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Intrexx Case Studies




Stadtwerke Gießen: Unified Archiving trifft auf Digital Workplace

Die Stadtwerke Gießen AG (SWG) sind der regionale Energieversorger der Stadt Gießen und der Region Mittelhessen. Sie beliefern rund 190.000 Menschen mit Strom, Erdgas und Fernwärme. Darüber hinaus liefern sie hochwertiges Trinkwasser an verschiedene Städte und Gemeinden in der Region. Und die Nahverkehrsdienstleistungen stellen die Mobilität vieler Menschen sicher.

Die Gießener Energiewende hat schon lange vor Fukushima und dem nachfolgenden Atomausstieg begonnen. Denn die SWG haben vor mehr als 30 Jahren begonnen, auf eine dezentrale und klimafreundliche Strom- und Wärmeerzeugung in Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen (KWK-Anlagen) umzustellen. Die Haushaltskunden werden heute zu 100% mit Ökostrom versorgt.
Der Wunsch nach einer modernen Arbeitsoberfläche

Um Dokumente aus verschiedenen Systemen zu zentralisieren und somit die Datenhaltung effizienter und leichter zu gestalten führten die Stadtwerke Gießen die Unified Archiving-Lösung dg hyparchive ein. Die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen machten Lust auf mehr: Immer lauter wurde der Ruf aus den Fachabteilungen danach, bestimmte Geschäftsprozesse zu digitalisieren.

Der Wunsch war es, Informationen und Workflows auf einer einheitlichen Oberfläche abbilden zu können. Schnell war klar, dass sich eine Portal-Lösung hierzu eignet. Die Haupt-Anforderung an die neue Lösung war, dass sie sich in dg hyparchive integrieren lässt und gleichzeitig die Anbindung der SAP-Systeme der Stadtwerke ermöglicht.

Das strategische Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, der die Angestellten der Stadtwerke optimal bei ihren Tätigkeiten unterstützt. In diesem Sinne wurden verschiedene Lösungen getestet. Nach einer Produktpräsentation fiel die Wahl schließlich auf Intrexx. Zunächst wurde ein Testsystem für fünf Anwender aufgesetzt. „Intrexx konnte uns hier voll und ganz überzeugen und so entschlossen wir uns, das Projekt weiter voranzutreiben“ kommentiert der Projektleiter Tumadj Majidian den Entscheidungsprozess.
Mit Intrexx und dg hyparchive zum Digital Workplace

Ab diesem Zeitpunkt ging es ganz schnell. Zusammen mit dem Hersteller der Lösung wurde eine Schnittstelle zu dg hyparchive entwickelt. Gleichzeitig erweiterte dataglobal seine dg connect-Schnittstelle. Dadurch können die in Intrexx generierten Felder direkt nach SAP übernommen werden.

Durch die Verknüpfung von dg hyparchive, Intrexx und SAP wurde ein Portal aufgebaut, das alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenbringt. Die mit Intrexx erstellten Applikationen dienen dabei als Eingabemaske für Daten, die in dg hyparchive abgelegt werden.

Herr Majidian sieht die Einführung der Portal-Lösung als großen Schritt in der Digitalisierung der Stadtwerke: „Dadurch haben wir bei den Mitarbeitern die Hemmschwelle zu modernen IT-Verfahren drastisch reduziert. Die digital abgebildeten Prozesse laufen sehr elegant und komfortabel ab. Ohne die Portal-Lösung hätten die Stadtwerke diese Aufgaben nicht bewältigen können.“

Große Akzeptanz durch aktive Einbeziehung der Fachabteilungen

Durch die Einführung der Digital Workplace-Plattform Intrexx konnte die interne Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Herr Majidian zufolge arbeiten die Mitarbeiter sehr gerne mit dem System, da es merkliche Arbeitserleichterungen bringt.

Zusammen mit den Fachabteilungen wurden verschiedene Anwendungen entwickelt, die die jeweiligen Abläufe unterstützen. Dadurch wurden kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Vorgänge ermöglicht. Ein Beispiel dafür ist die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die automatisierte Rücklaufverwaltung von Verträgen. Durch diesen Prozess können die Stadtwerke Gießen schneller auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren.

Die einzelnen Abteilungen bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Plattform ein und dürfen ihre Anforderungen formulieren. Herr Majidian ist sich sicher: „Es trägt zum großen Erfolg des Gesamt-Systems bei, dass wir Anpassungswünsche schnell und kurzfristig umsetzen können.“

Prozessoptimierungen ermöglichen überraschende Kosteneinsparung

Ein weiteres Beispiel für eine Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung realisiert wurde, ist das Projekt „Drucksteuerung und Zusammenfassung von Turnusrechnungen“. Hierbei ging es vereinfacht gesagt darum, Druck- und Portokosten zu sparen. Mehrere Dokumente (sogenannte Turnusrechnungen) werden dazu zusammengefasst und kumuliert an die Kunden gesendet.

