Intrexx Logo

Intrexx Erfolgsgeschichte: Öffentliche Verwaltung

Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales


“Es ist für mich eine große Freude, dass unser Team, die Arbeitsgruppe ZS A 2 in der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales, in diesem Jahr mit dem Berliner Verwaltungspreis ausgezeichnet wurde. Möglich wurde dies aber nur durch weitblickende und zukunftsorientierte Entscheidungen in unserem Haus sowie durch die Unterstützung und technische Lösung des Beratungshauses Moysies & Partner.

Allen beteiligten Personen, die uns auf diesem, manchmal recht dornenreichen Weg begleitet haben, sei hiermit herzlich gedankt. Innovationen sind heute in der Regel Teamleistungen. Dabei alle Beschäftigten mitzunehmen, ist ein Ziel, welches einen besonderen Stellenwert für uns hat. ” 


Uwe Gero
Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales
Zentraler Service Finanzen und IT

SenIAS Berlin: Steuerung von Arbeitsplatz­kapazitäten mittels preisgekrönter Platz­buch­ungsanwendung



Use Case: Zusammenarbeit
Branchen: Öffentliche Verwaltung
Produkte: Connector für OData
Partner: Moysies & Partner

Besondere Zeiten erfordern besondere Lösungen - das hat sich auch die Berliner Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales (SenIAS) gedacht, die als Verwaltung des öffentlichen Rechts genau wie andere Unternehmen und Verwaltungen durch die Corona-Pandemie vor nie dagewesene Herausforderungen gestellt wurde. So galt es, trotz Sicherheitsmaßnahmen für die Angestellten und geltenden Abstandsregeln, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu gewährleisten. Gleichzeitig aber so vielen Dienstkräften wie möglich, alternativ zum Homeoffice, das Arbeiten an einem sicheren Arbeitsplatz im Dienstgebäude zu ermöglichen. Gemeistert wurde diese Herausforderung durch die Einführung einer voll digitalisierten und Intrexx-basierten Platzbuchungsanwendung.

Seit Beginn der Corona-Pandemie sind auch die rund 2.100 Dienstkräfte der SenIAS angehalten, die Abstandsregelungen am Arbeitsplatz einzuhalten. Erschwert wird die Einhaltung dieser Regeln durch die nahezu ausgelasteten Arbeitsplatzkapazitäten in den Dienstgebäuden. Dazu kam das Problem, dass in den Büros häufig mehr als zwei Personen tätig sind. In diesen Fällen ist eine vorausschauende Planung und Steuerung der Arbeitsplatzbelegungen dringend notwendig. Mitarbeiter müssen wissen, welche Plätze belegt sind respektive welche Arbeitsplätze freigehalten werden müssen.

Ermöglicht wird die notwendige Steuerung der Arbeitsplatzkapazitäten durch die Intrexx-basierte Platzbuchungsanwendung. Die Anwendung bietet pro Dienstgebäude(-teil) und Stockwerk eine grafische Grundrissübersicht inklusive vorhandener Arbeitsplätze. Diese Übersicht wird konfiguriert, indem zunächst ein Gebäudegrundriss als Bilddatei in der Anwendung hochgeladen wird. In einem zweiten Schritt können dann Arbeitsplätze an der Benutzeroberfläche erstellt werden, indem sie im Grundriss platziert und benannt werden. Somit können, dank Low Code, ganz flexibel die angebotenen Arbeitsplatzkapazitäten festgelegt und gesteuert werden.

Mithilfe dieser konfigurierten Grundrissübersicht können die Dienstkräfte, nachdem sie ihr Wunschdatum angegeben haben, auf einen Blick sehen, ob und welche Arbeitsplätze bereits besetzt sind. Der Auslastungsstatus der Arbeitsplätze wird mittels Ampelfarben dargestellt: Grüne Punkte zeigen freie Arbeitsplätze an, rote Punkte zeigen besetzte Arbeitsplätze an. Alle freien Plätze können mit einem Klick auf den gewünschten Arbeitsplatz bis zu 14 Tage im Voraus gebucht werden.

Die Dienstkräfte haben neben der grafischen Darstellung weitere Möglichkeiten, Buchungen einzusehen. Zum einen können sie ihre eigenen Buchungen in einer tabellarischen Übersicht einsehen. In diesem Bereich können Änderungen und Stornierungen von Buchungen vorgenommen werden. Zum anderen bietet die Anwendung eine wahlweise wöchentliche oder monatliche Kalenderübersicht, um einsehen zu können, für welche Zeiträume man die Arbeitsplatzbuchungen vorgenommen hat. Auch an dieser Stelle sind Änderungen und Stornierungen möglich.

Somit entfallen langwierige Abstimmungen mit dem Kollegium, denn die Platzbuchungsanwendung bietet eine tagesaktuelle und ganzheitliche Übersicht der Arbeitsplatzauslastung. Außerdem eröffnet sie eine intuitive, innovative und schnelle Möglichkeit, um Arbeitsplätze zu buchen.


Innovationspreis erhalten

Für diese innovative Lösung, die Einhaltung der Abstandsregeln in ihren Dienstgebäuden zu gewährleisten, hat die SenIAS im Rahmen des vom Regierenden Berliner Bürgermeister verliehenen Berliner Verwaltungspreises 2020 für ihr Projekt „Steuerung der Platzkapazitäten“ den 1.Platz in der Kategorie „Prozess- und Qualitätsmanagement sowie ressortübergreifende Zusammenarbeit“ belegt. Der Preis honoriert Projekte, die zur Modernisierung der Verwaltung beigetragen haben.

Eine aus Verwaltung und Wissenschaft bestehende Jury begründete ihre Entscheidung damit, dass dieses Projekt auf alle Behörden übertragbar sei und schnell umgesetzt werden könne. Zudem leiste es auch über die Corona-Pandemie hinaus einen immensen Beitrag zur Verbesserung der flexibleren Gestaltung von Arbeitsort und -zeit für die Dienstkräfte.

Highlights

  • voll digitalisierte und Intrexx-basierte Arbeitsplatzplatzbuchung
  • jeder Grundriss frei einstellbar und damit voll individualisierbar (Gebäude, Stockwerke etc.)
  • schnelle Umsetzung dank Low Code
  • intuitive Bedienung
  • klare und verständliche Darstellung und Auflistung
  • 1. Platz beim Verwaltungspreises 2020 Kategorie „Prozess- und Qualitätsmanagement sowie ressortübergreifende Zusammenarbeit“

Tags: Zusammenarbeit, Low Code

Arbeitsplatz buchen
 

Moysies & Partner
Partner
Moysies & Partner
https://www.moysies.de


Case Study downloaden Mehr Intrexx Case Studies
Jetzt testen
Zurück zum Seitenanfang
Über United Planet
© 2021 United Planet GmbH
Schnewlinstraße 2
79098 Freiburg

Bild oder Text anklicken um Text ein/auszublenden.