Über Stadtwerke Gießen AG (SWG)

Die Stadtwerke Gießen AG (SWG) sind der regionale Energieversorger der Stadt Gießen und der Region Mittelhessen. Sie beliefern rund 190.000 Menschen mit Strom, Erdgas und Fernwärme. Darüber hinaus liefern sie hochwertiges Trinkwasser an verschiedene Städte und Gemeinden in der Region und die Nahverkehrsdienstleistungen stellen die Mobilität vieler Menschen sicher.

Klimafreundliche Strom- und Wärmeerzeugung in Gießen

Die Gießener Energiewende hat schon lange vor Fukushima und dem nachfolgenden Atomausstieg begonnen. Denn die Stadtwerke haben vor mehr als 30 Jahren begonnen, auf eine dezentrale und klimafreundliche Strom- und Wärmeerzeugung in Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen (KWK-Anlagen) umzustellen. Die Haushaltskunden werden heute zu 100 Prozent mit Ökostrom versorgt.

Effizientere Datenhaltung durch Unified Archiving mit „dghyparchive

Um Dokumente aus verschiedenen Systemen zu zentralisieren und somit die Datenhaltung effizienter und leichter zu gestalten, führten die Stadtwerke Gießen die Unified-Archiving-Lösung „dg hyparchive“ ein. Die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen machten Lust auf mehr: Immer lauter wurde der Ruf aus den Fachabteilungen danach, bestimmte Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Portallösung mit Anbindung an dg hyparchive und SAP-Systeme

Der Wunsch war es, Informationen und Workflows auf einer einheitlichen Oberfläche abbilden zu können. Schnell war klar, dass sich eine Portal-Lösung hierzu eignet. Die Haupt-Anforderung an die neue Lösung war, dass sie sich in „dg hyparchive“ integrieren lässt und gleichzeitig die Anbindung der SAP-Systeme der Stadtwerke ermöglicht.

Referenzkunden-Zitat

„Mit Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne Mehraufwand für die Anwender.”

Tumadj Majidian, Projektleiter bei den Stadtwerken Gießen

Der Case in Zahlen

190.000 Menschen versorgen die Stadtwerke Gießen mit Strom, Gas und Wärme. Das erfordert einen großen Verwaltungsaufwand, an dem viele Menschen, Daten und Dokumente beteiligt sind. Dank des Intrexx-Portals ist es in Gießen nun möglich, der Belegschaft zu jedem Zeitpunkt und an jedem Ort Zugriff auf die benötigten Unterlagen zu bieten, Prozesse zu verschlanken und so Zeit und Geld zu sparen.

40k
Euro

Einsparung durch die Anpassung der Druckverwaltung im Intrexx-Portal

4.000
Euro

Einsparung durch Übergabe von Sammelrechnungen an einen Druck-Dienstleister

5
Anwender

probierten das Intrexx-Testsystem vor der Kaufentscheidung aus

100
Prozent

Ökostrom stellen die Stadtwerke Gießen für ihre Kunden her.

Intrexx überzeugt Stadtwerke Gießen bei Produktpräsentation

Das strategische Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, der die Angestellten der Stadtwerke optimal bei ihren Tätigkeiten unterstützt. So testete man verschiedene Lösungen. Im Rahmen einer Produktpräsentation fiel die Wahl schließlich auf Intrexx. „Das System konnte uns voll und ganz überzeugen. So entschlossen wir uns, das Projekt weiter voranzutreiben“, kommentiert Projektleiter Tumadj Majidian von den Stadtwerken Gießen.

Intrexx übernimmt generierte Felder nach SAP

So installierte man schließlich ein Testsystem für fünf Anwender. Ab diesem Zeitpunkt ging dann alles ganz schnell. Zusammen mit dem Hersteller der Lösung ging es an die Entwicklung einer Schnittstelle zu „dg hyparchive“. Gleichzeitig erweiterte „dataglobal“ seine „dg-connect-Schnittstelle“. Auf diese Weise ist es möglich, die in Intrexx generierten Felder direkt nach SAP zu übernehmen.

Intrexx-Applikationen als Datenmasken

Durch die Verknüpfung von „dg hyparchive“, Intrexx und SAP wurde ein Portal aufgebaut, das alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenbringt. Die mit Intrexx erstellten Applikationen dienen dabei als Eingabemaske für Daten, die in dg hyparchive abgelegt werden.