Allein eine Anpassung des entsprechenden SAP-Scripts für die Druckverwaltung hätte 40.000 € gekostet. Daher wurde die Lösung über das Portal realisiert. Die von SAP gedruckten Turnusrechnungen werden an das Portal übergeben.

In der Portal-Lösung werden die Sammelrechnungen zusammengefügt, von der Fachabteilung werden die Druckspools freigegeben und an den Druck-Dienstleister übertragen. Monatlich werden durch diesen Prozess 4.000,00 € an Portokosten eingespart. Über das Portal werden die Rechnungen abschließend in dg hyparchive abgelegt und gleichzeitig wird eine Verknüpfung zu den archivierten Rechnungen in SAP erstellt.
Wie dieses Anwendungsbeispiel zeigt, verbessert der Digital Workplace auf Basis von Intrexx und dg hyparchive nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen, sondern ermöglicht deutliche Kosteneinsparungen.

Die Stadtwerke Gießen: Arbeiten 4.0-ready

Der Digital Workplace der Stadtwerke Gießen wird durch einige weitere webbasierte Anwendungen abgerundet. Diese sollen das tägliche Arbeiten vereinfachen sowie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen fördern. Dazu zählen unter anderem gemeinsame Kalender, das Dokumentenarchiv, eine Wissensdatenbank, Unternehmensorganigramme sowie die Verwaltung von Formularen und Arbeitsmitteln.

Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen sind schon einige neue Projekte in Planung. Eine neue Vertragsverwaltung und die Automatisierung der Eingangsrechnungen versprechen großes Effizienzpotential. Darüber hinaus sind die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die Möglichkeit der direkten Bearbeitung von E-Mails im SAP geplant.

Herr Majidian zeigt sich zufrieden mit der Entscheidung für die Verbindung von dg hyparchive und Intrexx: „Mit der Portal-Lösung Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der beiden Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne dass der Anwender dadurch einen Mehraufwand hat.“
  • Deutliche Kosteneinsparungen und schneller ROI
  • Arbeitserleichterungen und bessere Kommunikation

  • Anfragen von Kunden und Partnern werden schneller beantwortet

  • Zentrale Arbeitsoberfläche bringt effizientere Abläufe

  • Geschäftsprozesse laufen leichter und schneller ab
  • Zukunftssicher und variabel ausbaufähig

Energieversorger

Stadtwerke Gießen
„Mit Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne Mehraufwand für die Anwender.”

Tumadj Majidian, Projektleiter

Mehr Effizienz durch E-Learning-Portal in der Industrie

Die KASI, spol. s r. o. beschäftigt sich mit der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Kanalgussartikeln. Das 1992 gegründete Unternehmen mit Sitz im tschechischen Přelouč zählt heute zu den modernsten Eisengießereien in Europa. Sämtliche Kanalgussprodukte werden nach den Erfordernissen der einschlägigen europäischen Normen eigen- und fremdüberwacht. Die Fremdüberwachung wird vom TÜV Rheinland LGA Nürnberg durchgeführt. Neben dem bekannten Standardkanalgussprogramm vertreibt das Unternehmen auch zahlreiche technisch neue Lösungen, wie zum Beispiel selbstnivellierende Schachtabdeckungen.

Um die Entwicklung solcher Innovationen zu unterstützen, sollte der Informationsaustausch zwischen dem Management, dem Engineering und der Produktion verbessert werden. Dem IT Consultant von KASI, Petr Kuchyňka, war es besonders wichtig, die Zugänglichkeit von Informationen für die Mitarbeiter zu verbessern. Verschiedene Intranet- und Portal-Lösungen wurden hierzu anfangs in Betracht gezogen. Neben einer Anbindung an das SAP-System war auch die Möglichkeit gefragt, zahlreiche andere Drittsysteme integrieren zu können.

e-Learning direkt in der Produktionshalle

Der Aspekt der Datenintegration gab schließlich den Ausschlag. Nur eine der von KASI getesteten Lösungen war dazu in der Lage, alle benötigten Datenquellen anzubinden. Und sie bot sogar noch mehr: die Vernetzungsplattform ermöglicht es, E-Learning-Angebote und Anleitungen direkt auf Smart-TVs an den Produktionsstraßen auszuspielen. Der Fakt, dass mit X-Document House Prague ein kompetenter Ansprechpartner direkt vor Ort für Fragen und Support zur Verfügung stand, erleichterte die Entscheidung für die Software Intrexx.

