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Intrexx Case Study: Öffentliche Verwaltung

Senatsverwaltung für Finanzen


„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“

Ralf Meyer, Referent E-Government und Wissensmanagement

SenFin Berlin: Mit dem Digital Workplace zur Verwaltung 4.0



Branchen: Öffentliche Verwaltung

Das, was in Flächenländern die Ministerien sind, ist in Berlin der Senat. Er gliedert sich in zehn Senatsverwaltungen, die als oberste Landesbehörden direkt den jeweiligen Senatoren unterstehen. Eine davon ist die Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin). Sie beschäftigt rund 580 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist in fünf Abteilungen gegliedert. In ihren Aufgabenbereich fallen unter anderem die Steuerung der Landesbeteiligungen, das Landesvermögen, der Haushalt, die Finanzpolitik sowie die Angelegenheiten der Steuerverwaltung.

Die Anforderung

Wie jede Institution in der Öffentlichen Verwaltung steht auch die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin einigen Herausforderungen gegenüber. Ein Beispiel dafür ist der demografische Wandel, der es zunehmend schwerer macht, geeignete Fachkräfte zu finden, die die ausscheidenden Mitarbeiter ersetzen. Ein anderes Beispiel ist die Digitalisierung der Arbeitswelt, die durch die Berliner Gesetzgebung zum E-Government eine verbindliche Wirkung für die Verwaltung entfalten. Um den Herausforderungen gerecht zu werden, sollte die IT-Landschaft der SenFin modernisiert und erweitert werden. Dazu gehörte neben der Einführung einer elektronischen Akte auch eine Portallösung. Von der Einführung eines Digital Workplace erwartete man sich unter anderem digitalisierte und vereinfachte Prozesse. Zudem wollte sich die Behörde dadurch als attraktiverer Arbeitgeber positionieren.


Kultur der konstruktiven Kommunikation am digitalen Arbeitsplatz

Die Verwaltung gehört zu den Branchen, die damit zu kämpfen haben, dass in nächster Zeit sehr viele verdiente Mitarbeiter in den Ruhestand wechseln. Gleichzeitig rücken relativ wenige Junge nach. Besonders extrem gestaltet sich die Situation in Berlin – es ist damit zu rechnen, dass in den nächsten vier bis fünf Jahren rund 25.000 Verwaltungs-Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Dies bringt zwei zentrale Probleme mit sich: Das Durchschnittsalter ist durch langjährige Einstellungsstopps sehr stark gestiegen. Es droht ein immenser Verlust von Sachkenntnis, wenn erfahrene Mitarbeiter wegfallen. Darüber hinaus steht das Personalmanagement in der Verantwortung, die Verwaltungsarbeit für junge Menschen attraktiv zu machen. Auch in Zukunft soll aus einem Pool kompetenter Bewerber geschöpft werden können.
Dafür sind neue, flexible Angebote wichtig, wie z.B. die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Zeit- und Ortsunabhängigkeit des Arbeitsplatzes.

Die Lösung

Der Digital Workplace mit integrierten Applikationen zur Förderung von digitalisierten Geschäftsprozessen und zum Wissensmanagement erfüllt diese Anforderungen. Daher hat die SenFin eine solche Plattform basierend auf der Software Intrexx aufgebaut. Ralf Meyer, Referent für E-Government und Kommunikation, sieht vor allen in der darin integrierten Social Collaboration-Komponente ein mächtiges Werkzeug: „Damit können wir Wissen direkter und unkomplizierter sammeln und vor allem teilen als durch FAQs oder herkömmliche Foren. Gerade wenn viele Mitarbeiter ausscheiden und die Nachfolge nicht direkt geregelt ist, ist das unheimlich praktisch.“

„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“
Ralf Meyer, Referent E-Government und Wissensmanagement

