Das Beste aus zwei Welten: Optimale Verknüpfung von Intrexx und M-Files
Als Unternehmen aus der Energiebranche setzt die abConsultants GmbH auf Digitalisierung, ein papierloses Büro und jederzeit verfügbare Informationen für alle Kunden und Mitarbeiter. Die schon verfügbaren Metadaten von M-Files konnten ganz einfach mit Intrexx verbunden werden - ein Riesenvorteil! So setzt das Unternehmen unter anderem Dokumenten-, Content- und Projektmanagement mit ausgezeichneter Qualität um.
Die Anforderung: Telefon und Excel durch ein smartes Buchungssystem ablösen
abConsultants war auf der Suche nach einer Software, mit der alle unternehmensrelevanten Informationen verwaltet und Projekte möglichst automatisiert abgewickelt werden können. Es sollten verschiedene bestehende Softwarelösungen durch eine neue, einheitliche und leistungsfähige Software abgelöst werden. Schwerpunkte bildeten dabei neben allgemeinen Themen wie der Verwaltung der Mitarbeiter und der Urlaubsplanung vor allem die Kundenverwaltung, Projektabwicklung sowie die Erstellung und Verfolgung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Bestellungen bei Zulieferern. Schnell war klar: Mit Intrexx lassen sich alle diese Anforderungen mit einer Software erfüllen. Vor allem die Flexibilität und hohe Integrationsfähigkeit der Software hat abConsultants von Anfang an überzeugt.
Der Aufbau eines ersten individuellen und leistungsstarken Portals hat insgesamt nur ca. drei Monate gedauert. Seit der Einführung wurde das Portal sukzessive um weitere Funktionen erweitert. Dabei führt vor allem die starke Verzahnung der Kundenverwaltung und des Auftragswesens mit dem Projektmanagement zu einer großen Erleichterung in der Abwicklung von Projekten. Über ein detailliertes Reporting ist zudem der aktuelle Stand von Aufträgen und Projekten jederzeit für die Geschäftsleitung und die Projektmanager abrufbar. Die gesamte Kommunikation, die zu einem Projekt anfällt, wird als Gesprächsnotiz, E-Mail oder Dokument im Portal gespeichert.
Über den Exchange Connector werden, dank Low Code eingehende E-Mails zu Projekten automatisiert mit Metadaten zum Kunden, Ansprechpartner und Projekt versehen und über den M-Files Connector als Dokument gespeichert. Ebenso werden alle Dokumente, die im Rahmen des Projektes entstehen, über Intrexx in M-Files abgelegt. Alle Metadaten zu Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Mitarbeitern und Dokumentkategorien werden ausschließlich in Intrexx gepflegt und mit M-Files synchronisiert. Für die Bearbeitung der Dokumente werden die Workflows von M-Files genutzt, wobei alle M-Files-Aufgaben für Mitarbeiter wie z. B. das Prüfen von Dokumenten auch in Intrexx angezeigt werden und dort direkt aufrufbar sind.
Für alle Dokumente wird die jeweils aktuelle Version in Intrexx angezeigt. Sie ist direkt in M-Files aufrufbar. Damit werden die Vorteile beider Systeme in idealer Weise genutzt. Mit M-Files steht eine moderne, professionelle Dokumenten Management Software zur Verfügung, die automatische Versionierung, perfekte Integration in MS Office und den Zugriff auf Dateien in Netzverzeichnisse bietet. Über den M-Files Connector können diese Möglichkeiten auf alle Dokumente in Intrexx übertragen werden. Wird z. B. ein Projektdokument in Word erstellt und in M-Files gespeichert, steht dieses Dokument in Intrexx automatisch beim Projekt bzw. Kunden zur Verfügung. Wenn Metadaten für das Dokument in der Low-Code-Plattfrom Intrexx geändert werden, wird das mit dem Speichern in Intrexx auch in M-Files synchronisiert. Bei einer Suche nach Dokumenten in Intrexx wird automatisch die M-Files Suche verwendet.
Die dort gefundenen Dokumente werden in Intrexx angezeigt. Wenn ein Projektbericht zur Prüfung in M-Files eingestellt wird, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Nachricht und kann dies über die in Intrexx angezeigte Aufgabe erledigen.
Referenzkundenzitat
„Als Ingenieurbüro wollen wir unsere Prozesse so gestalten, dass wir mit unserem papierlosen Büro zu jeder Zeit und an jedem Ort aussagefähig gegenüber unseren Kunden und unseren Mitarbeitern sind. Eine Verknüpfung von Intrexx und M-Files durch PortalConsult bietet uns heute ein optimales DMS, CMS, Projektmanagement, Sales-Management-System und Controlling-Instrument. Es dient nicht nur als Ablage, sondern trägt durch Workflow-Prozesse, Berechtigungen und Revisionsverfolgung stark zur Qualitätssteigerung und -sicherung bei.“
Über abConsultants
abConsultants begutachtet Lärmsituationen und sorgt während der Planung von Immobilien, Wohngebieten oder Industrie- und Freizeitanlagen für angemessenen Schallschutz. Mithilfe von High-End-Technik identifiziert abConsultants Schallquellen innerhalb kürzester Zeit. Mit leistungsfähiger Software werden akustische Situationen simuliert.
Aus den Mess- und Berechnungsergebnissen entwickelt das Unternehmen Strategien für aktiven und passiven Lärmschutz und eine angemessene akustische Behaglichkeit.
dauerte das Projekt von der ersten Konzeption bis zur Fertigstellung des individuellen Portals
gehören zum Kerngeschäft: Bau- und Raumakustik, sowie Immisionsschutz
Digitalisierung mit Intrexx
Mithilfe unserer Low-Code-Development-Plattform Intrexx wurde ein wesentlicher Fortschritt bei der Digitalisierung des Unternehmens erreicht. Kein Wunder, dass die Geschäftsleitung und Mitarbeiter von abConsultants stolz auf ihr Portal sind.
