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Automatisierte Prüf- und Freigabeprozesse
Jedes Dokument wird durch das Prüf- und Freigabeteam bearbeitet, bevor es dem gewählten Personenkreis zur Verfügung steht. Dies erfolgt durch hinterlegte Workflows. |
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PDF-Generierung
Die Applikation wandelt Word-, Excel- oder OpenOffice-Dokumente nach erfolgter Freigabe direkt in PDFs um, welche dann im Verzeichnis zur Verfügung stehen. Wichtige Platzhalter (Datum, Dok.-ID, Prüfer, Freigeber etc.) werden automatisch eingefügt. |
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Mitgeltende Dokumente
Thematisch passende Dokumente oder aufeinander aufbauende Dokumente werden mit dieser Funktion dem jeweiligen Dokument zugeordnet. Zudem wird immer die aktuelle Version angezeigt. |
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Sichere Archivierung
Wenn eine neue Version eines Dokuments hochgeladen wird, werden alle vorherigen Dokumentenstände automatisch archiviert. |
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Integriertes Benutzermanagement
Beim Erstellen eines neuen Verzeichnisses werden die Mitarbeiter ausgewählt, die Zugriff auf die darin veröffentlichten Dokumente erhalten sollen. Dadurch ist eine gezielte Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente möglich. |
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Statistik mit grafischer Anzeige
Erstellen Sie Auswertungen der abgerufenen Dokumente mit Filtern nach Bereich, Typ, Datum. |
Mit Einführung des Dokumentenmanager Pro hat das manuelle und unübersichtliche Ablegen der Dokumente ein Ende. Dies führt nachhaltig zu Zeit- und Kostenersparnissen bei der Dokumentenlenkung. Außerdem ist sichergestellt, dass unternehmensweit immer die aktuell freigegebenen Dokumente den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.
Übersicht durch ein klar strukturiertes Ablagesystem
Hohe Wirtschaftlichkeit und Zeitersparnis dank standardisierter Abläufe
Stetige Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Raum und Zeit
Vermeidung von unterschiedlichen Versionsständen und doppelte Bearbeitung von Dokumenten
Einfache Recherche durch Volltextsuche
Hohe Aktualität der Dokumente durch zentrale Speicherung und Bereitstellung der Dokumente
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