Nach weniger als drei Monaten ging das neue Portal in Betrieb. Bis heute wird es weiterentwickelt und so optimal an die wechselnden Bedürfnisse von KASI angepasst. Das Unternehmen setzt dabei auf maßgefertigte Anwendungen, die sich mit Intrexx sehr schnell erstellen lassen.

Zwei Anwendungen stehen dabei momentan im Mittelpunkt. Die eine ist ein Reporting-Tool, das zur Produktions-Planung und –Steuerung eingesetzt wird. Übersichtliche grafische Auswertungen geben einen schnellen Überblick über den aktuellen Status der Produktion. Kuchyňka zufolge konnte damit die Effizienz wesentlich erhöht werden. Der Ausschuss in der Produktion wurde verringert und auch die Entwicklung der neuen Produkte läuft zielgerichteter und somit wirtschaftlicher ab.


Die andere zentrale Applikation ist die E-Learning-Plattform. Die Lösung ist rund um die Uhr im Einsatz und unterstützt die Arbeiter in der Produktion mit Anleitungen und Hilfestellungen. Die Informationen können direkt von der Entwicklung in die Produktion übertragen werden. Das spart sehr viel Zeit. So sind die Produktionsmitarbeiter schnell in der Lage, Änderungen umzusetzen oder neue Produkte herzustellen. Und das ohne lange Schulung, denn die benötigten Infos kommen online per Smart-TV direkt an den Arbeitsplatz. Zudem können hier Fehler oder Verschwendungen gemeldet und mögliche Verbesserungen vorgeschlagen werden. Dadurch wird der Materialverbrauch reduziert und somit Kosten gesenkt.

ROI in nur 1,5 Monaten

Herr Kuchyňka ist sehr glücklich darüber, nun eigene Funktionen und sogar ganze Applikationen für das Portal selbst entwickeln zu können „Das geht sogar schneller, als einen Dienstleister damit zu beauftragen! In der Zeit, die wir sonst brauchten um lediglich eine Beschreibung der gewünschten Funktionen zu erstellen, sind unsere Applikationen heute schon fertig.“

Das Portal sorgt bei KASI für einen besseren Informationsaustausch und schnellere Abläufe. Eine große Rolle spielt dabei die nahtlose Anbindung von Intrexx an SAP, das wiederum mit dem gießereitypischen System OPTI verknüpft ist. Intrexx dient als Schnittstelle und macht relevante Daten komfortabel zugänglich. Durch die ermöglichten Einsparungen zahlten sich die gesamten Investitionen laut Kuchyňka schon nach rekordverdächtigen eineinhalb Monaten aus.

Aufgrund der hohen Rentabilität erweitert KASI das Portal sukzessive mit weiteren Funktionen. Geplant sind unter anderem ein Abwesenheitskalender und eine Anwendung zur Ressourcenplanung. Der größte tschechische Kanalgusshersteller ist also gut aufgestellt in Sachen Digitalisierung und baut dadurch seine Stellung als Marktführer weiter aus.
  • E-Learning-Angebot für Produktionsmitarbeiter
  • Besserer Informationsaustausch zwischen einzelnen Abteilungen
  • Schnellere Abläufe, merkliche Effizienzsteigerungen
  • ROI nach nur 1,5 Monaten

Hersteller / Kanalguss

KASI, spol. s r. o.
„Für uns war es ausschlaggebend, wichtige Informationen an zentraler Stelle teilen zu können. Intrexx hilft uns dadurch, Entscheidungs- und Planungsprozesse entscheidend zu beschleunigen.“

Petr Kuchyňka, IT Consultant, KASI

Intrexx als komplexes Seminarverwaltungssystem

Die Firma mit Sitz in Gilching bei München ist spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Seilklettertechnik, Baumpflege und Arbeitssicherheit. Seit die MBKS 2002 als erste Ausbildungsstätte in Deutschland akkreditiert wurde, ist sie stetig gewachsen und umfasst nun rund 25 Ausbilder im bundesweiten Einsatz. Zusammen mit zahlreichen Kooperationspartnern bietet die Münchner Baumkletterschule ein großes Spektrum an Kursen an.


Für die Verwaltung und Abwicklung der Kurse, Ausbilder und Teilnehmer wurden bisher verschiedene Systeme genutzt. Dies führte zu mehrfacher Datenhaltung, die unter anderem die Aktualität und Korrektheit der Daten beeinträchtigte. Der gesamte Ablauf (Planung, Durchführung und Nachbereitung) der Kurse soll zukünftig in einem System automatisiert werden. Des Weiteren soll die Kommunikation mit den Ausbildern und Teilnehmern über das System erfolgen und damit dokumentiert werden. Zusätzlich soll eine Kurssuche und Anmeldungsmaske in die Website integriert werden.


