Dokumentenmanagement & Software-IntegrationEin digitales Rechnungswesen für die Koster AG. 

Projekt-Highlights: Digitalisierung des Rechungswesens, Dokumentenmanagement, Integration von DOMUS

Projekt-Highlights
  • Digitalisierung des Rechungswesens

  • Dokumentenmanagement

  • Integration von DOMUS

Die Challenge

Jeden Monat bearbeitet die Koster AG rund 3.000 Eingangsrechnungen, die bislang größtenteils in analoger Papierform abgewickelt wurden. Selbst bei digital vorliegenden Rechnungen im PDF-Format erforderte der Prozess eine manuelle Bearbeitung. Die Koster AG beschloss, dass die Papierberge einer digitalen Lösung weichen mussten. 

Der Profi in Sachen Haustechniklösungen wünschte sich ein smartes System, mit dem bestehende Prozesse automatisiert und im Handumdrehen digitalisiert werden können. Das bestehende ERP-System DOMUS sollte in der neuen Plattform integriert werden, um leicht auf bestehende Daten zugreifen zu können.

Die Intrexx-Lösung

Die Koster AG nutzte die Low-Code-Plattform von Intrexx, um effiziente digitale Lösungen für die Bearbeitung ihrer Konten und Rechnungen zu entwickeln. Mithilfe des Prozess-Designers wurden alle Workflows automatisiert und können jederzeit einfach angepasst werden. Auf das bestehende ERP greifen die Mitarbeiter jetzt direkt in ihrem Intrexx-Portal zu.

Dank Intrexx haben wir eine durchgängige Transparenz unserer Eingangsrechnungen geschaffen. Rechnungen sind sofort sichtbar. Der Prozess ist sehr klar strukturiert, wir können von überall aus auf das System zugreifen. Dadurch sparen wir uns eine Menge Zeit. Dank Low Code sind wir mit Intrexx sehr flexibel: Das System kann einfach an unsere Bedürfnisse angepasst werden.
Franc LechthalerLeiter Finanzen, HR und Administration bei der Koster AG

Dokumente digital verwalten mit Intrexx

Dank einer neuen Dokumentenverwaltung verarbeitet die Koster AG Rechnungen automatisiert

Die Koster AG sagte der Zettelwirtschaft vergangener Zeiten den Krieg an und digitalisierte mit Hilfe von Intrexx ihr Rechnungswesen. Dadurch schaffte sie durchgängige Transparenz bei der Rechnungsbearbeitung und optimierte die Workflows im Unternehmen sowohl kosten- als auch ressourcensparend.

Integration des ERP-Systems DOMUS mit Intrexx

Mithilfe des Intrexx-Daten-Designers ist es der Koster AG gelungen, mit minimalem Aufwand bestehende Systeme mit ihrem neuen Intrexx-Portal zu verknüpfen. Durch die Integration des ERP-Systems DOMUS werden Daten aus mehreren Systemen an einem Ort gebündelt und automatisch synchronisiert.

Kooperation mit WASSoft für eine schnelle Umsetzung

Statt viel Zeit und Geld für Systemaufbau und Mitarbeitereinarbeitung aufzuwenden, erzielte die Koster AG schnelle Erfolge: Der Schweizer Intrexx-Partner WASSoft realisierte innerhalb von nur drei Tagen den Systemaufbau. Bereits drei Monate nach Projektstart konnte das neue System erfolgreich in Betrieb genommen werden.

Dank effizientem Dokumentenmanagement-System Rechnungen im Nu verarbeiten.

Intrexx hat das Rechnungsmanagement der Koster AG revolutioniert: Anstatt sich durch Papierstapel und E-Mail-Fluten zu wühlen, werden nun alle papierbasierten Rechnungen per OCR-Scanner automatisiert eingelesen, verarbeitet und zentral an einem Ort gespeichert. Dokumente, die per E-Mail eingehen, werden vollautomatisch ins Portal hochgeladen. Das System ordnet Rechnungen den jeweiligen Verantwortlichen zu, erkennt Rechnungsdubletten selbstständig und berechnet Zahlungsfristen automatisch. Mithilfe von Live-Dashboards haben die Mitarbeiter die Bearbeitungsdauer und den Status jeder Rechnung stets im Blick.

Über Koster AG

Das Unternehmen ist Profi in Sachen Haustechniklösungen. Von der Objektbesichtigung und Beratung über die Planung und Offertstellung bis hin zur Installation von Gebäudetechnik begleitet die Koster AG ihre Kunden von A bis Z bei jedem Schritt.

Dank Intrexx ständig neue Lösungen entwickeln

Die Koster AG entwickelt ihre digitale Plattform dank Low Code stetig weiter.

Mit dem Low-Code-Ansatz von Intrexx hat die Koster AG in kurzer Zeit eine deutliche Steigerung ihrer Effizienz und Transparenz im Rechnungswesen erreicht.

Als stetig wachsendes Unternehmen steht die Koster AG regelmäßig vor neuen Herausforderungen. Mit Intrexx können die Abteilungen ihr Portal jederzeit flexibel erweitern und schnell neue Lösungen für aufkommende Problemstellungen entwickeln.