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Do­ku­men­ten­ma­na­ge­ment


Bringen Sie Ordnung ins Chaos


Dokumentarchiv
Einfach und schnell finden, wonach man sucht. Das ermöglicht das Dokumentenmanagement. Dateien werden digital gespeichert und die Mitarbeiter gelangen an die Informationen, die Sie für Ihre Arbeit benötigen.

Mit dem Dokumentenmanagement für Intrexx werden Dokumente gesammelt und sind damit unternehmensweit verfügbar. Die Redaktion, Freigabe und Verwaltung von Dokumenten wird durch die Applikation deutlich erleichtert. Das Benutzermanagement regelt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf.

Die Funktionen im Überblick

Prüf-Freigabeprozess
Automatisierte Prüf- und Freigabe­prozesse
Jedes Dokument wird durch das Prüf-­ und Freigabeteam bearbeitet, bevor es dem gewählten Personenkreis zur Verfügung steht. Die Adressaten werden automatisch per E­-Mail benachrichtigt, sobald ein Freigabeverfahren gestartet wurde.
PDF-Generierung
PDF-Generierung
Die Applikation wandelt Word-, Excel- oder OpenOffice-Dokumente nach erfolgter Freigabe direkt in PDFs um, welche dann im Verzeichnis zur Verfügung stehen.
Dokumente
Mitgeltende Dokumente
Thematisch passende Dokumente oder aufeinander aufbauende Dokumente werden mit dieser Funktion dem jeweiligen Dokument zugeordnet.
Archivierung
Revisions­sichere Archivierung
Wenn eine neue Version eines Dokuments hochladen wird, werden alle vorherigen Dokumenten­stände automatisch archiviert.
Benutzermanagement
Integriertes Benutzer­management
Beim Erstellen eines neuen Verzeichnisses werden die Mitarbeiter ausgewählt, die Zugriff und auf die darin veröffentlichten Dokumente erhalten sollen. Dabei kann auf Verteiler­listen, Organisations­einheiten oder Rollen zurückgegriffen werden.

Case Study: Volksbank Kurpfalz

Volksbank Kurpfalz H + G BANK optimiert Arbeitsabläufe mit Intranet-Portal

Das Anliegen bestand darin, die auf verschiedenen Datenbanken verteilten Informationen und Dokumente den Mitarbeitern zentral zur Verfügung zu stellen. Die Bank entschied sich für die von der FIDUCIA IT AG zertifizierte Intranet- und Portalsuite Intrexx. Ausschlaggebend hierfür war, dass die Lösung zukunftsorientiert ist und flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann.

Volksbank Kurpfalz

Die Vorteile

Übersicht durch ein klar struk­tu­riertes Ablage­system Effizienz­stei­gerung durch stan­dar­disierte Abläufe Sicherheit durch revisions­sichere Archi­vierung Keine doppelte Be­arbeitung: Do­kumenten­stand ist klar einsehbar Einfache Recherche durch Voll­text­suche Optimale Übersicht über Be­arbeitungs­- und Frei­gabe­stände
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