Über die Senatsverwaltung der Finanzen

Was in Flächenländern die Ministerien sind, ist in Berlin der Senat. Er gliedert sich in zehn Senatsverwaltungen, die den jeweiligen Senatoren unterstehen. Eine davon ist die Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin). Sie beschäftigt rund 580 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und kümmert sich unter anderem um Landesbeteiligungen, Landesvermögen, Haushalt, Finanzpolitik und Steuerverwaltung.

Digitalisierung und Demografie fordern SenFin heraus

Der demografische Wandel ist eine der zentralen Herausforderungen der SenFin. Er macht es zunehmend schwieriger, geeignete Fachkräfte zu finden, um die ausscheidenden Mitarbeiter zu ersetzen. Herausfordernd ist auch die Digitalisierung der Arbeitswelt, für öffentliche Verwaltungen verbindlich durch das E-Government-Gesetz geregelt.

Digitale Akte und Portallösung für den Digital Workplace

Um diesen Herausforderungen gerecht zu werden, sollte die IT-Landschaft der SenFin modernisiert und erweitert werden. Neben der Einführung einer elektronischen Akte umfasste der Plan auch eine Portallösung. Von der Einführung eines Digital Workplace erwartete man sich unter anderem digitalisierte und vereinfachte Prozesse. Zudem wollte sich die Behörde dadurch als attraktiverer Arbeitgeber positionieren.

Moderne Arbeitsformen wie das Homeoffice ermöglichen
Rund 25.000 Verwaltungs-Mitarbeiter werden in Berlin in den kommenden Jahren in den Ruhestand gehen. Das bringt ein zentrales Problem mit sich: Es droht ein immenser Verlust von Sachkenntnis, wenn erfahrene Mitarbeiter wegfallen. Zudem muss das Personalmanagement die Verwaltungsarbeit für junge Menschen attraktiver machen. Dafür sind flexible Angebote wie das Homeoffice wichtig, um etwa die Vereinbarkeit von Familie und Beruf zu erhöhen.

Intrexx Gold Partner

Das Spezialgebiet der moysies & partners GmbH sind Digitalisierungsprozesse im Gesundheitswesen und in der öffentlichen Verwaltung. Gute Branchenkenntnisse machen es dem Unternehmen möglich, fachspezifische Prozesse als Anwendung oder Portallösung zu konzipieren und agil umsetzen.

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Referenzkunden-Zitat

„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“

Ralf Meyer, Referent E-Government und Wissensmanagement, SenFin

Wissen sammeln und teilen dank Intrexx-Plattform

Der Digital Workplace mit integrierten Applikationen zur Förderung von digitalisierten Geschäftsprozessen und zum Wissensmanagement erfüllt diese Anforderungen. Daher hat die SenFin eine solche Plattform basierend auf der Software Intrexx aufgebaut. Ralf Meyer, Referent für E-Government und Kommunikation, sieht vor allen in der integrierten Social-Collaboration-Komponente ein mächtiges Werkzeug: „Damit können wir Wissen direkter und unkomplizierter sammeln und teilen als durch FAQs oder herkömmliche Foren. Gerade wenn viele Mitarbeiter ausscheiden und die Nachfolge nicht direkt geregelt ist, ist das unheimlich praktisch.“

Anfängliche Vorbehalte gegenüber Plattform-Einführung
Meyer räumt ein, dass bei der Einführung der Plattform teils Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber der neuen Technik vorhanden gewesen seien. Das aber sei völlig normal, weil Mensch und Technik grundsätzlich in Wechselwirkung zueinander stünden. Aus diesem Grund war es dem Team von Ralf Meyer besonders wichtig, mit gezielten Maßnahmen wie Einführungsveranstaltungen die Beschäftigten an das Thema heranzuführen.
Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert eine weitreichende Vernetzung der Kompetenzen über alle Abteilungen hinweg.

Wesentliche Anforderungen des E-Governments erfüllt

Erfolgsfaktoren wie Wissen und Erfahrung, aber auch Kreativität gewinnen in der Verwaltungsarbeit immer mehr an Wert. Daher legte die SenFin großen Wert darauf, mit der Einführung des Digital Workplace auch eine Kultur der konstruktiven Kommunikation zu schaffen.
Damit ist auch ein wesentliches Werkzeug vorhanden, welches für die Umsetzung der Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes erforderlich ist.

