Viele Städte und Gemeinden starten mit digitalen Projekten, doch nur wenige führen sie erfolgreich zum Abschluss. Woran liegt das? Häufig greifen mehrere Faktoren ineinander: Es fehlen belastbare Strukturen, die Einstiegsschritte sind zu groß angelegt, und die Erwartungen an Wirkung oder Tempo sind oft überzogen.
Die Erfahrung zeigt: Nicht technische Fragen bringen Vorhaben ins Stocken, sondern fehlende organisatorische Voraussetzungen und die Koordination der beteiligten Akteure.
Ein häufiger Fehler: Ziele werden vorgegeben, statt sie gemeinsam mit zentralen Akteuren zu entwickeln. Dadurch fehlt die Verankerung in der Organisation, die für eine anschlussfähige Umsetzung notwendig ist. Auch die Beteiligung der Bürgerinnen und Bürger bleibt häufig auf symbolische Maßnahmen beschränkt, obwohl sie für Akzeptanz und Wirksamkeit entscheidend ist.
Die folgenden sieben Hinweise zeigen, welche Voraussetzungen Smart-City-Projekte brauchen, um tragfähig geplant, im Verwaltungsalltag verankert und tatsächlich umgesetzt zu werden.
Sieben Schritte, ein Ziel: tragfähige Umsetzung vor Ort
#1 Bestehende Strukturen nutzen
Bevor neue Prozesse, Gremien oder Projektteams geschaffen werden, lohnt sich ein kritischer Blick auf das, was bereits vorhanden ist. Viele Kommunen verfügen über Strategien, Programme oder Netzwerke, die inhaltlich oder organisatorisch anschlussfähig sind. Gerade in der Anfangsphase eines Projekts kann der Rückgriff auf bewährte Strukturen dazu beitragen, Akzeptanz zu stärken, Doppelstrukturen zu vermeiden, Abstimmungen zu erleichtern und den Projektstart zu beschleunigen.
Wichtig ist, frühzeitig zu prüfen, welche formellen und informellen Strukturen eingebunden werden können, wo Anpassungen notwendig sind und welche Verantwortungsträger frühzeitig beteiligt sein sollten. Ergänzend sollten Sie dokumentieren, wo Ihre Kommune aktuell steht, welche Herausforderungen bestehen, welche übergeordneten Ziele verfolgt werden und welche rechtlichen, finanziellen oder organisatorischen Grenzen zu beachten sind. So entsteht ein Vorhaben, das anschlussfähig geplant, ressourcenschonend umgesetzt und breit getragen werden kann.
#2 Ein strategisches Steuerungsgremium bilden
Smart-City-Projekte erfordern ein koordiniertes Zusammenspiel unterschiedlicher Akteure mit Entscheidungskompetenz, Prozesswissen und systemischer Perspektive. Ein strategisches Steuerungsgremium ist der erste Schritt zu wirkungsvoller Koordination. Seine Aufgabe besteht darin, unterschiedliche Interessen zusammenzuführen und eine gemeinsame Grundlage für Entscheidungen zu schaffen.
Entscheidend ist eine funktionale Mischung aus Politik, Verwaltung und kommunalen Unternehmen. Achten Sie bei der Auswahl darauf, Personen einzubeziehen, die zwischen Fachbereichen, Hierarchiestufen oder Institutionen vermitteln können. Gefragt sind vor allem Kommunikationsstärke, systemischer Überblick und internes Vertrauen. Vermeiden Sie konsequent die Besetzungen nach Dienstgrad. Entscheidend ist nicht, wer leitet, sondern wer verbindet. Außerdem sollten technische Fachleute frühzeitig einbezogen werden, um die Machbarkeit geplanter Maßnahmen realistisch beurteilen zu können.
#3 Fachbereiche einbinden
Smart-City-Projekte betreffen Querschnittsthemen. Wenn Abläufe, Zuständigkeiten oder Vorgaben einzelner Bereiche unberücksichtigt bleiben, entstehen Zielkonflikte, die das gesamte Vorhaben ausbremsen können. Um solche Blockaden zu vermeiden, müssen sich Projekte an den Handlungslogiken der Fachbereiche orientieren und nicht umgekehrt. Binden Sie Fachbereiche deshalb frühzeitig ein.
