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Intrexx Case Study: Städtischer Dienstleister im Bereich Wohnen, Bauen und Stadtentwicklung

ProPotsdam GmbH


„Das auf Basis von Intrexx entwickelte Mitarbeiterportal ist ein wichtiger Schritt in der Unternehmensentwicklung der ProPotsdam GmbH. Mit der Ablösung unseres selbstentwickelten Intranets durch ein modernes Mitarbeiterportal stellen wir unseren Mitarbeitern nun ein zentrales Werkzeug zur Verfügung, das sie in ihren täglichen Arbeitsabläufen durch gezielte Informationsbereitstellung und -verknüpfung unterstützt."

Jörn-Michael Westphal, Geschäftsführer, ProPotsdam GmbH

Vom Intranet zum Mitarbeiterportal aus einem Guss



Branchen: Öffentliche Verwaltung
Partner: City & Bits GmbH

Intrexx macht Immobilienverwaltung „social“
Das städtische Wohnungsunternehmen ProPotsdam GmbH ist der führende Dienstleister der Landeshauptstadt Brandenburgs in den Bereichen Stadtsanie-rung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge. Als größter Woh-nungsanbieter mit einem Bestand von knapp 17.000 Mietwohnungen und etwa 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört die Verwaltung, Vermietung und Bewirtschaftung dieser Immobilien zum Kerngeschäft des Unternehmens. Dabei legt die ProPotsdam GmbH besonderen Wert auf Mobilität, Kommunikation und Serviceorientierung, um ihren Mitarbeitern über das Portal ein effizientes Verwalten der Immobilien zu ermöglichen.


Das Wohnungsunternehmen ProPotsdam GmbH ging konsequent den Weg der technischen Erneuerung und ersetzte das bestehende Intranet durch eine Intrexx-Lösung, die ein zeitgemäßes Mitarbeiterportal, ergänzt um ein Social Intranet, umsetzt. Durch die intelligente Verknüpfung der Immobiliendaten aus SAP mit der Aufgaben- und Projektverwaltung und mit Intrexx Share konnte das Portal genau auf die spezifischen Arbeitsabläufe angepasst werden. Mit über 30 Applikationen erweist sich die Intrexx-basierte Portallösung als flexible, ausbaufähige und kom-munikationsfreudige Alternative zu anderen Softwareprodukten.

Entsprechend der Maßgabe sollte das bis dahin eigenentwickelte php-basierte Intranet zu einem zentralen Tool der Immobilienverwaltung ausgebaut werden, welches es den Nutzern erlaubt, Immobiliensteckbriefe, Pressemeldungen, interne Kommunikation sowie Aufgabenverwaltung über eine zentrale Plattform zu steu-ern. Bei der Entscheidung für die Intrexx-Lösung von United Planet und der City & Bits GmbH waren schließlich die intelligente Verknüpfung mit zentralen Daten aus SAP, die vielseitigen Möglichkeiten der Personalisierung sowie der mobile Zugriff aufs System ausschlaggebend.

Zentral für den Betrieb eines großen kommunalen Wohnungsunternehmens ist es, den gesamten Bestand der Immobilien für die täglichen Arbeitsabläufe verfügbar zu machen. Dank der Intrexx-eigenen, vielseitigen Schnittstellen werden alle Im-mobiliensteckbriefe mit den relevanten Daten aus SAP den Geschäftsabläufen zur Verfügung gestellt und automatisiert durch zusätzliche Daten wie Bilder und Energieausweise angereichert. Nach Aufruf des Mitarbeiterportals im Browser erfolgt eine automatische Anmeldung anhand des Windows-Benutzerkontos.

Mittels der sogenannten Portlets können die wesentlichen Inhalte aus den wich-tigsten der über 30 Applikationen (wie beispielsweise der Presseschau) auf der Startseite dargestellt werden, ohne dass die Applikation extra aufgerufen werden muss. Dank der hochdifferenzierten Rechteverwaltung und umfassenden Persona-lisierungsmöglichkeiten von Intrexx bis hin zur Datensatzebene bekommt jeder Mitarbeiter darüber hinaus nur diejenigen Informationen, die auch relevant für die jeweilige Arbeit sind. Und schließlich sind über die grafisch derart aufgeräumte Oberfläche natürlich alle zentralen Funktionen und Anwendungen des Portals erreichbar.

So ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von ProPotsdam jederzeit möglich, aktuelle Kennzahlen des Unternehmens (wie Leerstände, TOP-Objekte etc.) einzu-sehen und über die zentrale Dokumentenverwaltung die aktuellste Version ge-meinsam bearbeiteter Dokumente aufzurufen. Nicht zuletzt wurden auch andere wichtige Abläufe im Portal entsprechend umgesetzt: Beispielsweise ist ein Ticket-system eingebunden, das Anfragen an die IT-Abteilung ordnet und weiterleitet, oder es können unkompliziert Auswertungen erstellt, übermittelt und eingesehen werden.

Außerdem bestand im Interesse der Unternehmenskultur das Anliegen, eine gute Kommunikation auch durch das Mitarbeiterportal zu unterstützen und die Nutzer sowohl über betriebsinterne Nachrichten und Presseartikel zum Unternehmen zu informieren als auch über Intrexx Share den Austausch untereinander zu fördern. Das auf diese Weise umgesetzte unternehmenseigene Social Intranet „Mein Portal“ ermöglicht über einen nutzerspezifischen Stream neben persönlichen Benachrich-tigungen und allgemeinen Informationen nun auch die Steuerung der anfallen-den Aufgaben und Prozesse, in die die entsprechenden Mitarbeiter eingebunden sind.

Das mit Unterstützung von City & Bits auf Basis der Portalsoftware Intrexx Professio-nal individuell aufgebaute Mitarbeiterportal bietet aufgrund seiner schlanken, schnellen und flexiblen Grundstruktur die Möglichkeit, alle bestehenden Funktionen weiter auszubauen oder das Portal um zusätzliche Applikationen zu erweitern. Leicht lassen sich durch die Nutzer selbst Anpassungen der Portalseiten vornehmen und auch künftige Anforderungen können unkompliziert in die Abläufe des Immobilien-unternehmens eingebunden und smart vernetzt werden.


  • Schneller Zugriff auf Kerndaten des Unternehmens
  • Durch vielseitige Schnittstellen mit bestehenden Datenbanken
  • Mobile browserbasierte Einsatzmöglichkeiten
  • Individueller Zugang für die Mitarbeiter durch differenzierte Rechteverwaltung und Personalisierung
  • direkte Kommunikation und flexible Zusammenarbeit durch Social Intranet als zentraler Arbeitsplattform


Partner
City & Bits GmbH
www.cityandbits.de

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