Portal-Lösung senkt Hemmschwelle zu moderner IT

Tumadj Majidian sieht in der Einführung der Portal-Lösung einen großen Schritt in der Digitalisierung der Stadtwerke: „Dadurch haben wir bei den Mitarbeitern die Hemmschwelle zu modernen IT-Verfahren drastisch reduziert. Die digital abgebildeten Prozesse laufen sehr elegant und komfortabel ab. Ohne die Portal-Lösung hätten die Stadtwerke diese Aufgaben nicht bewältigen können.“

Low-Code-Plattform verbessert interne Kommunikation

Durch die Einführung der Low-Code-Plattform Intrexx konnte die interne Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Tumadj Majidian zufolge arbeiten die Mitarbeiter sehr gerne mit dem System, da es merkliche Arbeitserleichterungen bringt.

Applikationsentwicklungdank Low Code ohne IT-Kenntnisse
Zusammen mit den Fachabteilungen entwickelte man verschiedene Anwendungen, um die jeweiligen Abläufe zu unterstützen. Dank Low Code konnten auch Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund ihr Know-how direkt in die Applikationsentwicklung einfließen lassen. Dadurch wurden kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Vorgänge ermöglicht.

Anpassungendank Low Code schnell umsetzen

Ein Beispiel für schnellere Vorgänge ist die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die automatisierte Rücklaufverwaltung von Verträgen. Durch diesen Prozess können die Stadtwerke Gießen schneller auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren. Die einzelnen Abteilungen bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Plattform ein und dürfen ihre Anforderungen formulieren. Tumadj Majidian ist sich sicher: „Es trägt zum großen Erfolg des Gesamt-Systems bei, dass wir Anpassungswünsche schnell und kurzfristig umsetzen können.“

Applikationsentwicklung mit Fachabteilungen über das Portal

Ein weiteres Beispiel für eine Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung realisiert wurde, ist das Projekt „Drucksteuerung und Zusammenfassung von Turnusrechnungen“. Hierbei ging es, vereinfacht gesagt, darum, Druck- und Portokosten zu sparen. Mehrere Dokumente (sogenannte Turnusrechnungen) fasst man dazu zusammen und sendet sie kumuliert an die Kunden. Allein eine Anpassung des entsprechenden SAP-Scripts für die Druckverwaltung hätte 40.000 Euro gekostet. Daher wurde die Lösung über das Portal realisiert. Die von SAP gedruckten Turnusrechnungen werden an das Portal übergeben.

Digital Workplace auf Intrexx-Basis: deutliche Einsparungen
In der Portal-Lösung werden die Sammelrechnungen zusammengefügt, von der Fachabteilung die Druckspools freigegeben und an den Druck-Dienstleister übertragen. Der monatliche Einsparbetrag durch diesen Prozess liegt bei 4.000 Euro an Portokosten. Über das Portal werden die Rechnungen abschließend in „dg hyparchive“ abgelegt, während gleichzeitig die Erstellung einer Verknüpfung zu den archivierten Rechnungen in SAP erfolgt. Wie dieses Anwendungsbeispiel zeigt, verbessert der Digital Workplace auf Basis von Intrexx und „dg hyparchive“ nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen, sondern ermöglicht deutliche Kosteneinsparungen.

Eigene Anwendungenrunden digital Workplace ab

Der Digital Workplace der Stadtwerke Gießen wird durch einige weitere webbasierte Anwendungen abgerundet. Diese sollen das tägliche Arbeiten vereinfachen und die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen fördern. Dazu zählen unter anderem gemeinsame Kalender, das Dokumentenarchiv, eine Wissensdatenbank, Unternehmens-Organigramme sowie die Verwaltung von Formularen und Arbeitsmitteln.

Verbindung von „dg hyparchive“ und Intrexx eine gute Entscheidung

Aufgrund der guten Erfahrungen sind schon neue Projekte geplant, etwa eine neue Vertragsverwaltung. Darüber hinaus sind die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die Möglichkeit der direkten Bearbeitung von E-Mails in SAP vorgesehen. Tumadj Majidian zeigt sich zufrieden mit der Entscheidung für die Verbindung von „dg hyparchive“ und Intrexx: „Mit der Portal-Lösung Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der beiden Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne dass der Anwender dadurch einen Mehraufwand hat.“