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Exemple de réussite: Éducation et recherche

Johannes Kepler University Linz


Des processus rationalisés pour des économies de temps et argent



Cas d'utilisation : Automatisation des processus
Secteurs: Éducation et recherche
Produits: Applications individuelles
Partner: Xinger Solutions GmbH

Depuis sa fondation en 1966, le JKU s’est imposé comme un centre innovant sur les sciences et sciences sociales. Aujourd’hui, le JKU jouit d’une renommée internationale et est la plus grande institution de Haute-Autriche, en recherche fondamentale aussi bien qu’en recherche appliquée. Des cours interdisciplinaires et axés sur la pratique garantissent des conditions de recherche et d’étude idéales.

Principales données en bref

Pour fournir des informations rapidement et de manière centralisée, le JKU utilise Intrexx comme portail du campus. Entre autres, la maintenance sur le campus était réalisée par des départements spécialisés internes. À ce jour, le traitement des tâches était réalisé sur papier, ce qui suscitait des problèmes de transparence des processus et de flux d’informations.

Xinger Solutions e.U. a développé l’application « Taks Management » (gestion des tâches) avec le département spécialisé « Service Center ». La transparence au niveau des étapes était particulièrement importante, tout comme la fluidité du traitement des validations des dépenses. Les informations devaient toujours être disponibles en temps réel, la convivialité d’utilisation pour le personnel chargé de la maintenance était primordiale.

Un aspect épuré, des améliorations dans de nombreux domaines

Pour la mise en oeuvre, il était important que les exigences de chaque département devant utiliser l’application soit prises en compte et qu’elles puissent réellement être mises en oeuvre dans le logiciel. Avec Intrexx et Xinger Solutions, partenaire commercial autrichien de United Planet spécialisé dans la fourniture de solutions, ces exigences pouvaient toutes être respectées.

Ces fonctions incluent des listes présentant une vue d’ensemble avec des filtres pour l’analyse des tâches en cours, ainsi que des formulaires simples pour la saisie et la modification de tâches. Les processus de notification garantissent qu’aucune information n’est oubliée. Les workflows ont digitalisé le processus de validation des dépenses et l’ont rendu plus efficient. La fonction rappel évite que des tâches soient « oubliées » et l’historique permet une analyse précise de chaque étape de travail.

L’interface a été conçue de sorte à ce que les personnes ne disposant pas de connaissances pointues en informatique puissent également l’utiliser facilement. Avec le temps de travail économisé, le personnel de maintenance peut désormais se consacrer à la réalisation de ses véritables tâches.


Avantages


  • Processus de digitalisation
  • Traçabilité grâce à l’historique
  • Moins d’erreurs grâce aux notifications automatiques


The booked tasks are listed clearly and manageably in the Task management Editing a task
 

Screenshot #1: The booked tasks are listed clearly and manageably in the Task management
Screenshot #2: Editing a task

Partner:
Xinger Solutions e.U.
www.xinger.at


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