Die Seminarverwaltung wurde mit der Portalsoftware Intrexx von United Planet erstellt. Diese ermöglicht durch die vorhandenen Bausteine die schnelle und kostengünstige Umsetzung individueller Lösungen. Das System besteht aus den Modulen CRM, Kursplanung, Kursdurchführung, Berichtswesen, Dokumente und Stammdatenverwaltung.

Die Informationen, die für das gesamte System benötigt werden, werden unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ verwaltet. Dort lassen sich Objekte wie Regionen, Kursstandorte, Dokumentenprioritäten und Kurskategorien, die verschieden Status für Kurse und Teilnehmer sowie Kurstypen (Kursschablonen) eintragen und verwalten.

Im Bereich „CRM“ werden alle Firmen, Personen, Ausbilder und die Ausbildertermine verwaltet. In einem Ausbilderkalender werden alle Nichtverfügbarkeiten der Ausbilder verwaltet. Der Kalender dient der erleichterten Kursplanung. Wird ein Ausbilder einem Kurs zugeordnet, wird automatisch ein Termin im Ausbilderkalender angelegt. So werden bei der Kursplanung bereits Terminkonflikte berücksichtigt.

Unter dem Menüpunkt „Kursplanung“ werden alle Kurse verwaltet. Dies beinhaltet die Neuanlage und Bearbeitung von Kursen, das Anlegen sowie das Verwalten von Textbausteinen und Dokumenten zu den Kursen und durchzuführenden Aktivitäten der Mitarbeiter. Zum Kurs können Ausbilder gebucht werden, diese erhalten automatisch eine Buchungsbestätigung per Mail. Ein Kurs kann für die Anzeige auf der Website freigegeben werden. Damit erscheint er dort in verschiedenen Übersichten (Liste, Kalender, Karte) und kann vom Besucher direkt gebucht werden. Er erhält vom System automatisch eine Buchungsbestätigung. Zu Kursen können auch Interessenten erfasst werden, um diese später zu Teilnehmern umzuwandeln. Teilnehmer können auch manuell im System zum Kurs erfasst werden. Die gesamte Durchführung des Kurses wird unterstützt. Der Teilnehmer erhält verschiedene Informationen und Dokumente aus dem System: Anmeldebestätigung, Teilnehmerrechnung, Kursinformationen mit Anfahrtsplan und Hotelliste und nach Abschluss eine Teilnahmebestätigung mit Zertifikat.

Wird ein Kurs abgesagt, erhalten automatisch alle Teilnehmer eine entsprechende Information und, falls sie schon eine Rechnung erhalten haben, eine Rechnungskorrektur per Mail zugesandt. Dies geschieht ebenso, wenn ein Teilnehmer innerhalb der Stornofrist selbst absagt. Für alle Kurse existieren Wartelisten, die im Fall von Absagen genutzt werden können. Ebenfalls ist es möglich, Teilnehmer auf einen anderen Kurs umzubuchen.

In dem Bereich „Berichtswesen“ werden Statistiken zu den Kursen erstellt. Die Statistiken dienen dazu, die zukünftige Planung weiter zu optimieren. Hierbei helfen beispielsweise die Kursstatistik, die Teilnehmerstatistik wie auch die Kursüberbuchungsstatistik.

Unter „Dokumente“ befinden sich alle vom System erstellten bzw. vom Teilnehmer hochgeladenen Dokumente mit den entsprechenden Verbindungen zum Kurs, Teilnehmer, Standort, etc.


  • Optimierung der gesamten Planung und Durchführung
  • Zentrale Arbeitsplattform (Mitarbeiter müssen nicht mehr in verschiedenen Systeme wechseln), alle Daten in einem System verfügbar
  • Standortunabhängiger Zugriff, hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Partnern
  • Integration der Kurssuche und Anmeldung in die Website
  • Gute Erweiterbarkeit, hohe Flexibilität

Baumpflege

Münchner Baumkletterschule (MBKS)

„Unsere komplexen Arbeitsstrukturen in der Seminarverwaltung stellten uns vor Probleme – PortalConsult und Intrexx waren die Lösung. Das von uns eingeführte System ist vielseitig und arbeitet mit Automatismen, was uns die Arbeit sehr erleichtert.“

