“Mit Intrexx waren wir kurzfristig in der Lage, den Kolleginnen und Kollegen im Gesundheitsamt zu helfen. Mit CovDi können neue Fälle schnell und einfach erfasst werden und die Mitarbeitenden haben stets den aktuellen Überblick und Stand der Bearbeitung.”
David Adler, Leiter E-Government, Stadt Bonn
Verwaltung von Corona-Fällen – schnell und papierlos
Use Case: Prozessautomatisierung, Datenintegration Branchen: Öffentliche Verwaltung Produkte: Connector für OData, Dokumentenmanagement für Intrexx, Individuelle Applikationen
Die Corona-Pandemie stellt die Verwaltung vor gewaltige Herausforderungen. Eine große Fülle an Daten muss so zügig wie möglich erfasst, verarbeitet und weitergegeben werden. Die Stadt Bonn hat mit Intrexx eine clevere, digitale Lösung aufgebaut, die den Mitarbeitenden im Gesundheitsamt die Arbeit leichter macht: Die Anwendung Covid digital, kurz „CovDi“. Die Lösung wurde in Rekordzeit entwickelt und hat sich als großer Trumpf im Kampf gegen Corona entpuppt. Auch andere Kommunen sind schon hellhörig auf die clevere Bonner Lösung geworden.
Das Coronavirus bedeutet für die Gesundheitsämter eine hohe Belastung: Jeder neue Fall muss erfasst werden. Nicht nur die gemeldeten Erkrankten, sondern auch deren Kontaktpersonen gilt es zu erfassen und abzutelefonieren. Dazu kommt der Kommunikations- und Koordinationsaufwand bei der Anordnung einer Quarantäne.
All das mit Papier und Akten zu stemmen war für die Stadt Bonn im Jahr 2020 keine dauerhafte Option. Doch eine „Out-of-the-Box-Lösung“, ein fertiges Computerprogramm, gab es schlicht und einfach nicht. Dazu waren die Anforderungen einfach zu komplex und speziell. So erstellte die Stadt Bonn ihre digitale Lösung kurzerhand selbst: Mit der Low-Code-Plattform Intrexx dauerte es nach einem ersten Gespräch gerade einmal vier Wochen, bis ein Prototyp stand. Nach weiteren zwei Wochen fiel der Startschuss für die neue Anwendung „CovDi“.
Schneller Überblick – ohne Papier und Laufwege
Die Umstellung auf „CovDi“ verlief reibungslos und unkompliziert. Die Bedienung ist weitgehend selbsterklärend: Die Mitarbeitenden des Gesundheitsamts erfassen die relevanten Daten in einem Online-Formular über eine simple Eingabemaske. Diese Daten werden an „CovDi“ übermittelt und stehen nun allen Berechtigten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. So können im System Ergebnisse von Abstrichen, Veränderungen im Krankheitsverlauf oder neu angegebene Kontaktpersonen hinzugefügt und miteinander verknüpft werden. Benachrichtigungen an Bürgerinnen und Bürger können dank „CovDi“ automatisiert per Mausklick vorbereitet und im Anschluss versandt werden.
All das beschleunigt die Arbeit des Gesundheitsamts erheblich, denn der Griff zur Papierakte entfällt dank „CovDi“ komplett. Durch die Datenbank kann schnell geprüft werden, ob jemand bereits im System angelegt ist oder nicht. Außerdem sind alle bereits erfassten Daten und Informationen mit wenigen Klicks parat und übersichtlich aufbereitet. So kann den Bürgerinnen und Bürgern am Telefon schnell und zielgerichtet Auskunft erteilt werden. Auch das „Quarantäne-Team“ hat immer einen Echtzeit-Überblick über den aktuellen Status der Personen, für die eine Quarantäne angeordnet wurde. Die tägliche, manuelle Durchsicht der Fallakten kann sich das Team nun sparen.
Bestehende SharePoint-Daten einfach importiert
Bevor es „CovDi“ gab, wurden die Fälle in Bonn zunächst auf Papier und dann provisorisch via SharePoint erfasst. Die Daten aus diesen Übergangslösungen – insgesamt fast 10.000 Datensätze – wurden nachträglich ohne großen Aufwand in „CovDi“ eingepflegt, um eine saubere und lückenlose Datenhaltung zu gewährleisten. Im weiteren Verlauf der Pandemie kamen jeden Monat rund 4.500 neue Fälle über „CovDi“ dazu. Doch dank der sauberen Struktur und übersichtlichen Aufbereitung können die Mitarbeitenden des Gesundheitsamts auch aus diesem gewaltigen Berg jederzeit die relevanten Informationen für ihren jeweiligen Fall herausfiltern.
Dank Low Code wird „CovDi“ immer besser
Der besondere Charme der Low-Code-Plattform Intrexx, mit der „CovDi“ entwickelt wurde: Mit der Zeit können immer neue Features hinzugefügt werden. So wird parallel zum laufenden Betrieb weiter an „CovDi“ gefeilt.
Der neuste Streich ist eine Multiimport-Funktion für Verdachtsfälle in Schulen und anderen öffentlichen Einrichtungen. So muss nicht jeder einzelne Kontakt im Gesundheitsamt von Hand eingegeben werden, sondern die von der Einrichtung gelieferten Daten werden nach einer systemgestützten Überprüfung auf Knopfdruck importiert und können so schnell bearbeitet und nachverfolgt werden.
Auch die Dienstplanung des Gesundheitsamts wurde mit der neuen Lösung digitalisiert: So können die Einsatzzeiten der Beschäftigten nun sozialverträglich sechs Wochen im Voraus geplant werden.
Die clevere Lösung aus Bonn ist auf viel Interesse aus anderen Stadtverwaltungen gestoßen. Die digitale Datenpflege sorgt für große Arbeitsersparnis und hält den Mitarbeitenden des Gesundheitsamts in diesen schwierigen Zeiten den Rücken frei. Um andere Stadtverwaltungen zu unterstützen, ebenfalls den digitalen Weg zu gehen, hat die Stadt Bonn ihre Eigenentwicklung hier auf GitHub frei zugänglich gemacht: https://github.com/OpenDataBonn/CovDi
Highlights
Schnelle Entwicklung unter Berücksichtigung individueller Anforderungen
saubere Datenbankstruktur
Möglichkeit zur Integration bestehender Daten
Automatisierte Prozesse wie etwa die Benachrichtigung von Bürgerinnen und Bürgern
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