Do­ku­men­ten­ma­na­ge­ment

Dokumenten Management

ipro Dokumentenmanager Pro

Bringen Sie Ordnung ins Chaos. Einfach und schnell finden, wonach man sucht. Das ermöglicht der ipro Dokumentenmanager Pro. Dateien werden digital in einem zentralen Archiv gespeichert und die Mitarbeiter gelangen an die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Der Zugriff ist von überall aus möglich und Dokumente können schnell und effizient bearbeitet und bereitgestellt werden.

Die Funktionen im Überblick

Prüf-Freigabeprozess
Automatisierte Prüf- und Freigabe­prozesse
Jedes Dokument wird durch das Prüf-­ und Freigabeteam bearbeitet, bevor es dem gewählten Personenkreis zur Verfügung steht. Dies erfolgt durch hinterlegte Workflows.
PDF-Generierung
PDF-Generierung
Die Applikation wandelt Word-, Excel- oder OpenOffice-Dokumente nach erfolgter Freigabe direkt in PDFs um, welche dann im Verzeichnis zur Verfügung stehen. Wichtige Platzhalter (Datum, Dok.-ID, Prüfer, Freigeber etc.) werden automatisch eingefügt.
Dokumente
Mitgeltende Dokumente
Thematisch passende Dokumente oder aufeinander aufbauende Dokumente werden mit dieser Funktion dem jeweiligen Dokument zugeordnet. Zudem wird immer die aktuelle Version angezeigt.
Archivierung
Sichere Archivierung
Wenn eine neue Version eines Dokuments hochgeladen wird, werden alle vorherigen Dokumenten­stände automatisch archiviert.
Benutzermanagement
Integriertes Benutzer­management
Beim Erstellen eines neuen Verzeichnisses werden die Mitarbeiter ausgewählt, die Zugriff auf die darin veröffentlichten Dokumente erhalten sollen. Dadurch ist eine gezielte Veröffentlichung und Verteilung der Dokumente möglich.
Icon Qualitätssteigerung Chart
Statistik mit grafischer Anzeige
Erstellen Sie Auswertungen der abgerufenen Dokumente mit Filtern nach Bereich, Typ, Datum.

Mit Einführung des Dokumentenmanager Pro hat das manuelle und unübersichtliche Ablegen der Dokumente ein Ende. Dies führt nachhaltig zu Zeit- und Kostenersparnissen bei der Dokumentenlenkung. Außerdem ist sichergestellt, dass unternehmensweit immer die aktuell freigegebenen Dokumente den Mitarbeitern zur Verfügung stehen.

                                                                                                            
Michael Wenzl, Senior Partner Manager, ipro Consulting GmbH



Die Vorteile

Übersicht durch ein klar struk­tu­riertes Ablage­system Hohe Wirtschaftlichkeit und Zeitersparnis dank stan­dar­disierter Abläufe Stetige Verfügbarkeit der Dokumente unabhängig von Raum und Zeit Vermeidung von unterschiedlichen Versionsständen und doppelte Be­arbeitung von Dokumenten Einfache Recherche durch Voll­text­suche Hohe Aktualität der Dokumente durch zentrale Speicherung und Bereitstellung der Dokumente

Die Einsatzmöglichkeiten

  • Qualitätsmanagement: Erzeugen, Speichern und Bereitstellen von Vorgabedokumenten
  • Personalwesen: Verwaltung von Einstellungsunterlagen und Arbeitsverträgen
  • Finanzwesen: Erfassung und Speicherung von elektronischen Rechnungen
  • Marketing und Vertrieb: Management von Marketingunterlagen und Vertriebsdokumenten
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Die ipro Consulting GmbH hat den Dokumentenmanager Pro für Intrexx entwickelt. Gerne beantwortet unser Partner Ihre Fragen.

ipro Consulting GmbH
Ettlinger Straße 12-14
76137 Karlsruhe
info (at) ipro-consulting.de

Telefon: +49 721 95098-0
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