 Merlin Fuchs, Münchner Baumkletterschule


Von Flipcharts zur digitalen Produktions-Unterstützung

Sunrise Medical ist einer der Weltmarktführer in der Entwicklung, Produktion und im Vertrieb von Rollstühlen und Systemen für perfektes Sitzen und Positionieren. Weltweit arbeiten 2.000 Menschen für Sunrise Medical. Gemäß dem Credo „Improving people’s lives“ ermöglichen die innovativen Produkte des Unternehmens Unabhängigkeit und ein selbstbestimmtes Leben.
Die Werke der Sunrise Medical GmbH verfügen über verschiedene Produktionslinien, an denen die unterschiedlichsten Rollstühle montiert werden. Früher stand an jeder Produktionslinie ein Flipchart, auf dem die jeweils gerade fehlenden Bauteile von Hand notiert wurden. Ein Prozess, der einen wahren Papierkrieg in Gang setzte und dringend verbessert werden musste. Daneben galt es, das Zusammenspiel mit Partnern zu vereinfachen und auch die Datenpflege des umfangreichen Produktportfolios war eine Baustelle.
Auf einer Messe bekam man 2011 zufällig eine CD in die Hand gedrückt – ja, das gab es damals noch. Darauf war eine Testversion von Intrexx. Christian Hügel, Business Analyst und zuständig für Prozessoptimierungen bei Sunrise Medical, war schnell klar: „Intrexx war gerade dazu prädestiniert, unsere Anforderungen zu lösen.“ Da die Software auch von den Anschaffungskosten her sehr attraktiv war, kam für Hügel gar nichts anderes mehr infrage: „Ich muss einfach sagen, dass Intrexx in dem Bereich konkurrenzlos war und immer noch ist. Ich kenne keine andere Lösung, die in punkto Flexibilität und Anpassbarkeit das gleiche bietet. SharePoint wäre bei unseren Anforderungen der Elefant im Porzellanladen gewesen.“

So wurde innerhalb von zwei Monaten – inklusive Planung und Testphase – ein Prozessoptimierungs-Portal aufgebaut. Dabei wurde auf die Consulting-Leistungen des Herstellers zurückgegriffen. In der Folge war es Sunrise Medical möglich, das Portal eigenständig durch weitere, zum Teil auch umfangreichere, Projekte perfekt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Auf die Frage, welche Funktionen heute hauptsächlich genutzt werden, entgegnet Hügel „Intrexx ist für uns alles, bloß kein simples Intranet“. Alles, was nicht direkt über das ERP-System abgebildet werden kann – vor allem Prozesse – wird über Intrexx gelöst. Mit dem Umstieg auf das neue Warenwirtschaftssystem „QAD Cloud ERP“ spielt Intrexx vor allem seine Stärken in der Datenintegration aus: „Die komplette Datenmigration vom alten in das neue ERP wurde mittels Intrexx gelöst.“ Außerdem wird Intrexx eingesetzt, um Daten zusammenzuführen und zu konsolidieren. So ist zum Beispiel das Produktdatenmanagement-System SolidWorks an Intrexx angebunden. Die Daten werden in Intrexx weiterverarbeitet, geprüft und von hier ins ERP-System übertragen.

Ein weiteres Highlight ist das Lieferanten-Portal inklusive Kanban-Prozess. Die größten Lieferanten von Sunrise Medical haben Zugriff auf dieses Extranet. Hier sehen sie eine Auflistung der Zuliefer-Artikel. Es wird automatisch angezeigt, welche Teile zu welchem Zeitpunkt wo benötigt werden. Das hat zur Folge, dass Bestellungen nicht mehr ständig aktiv in Auftrag gegeben werden müssen. Christian Hügel sieht im Lieferanten-Portal Vorteile für beide Seiten: „Es verbessert die Zusammenarbeit enorm. Wir haben eine direkte Arbeitsersparnis und die Lieferanten können sich selbst einteilen, wann sie Bestellungen abrufen.“ Statt eine überdimensionierte ERP-Lösung zu wählen, die einen solchen Prozess liefert, konnte er mit Intrexx kostengünstig selbst umgesetzt werden.

Durch die Digitalisierung vieler täglich ablaufender Prozesse profitiert Sunrise Medical von merklichen Zeiteinsparungen. Diese schlagen sich dem Analysten Hügel zufolge erfreulicherweise auch in gesunkenen Kosten nieder. Und die Flipcharts von früher? Vermisst wirklich niemand. Sie sind in den Müll gewandert und wurden durch Monitore ersetzt. Die hier erfassten Daten werden prozessgesteuert an die richtige Stelle geleitet und die weiteren Schritte – von der Bestellung von Zulieferteilen bis zur Information des Kunden über den möglichen Liefertermin – folgen ganz automatisch.
  • Verbesserung von Prozessen
  • Nahtlose Zusammenarbeit entlang der ganzen Produktionskette
  • Leichte Konsolidierung und Migration selbst großer Datenmengen
  • Arbeitserleichterungen und Zeitersparnis

Hersteller von Rollstühlen, Rollstuhlzubehör und Elektromobilen

Sunrise Medical GmbH & Co. KG
„Intrexx ist einfach konkurrenzlos in seinem Bereich [...] SharePoint wäre bei unseren Anforderungen der Elefant im Porzellanladen gewesen.“
Christian Hügel, Business Analyst

