Kliniken, medizinische Einrichtungen, die Sozialwirtschaft und diakonische Träger stehen unter wachsendem Druck, Dokumentationen und Qualitätsnachweise effizient zu steuern. Die Komplexität der Anforderungen lässt sich mit analogen Mitteln kaum noch zuverlässig bewältigen. Im Arbeitsalltag gelingt es jedoch selten, bestehende Anforderungen in automatisierte Abläufe zu übertragen, um operative Belastungen und Haftungsrisiken gezielt zu reduzieren.
Die Intrexx QM-Suite
An diesem Punkt knüpft die QM-Suite unseres langjährigen Partners ipro Consulting an. Die Lösung ist vollständig in das Intrexx-Portal integrierbar und umfasst sieben sofort einsatzbereite Anwendungen für das digitale Qualitätsmanagement.
Die sieben Anwendungen im Überblick
Prozessvisualisierung
Wichtige Abläufe wie Patientenaufnahme, Onboarding oder Gefahrenmanagement werden grafisch dargestellt und revisionssicher dokumentiert. Verantwortliche behalten den Überblick und können Prozesse zentral pflegen, standardisieren und weiterentwickeln.
Risikomanagement
Hygiene, Patientensicherheit, Infektionsschutz und Qualitätssicherung lassen sich systematisch abbilden und überwachen. Die Anwendung macht Risiken frühzeitig sichtbar, unterstützt bei der Bewertung und verknüpft diese direkt mit passenden Maßnahmen. So entsteht ein dynamischer Überblick über alle risikobehafteten Prozesse.
Auditmanagement
Zur strukturierten Erfassung und Bearbeitung von Rückmeldungen aus dem Arbeitsalltag. Verbesserungsvorschläge werden automatisch weitergeleitet, priorisiert und in konkrete Maßnahmen überführt, um bestehende Abläufe gezielt zu optimieren.
Rückmelde- und Verbesserungswesen
Eingehendes Feedback wird strukturiert erfasst, automatisch weitergeleitet und in konkrete Verbesserungsmaßnahmen überführt. Die Anwendung unterstützt bei der Priorisierung, Umsetzung und Kontrolle von Verbesserungsmaßnahmen und sorgt für eine lückenlose Nachverfolgung.
Dokumentenlenkung
Arbeitsanweisungen, Qualitätsvorgaben oder Hygienevorschriften werden versionssicher gesteuert. Alle Dokumente durchlaufen klar definierte Prüf- und Freigabeprozesse und stehen berechtigten Personen aktuell und nachvollziehbar zur Verfügung.
Maßnahmenmanagement
Anforderungen wie Versorgungskontrolle, Infektionsschutz oder Pflegequalität lassen sich zentral steuern und nachvollziehbar umsetzen. Maßnahmen werden Verantwortlichen zugewiesen, mit Fristen versehen und automatisch überwacht.
Organisationshandbuch
QM-Handbücher, ISO-Dokumente und ISMS-konforme Inhalte sind an einer zentralen Stelle strukturiert abgelegt. Aktualisierungen werden versioniert und Inhalte rollenbasiert bereitgestellt.
Fallbeispiel: Euregio-Klinik – Dokumentenmanagement in Rekordzeit
Die Euregio-Klinik stand vor einer Herausforderung, die viele Einrichtungen kennen: Mehr als 500 QM-Dokumente nach DIN EN ISO 9001 mussten regelmäßig geprüft, freigegeben und verteilt werden. Die gesamte Pflege und Steuerung der QM-Dokumente lag bei nur zwei Personen, die dabei auf Excel und E-Mail angewiesen waren. Im Rückblick wirkt das erstaunlich zeitintensiv und fehleranfällig.
Um diesen Aufwand künftig zu vermeiden, wurde das Qualitätsmanagement digital neu aufgestellt. Die Lösung bestand aus einer Kombination des Intrexx Intranets mit der QM Suite von ipro Consulting. Innerhalb einer Woche war die Plattform konfiguriert, in das bestehende System integriert und einsatzbereit.
Heute profitiert die Klinik von:
zentralem Zugriff auf über 1.000 Dokumente
klar geregelten Zugriffsrechten
standardisierten Prozessen (ohne doppelte oder veraltete Dateistände)
Warum sich ein digitales QM lohnt
Wer auf digitale Qualitätssicherung setzt, spart nicht nur Zeit im Tagesgeschäft. Digitale Systeme schaffen stabile Rahmenbedingungen, auf denen sich Organisationen sicher weiterentwickeln können. Komplexe Abläufe lassen sich bereichsübergreifend koordinieren, Zusammenhänge werden sichtbar und Standards verbindlich verankert. Das verbessert nicht nur einzelne Prozesse, sondern stärkt das Zusammenspiel aller Beteiligten in der gesamten Einrichtung.
Konkret bedeutet das:
weniger Fehler und dadurch geringerer Korrekturaufwand,
niedrigere Kosten für Zertifizierungen und gesetzliche Nachweispflichten,
transparente Abläufe mit klar geregelten Zuständigkeiten,
höhere Qualitätssicherung in allen Abteilungen,
bessere Absicherung bei Audits, Prüfungen oder Haftungsfällen
Live-Einblicke: Zwei Rollen, zwei Perspektiven
Im gemeinsamen Webinar mit unserem langjährigen Partner ipro Consulting zeigen wir, wie die QM Suite konkret in einer Klinik eingesetzt wird. Im Mittelpunkt stehen zwei Perspektiven: Ein Qualitätsmanagementbeauftragter und die Leitung der Neurologie nutzen eine gemeinsame Plattform, angepasst an ihre jeweiligen Aufgabenfelder.
Das Zusammenspiel beider Perspektiven eröffnet einen systematischen Einblick in ein System, das sowohl strategische als auch operative Anforderungen abdeckt.
Neugierig, wie das in der Praxis aussieht?
Werfen Sie einen Blick in unser Webinar und erleben Sie, wie modernes Dokumentenmanagement wirklich funktioniert.
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