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Intrexx Case Study: Bildung und Forschung

StudienStiftungSaar


StudienStiftungSaar minimiert bürokratischen Aufwand mit Intrexx



Partner: Moysies & Partner

Um die Studierenden an den Hochschulen im Land zu fördern, hat die saarländische Landesregierung 2009 die privatrechtliche StudienStiftungSaar gegründet. Mit einem Kapital von sechs Millionen Euro ausgestattet, hat die StudienStiftungSaar bislang über 2000 Stipendien finanziert. Förderbereiche sind MINT (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft, Technik), Wirtschaft und Recht, Sport und Gesundheit, Musik und Kunst sowie Sprach-, Kultur- und Sozialwissenschaften. Von besonderem Interesse bei der Auswahl der Stipendiatinnen und Stipendiaten sind für die StudienStiftungSaar ein ehrenamtliches Engagement und der soziale Hintergrund.


Die StudienStiftungSaar steht vor der Herausforderung einer effizienten Gestaltung des Bewerber- und Gutachterprozesses, welcher den individuellen Bewerbungsanforderungen der verschiedenen Stipendien gerecht wird und welcher alle relevanten Beteiligten (Studienstiftung, Hochschulen, Bewerber, Gutachter) unter Minimierung des bürokratischen Aufwands einbindet.

Online-Bewerberportal fördert gerechte Vergabe von Stipendien

Durch die Entwicklung eines Intrexx Online-Bewerberportal der StudienStiftungSaar konnten diese Anforderungen realisiert werden. Neben der Entwicklung von entsprechenden Applikationen der Stammdatenverwaltung und der elektronischen Anmeldung von Bewerbern sowie der Implementierung eines Registrierungsprozesses für Benutzerkonten mussten dazu auch bestehende Textinhalte von der vorherigen Webseite in das zu entwickelnde Intrexx-Portal migriert werden. Ausgehend von der bestehenden Internetpräsenz der StudienStiftungSaar wurde für das Intrexx-Portal ein entsprechendes Layout entwickelt und umgesetzt.
Über das geschaffene Portal wird die Vergabe von derzeit 66 verschiedene Stipendien verwaltet. Am Anfang steht hier der Bewerbungsprozess, der durch die Stiftung oder die Hochschulen betreut wird. Schüler und Studierende können auf dem Bewerberportal sehen, welche Stipendien aktuell ausgeschrieben werden und können sich auf diese Stipendien bewerben. Bewerber können auf der Seite ein Profil anlegen und Leistungsnachweise, Lebensläufe, Motivationsschreiben und je nach Anforderungen weitere Formulare hochladen. Im Laufe des Bewerbungsprozesses erhalten die Nutzer jederzeit Informationen zum Stand ihrer Bewerbung. Dazu wurde ein „Postbox-System“ implementiert, sodass sensible persönliche Informationen nicht per Email versandt werden müssen.

Kürzere Bearbeitungszeit dank Arbeitserleichterung für Gutachter

Neben dem Bewerbungsprozess wurde auch der nachgeordnete Gutachterprozess in das Intrexx-Portal integriert. Dafür erfolgt nach Eingang der Bewerbung eine Zuteilung von Hochschuldozenten und Professoren als Gutachter. Diese erhalten dann Zugang zum Bewerbersystem und können im Rahmen des Auswahlverfahrens Gutachten erstellen und hochladen. Nach Abschluss des Gutachterprozesses erhalten die Bewerber über das Bewerberportal ihren Stipendienbescheid mit einer Zusage oder Absage.
Seit Inbetriebnahme des Bewerberportals im Jahr 2015 haben sich bislang mehr als 3.000 Bewerber im System registriert, die insgesamt etwa 3.300 Stipendienbewerbungen eingereicht haben.


Die Startseite des Online-Bewerberportals Das Portal vereinfacht den Bewerbungsprozess deutlich
 

Screenshot #1: Die Startseite des Online-Bewerberportals
Screenshot #2: Das Portal vereinfacht den Bewerbungsprozess deutlich

Partner:
Moysies & Partner
www.moysies.de

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