AOK Sachsen-Anhalt: SAP mit Intrexx aufwerten

Die AOK Sachsen-Anhalt ist die größte Krankenkasse des Bundeslandes. Bei der „Gesundheitskasse“ mit Sitz in Magdeburg werden rund 725.000 Versicherte von knapp 1.900 Angestellten individuell beraten und persönlich betreut. Das Wohl der Versicherten wird als hohe Verpflichtung wahrgenommen. Daher werden Produkte und Dienstleistungen fortwährend optimiert und die Kasse übernimmt Verantwortung bei der Gestaltung der Gesundheitspolitik in Sachsen-Anhalt.
Für ihr Kerngeschäft setzt die AOK Sachsen-Anhalt auf SAP. Um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen sollte diese Lösung mit einigen Funktionen angereichert werden, die das standardisierte und relative starre System ursprünglich nicht bot. Neben einigen kleineren Features (Arztsuche, Umfragen-Tool etc.) sollte ein Vertragsmanagement aufgebaut werden, mit dem sämtliche Verträge neben den regulären Krankenkassenverträgen effizient verwaltet werden können.
Eine Anpassung des SAP-Systems um die Anforderungen umzusetzen kam nicht in Frage. Es war früh abzusehen, dass diese sehr aufwändig wäre und damit beträchtliche Kosten nach sich ziehen würde. Aufgrund früherer guter Erfahrungen mit der plattformunabhängigen Portal- und Integrationssoftware Intrexx entschied man sich daher, SAP durch die Kombination mit Intrexx-Applikationen aufzuwerten. Eine Kernanforderung, die dabei erfüllt werden konnte, ist dass die Anwendungen sich im „Look and Feel“ nicht von SAP abheben. Somit wird ein Medienbruch vermieden und Mitarbeiter, die SAP kennen, können auch ohne Schulung oder Einarbeitung mit den neuen Tools arbeiten. Von besonderer Bedeutung war dieses Kriterium für das mit Intrexx entwickelte Vertragsmanagement. Da SAP nur zur Verwaltung bestimmter Verträge bestimmt war, wurde mit der Intrexx-Applikation die Möglichkeit zum Management aller weiteren Verträge geschaffen. Die Integration ist Projektleiter Dr. Martin Kunz zufolge sehr gut gelungen: „Das Intrexx-Vertragsmanagement ist so eng in SAP eingebunden, dass die Mitarbeiter gar nicht bemerken, dass sie nicht direkt mit SAP arbeiten. Für sie spielt es ja auch keine Rolle, auf welcher Plattform sie sich bewegen.“

Der zentrale Vorteil, den die IT der AOK Sachsen-Anhalt durch die Kombination von SAP und Intrexx erfährt, liegt darin, SAP nah am Standard belassen und dennoch geforderte Funktionen problemlos einbinden zu können. Das Hauptprogramm SAP bleibt damit leicht wartbar und die für moderne Unternehmen nötige Flexibilität wird über webbasierte Applikationen, die mit Intrexx entwickelt werden, beigesteuert.
  • Sehr schnelle Umsetzung von Anwender-Anforderungen
  • SAP kann leicht angepasst und dennoch nah am Standard bleiben
  • Nahtlose Integration in SAP-Umgebung
  • Eine Lösung für verschiedenste Anforderungen
  • Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Versicherungen
Intrexx Professional
Intrexx Business Adapter für SAP
Business Suite (View & Write)
Intrexx CMS 2.0
Intrexx Projektmanagement
Online-Umfragen
AOK Sachsen-Anhalt
„Wir haben die Datenhaltung deutlich zentralisiert und erfüllen mit dem Intrexx-Vertragsmanagement alle Anforderungen des SGB. Wirklich beeindruckt waren wir von der spielend leichten Anbindung an SAP.”