Zeigen Sie konkrete Mehrwerte auf, deuten Sie Projektziele in Fachziele um und nehmen Sie Ängste vor zusätzlicher Belastung ernst. Schaffen Sie dazu Austauschformate, die außerhalb des Tagesgeschäfts stattfinden und Raum für Reflexion sowie gemeinsame Lösungsansätze geben. Ob ein Projekt angenommen wird, entscheidet sich an der Beteiligung. Wer einbezogen ist, bringt Fachwissen ein und übernimmt Verantwortung. Wer hingegen nur informiert wird, verteidigt sich gegen Mehraufwand oder arbeitet nur ab. Nur wenn Fachbereiche sich im Projekt wiederfinden, wird Smart City zu einem gelebten, dynamischen Bestandteil der Verwaltungsrealität.
#4 Projektwissen sichern
In vielen Smart-City-Projekten liegt entscheidendes Wissen bei einzelnen Mitarbeitenden, Gremien oder Dienstleistern. Was viele dabei unterschätzen: Wenn zentrale Abläufe nicht intern dokumentiert werden, entsteht nicht nur Abhängigkeit, sondern operative Handlungsunfähigkeit bei Problemen, Personalwechsel oder Ausschreibungen.
Um dem vorzubeugen, sollte das Projekt von Beginn an auf strategische Wissenssicherung ausgelegt sein. Ziel ist ein institutionalisiertes Wissensfundament, auf das andere aufbauen können. Dazu sollte ein definiertes Kernteam aufgebaut werden, das Inhalte systematisch mitgestaltet und dokumentiert. Ergänzend sichern vertragliche Regelungen und gezielte Weiterbildung die langfristige Verfügbarkeit von Know-how.
#5 Externe Unterstützung gezielt einsetzen
Viele Projekte stoßen intern an Grenzen. Externe Unterstützung ist daher oft notwendig und sinnvoll. Achten Sie bereits bei der Ausschreibung darauf, dass externe Partner sich in kommunale Abläufe, Zuständigkeiten und Arbeitsweisen einfügen. Starten Sie frühzeitig Gespräche mit potenziellen Partnern. Wer externe Unterstützung erst spät hinzuzieht, riskiert Brüche in der Planung, doppelte Abstimmungen oder Verzögerungen bei der Umsetzung. Bedenken Sie dabei, dass auch bei ausgelagerter Umsetzung die Steuerung, Kontrolle und Verantwortung rechtlich bei der Kommune verbleiben. Wird dieser Anspruch nicht aktiv wahrgenommen, entstehen Haftungsrisiken und Legitimationsverlust.
#6 Bürgerperspektive frühzeitig einbeziehen
Zivilgesellschaftliche Gruppen und Bürgervertretungen sind zentrale Akteure, wenn es um die Legitimation und Akzeptanz kommunaler Projekte geht. Wer sie nur informiert, aber nicht beteiligt, riskiert Widerstände, Vertrauensverlust oder Maßnahmen, die später zurückgenommen oder korrigiert werden müssen.
Binden Sie Bürgervertretungen und zivilgesellschaftliche Gruppen deshalb frühzeitig ein. Prüfen Sie, welche Formate geeignet sind, um unterschiedliche Gruppen aktiv einzubinden. Formate wie Werkstattgespräche, begleitende Resonanzgruppen oder digitale Beteiligungsplattformen zur Ideensammlung und Befragung helfen dabei, unterschiedliche Perspektiven frühzeitig zu erfassen und Vertrauen aufzubauen. So lassen sich Bürgerbedarfe gezielt berücksichtigen, was die Qualität von Projekten erhöht und spätere Kommunikationsaufwände reduziert. Wichtig ist, dass Beteiligung nicht symbolisch bleibt, sondern Rückmeldungen auch sichtbare Wirkung entfalten können.
#7 Schrittweiße Einführung
Verzichten Sie bewusst auf den großen Wurf. Starten Sie mit einem kleinen, überschaubaren Projekt, damit Sie Strukturen testen, Beteiligung verankern und erste Erfolge sichtbar machen können. So sammeln Sie frühzeitig Erfahrungen, identifizieren Stolpersteine und entwickeln funktionierende Ansätze gezielt weiter.
Für die technische Umsetzung eignet sich besonders der Einsatz einer Low-Code-Plattform. Damit können Sie Anwendungen schrittweise entwickeln, bestehende Lösungen anpassen und zusätzliche Funktionen bei Bedarf ergänzen. Achten Sie bei der Auswahl technischer Lösungen auf Offenheit, Sicherheit und Erweiterbarkeit. Plattformen mit modularer Architektur helfen dabei, klein anzufangen und groß zu denken.
Lassen Sie uns über Ihr Projekt sprechen
Sprechen Sie uns gerne an. Wir nehmen uns Zeit für Ihre Fragen, entwickeln mit Ihnen realistische Handlungsmöglichkeiten und schaffen die Grundlage für eine tragfähige Umsetzung vor Ort.
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