Warum die Zeiterfassung im Homeoffice so wichtig für jeden Arbeitnehmer ist

Eine verbindliche Regelung, die eine flächendeckende Erfassung der Arbeitszeit im Büro oder im Homeoffice regelt, gibt es in Deutschland bisher noch nicht. Bisher müssen Arbeitnehmer ausschließlich ihre Überstunden sowie sonn- und feiertags geleistete Arbeit erfassen. Ein EuGH-Urteil vom 14. Mai 2019, das auf die Stärkung des Arbeitnehmerschutzes abzielt, lässt aber darauf schließen, dass sich in dieser Hinsicht in den EU-Staaten noch einiges tun wird – bis hin zur vollständigen Dokumentation der Arbeitszeit.

Zunächst einmal gibt es die Möglichkeit, die es schon immer gab, um die Arbeitszeit auch im Homeoffice zu erfassen: Den Stundenzettel, der in regelmäßigen Abständen vom Arbeitgeber kontrolliert und abgezeichnet wird. Auf ihm lässt sich der gesamte Arbeitstag schriftlich festhalten, bevor er dann unterschrieben in der Verwaltung weiterbearbeitet wird. Diese Möglichkeit eignet sich aber eher für den Anfang und für die Zeiterfassung bis 20 Mitarbeiter, weil es sonst schnell unübersichtlich wird

Für größere Unternehmen ist eher eine Zeiterfassungs-Software mit Projektzeiterfassung fürs Homeoffice ideal. Diese gibt es als Cloud-Software-Lösung, mit der alle Mitarbeiter orts- und zeitunabhängig per App Zeiten auf Kunden und Projekte buchen können – und das über Mobile Devices wie Laptop, Tablet und Handy, aber auch über den PC.

Diese Zeiterfassung in der Cloud kann nicht nur verschiedene Arbeitsweisen wie Vollzeit und Teilzeit verarbeiten, sondern übermittelt die Daten auch DSGVO-konform, hält also die Datenschutzrichtlinien ein. Mit einer solchen Digital-Lösung lässt sich im Unternehmen eine ungeahnte Transparenz herstellen, denn die Anwesenheit und Abwesenheit einer jeden Arbeitskraft ist plötzlich auf einen Blick ersichtlich. Aber nicht nur das: Plötzlich lassen sich einzelnen Arbeitsabläufen, die separat in Projekten gebucht werden, Zeiten zuordnen. Das offenbart Optimierungspotenziale und ermöglicht effizientes Arbeiten.

Alle Fragen rund um die Arbeitszeit, die normalerweise nur die Personalabteilung beantworten könnte, also etwa die Frage nach den Resturlaubstagen oder der Verpflichtung, Überstunden leisten zu müssen, kann im Unternehmen beispielsweise ein programmierbarer Chatbot übernehmen. Bei diesen Anfragen handelt es sich um Serviceleistungen, die in der HR ansonsten sehr viel Zeit kosten. Ein Chatbot kann aber auch aber die Zeiterfassung im Homeoffice erledigen und die Zeiten ins System buchen – eine weitere Tätigkeit, die die Personalabteilung entlastet.

Eine der zentralen Herausforderungen bei der Arbeit, und damit bei der Arbeitszeiterfassung im Homeoffice, sind verschwimmende Grenzen zwischen Beruf und Freizeit. Um die betriebliche Zeit möglichst genau abrechnen zu können, ist es empfehlenswert, beide Bereiche räumlich und vor allem zeitlich konsequent voneinander zu trennen.

Eine räumliche Trennung ist schon deshalb wichtig, damit andere Personen, die in Ihrem Haushalt leben, auch wissen, wann Sie ansprechbar sind und wann nicht. Das ist für beide Seiten wichtig, denn Sie können sich konzentrieren und müssen nicht jeden Moment mit einer Störung rechnen, während die Familie nicht in jedem Moment das Gefühl haben muss, ein störendes Element zu sein.

Wenn Sie die Arbeitszeit im Homeoffice digital erfassen, bekommen Sie einen konstanten Überblick über Ihre Arbeitszeit und darüber, in welchen Arbeitsbereichen Sie wie viel Zeit investiert haben. Das kann Ihnen helfen, Ihre eigene Arbeitsweise zu optimieren, wenn Sie wissen, wo die meiste Zeit verlorengeht.

Ein weiterer Vorteil liegt in der Möglichkeit, Urlaube und Abwesenheiten bequem managen zu können. Für Sie Arbeitnehmer ist das toll, weil sie ein bisschen freier agieren und planen können. Darüber hinaus profitiert die Personalabteilung von Ihren Tätigkeiten, weil diese sich wiederholenden Tätigkeiten ansonsten von ihr hätten vorgenommen werden müssen. Und das kostet Zeit, die sie jetzt sinnvoller nutzen kann.

Wer ein Arbeitszeitkonto führt, wird als Arbeitgeber wie auch als Arbeitnehmer bald die vielen Vorteile, aber auch einige Nachteile feststellen. Wichtig bei der Einführung einer solchen Regelung ist es, dass die geltenden Arbeitsgesetze eingehalten werden und bei der Umsetzung für beide Seiten die Vorteile überwiegen. Das funktioniert jedoch nur, wenn jeder eventuelle Streitfall im Vorhinein durch entsprechende Klauseln im Arbeitsvertrag, der Betriebsvereinbarung oder dem Tarifvertrag festgehalten