Intrexx Logo

Intrexx Erfolgsgeschichte: Vereine

Schweizerische Chorvereinigung SCV


„Ihr habt etwas in 2 Monaten geschafft, woran sich andere 2 Jahre die Zähne ausgebissen hatten und oben drauf noch die Abläufe optimiert.“

Gerhard Fischer OK-Präsident & damals Grossratsmitglied

Ein Großevent, smart geplant mit Intrexx



Use Case: Extranet, Prozessautomatisierung
Branchen: Vereine
Produkte: Connector für OData, Individuelle Applikationen
Partner: Wassoft

Die Schweizerische Chorvereinigung SCV ist die Dachorganisation der kantonalen und regionalen Gesangsvereine und -verbände weltlicher Ausrichtung der ganzen Schweiz. Sie umfasst heute rund 1.480 Chöre aller Gattungen mit etwa 42.000 Sängerinnen und Sängern. Der Verband fördert und entwickelt das Gesangswesen in der Schweiz und unterstützt in Zusammenarbeit mit den Kantonalverbänden die Aktivitäten der Chöre.

Neben kantonalen Gesangsfesten und Wettbewerben findet alle 7 Jahre das Schweizerische Gesangsfest statt, welches einen organisatorischen und koordinativen Kraftakt darstellt. Die Organisation, des Grossevents, wurde in der Vergangenheit mittels Excel-Listen und einem auf Access basierten System durchgeführt, welches bei der Organisation des Gesangsfestes an seine „Systemgrenze“ stieß. Es musste schnell eine Lösung her. Innerhalb von 2 Monaten konnte dank Intrexx die Lösung „iEvent 1.0“ implementiert werden.
 
Gesucht: Ein Tool für eine zuverlässige Eventplanung
Das Schweizerische Gesangsfest ist ein mehrtägiges Event, das bis zu 10.000 Besucher verzeichnet. An der Durchführung sind 500 Chöre und rund 1000 Helfern beteiligt. Die Organisation der kantonalen Festtage wird durch unterschiedliche Vereine und Gruppen ehrenamtlich übernommen, sodass für jedes Event wechselnde Personen für die Planung zuständig sind. Da kein standardisiertes Programm zur Verfügung stand, mussten die Organisationsteams das Rad immer wieder von Neuem erfinden. Eine Web-Plattform musste her, um die administrativen Arbeiten zur Durchführung von Großveranstaltungen auf ein Minimum zu reduziert.


Gefunden: Eine umfassende Lösung für eine strukturierte Event-Organisation
Gemeinsam mit dem Intrexx-Partner WASSoft wurde die Lösung „iEvent 1.0“ bei der Schweizer Chorvereinigung SCV eingeführt. Da im bisher verwendeten System viele Daten verloren gingen, war die neue Lösung essenziell für die Durchführung des Events. Eine schnelle Umsetzung sowie eine zuverlässig erprobte Plattform waren daher notwendig.
Mittels der auf Intrexx basierten Eventplattform „iEvent 1.0“ konnten Strukturen und Abläufe optimiert und standardisiert werden. Der erste notwendige Entwurf stand bereits nach 3 Wochen, da die Anmeldungsabwicklung zunächst im Fokus stand, die Umsetzung des Gesamtprojekts erforderte 30 Tage iterative Entwicklungszeit.
Die fertige Lösung beinhaltet nun alles, was für eine erfolgreiche Durchführung eines Events erforderlich ist. Zum einen ermöglicht die Lösung für die Organisation im Hintergrund eine optimale Basis. Hierbei gibt es einen digitalen Anmeldeprozess für die Chöre, Gruppen sowie Helfer, die sich einfach für das Event registrieren können und Daten zum Verein, den Auftritten und Musikstücken hinterlegen können. Zudem werden die Auftritte und Auftrittsorte der Chöre geplant, aber auch die Helfer und das Equipment vor Ort können einfach registriert und zugeteilt werden.
Zum anderen stellt „iEvent 1.0“ eine ansprechende Lösung für die Besucher dar. Während des Fests können alle Informationen über Smartphones oder Tablets abgerufen werden und die Gäste sehen, wo welche Auftritte stattfinden.
Auch die Chöre haben dank Ihres individuellen Festführers die Informationen zu ihren Auftritten, die Übernachtungslokationen, die gebuchten Ausflügen auf einen Blick mobil verfügbar.
Die Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter war vollkommen da, denn ohne iEvent wäre die Organisation des Events unbezwingbar gewesen.


Zukunftssicherheit garantiert – einfache Planung und Zeitersparnis weiterer Events
iEvents kann auch für andere Events eingesetzt werden. Es braucht zwei bis drei Tage, um ein großes Event zu konfigurieren und das System aufzusetzen. Jedes Event ist ähnlich strukturiert, jedoch sind Kleinigkeiten schnell anpassbar, wie beispielsweise die Anmeldefragebögen, das Programm oder die Vorträge. Das System ist komplett konfigurierbar, sodass das Design je nach Veranstaltung individuell angepasst werden kann. Zusätzlich werden die Informationen je nach Publikum mehrsprachig (deutsch/französisch/italienisch/rätoromanisch /englisch) erfasst.
All das war vorher ein langwieriger und aufwändiger Prozess von mehreren Monaten. Seit der Einführung von iEvent wird die komplette Kommunikation digital durchgeführt. Auch im Backoffice werden weniger Ressourcen benötigt, denn wo früher Anmeldungen telefonisch oder per Post entgegengenommen wurden, ist heute nur noch Support bei spezifischen Nachfragen notwendig.


Die Highlights

  • Digitaler Anmeldungsprozess für Vereine und Helfer
  • Das WEB ist die Informationsplattform für Vereine und Mitglieder
  • Gedruckter Festführer wird durch digitalen Festführer ersetzt
  • Automatischer Versand von Rechnungen an die Vereine
  • Auftritte und Helfereinsatzpläne werden über das System disponiert
  • Mehrere Veranstaltungen können gleichzeitig durchgeführt werden (Mandantenfähig)
  • System ist «n»-sprachig und kann durch die Veranstalter selbstständig übersetzt werden
  • System ist komplett konfigurierbar, so dass dieses nicht nur für Gesangsfeste eingesetzt werden kann


Meine Wettbewerbe/Konzerte Vereinsdetails Registrierung
 

WASSoft GmbH
Partner
WASSoft GmbH
https://wassoft.ch


Case Study downloaden Mehr Intrexx Case Studies
Jetzt testen
Zurück zum Seitenanfang
Über United Planet
© 2021 United Planet GmbH
Schnewlinstraße 2
79098 Freiburg

Bild oder Text anklicken um Text ein/auszublenden.