Intrexx Case Study: Kirche

Bistum Trier, Generalvikariat

„Als Pfarrer ist mir sehr daran gelegen, meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Werkzeug an die Hand zu geben, das Transparenz untereinander herstellt, die Arbeitszufriedenheit steigert, kirchliche Verwaltungsabläufe optimiert, flexibel anpassbar und zudem sehr kostengünstig ist.”

Pfr. Peter Leick, Pfarreiengemeinschaft Wadgassen

Optimierung von Workflows in Pfarreinheiten vor Ort

Branchen: Kirchen & Soziales
Produkte: Intrexx Share, Connector für SAP, Connector für OData

Das Bistum Trier darf für sich den Ehrentitel „Ältestes Bistum in Deutschland“ in Anspruch nehmen; seit 300 nach Christus sind in Trier eine christliche Gemeinde – und bei ihr die ersten Bischöfe – belegt. Seither leben Christinnen und Christen in der Stadt und im Trierer Land. Angespornt vom ständigen Bemühen, die Nachfolge Christi zu leben und den Glauben an seine Gute Nachricht weiterzugeben. Im Juni 2012 sucht das Bistum daher neue Wege, diesen Glauben für moderne Menschen und die heutige Gesellschaft glaubwürdig und interessant zu vermitteln.

Damit die Pfarrer und Pfarreinheiten wieder mehr Zeit für die Seelsorge haben, wurde eine internetbasierte Portallösung gesucht, die unabhängig von der eingesetzten Hardware alle Anforderungen der Pfarrbüros erfüllt und diese damit in ihrer täglichen Arbeit entlastet. Unter anderem sollten mit der Lösung Adressen, Termine und Gottesdienstordnungen zentral verwaltet, sowie eine automatisierte Pfarrbrieferstellung eingeführt werden. Ziel war neben der Optimierung der Arbeitsabläufe auch eine bistumsweite Standardisierung. Eine intuitive Benutzeroberfläche, auch für mobile Endgeräte, war ebenfalls gewünscht.

In einer intensiven Vorprojektphase wurden gemeinsam mit der Pfarrgemeinschaft Wadgassen und Pfarrer Peter Leick als Sachverständigen verschiedene Produkte analysiert. Die Wahl fiel auf Intrexx und dem darauf aufbauenden InGenius-Office. Die Software des United Planet-Partners Compelec wurde speziell für Kirchen entwickelt. Im Bistum Trier ist InGenius-Office zum Standard erklärt worden. Nach nur 5 Wochen stand das neue Portal zur Verfügung. Auf die kirchenrechtskonforme Ausgestaltung und Funktionalität achtete Pfarrer Leick. Mit dem neuen System werden die Gottesdienstordnungen der einzelnen Pfarrgemeinden (einschließlich des liturgischen Kalenders), die Verwaltung der Intentionen, die pfarrlichen und dienstlichen Termine der Seelsorgerinnen und Seelsorger, die Dienstpläne für Zelebranten, Organisten und Küster, die Adressverwaltung sowie die Pfarrbriefe verwaltet. Letztere können nun parallel bearbeitet und automatisch als Druckfassung an die jeweiligen Druckereien geliefert werden. Kirchliche Ressourcen (Kirchen, Pfarrheime) werden ebenfalls über InGenius-Office geplant. Das schafft Transparenz. Da das neue System browserbasiert ist, haben Pfarrer sowie hauptamtliche Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Daten, die für die jeweiligen Nutzergruppen zugänglich sind. Für zukünftige Erweiterungen, wie zum Beispiel eine Anbindung der SAP-Daten, ist das System vorbereitet und kann flexibel an neue Anforderungen angepasst werden. Die Social Business-Plattform Intrexx Share ist in InGenius-Office ebenfalls integriert. InGenius-Office-Share bietet den Mitarbeitern des Bistums über eine neue, intern gehostete und damit sichere, Infrastruktur die Möglichkeit, bistumsinterne Expertise auszutauschen. Mit der Software entstand ein nachhaltiges Wissensmanagement und es entwickelte sich eine Kultur der konstruktiven Kommunikation. Analog zu Facebook und Co. Nur eben intern.

Optimale Vernetzung der Pfarrbüros und Entlastung der Pfarrsekretariate
Einmalige Datenerfassung stellt Inhalte allen Applikationen zur Verfügung
Gottesdienstordnungen, Termine und Adressen bistumsweit standardisiert
Pfarrbriefe werden automatisch aus den erfassten Daten generiert

Tags: Prozessautomatisierung

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