Dr. Martin Kunz, Leiter Softwareentwicklung und Business Intelligence

Elektronische Vormerkungen von Kinderbetreuungsplätzen

Wiesbaden ist die Landeshauptstadt des Landes Hessen und mit 287.000 Einwohnern die zweitgrößte Stadt des Bundeslandes. Die Aufgabe der Kinderbetreuung wird von unterschiedlichen Trägern geleistet. In den über 12.000 Betreuungsplätzen werden Kinder im Alter von null bis zwölf Jahren in Krippen, Elementar- und Hortgruppen sowie in altersstufenübergreifenden Gruppen betreut. Trägerübergreifend werden diese Plätze in rund 180 Einrichtungen vorgehalten.
Um die Arbeitsabläufe rund um die Vormerkung von Kinderbetreuungsplätzen für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden, die Träger, die Einrichtungen und Eltern zu erleichtern, sollte ein webbasiertes elektronisches Vormerksystem eingeführt werden. Wichtig war, dass die dezentrale Platzvergabe in den Kitas weiterhin unterstützt wird, gleichzeitig aber die Kitaberatung der Stadt Wiesbaden ihrer Steuerungsfunktion ausüben kann. Eltern erhalten über ein Benutzerkonto aktuelle Informationen zu ihrer Vormerkung. In den Kitas sollen tagesaktuelle Übersichten und Bearbeitungsmöglichkeiten zu den Vormerkungen und den Wartelisten bereitgestellt werden.
Anfang 2015 begann auf Basis von Intrexx und der Musterlösung NiKITA die Einführung des elektronischen Vormerksystems in Wiesbaden – und aus NiKITA wurde bis zum Beginn der Pilotierung am 1. Mai 2015 WiKITA.

Innerhalb von vier Monaten wurden sämtliche Anforderungen der Stadt und der Träger in eine passgenaue Lösung überführt und zunächst im Ortsbezirk Biebrich pilotiert. Seit September 2015 wurden sukzessive alle weiteren Ortsbezirke einbezogen und seit Januar 2016 können im gesamten Stadtgebiet Vormerkungen online vorgenommen werden. Ein Jahr danach wurden in WiKITA über 3.700 Benutzerkonten registriert und rund 37.000 Vormerkungen erfasst. In einer Abschlussveranstaltung hatten Trägervertreter/innen und Mitarbeiter/innen der teilnehmenden Pilot-Kitas Gelegenheit sich zu WiKITA zu äußern. Das Feedback war überwältigend positiv und die erhoffte Arbeitserleichterung bereits nach kürzester Zeit spürbar.

Eltern können in WiKITA ein Benutzerkonto registrieren und über dieses bis zu zehn Vormerkungen je Betreuungsbereich und Kind hinterlegen. Mehrere Plausibilitätsüberprüfungen stellen hierbei sicher, dass sämtliche fachliche Vorgaben bereits bei der Erfassung einer Vormerkung berücksichtigt werden und somit aufwändige Nachprüfungsverfahren weitestgehend entfallen können. Aber auch in den Kitas vor Ort oder im Amt für Soziale Arbeit können Vormerkungen erfasst werden. Jede Vormerkung enthält eine Bearbeitungshistorie und kann um Bearbeitungsvermerke ergänzt werden, so dass zu jedem Zeitpunkt die Entwicklung einer Vormerkung im Arbeitsprozess nachvollziehbar bleibt. Träger, die über eigene Systeme zur Vertragsverwaltung im Kita-Bereich verfügen, können die Vormerkungen aus WiKITA exportieren und in diese importieren.
  • WiKITA ist schnell und unkompliziert eingeführt und erfüllt in optimaler Weise die fachlichen Anforderungen im KiTa-Bereich
  • Einfache und unbürokratische Erfassung von Vormerkungen für Eltern
  • Kitas haben einen tagesaktuellen Überblick über die Vormerksituation in ihrer Kita
  • Einheitliche und ganzheitliche Datenbasis für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden ermöglicht eine effiziente Steuerung
  • Träger können die Vormerkungen aus WiKITA für eigene IT-Fachverfahren weiternutzen

Öffentliche Verwaltung
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Amt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbaden

Das Christophoruswerk Erfurt fördert Qualitätsentwicklung und Wissensaustausch

Das Christophoruswerk Erfurt ist eine gemeinnützige Einrichtung in der Trägerschaft des Caritasverbandes für das Bistum Erfurt e.V. und des Evangelischen Kirchenkreises Erfurt. Die gemeinnützige GmbH ist ein regional agierender Sozialdienstleister und bietet Menschen mit geistiger Behinderung und psychisch-seelischen Erkrankungen Hilfeleistungen in den Feldern Wohnen, Tagesstrukturierung, Bildung und Arbeit.
Durch die dezentral aufgestellten Einrichtungen ist eine gute Koordination von besonderer Bedeutung für das Christophoruswerk. Durch ein neues Softwaresystem sollte gewährleistet werden, dass insbesondere QM-Dokumente mühelos zwischen den Standorten ausgetauscht und rasch freigegeben werden können. Darüber hinaus wünschte man sich, bestehende Insellösungen zu ersetzen und längerfristig ein zentrales Portal aufzubauen.
Das Christophoruswerk suchte mit Weitblick nach einer Lösung, die über den Bereich Qualitätsmanagement hinaus weitere Perspektiven bietet. Lars Meininger vom zuständigen Referat kommentiert die getroffene Entscheidung folgendermaßen: „Wir haben uns für Intrexx entschieden, da es viel mehr ist als nur ein QM-System. Damit haben wir nicht nur eine Spezialsoftware zur Umsetzung der ISO 9000, sondern eine breiter aufgestellte Lösung.“

Zunächst wurden die rund 1200 im alten System vorhandenen Dokumente in die auf Intrexx basierende „Qualitätsmanagement-Suite 2.0“ von ipro Consulting übertragen. Dadurch stehen sie den Einrichtungen bequem im Intranet-Portal zur Verfügung. Gleichzeitig wurde evaluiert, welche weiteren Prozesse mit Intrexx abgebildet und vereinfacht werden können. Durch das Portal werden diverse Anwendungen zunehmend auf einer zentralen Plattform vereint.

