand das Dienstleistungsangebot der Stadt sowie alle zugehörigen Kontakt- und Mitarbeiterinformationen, wichtige Hinweise und Formulare. Eine strukturierte Erfassung und Zuordnung, durch Low Code ermöglicht nun, dass u.a. Kontaktdaten, Kosten, mitzubringende Dokumente, interne Hinweise für Mitarbeiter sowie notwendige Formulare für Bürger und Mitarbeiter simpel recherchierbar sind und zum Download zur Verfügung stehen.


Reduzierung des redaktionellen Aufwands

Neben einer strukturierten Auffindbarkeit von Informationen für jeden einzelnen Bürger, stand bei dem Projekt „Serviceportal“ für die Projektleitung auch die interne Prozessoptimierung auf der Agenda. Daten und Dokumente sollten zentral aktualisiert und redaktionell simpel editiert werden können. Dank Intrexx-Verzahnung wurden verschiedene Systeme miteinander vernetzt und der redaktionelle Aufwand zur Gewährleistung der Bereitstellung aktueller Informationen deutlich reduziert. Auch externe Mitarbeiter, wie Kollegen des Callcenters der Stadt Köln, wurden an das Low-Code-Portal angebunden, um die telefonische Auskunft der Stadt zuverlässig übernehmen zu können.


Export der erfassten Daten im Xzufi-Format

Die Grunddaten zu den Mitarbeitern und Organisationseinheiten werden direkt aus dem Active Directory der Stadt importiert und aktualisiert. Es folgt eine redaktionelle Anreicherung im Intrexx und aufbereitete Weitergabe im standardisierten XML-Format. Um auch den Anforderungen der Bundes- und Landesportale sowie der deutschlandweiten Bürgerhotline „115“ gerecht zu werden, wurde die Ausgabe der erfassten Daten speziell im Xzufi-Format möglich gemacht. Durch Low Code können somit ohne zusätzlichen Aufwand alle Infos der Stadt von diesen Instanzen automatisch erfasst werden. Darüber hinaus erfolgte eine direkte Anbindung an die „LeiKa-Datenbank“. Mit dem LeiKa (Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung) wird in Deutschland erstmals ein einheitliches, vollständiges und umfassendes Verzeichnis der Verwaltungsleistungen
über alle Verwaltungsebenen hinweg aufgebaut.


Intelligent, sicher und editierbar

Um Fehlerquellen zu vermeiden, stellt eine Whitelist im System sicher, dass nur bekannte Organisationseinheiten genutzt werden. Abweichungen werden den zuständigen Redakteuren als Aufgaben vorgelegt, sodass unmittelbar Organisationseinheiten auf der Whitelist oder Daten in der Quelle korrigiert werden können. Darüber hinaus generiert der Importmechanismus Aufgaben aus Auffälligkeiten, (Ver-)Änderungen und/oder Aktualisierungen (z.B. neue oder wegfallende Mitarbeiter/innen), die eine redaktionelle Überarbeitung der Dienstleistungsbeschreibungen erforderlich machen.