Meyer räumt ein, dass bei der Einführung der Plattform teilweise Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber der neuen Technik vorhanden waren, was aber völlig normal sei, denn Mensch und Technik stehen grundsätzlich in Wechselwirkung zueinander. Aus diesem Grund war es dem Team von Herrn Meyer besonders wichtig, mit gezielten Maßnahmen, wie z. B. Einführungsveranstaltungen die Beschäftigten an das Thema heranzuführen..
Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert eine weitreichende Vernetzung der Kompetenzen über alle Abteilungen hinweg. Erfolgsfaktoren wie Wissen, Erfahrung, aber auch Kreativität gewinnen in der Verwaltungsarbeit immer mehr an Wert. Daher legte die SenFin großen Wert darauf, mit der Einführung des Digital Workplace auch eine Kultur der konstruktiven Kommunikation zu schaffen.
Damit ist auch ein wesentliches Werkzeug vorhanden, welches für die Umsetzung der Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes erforderlich ist. Neben der bereits eingebundenen elektronischen Akte können hier die nach Gesetz zu digitalisierenden internen Geschäftsprozesse digital abgebildet werden. So werden seit dem 01.01.2017 hausweit sämtliche Urlaubsanträge über die sogenannte „UrlaubsApp“ mit den erforderlichen Genehmigungen elektronisch abgewickelt.


Der Digital Workplace als lebendige Wissenssammlung

Durch die Social Collaboration-Komponente des Digital Workplace wird jeder Mitarbeiter zum potenziellen Redakteur. Dadurch ist die Plattform wesentlich dynamischer, als ein klassisches CMS-basiertes Intranet mit einer zentralen Redaktion. Wissen, das aus Gruppendiskussionen oder aus Beiträgen auf der Pinnwand hervorgeht, steht langfristig zu Verfügung. So kann Fachwissen auch aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen dienen. Außerdem werden auf diese Weise auch Mitarbeiter, deren Kenntnisse bisher nicht vollständig erkannt wurden, dazu ermuntert, ihre Erfahrung mit einzubringen.
Um das Wissen, das hier generiert wird, zu ordnen, optimal zu nutzen und auch für den späteren Zugriff zu archivieren, wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller United Planet eine individuelle Applikation erstellt. Durch dieses Entwicklungskonzept „von der Verwaltung für die Verwaltung“ wurde gewährleistet, dass alle benötigten Funktionen vorhanden sind und die Anwendung sich leicht in den Arbeitsalltag der Behörden integrieren lässt.


„Wir-Gefühl“ als Pluspunkt im „War for Talents“

Ein weiterer positiver Effekt, der sich seit Einführung der Social Collaboration-Plattform beobachten lässt, ist, dass sie Personen mit ähnlichen Interessen zusammenbringt und so ein „Wir-Gefühl“ schafft. Eine der momentanen Herausforderungen besteht darin, kompetente Nachwuchskräfte für die administrative Arbeit zu begeistern. Der Digital Workplace hilft Verwaltungen dabei, den Anforderungen der jungen Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer frischen Unternehmenskultur gerecht zu werden.
Die Behörden können sich so als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Gleichzeitig sei für Nachwuchskräfte aber auch der Umgang mit der Technik ganz selbstverständlich. Das wiederum fördert längerfristig die Flexibilität und die Offenheit der gesamten Organisation gegenüber Innovationen.


eID-Authentifizierung: sicherer Zugriff – egal wann und wo

In der Administration spielen oftmals sensible Daten eine Rolle. Im Fall der SenFin wurde entschieden, die Digital Workplace-Lösung selbst zu hosten, statt die Software aus der Cloud zu betreiben. Meyer kommentiert diese Entscheidung: „Da die Daten in unserem Portal nicht anonymisiert sind, ist Datenschutz hier ein besonders großes Thema. Bei uns liegen die Daten auf eigenen Servern und wir sind daher nicht gezwungen, die Daten herauszugeben.“
Zudem hat die Behörde eine besondere Authentifizierungsmethode erarbeitet, die auf die eID-Funktionalität des neuen Personalausweises (nPA) zurückgreift. Die recht preiswerte Lösung– sie erfordert lediglich ein Kartenlesegerät und gegebenenfalls die Aktivierung der eID-Funktion des neuen Personalausweises – ermöglicht den Mitarbeitern einen sicheren Zugang zum Portal. Und das ganz egal von wo. Die Mitarbeiter profitieren dadurch von größerer Flexibilität – sie können selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Ohne Beeinträchtigung der Sicherheit können sie damit auch von zu Hause an der behördeninternen Kommunikation teilnehmen und informiert bleiben. Die Senatsverwaltung verfolgt mit der Bereitstellung des externen Zugangs das Ziel, zu einem noch familienfreundlicheren und auch für junge Menschen attraktiven Arbeitgeber zu werden.
Die Authentifizierungsmethode greift auf Geräte des Marktführers für Chipkartenleser, REINER SCT, zurück. Die Software dahinter wurde zusammen mit United Planet und der IT- und Managementberatung Moysies & Partner entwickelt