Interne Geschäftsprozesse digital abbildbar

Das impliziert auch, dass neben der bereits eingebundenen elektronischen Akte die per Gesetz zu digitalisierenden internen Geschäftsprozesse digital abgebildet werden können. So werden seit dem 1. Januar 2017 Haus weit sämtliche Urlaubsanträge über die sogenannte „UrlaubsApp“ mit den erforderlichen Genehmigungen elektronisch abgewickelt.

SocialCollaboration: Plattform als Wissensdatenbank
Durch die Social-Collaboration-Komponente des Digital Workplace wird jeder Mitarbeiter zum potenziellen Redakteur. Dadurch ist die Plattform wesentlich dynamischer als ein klassisches, CMS-basiertes Intranet mit einer zentralen Redaktion. Wissen, das aus Gruppendiskussionen oder Pinnwand-Beiträgen hervorgeht, steht langfristig zu Verfügung. So kann Fachwissen auch aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen dienen.

Wissensmanagement: United Planet erstellt individuelle App
Um das Wissen, das im Collaboration-Umfeld generiert wird, zu ordnen, optimal zu nutzen und auch für den späteren Zugriff zu archivieren, wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller United Planet eine individuelle Applikation erstellt. Durch dieses Entwicklungskonzept „von der Verwaltung für die Verwaltung“ ist gewährleistet, dass alle benötigten Funktionen vorhanden sind und die Anwendung sich leicht in den Arbeitsalltag der Behörden integrieren lässt.

Digital Workplace: Social Collaboration schafft „Wir-Gefühl“
Ein weiterer positiver Effekt, der sich seit Einführung der Social-Collaboration-Plattform beobachten lässt, ist, dass sie Personen mit ähnlichen Interessen zusammenbringt und so ein „Wir-Gefühl“ schafft. Eine der momentanen Herausforderungen besteht darin, kompetente Nachwuchskräfte für die administrative Arbeit zu begeistern. Der Digital Workplace hilft Verwaltungen dabei, den Anforderungen der jungen Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer frischen Unternehmenskultur gerecht zu werden.

Attraktiver Arbeitgeber dank Digitalisierung
Die Behörden können sich durch die Digitalisierung und deren vielfältige positive Auswirkungen als attraktiver Arbeitgeber präsentieren. Gleichzeitig sei für Nachwuchskräfte aber auch der Umgang mit der Technik ganz selbstverständlich. Das wiederum fördert längerfristig die Flexibilität und die Offenheit der gesamten Organisation gegenüber Innovationen.

Digital Workplace: on-premises statt in der Cloud
In der Administration spielen oftmals sensible Daten eine Rolle. Im Fall der SenFin wurde entschieden, die Digital-Workplace-Lösung on-premise statt in der Cloud zu hosten. Ralf Meyer kommentiert die Entscheidung so: „Da die Daten in unserem Portal nicht anonymisiert sind, ist Datenschutz hier ein besonders großes Thema. Bei uns liegen die Daten auf eigenen Servern und wir sind daher nicht gezwungen, die Daten herauszugeben.“

Authentifizierung durch eID-Funktion des Personalausweises
Zudem hat die Behörde eine besondere Authentifizierungsmethode erarbeitet, die auf die eID-Funktionalität des neuen Personalausweises (nPA) zurückgreift. Die recht preiswerte Lösung erfordert lediglich ein Kartenlesegerät und die Aktivierung der eID-Funktion des nPA und ermöglicht den Mitarbeitern einen sicheren Zugang zum Portal. Egal von wo. Die Mitarbeiter profitieren von größerer Flexibilität – sie können selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Ohne Beeinträchtigung der Sicherheit können sie damit auch von zu Hause an der behördeninternen Kommunikation teilnehmen und informiert bleiben.

Externer Zugang zum System für Familienfreundlichkeit

Die Senatsverwaltung verfolgt mit der Bereitstellung des externen Zugangs das Ziel, zu einem noch familienfreundlicheren und auch für junge Menschen attraktiven Arbeitgeber zu werden.
Die Authentifizierungsmethode greift auf Geräte des Marktführers für Chipkartenleser, REINER SCT, zurück. Die Software dahinter wurde zusammen mit United Planet und der IT- und Managementberatung Moysies & Partner entwickelt

Digitalisierung von Prozessen spart Zeit und Geld
Mit dem Digital Workplace macht die SenFin nicht nur Informationen besser zugänglich. Ein anderer zentraler Vorteil: Zeiteinsparungen durch die Digitalisierung von Prozessen.
Heute werden verschiedene regelmäßig ablaufende Arbeitsprozesse in Applikationen des Digital Workplace abgebildet.

