Internes Portal verbindet 24 Standorte der VBV Baden-Württemberg
Mit Intrexx konnte das Informations- und Kommunikationsmanagement der staatlichen Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (VBV) revolutioniert werden: Mit der Modernisierung und Digitalisierung können die Beschäftigten aller Standorte auf einer gemeinsamen Plattform arbeiten.
Digitalisierung bislang analoger Geschäftsverteilungspläne
Die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (VBV) ist Kompetenzzentrum und Serviceeinrichtung für alle Leistungen rund um die Immobilien des Landes und für die Bauaufgaben des Bundes in Baden-Württemberg. Zu ihren Aufgaben gehören die Unterbringung der Landeseinrichtungen, die Grundstückspolitik, die Steuerung und Betreuung aller Hochbaumaßnahmen des Landes, die Pflege der Baukultur und Bewahrung des kulturellen Erbes, die Vermarktung und Präsentation der staatlichen Schlösser und Gärten sowie das Baumanagement für den Bund. Unter dem Dach des Ministeriums für Finanzen Baden-Württemberg besteht die VBV aus dem Landesbetrieb Bundesbau Baden-Württemberg bei der Oberfinanzdirektion Karlsruhe sowie aus dem Landesbetrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg.
Im Bereich der öffentlichen Verwaltung gibt es zahlreiche Richtlinien und Vorschriften, die zu beachten sind. Dazu müssen die Mitarbeiter der VBV diese Vorschriften jedoch zunächst einmal überhaupt kennen. Bis 2006 erfüllte eine statische HTML-Seite als Schwarzes Brett diese Aufgabe. Als allerdings der Bedarf stieg, sah man sich nach einer dynamischen Lösung um. Sie sollte vor allem auch den unterschiedlichen Befugnissen und Informationsbedürfnissen der verschiedenen Hierarchien Rechnung tragen.
Darüber hinaus sollte die Lösung die Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne vereinfachen, die bislang in Word und Excel bearbeitet, umständlich formatiert und als Print-Ausdrucke verteilt werden mussten. Man suchte deshalb nach einer Software, die schnell einführbar, offen zur Anbindung an weitere Systeme, individuell erweiterbar sowie zeitlich und finanziell klar kalkulierbar sein sollte.
Die Entscheidung der VBV Baden-Württemberg fiel auf die Low-Code-Portalsoftware Intrexx. Im Portal der VBV findet jeder Mitarbeiter die für seine Dienststelle relevanten Informationen genauso wie spezifische Standortinformationen. Dazu gehören unter anderem aktuelle Mitteilungen an die Beschäftigten sowie Informationen zu den Fachaufgaben des Immobilien-, Gebäude- und Baumanagements. Zudem stellt das Portal eine Informationsplattform dar, über die Normen, Vorschriften, Gesetze und Richtlinien verwaltet und recherchiert werden. Das dynamische Wissensportal wird stets aktuell gehalten und bietet den Beschäftigten alle Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen.
„Das Portal ist für viele Beschäftigte die zentrale Anlaufstelle. Wir können von einem Digital Workplace sprechen. Alle Informationen und Prozesse an einem Ort – das ist ein wichtiger Schritt im Sinne der Verwaltungsmodernisierung.“
Über den Landesbetrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg
gehören zu Vermögen und Bau Baden-Württemberg
umfasst der Verwaltungsbereich des Amts
Weitere Vorteile aus Sicht des Projektleiters
Projektleiter Wolfgang Weisbrod sieht die starke Suchfunktion, die auch eine Volltextsuche bereithält, als größten Vorteil: „Die Beschäftigten machen die Erfahrung, dass sie im Wissensportal sehr leicht das finden, was sie suchen. Das Portal ist eine große Unterstützung bei unserer täglichen Arbeit. Dadurch ist die Akzeptanz sehr hoch.“
Neben dem Wissensportal ist die Applikation zur Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne (GVPL) besonders wertvoll für die VBV. Diese Pläne geben an, welche Mitarbeiter wofür zuständig sind und müssen verwaltungsintern zugänglich sein. Früher geschah dies umständlich in Print-Form. Die jetzige digitale Abbildung im Portal erleichtert den Ablauf dahingegen erheblich.
Weitere Arbeitserleichterungen werden durch ein digitales Fortbildungs-Management erreicht. Die Kursleiter publizieren die von ihnen angebotenen Seminare im Portal. Mitarbeiter bewerben sich dann hier für die Kurse und diese Bewerbungen werden automatisch an die Personalabteilungen der verantwortlichen Dienststelle geleitet. Diese wiederum entscheiden über die Teilnahme und melden die Mitarbeiter an. Die Schulungsräume in ganz Baden-Württemberg werden ebenfalls über das Portal verwaltet. Mit dieser Anwendung wurde der Oganisationsaufwand minimiert – und das spart der VBV viel Zeit und Geld.
Herr Weisbrod legt großen Wert darauf, dass das Mitarbeiterportal nicht allein zur Bereitstellung von Informationen dient. Ganz im Gegenteil: einige Arbeitsabläufe können direkt hier durchgeführt werden. „Dadurch ist das Portal für viele Beschäftigte die zentrale Anlaufstelle. Wir können von einem Digital Workplace sprechen – ein wichtiger Schritt im Sinne der Verwaltungsmodernisierung.“
Die VBV und ihre Mitarbeiter sind sehr glücklich mit dem Portal – wenngleich es zunächst eine Umgewöhnung bedeutete. Vor der Einführung des Wissensportals waren die meisten Dokumente und Normen nicht zentral verfügbar, sondern wurden ausgedruckt und in Aktenordnern abgelegt. Die Beschäftigten sind den Schritt Richtung moderne Verwaltung letztendlich jedoch gerne mitgegangen, was folgende Statistik belegt: Jedes Jahr werden fast drei Millionen Klicks im Portal verzeichnet.