Digitalisierung von Prozessen spart der Verwaltung Ressourcen

Mit dem Digital Workplace strebt die SenFin nicht nur an, Informationen für die berechtigten Mitarbeiter besser zugänglich zu machen. Ein zentraler Vorteil, der erwartet wurde, Zeiteinsparungen durch die Digitalisierung von Prozessen.
In diesem Sinne werden verschiedene regelmäßig ablaufende Arbeitsprozesse heute in Applikationen des Digital Workplace abgebildet. Ralf Meyer ist begeistert von den Arbeitserleichterungen, die dadurch möglich wurden: „Durch die Digitalisierung von Prozessen sparen wir sehr viel Zeit und damit auch Kosten. Selbst bei scheinbar kleinen Abläufen wie z.B. dem Urlaubsantrag, der nun digital statt auf Papier gestellt wird, sparen wir schnell 30.000-40.000 € pro Jahr ein.“
Eine interne ROI-Bewertung ergab, dass der Prozess von der Beantragung über die Prüfung der Plausibilität und der Verfügbarkeit eines Vertreters heute sechs Minuten dauert. Früher, als die Anträge noch auf Papier gestellt, per Hauspost verschickt und Abwesenheiten im Wandkalender eingetragen wurden, dauerte das ganze 22 Minuten. Bei über 500 Mitarbeitern und 8-10 Vorgängen im Jahr sind Meyers Zahlen also durchaus nachvollziehbar.
Neben dem Urlaubsantrag bildet die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin sukzessiv weitere Prozesse elektronisch am Digital Workplace ab. Sitzungsraumbuchungen, Materialbestellungen und Fortbildungsanträge sind weitere Beispiele für digitale Prozesse, die ressourcensparend und prozessbeschleunigend realisiert wurden. . Die Digitalisierung der Verwaltung hat damit nachhaltig begonnen.


Alles auf einen Blick dank Verknüpfung mit der E-Akte

Ein wichtiger Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes der SenFin ist es, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen auf einer zentralen Oberfläche angezeigt werden. Dadurch müssen die Mitarbeiter weniger oft zwischen verschiedenen Programmen wechseln.
Die Einbindung von Daten aus Drittsystemen geschieht unkompliziert mithilfe der Verfügbaren Konnektoren. Auf einem Blick sind Termine, neueste Mails und auch Supportmeldungen aus dem IT-Bereich ersichtlich.
Auch ein Zugriff auf die E-Akte ist direkt aus der Benutzer-Oberfläche des Digital Workplace heraus möglich. Die Mitarbeiter erhalten dadurch eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen. Alle benötigten Prozesse und Daten sind auf der zentralen Plattform versammelt. So finden die Beschäftigten schneller, was sie suchen, werden weniger abgelenkt und erledigen ihre Aufgaben schneller und leichter.


Fazit: Mit Intrexx zum modernen Serviceanbieter

Die Senatsverwaltung für Finanzen verfolgte mit der Einführung der Plattform unterschiedliche Ziele. Die interne Kommunikation sollte verbessert und die Attraktivität für junge Bewerber gesteigert werden. Gleichzeitig sollte die Lösung Prozessoptimierungen ermöglichen sowie ortsungebunden und sicher erreichbar sein. Aufgrund dieses Anforderungsprofils entschied man sich, einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz mit der Software Intrexx aufzubauen.
Projektleiter Ralf Meyer ist glücklich mit der Entscheidung: „Es gelang uns innerhalb kurzer Zeit, eine moderne Arbeitsumgebung zu etablieren und eine konstruktive Kommunikationskultur im integrierten Social Intranet zu schaffen.“ Indem sich die Plattform ganz flexibel um gewünschte Funktionen erweitern lässt, können die verwaltungseigenen Prozesse gezielt digitalisiert werden. Der direkte Zugriff auf die E-Akte aus dem Digital Workplace heraus und die Authentifizierung mithilfe der eID-Funktion des nPA runden das Gesamtpaket ab und stehen für gelebte Verwaltungsmodernisierung.

Die Vorteile

• Sichere Authentifizierung am Portal mit eID-Funktion des nPA

• Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie z. B. dem digitalen Urlaubsantrag

• Verknüpfung mit der E-Akte: Alle Informationen auf einen Blick

• Virtuelle Arbeitsgruppen

Partner:

Moysies & Partner

http://moysies.de



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