Viele Bistümer sehen sich derzeit mit der Frage konfrontiert, wie sie ihre digitalen Verwaltungsprozesse effizienter und zukunftsfähiger gestalten können. Die bisher genutzten Softwarelösungen werden entweder eingestellt oder sind nicht mehr in der Lage, den Anforderungen einer modernen, flexiblen Verwaltung gerecht zu werden. Die Veröffentlichung von Gottesdiensten, die Verwaltung von Stipendien oder die Abrechnung von Intentionen sind nur einige Beispiele für die Aufgaben, die zuverlässig, transparent und benutzerfreundlich abgebildet werden müssen. Doch viele bestehende Lösungen stoßen an ihre Grenzen und schaffen neue Abhängigkeiten.
Die jetzige Situation zeigt eindeutig: Es ist an der Zeit, nicht nur nach einem bloßen Ersatz für veraltete Systeme zu suchen, sondern den Moment zu nutzen, um die Prozesse grundlegend zu überdenken und auf wirklich zukunftsfähige Lösungen umzustellen.
Der Wandel: Warum viele aktuelle Lösungen nicht mehr ausreichen
Die bisherigen Out of the Box Softwarelösungen haben ihren Dienst über Jahre hinweg zuverlässig geleistet. Sie haben zentrale Aufgaben wie Gottesdienstplanungen, Intensionsverwaltung und Spendenabwicklungen abgedeckt und waren für viele Gemeinden eine vertraute Grundlage. Doch mit der Zeit zeigen sich deutliche Schwächen: Viele dieser Systeme sind nicht mehr flexibel genug, um mit den steigenden Anforderungen mitzuhalten. Sie sind oft unübersichtlich, schwer erweiterbar und setzen Gemeinden in eine Abhängigkeit von veralteten Technologien.
Die Verwaltung in Bistümern muss jedoch heute mehr leisten: Sie muss skalierbar, flexibel und vernetzt arbeiten können. Es braucht Lösungen, die nicht nur Aufgaben abbilden, sondern die gesamten Verwaltungsprozesse effizient und miteinander verbunden gestalten. Nicht als Standardlösung - sondern flexibel, einfach und individuell anpassbar für jedes Bistum.
Was ist nötig? Anforderungen an die digitale Verwaltung der Zukunft
Für Bistümer bedeutet dies, dass sie eine Lösung brauchen, die weit mehr als die Erfassung von Terminen und Daten leisten kann. Die Anforderungen an moderne digitale Verwaltungsplattformen sind hoch:
Eine flexible und rollenbasierte Nutzerführung, die es ermöglicht, bei Wechsel von Zuständigkeiten oder Einsatzorten problemlos Übergaben durchzuführen.
Zentralisierte Datenhaltung, die über verschiedene kirchliche Einheiten hinweg funktioniert, ohne dass für jede Gemeinde ein eigenes System erforderlich ist.
Die Integration in bestehende IT-Landschaften durch standardisierte Schnittstellen, um eine durchgängige Nutzung zu gewährleisten.
Erweiterbarkeit, die es erlaubt, das System an zukünftige Bedürfnisse anzupassen, ohne das gesamte System neu aufbauen zu müssen.
Diese Anforderungen lassen sich nicht mit kurzfristigen Lösungen abdecken. Sie erfordern Systeme, die dynamisch und zukunftsfähig sind.
Ein möglicher Weg: Ingenius & Intrexx
Die technische Grundlage bildet Intrexx, eine Low-Code-Umgebung, auf der Prozesse modelliert und erweitert werden können. Darauf setzt Ingenius als spezialisierte Lösung auf, entwickelt für die Anforderungen kirchlicher Verwaltung. Gemeinsam ermöglichen sie eine Umsetzung, bei der bestehende Abläufe nicht ersetzt, sondern sinnvoll weitergeführt und ausgebaut werden können. So entsteht eine gemeinsame Struktur, die Raum für Unterschiede lässt und dennoch zusammenhängend bleibt.
Ingenius bildet dabei zentrale kirchliche Verwaltungsprozesse bereits im Standard ab. Dazu gehören unter anderem die Erfassung und Abrechnung von Intentionen, die Verwaltung von Stipendien, die Planung von Gottesdiensten und der Einsatz im Veranstaltungsbereich. Auch Kassenbuch, Rechnungsverwaltung und Raumbelegung sind als fertige Module verfügbar. Zuständigkeiten, Rollen und Datenflüsse lassen sich dabei flexibel definieren, ohne für jede Pfarrei ein eigenes System betreiben zu müssen. Die Anwendungen greifen auf gemeinsame Datenstrukturen zu und bleiben trotzdem flexibel anpassbar.
Vom Pflichtprojekt zur Zukunftschance
Wer heute auf eine flexible und skalierbare Plattform setzt, schafft nicht nur eine Lösung für den aktuellen Bedarf, sondern eine Grundlage für zukünftige Entwicklungen.
Mit Intrexx lassen sich datenbasierte Anwendungen gezielt aufbauen, Prozesse abbilden und bei Bedarf weiterentwickeln. Formulare können interaktiv gestaltet, Informationen zentral erfasst und automatisiert verarbeitet werden. Darauf aufbauend eröffnen sich weitere Möglichkeiten. Dazu gehören Funktionen zur strukturierten Dokumentenverwaltung, zur rollenbasierten Rechtevergabe, zur Auswertung laufender Vorgänge oder zur Zusammenarbeit mit externen Stellen.
Diese Möglichkeiten müssen nicht sofort genutzt werden. Entscheidend ist, dass sie bereitstehen, wenn der Bedarf entsteht. Und genau darin liegt der Unterschied.
Fazit: Eine neue Lösung für alte und neue Anforderungen
Der Umstieg von einer Out of the Box Software auf eine moderne, skalierbare digitale Lösung ist mehr als nur eine Reaktion auf technische Notwendigkeiten. Es ist eine Chance zur Neuausrichtung der gesamten Verwaltungsstruktur. Wer sich jetzt für eine innovative Lösung wie Intrexx entscheidet, legt nicht nur den Grundstein für eine zuverlässige Lösung der aktuellen Aufgaben, sondern schafft auch die Grundlage für eine zukunftsfähige Verwaltung.
Es geht nicht nur darum, möglichst viele Funktionen zu integrieren, sondern ein durchdachtes, flexibles System zu schaffen, das den Anforderungen von heute gerecht wird und sich für die Herausforderungen von morgen rüstet.
Vertiefung gewünscht?
In unserer Webinar-Aufzeichnung zeigen wir, wie sich digitale Verwaltungsprozesse in Bistümern konkret umsetzen lassen. Zu den Themen gehören unter anderem die Intensionsverwaltung und die Veröffentlichung von Gottesdiensten, die mit der fertigen Low-Code-App Ingenius schnell und einfach integriert werden können. Diese Lösung basiert auf Intrexx und bietet eine schnell einsetzbare Plattform für grundlegende Verwaltungsprozesse.
Ein Beispiel für eine individuell entwickelte Lösung ist die Assetverwaltung des Bistums Augsburg, das bereits über 100 maßgeschneiderte Applikationen mit Intrexx entwickelt hat und diese täglich im Einsatz hat. Im Durchschnitt werden jährlich 5 neue Anwendungen hinzugefügt – flexibel, skalierbar und anpassbar dank der Low-Code-Technologie von Intrexx. Diese Kombination aus fertigen Apps wie Ingenius und maßgeschneiderten Lösungen bietet Bistümern einen einzigartigen Mehrwert, da sie sowohl Standardprozesse effizient abbilden als auch individuelle Anforderungen flexibel umsetzen können.
