Intrexx Case Study: Ingenieurbüro

abConsultants GmbH

„Als Ingenieurbüro wollen wir unsere Prozesse so gestalten, dass wir mit unserem papierlosen Büro zu jeder Zeit und an jedem Ort aussagefähig gegenüber unseren Kunden und unseren Mitarbeitern sind. Eine Verknüpfung von Intrexx und M-Files durch PortalConsult bietet uns heute ein optimales DMS, CMS, Projektmanagement, Sales-Management-System und Controlling-Instrument. Es dient nicht nur als Ablage, sondern trägt durch Workflow-Prozesse, Berechtigungen und Revisionsverfolgung stark zur Qualitätssteigerung und -sicherung bei.“

Sabina Siefert, Geschäftsführerin, abConsultants GmbH

Das Beste aus zwei Welten: Optimale Verknüpfung von Intrexx und M-Files

Branchen: Ingenieurbüro
Produkte: Connector für Microsoft Exchange, Projektmanagement für Intrexx, Connector für M-Files, Sales-Management-System
Partner: PortalConsult GmbH

abConsultants begutachtet Lärmsituationen und sorgt während der Planung von Immobilien, Wohngebieten oder Industrie- und Freizeitanlagen für angemessenen Schallschutz. Mithilfe von Highend-Technik identifiziert abConsultants Schallquellen innerhalb kürzester Zeit. Mit leistungsfähiger Software werden akustische Situationen simuliert. Aus den Mess- und Berechnungsergebnissen entwickelt das Unternehmen Strategien für aktiven und passiven Lärmschutz und eine angemessene akustische Behaglichkeit.

abConsultants war auf der Suche nach einer Software, mit der alle unternehmensrelevanten Informationen verwaltet und Projekte möglichst automatisiert abgewickelt werden können. Es sollten verschiedene bestehende Softwarelösungen durch eine neue, einheitliche und leistungsfähige Software abgelöst werden. Schwerpunkte bildeten dabei neben allgemeinen Themen wie der Verwaltung der Mitarbeiter und der Urlaubsplanung vor allem die Kundenverwaltung, Projektabwicklung sowie die Erstellung und Verfolgung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Bestellungen bei Zulieferern. Schnell war klar: Mit Intrexx lassen sich alle diese Anforderungen mit einer Software erfüllen. Vor allem die Flexibilität und hohe Integrationsfähigkeit der Software hat abConsultants von Anfang an überzeugt. Der Aufbau eines ersten individuellen und leistungsstarken Portals hat insgesamt nur ca. drei Monate gedauert. Seit der Einführung wurde das Portal sukzessive um weitere Funktionen erweitert.

Dabei führt vor allem die starke Verzahnung der Kundenverwaltung und des Auftragswesens mit dem Projektmanagement zu einer großen Erleichterung in der Abwicklung von Projekten. Über ein detailliertes Reporting ist zudem der aktuelle Stand von Aufträgen und Projekten jederzeit für die Geschäftsleitung und die Projektmanager abrufbar. Die gesamte Kommunikation, die zu einem Projekt anfällt, wird als Gesprächsnotiz, E-Mail oder Dokument im Portal gespeichert. Über den Exchange Connector werden eingehende E-Mails zu Projekten automatisiert mit Metadaten zum Kunden, Ansprechpartner und Projekt versehen und über den M-Files Connector als Dokument gespeichert. Ebenso werden alle Dokumente, die im Rahmen des Projektes entstehen, über Intrexx in M-Files abgelegt. Alle Metadaten zu Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Mitarbeitern und Dokumentkategorien werden ausschließlich in Intrexx gepflegt und mit M-Files synchronisiert. Für die Bearbeitung der Dokumente werden die Workflows von M-Files genutzt, wobei alle M-Files-Aufgaben für Mitarbeiter wie z. B. das Prüfen von Dokumenten auch in Intrexx angezeigt werden und dort direkt aufrufbar sind. Für alle Dokumente wird die jeweils aktuelle Version in Intrexx angezeigt. Sie ist direkt in M-Files aufrufbar. Damit werden die Vorteile beider Systeme in idealer Weise genutzt. Mit M-Files steht eine moderne, professionelle Dokumenten Management Software zur Verfügung, die automatische Versionierung, perfekte Integration in MS Office und den Zugriff auf Dateien in Netzverzeichnisse bietet. Über den M-Files Connector können diese Möglichkeiten auf alle Dokumente in Intrexx übertragen werden. Wird z. B. ein Projektdokument in Word erstellt und in M-Files gespeichert, steht dieses Dokument in Intrexx automatisch beim Projekt bzw. Kunden zur Verfügung. Wenn Metadaten für das Dokument in Intrexx geändert werden, wird das mit dem Speichern in Intrexx auch in M-Files synchronisiert. Bei einer Suche nach Dokumenten in Intrexx wird automatisch die M-Files Suche verwendet. Die dort gefundenen Dokumente werden in Intrexx angezeigt. Wenn ein Projektbericht zur Prüfung in M-Files eingestellt wird, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Nachricht und kann dies über die in Intrexx angezeigte Aufgabe erledigen.

Mithilfe von Intrexx wurde ein wesentlicher Fortschritt bei der Digitalisierung des Unternehmens erreicht. Kein Wunder, dass die Geschäftsleitung und Mitarbeiter von abConsultants stolz auf ihr Portal sind.

Die Highlights

Schnelle und einfache Digitalisierung von Prozessen und Formularen
Große Unterstützung durch starke Verzahnung von Kunden, Projekten und Auftragsabwicklung
zentrale digitale Daten- und Dokumentenverarbeitung
Vorteile eines professionellen DMS in Intrexx nutzbar

Tags: Datenintegration

Partner:
PortalConsult GmbH
www.portalconsult.de

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