Hohe Einsparungen durch Digitalisierung von Prozessen

Ralf Meyer ist begeistert von den Arbeitserleichterungen, die durch den Digital Workplace möglich wurden: „Durch die Digitalisierung von Prozessen sparen wir sehr viel Zeit und damit auch Kosten. Selbst bei scheinbar kleinen Abläufen wie dem Urlaubsantrag, der nun digital statt auf Papier gestellt wird, sparen wir schnell 30.000 bis 40.000 Euro pro Jahr ein.“

Digitale Urlaubsanträge sparen mindestens 1066 Arbeitsstunden

Eine interne ROI-Bewertung ergab, dass der Prozess von der Beantragung einschließlich Prüfung der Plausibilität und der Verfügbarkeit eines Vertreters heute sechs Minuten dauert. Früher, als die Anträge noch auf Papier gestellt, per Hauspost verschickt und Abwesenheiten in den Wandkalender eingetragen wurden, dauerte das 22 Minuten. Bei mehr als 500 Mitarbeitern und 8 bis 10 Vorgängen im Jahr macht allein das schon mindestens 64000 Minuten – mehr als 1066 Stunden Arbeitszeit.

Digitalisierung der Verwaltung: weitere Prozesse folgen
Neben dem Urlaubsantrag bildet die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin sukzessiv weitere Prozesse elektronisch im Digital Workplace ab. Sitzungsraumbuchungen, Materialbestellungen und Fortbildungsanträge sind weitere Beispiele für digitale Prozesse, die ressourcensparend und prozessbeschleunigend realisiert wurden. Die Digitalisierung der Verwaltung hat damit nachhaltig begonnen.

Alle Informationen aus verschiedenen Quellen auf einer Oberfläche
Ein wichtiger Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes der SenFin ist es, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen auf einer zentralen Oberfläche angezeigt werden. Dadurch müssen die Mitarbeiter weniger oft zwischen verschiedenen Programmen wechseln.
Die Einbindung von Daten aus Drittsystemen geschieht unkompliziert mithilfe der verfügbaren Konnektoren. Auf einem Blick sind Termine, neueste Mails und auch Supportmeldungen aus dem IT-Bereich ersichtlich.

Benutzer-Oberfläche ermöglicht Zugriff auf E-Akte
Auch ein Zugriff auf die E-Akte ist direkt aus der Benutzer-Oberfläche des Digital Workplace heraus möglich. Die Mitarbeiter erhalten dadurch eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen. Alle benötigten Prozesse und Daten sind auf der zentralen Plattform versammelt. So finden die Beschäftigten schneller, was sie suchen, werden weniger abgelenkt und erledigen ihre Aufgaben schneller und leichter.

Fazit: Mit Intrexx zum modernen Serviceanbieter
Die Senatsverwaltung für Finanzen verfolgte mit der Einführung der Plattform unterschiedliche Ziele. Die interne Kommunikation sollte verbessert und die Attraktivität für junge Bewerber gesteigert werden. Gleichzeitig sollte die Lösung Prozessoptimierungen ermöglichen sowie ortsungebunden und sicher erreichbar sein. Aufgrund dieses Anforderungsprofils entschied man sich, einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz mit der Software Intrexx aufzubauen.

Gelebte Verwaltungsmodernisierung: Plattform ist flexibel erweiterbar
Projektleiter Ralf Meyer ist glücklich mit der Entscheidung: „Es gelang uns innerhalb kurzer Zeit, eine moderne Arbeitsumgebung zu etablieren und eine konstruktive Kommunikationskultur im integrierten Social Intranet zu schaffen.“ Indem sich die Plattform flexibel um gewünschte Funktionen erweitern lässt, können die verwaltungseigenen Prozesse gezielt digitalisiert werden. Der direkte Zugriff auf die E-Akte aus dem Digital Workplace heraus und die Authentifizierung mithilfe der eID-Funktion des nPA runden das Gesamtpaket ab und stehen für gelebte Verwaltungsmodernisierung.