Die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten kosteten die Euregio-Kliniken vor der Einführung von Intrexx viel Zeit und Aufwand. Denn im Rahmen des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001 wurden alle Dokumente, die in der Klinik als interne Vorgaben Anwendung fanden, registriert und nach QM-Vorgaben standardisiert und vereinheitlicht. Diese insgesamt ca. 500 Dokumente wurden einzeln überprüft und von den zuständigen Fachabteilungen in der jeweils gültigen Version freigegeben.

Die Verteilung der freigegebenen Dokumente an die betroffenen Mitarbeiter geschah in der Regel per E-Mail oder in Papierform. Parallel dazu wurden die Dokumente auf einem Fileserver abgelegt. Diese aufwändige Prüfung, Freigabe und Verteilung der Dokumente wurde lange Zeit von zwei Mitarbeitern aus dem QM-Bereich mit Hilfe einer Excel-Liste organisiert, was durch die Vielzahl der Dokumente zu einer enorm hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter führte. Gleichzeitig war es für die Mitarbeiter der Klinik, die ein Dokument suchten, sehr unübersichtlich, dieses in der Verwaltungsstruktur des Fileservers aufzufinden. Um den hohen Zeitaufwand zu reduzieren, wurde nach einer Softwarelösung für das Dokumentenmanagement gesucht. Des Weiteren bestand der Bedarf, ein Intranet für den Austausch von Wissen und Informationen einzurichten. So entschied sich die Euregio-Klinik für die Low-Code-Plattform Intrexx.


Eine Woche von der Einführung bis zum fertigen Portal

Nach der Einführung von Intrexx konnte schnell mit der Umsetzung des neuen Portals begonnen werden. Hier profitierten die Euregio-Kliniken von der Flexibilität und Schnelligkeit durch Low Code: Dank einer Vielzahl von fertig zur Verfügung stehenden Webanwendungen und einer einfachen Anpassbarkeit konnte in kurzer Zeit ein individuelles Portal aufgebaut werden. So erfolgte die Einführung des Intrexx-Portals in der Euregio-Klinik in einem Zeitraum von nur einer Woche.

Zunächst wurden die Anforderungen der Euregio-Klinik aufgenommen. Anschließend wurde das Portal von den Consultants des Intrexx-Partners ipro Consulting GmbH innerhalb weniger Tage gemäß den Kundenwünschen angepasst, auf einem Server installiert und eingerichtet. Abschließend fand eine kurze Einweisung für die Mitarbeiter der Euregio-Kliniken statt.

Nachher: Mehr Durchblick für die Mitarbeiter bei garantiert hoher Qualität

Das eingerichtete Portal enthält die Applikation „Intrexx Dokumentenverwaltung“, die das Management vorhandener und neu angelegter Dokumente nun erheblich vereinfacht. Im Vergleich zu der früheren sehr aufwändigen manuellen Verwaltung der Dokumente konnte der Aufwand durch den Einsatz der neuen Lösung wesentlich reduziert werden. Des Weiteren gab es vor der Umstellung zahlreiche identische Dokumente, die an verschiedenen Orten zur gleichen Zeit hinterlegt waren und einen sehr großen Pflegeaufwand verursachten. Auch dies hat nun ein Ende, denn alle Dokumente der Euregio-Klinik werden in einer zentralen Anwendung gesammelt und sind unternehmensweit verfügbar. Über das integrierte Benutzermanagement kann die Klinik nun mit wenigen Klicks die Zugriffsrechte bestimmen und diese optimal konfigurieren.

Mit der Einführung des Dokumentenmanagements wurde auch das Intranet der Euregio-Klinik auf Intrexx umgestellt. Mit der Applikation „Intrexx CMS“ wurde genauso schnell und einfach wie bei der Dokumentenlenkung ein Klinikportal aufgebaut, in dem nun die Mitarbeiter Beiträge und individuelle Seiten erstellen und im Intranet veröffentlichen können. Die Mitarbeiter der Euregio-Klinik können auch Dateien aus anderen Applikationen oder Verlinkungen einfügen – egal ob Flashinhalte, Tabellen oder Bilder. Das Intranet wurde in mehrere Bereiche aufgeteilt, in denen nun die einzelnen Abteilungen der Klinik ihre eigenen Inhalte selbst erstellen und pflegen können. Um die Qualität und Relevanz der einzelnen Beiträge zu garantieren, wird jeder Artikel durch eine vorher festgelegte Person vor der Veröffentlichung freigegeben