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Intrexx Case Study: Kirchen & Soziales

Caritas der Erzdiözese Wien


„Das Portal verbessert den bereichsübergreifenden Austausch innerhalb der Organisation. Relevante Informationen sind zentral verfügbar. Das MitarbeiterInnenportal bietet uns die Möglichkeit, die unterschiedlichen Arbeitsrealitäten für alle MitarbeiterInnen und über Bereichsgrenzen hinaus erfahrbar zu machen."
Corinna Sharma, Interne Kommunikation,  Caritas Wien

Caritas der Erzdiözese Wien fördert Informationsaustausch mit Intrexx



Branchen: Kirchen & Soziales
Produkte: Individuelle Applikationen, Dokumentenmanagement für Intrexx
Partner: Xinger Solutions e.U.

Die Caritas der Erzdiözese Wien umfasst das Gebiet des Bundeslandes Wien und den östlichen Teil Niederösterreichs. Neben über 4.400 hauptberuflichen leisten rund 2.100 freiwillige MitarbeiterInnen in den Einrichtungen der Caritas Hilfe von Mensch zu Mensch. Über 7.300 weitere Frauen und Männer sind freiwillig in Caritas-Projekten im Einsatz. (Stand: 2013)

Die Caritas versteht sich als Gemeinschaft von hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Menschen in seelischer, körperlicher oder materieller Not helfen.


Durch die steigende Anzahl an Helfern ist es notwendig geworden, diese auch bestmöglich zu vernetzen. Nur so kann Hilfe schnell, effizient und unbürokratisch angeboten werden.

Da es bis dato kein zentrales System für die interne Kommunikation gab, wurden im Vorfeld alle nötigen Funktionen, die das Mitarbeiterportal beinhalten muss, in einer Projektgruppe evaluiert.

Nach genauer Prüfung wurde Intrexx – die Portallösung des Softwareherstellers United Planet – als die flexibelste und funktionellste Lösung ausgewählt.

Im Detail waren folgende Funktionen wichtig:

  • Flexibilität bei der Anbindung von Fremdsystemen
  • Möglichkeit für Eigenentwicklungen
  • hohe Performanz mit gleichzeitiger Ressourcen-Schonung
  • Flexibilität bei der Anpassung des Designs
  • Eignung für mobile Endgeräte


Wichtig für die Umsetzung und den weiteren laufenden Betrieb des Mitarbeiterportals war ein Dienstleister, der eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation gewährleisten kann und im Bedarfsfall rasch vor Ort Unterstützung leisten kann.

Mit Xinger Solutions – einem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet – wurden diese Kriterien vollständig abgedeckt.

Ein Quick-Win bei der Umsetzung war die Tatsache, dass bereits vor dem Go-Live teilweise Funktionen auf der Live-Plattform genutzt werden konnten. So wurde in einer schnell entwickelten Applikation über den Namen der neuen Plattform abgestimmt. Die Tatsache, dass hier bereits ein Drittel aller Benutzer diese Möglichkeit des ersten Kontaktes mit der Plattform nutzten, zeugt von der hohen Akzeptanz und der Begeisterung über die neue Technologie.

Die Funktionen
Funktionalität und Informationen zentral abzubilden soll die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, für den Start der Plattform wurden folgenden Applikationen ausgewählt:

  • das zentrale Telefonbuch auf Basis des Caritas-eigenen Identity-Managements inklusive Bilder der User und aller Dienststellen, in denen ein Mitarbeiter beschäftigt ist
  • das Dokumenten-Management, in dem das komplette Organisationshandbuch abgebildet ist
  • ein CMS, das die Möglichkeit bietet Mitarbeiter über Neuigkeiten innerhalb der Organisation zu informieren. Zusätzlich dazu wurden zeitgemäße Funktionen entwickelt, so können Artikel z.B. sehr einfach über Schaltflächen als “interessant” markiert werden
  • einen Veranstaltungskalender, der sowohl die Termine der Homepage via RSS importiert, als auch die Möglichkeit offen lässt, zusätzliche interne Termine zu veröffentlichen
  • ein übersichtliches modulares Erscheinungsbild, sowohl auf Desktop- als auch mobilen Endgeräten
  • eine Innovationsplattform, mit der Ideen zu speziellen Themen gesammelt und klassifiziert werden können


Die hohe soziale und organisatorische Komplexität erforderte in diesem Projekt ein hohes Maß an Qualität und Flexibilität seitens der Technologie und des Projektmanagements. Mit Intrexx und Xinger Solutions wurden nach einer Projektdurchlaufzeit von 10 Monaten die Ziele zur Gänze erreicht.

Alleine auf das Telefonbuch wird ca. 50.000-mal monatlich zugegriffen. Das zeigt, dass das System auch von den Benutzern akzeptiert wird.

Besonders wichtig für die Caritas Wien war es, eine Plattform zu schaffen, auf der sich die Mitarbeiter untereinander austauschen können. an zentraler Stellen sollten sie Informationen kommentieren und liken können. Die Mitarbeiter können sich nunmehr Informationen selbständig holen, der Informationsfluss wurde dadurch erheblich verbessert.

Es gehen bereits zahlreiche Ideen für eine Erweiterung des Angebotes an Applikationen bei der Projektleitung ein – ein großer Schritt in Richtung “Digital Workplace”.


Das Portal verbessert den bereichsübergreifenden Austausch innerhalb der Organisation Relevante Informationen sind zentral verfügbar
 

Screenshot #1: Das Portal verbessert den bereichsübergreifenden Austausch innerhalb der Organisation
Screenshot #2: Relevante Informationen sind zentral verfügbar

Partner:

Xinger Solutions
http://xinger.org/




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