In Zusammenarbeit mit unserem Partner moysies&partners haben wir die Herausforderungen von Staats- und Senatskanzleien im Detail analysiert: insbesondere im Bereich des politischen Controllings.
Das Ergebnis: eine passgenaue, aber flexibel anpassbare Lösung, die auf Low-Code-Technologie basiert und komplexe Prozesse digital abbildet. Von der Bearbeitung politischer Initiativen bis zur Organisation von Plenarsitzungen – wir zeigen, wie moderne Verwaltung mit Low Code neue Wege geht. Zudem können Sie alle Prozessanwendungen zusammenführen wenn gewünscht, so dass die Daten ausgetauscht werden. So lösen sie Datensilos effizient und nachhaltig auf.
Use Case #1: Monitoring politischer Vorhaben
Politische Vorhaben sind in ihrer Ausgestaltung oft sehr unterschiedlich: sei es durch Koalitionsvereinbarungen oder aktuelle Entwicklungen. Das politische Controlling muss flexibel und präzise funktionieren. Gleichzeitig arbeiten viele Akteure ressortübergreifend zusammen. Zum Beispiel wenn eine politische Entscheidung getroffen wurde, ist die operative Umsetzung oft eine ressortübergreifende Aufgabe. Nehmen wir an, es wurde ein neues Gesetz beschlossen. Die Umsetzung erfordert möglicherweise die Zusammenarbeit vieler verschiedener Ministerien. Jedes Ressort trägt spezifische Aufgaben bei, die koordiniert werden müssen, um das gemeinsame Ziel zu erreichen.
Das Ergebnis: Jederzeit den Überblick behalten
Mit Low-Code können alle relevanten Daten und Prozesse des politischen Controllings strukturiert, nachvollziehbar und sicher verwaltet werden. Somit erhalten Sie eine einheitliche und effiziente Datenpflege im geschützten digitalen Raum sowie eine übersichtliche Visualisierung und Auswertung wichtiger politischer Daten. Zudem können Sie alles mit Terminen und Gesetzesplanungen verknüpfen: optimal für eine reibungslose Zusammenarbeit und das in Echtzeit!
Use Case #2: Bearbeitung von kleinen Anfragen
Staats- und Senatskanzleien erhalten regelmäßig sogenannte kleine Anfragen aus verschiedenen Richtungen, wie zum Beispiel von einzelnen Abgeordneten, Fraktionen im Landtag, Bürgerinitiativen, Journalisten oder wissenschaftlichen Einrichtungen.
Diese sehr unterschiedliche Anfragen müssen zunächst gesichtet und an die jeweils zuständigen Stellen innerhalb der Landesverwaltung weitergeleitet werden. Häufig bestehen solche Anfragen aus mehreren Teilfragen, die wiederum von unterschiedlichen Akteuren beantwortet werden müssen. Das kann – trotz des Namens – doch sehr aufwendig werden. Gleichzeitig ist die Erwartungshaltung hoch: Die Antworten müssen fachlich korrekt, professionell aufbereitet und möglichst schnell geliefert werden.
Das Ergebnis: Schnelle, strukturierte und professionelle Prozesse
Mit einer Low-Code-Anwendung lässt sich der gesamte Prozess deutlich effizienter gestalten. Die anfragende Stelle kann unkompliziert per E-Mail eine Anfrage einreichen, das System erstellt dann automatisch einen neuen Datensatz und erfasst die grundlegenden Informationen der anfragenden Person. Das Team der Kanzlei wird unmittelbar informiert, kann die Anfrage im System aufrufen, in Teilfragen unterteilen und gezielt an die entsprechenden Fachstellen im gleichen System weiterleiten.
Rückmeldefristen und Hintergrundinformationen lassen sich direkt hinterlegen sowie Erinnerungen automatisiert verschicken. Sobald alle Rückmeldungen vorliegen, generiert das System eine einheitlich formatierte PDF-Antwort, die nach Freigabe direkt versendet werden kann. So bleiben Prozesse nachvollziehbar, professionell und medienbruchfrei, bei deutlich reduziertem Aufwand. Ein echter Gamechanger, so dass die kleinen Anfragen auch klein bleiben.
Use Case #3: Planung von Plenarsitzungen
Die Planung politischer Prozesse ist anspruchsvoll. Staats- und Senatskanzleien stehen im Zentrum dieser Koordination, sei es bei der Vorbereitung von Plenarsitzungen, der Organisation öffentlichkeitswirksamer Termine oder der allgemeinen Projektarbeit. Doch herkömmliche Tools wie Excel-Listen, Mailverläufe oder Chat-Gruppen stoßen hier schnell an ihre Grenzen. Der Abstimmungsaufwand ist hoch, die Übersicht leidet, die Zusammenarbeit wird unübersichtlich.
Das Ergebnis: Komplexität souverän managen
Mit einer Low-Code-basierten Kanban-Lösung lässt sich diese Komplexität wirkungsvoll bewältigen. Anders als klassische Kanban-Tools, die oft nur einfache Aufgabenverwaltung erlauben, bietet unsere Anwendung vielfältige Konfigurationsmöglichkeiten, die individuell auf die Bedarfe der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten sind. Sie können mit beliebig vielen Boards arbeiten, Informationen filtern, referenzieren und verlinken und behalten so stets den Überblick. Auch unterschiedliche Darstellungsformen sind möglich, sodass jede Abteilung so arbeiten kann, wie es am besten passt.
Durch die zentrale Plattform greifen alle Beteiligten auf denselben, strukturierten Einstiegspunkt zu – mit klar geregelten Berechtigungen und rollenbasierten Ansichten. Prozesse lassen sich effizient koordinieren, Informationen bleiben aktuell und alle Beteiligten sind jederzeit auf demselben Stand. Dank der Flexibilität von Low-Code wächst die Lösung mit Ihren Anforderungen mit und neue Module oder Funktionen lassen sich jederzeit unkompliziert ergänzen.
Fazit
Zusammenfassend lässt sich sagen: Diese fünf Vorteile bringen Sie in der täglichen Verwaltungsarbeit spürbar weiter.
Digitale Souveränität: Sie behalten jederzeit den Überblick über politische Prozesse und Anfragen.
Effizienzgewinn: Manuelle, fehleranfällige Arbeitsschritte entfallen – Bearbeitungszeiten werden deutlich verkürzt.
Medienbruchfreie Kommunikation: Alle Daten und Informationen fließen strukturiert und nachvollziehbar durch eine zentrale Plattform.
Flexibilität & Skalierbarkeit: Die Low-Code-Lösung wächst mit Ihren Anforderungen – neue Module können jederzeit ergänzt werden.
Stärkung der Zusammenarbeit: Ressort- und ämterübergreifende Zusammenarbeit wird durch klare Strukturen und smarte Tools spürbar verbessert.
So digitalisieren Sie auch Ihre Verwaltung
Fallen Ihnen weitere Anwendungsfälle ein, bei denen Low-Code Ihr Verwaltungsalltag unterstützen könnte? Dann sprechen Sie uns gerne an – wir freuen uns auf den Austausch!
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