Intrexx Case Study: Öffentliche Verwaltung

Stadt Sindelfingen

„Wir haben uns für Intrexx entschieden, weil es uns flexible und schnelle Lösungen für unsere Informations-
und Kommunikationsanforderungen bietet. Ein wesentlicher Vorteil unseres Portals liegt darin, dass Informationen transparent und attraktiv bereitgestellt werden können.”

Christof Hölzl, Organisationsentwicklung

Dank modernem Mitarbeiterportal fit für die Zukunft

Branchen: Öffentliche Verwaltung
Produkte: Connector für IBM Lotus Notes, Connector für OData, Content Management System für Intrexx

Mitarbeiter in Gemeinden und Stadtverwaltungen müssen heute mit einer Vielzahl von Informationen arbeiten und sollten wenn möglich auch über das Bescheid wissen, was in den anderen Abteilungen passiert. Um ihre Beschäftigten bestmöglich in ihrer Arbeit zu unterstützen geht die Stadt Sindelfingen daher den Weg der konsequenten Erneuerung ihrer Softwareinfrastruktur. Mit dem optisch ansprechenden und benutzerfreundlichen Mitarbeiterportal wurde eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche Informationen geschaffen. Schon heute wird damit wertvolle Zeit gespart, die bisher für die Informationssuche notwendig war.

Sindelfingen ist zentral in Baden-Württemberg gelegen und zählt derzeit etwa 62.000 Einwohner. Die große Kreisstadt bildet zusammen mit der Nachbarstadt Böblingen ein Mittelzentrum in der Region Stuttgart. Sindelfingen wuchs schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts zu einer bedeutenden Industriestadt, deren Wirtschaft heute vor allem von der Automobilindustrie und einigen Modefirmen geprägt ist. Seit 2013 trägt die Stadt darüber hinaus den Titel „Faire Stadt“.

Die Anforderung

Den Anstoß zur Suche nach einer neuen Intranet-Lösung gab die Unzufriedenheit mit dem bisherigen System. Die Informationen für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung wurden in einer großen Zahl von Lotus-Notes-Datenbanken gespeichert und waren so nur schwer auffindbar. Mit Blick auf die Zukunft wollte man kein reines Content Management System (CMS), sondern suchte nach einer umfassenderen Software, um auch Workflows abbilden und Prozesse automatisieren zu können. Zudem war die Möglichkeit gefragt, eine Social-Collaboration-Komponente nahtlos einbinden zu können und so mit den veränderten Anforderungen vor allem jüngerer Mitarbeiter Schritt halten zu können.

Die Lösung

Im direkten Austausch mit anderen Kommunen, die bereits ein Mitarbeiterportal nutzen, wurden unterschiedliche Lösungen verglichen. Ein CMS schied von vornherein aus, da es zu unflexibel wäre und nicht alle geforderten Funktionen böte. So kristallisierten sich SharePoint und die Portalsoftware Intrexx als Wahlmöglichkeiten heraus. Für beide sprach, dass sie von etablierten Anbietern stammen und so die geforderte Sicherheit gegeben war. Aufgrund des speziellen Anforderungsprofils der Stadtverwaltung fiel die Wahl letztendlich auf die Software des Freiburger Herstellers United Planet. Mit Intrexx konnte eine optisch ansprechende Oberfläche mit deutlich weniger Aufwand erstellt werden als es mit dem Konkurrenzprodukt möglich gewesen wäre. Außerdem wurde die Möglichkeit, mit Intrexx unabhängig von externen Dienstleistern eigene Applikationen zu entwickeln oder vorhandene an die konkreten Bedürfnisse anzupassen, als sehr interessant empfunden. Gleichzeitig bietet der AppStore zahlreiche Anwendungen, die sofort einsetzbar sind.
So wurde innerhalb von nur vier Monaten von der Entscheidung bis zum „Go-Live“ ein individuelles Portal entworfen, das den Bediensteten im Rathaus die tägliche Arbeit erleichtert. Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, konnte deutlich reduziert werden und gleichzeitig sind alle Mitarbeiter besser informiert. Als besonders wertvoll haben sich die Kontaktdatenbank und die automatische Anzeige der neuesten Informationen erwiesen.

Die Vorteile

bessere Verfügbarkeit von Informationen
starke Vereinfachung der Abläufe
zentrale Plattform statt viele Einzelanwendungen
spürbare Effizienzsteigerung
zukunftssicher: problemlose Anpassung und Erweiterung

Einwohner:
ca. 62.000

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