Der Qualitätsmanagementbeauftragte des Christophoruswerks ist sich sicher, dass schon in dieser frühen Phase die Prozessgeschwindigkeit gesteigert werden konnte und freut sich darüber hinaus über Arbeitserleichterungen: „Intrexx ermöglicht uns Dinge, die mit der früheren HTML-Lösung nicht gingen: Wir arbeiten interaktiv mit dem System. Freigaben werden nicht mehr in Papierform abgewickelt und können dadurch sehr zeitnah erfolgen. Außerdem gibt es nun eine nutzerspezifische Zuordnung von Dokumenten.“
  • Zeiteinsparung durch Prozessoptimierung
  • Wissensaustausch und Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg
  • Ersetzung von Insellösungen
  • Eigenständige Gestaltung und Anpassung an konkreten Bedarf

Sozialdienstleister
Intrexx, Qualitätsmanagement Suite, Intrexx Share, CMS 2.0 für Intrexx
Christophoruswerk Erfurt gemeinnützige GmbH
„Was früher bei Freigaben oft lange gedauert hat, geht heute in zwei Tagen. Im Vergleich zum alten System haben wir eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterungen im Qualitätsmanagement.“

Lars Meininger, Referat Qualitätsmanagement

Wissenstransfer und Prozesssicherheit im Handel schaffen

Der Name WEKO steht in Bayern für hochwertige Möbel und besten Service. WEKO-Einrichtungshäuser gibt es in Pfarrkirchen, Rosenheim und Eching. Daneben deckt das Unternehmen mit dem Sonderpostenmarkt „Schleudermaxx“ in Hebertsfelden und Rosenheim auch den Discountbereich ab. Gartenmöbel werden darüber hinaus auch über den Online-Shop „garten-und-freizeit.de“ vertrieben. Insgesamt sind in der Unternehmensgruppe etwa 1.100 Mitarbeiter beschäftigt. In den Kundenspiegeln von Passau, Rosenheim und Deggendorf belegt das Unternehmen seit Jahren den ersten Platz bei der Wahl zum besten Einrichtungshaus der Region.
Das Portal wurde ursprünglich eingerichtet, um ein Ticketsystem für den EDV-Support anzubieten. Damit die Unternehmensgruppe ihre Konkurrenzmärkte hinter sich lassen kann, sollte das Portal darüber hinaus die Koordination der internen Abläufe verbessern. Die Lösung sollte Mitarbeiter vernetzen und Prozesse sowie Verwaltungsaufgaben abwickeln.
Mit der Portalsoftware Intrexx wurde ein umfangreiches Unternehmensportal aufgebaut. Dieses bildet heute die Prozesse sämtlicher Geschäftsbereiche vom Verkauf über die Verwaltung bis hin zur Geschäftsleitung ab. Interne Abläufe können damit erheblich flexibler und effizienter abgewickelt werden. Die einzelnen Anwendungen sind dabei sehr breit gefächert.

Beispielsweise wurde die Kundenbetreuung vereinfacht, indem Verkäufer bei Sonderanfertigungen alle Spezifikationen im Portal erfassen können. Der errechnete Verkaufspreis wird direkt angezeigt. Einen großen Vorteil brachte auch die Prozessdokumentation. Ein Wiki übernimmt die Verwaltung und Verteilung der Ablaufdiagramme. Ein automatisierter Prüf- und Freigabeprozess ist hierbei ebenso vorhanden wie eine Anbindung an das Visualisierungs-Tool MS Visio. Durch diese Wissensdatenbank können Prozesse standardisiert werden und das Mitarbeiterwissen wird gezielt vermehrt. Die Warenwirtschaft profitiert durch die Verbindung des Portals und dem Data Warehouse von einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten.

Das Portal ermöglicht auch den Kunden einen besonderen Service: Eltern können ihre Kinder während des Einkaufs mit der WEKOCARD bei der Kinderbetreuung „einchecken“. Indem hier alle relevanten Daten erfasst sind, wird sichergestellt, dass die Kinder auch von den richtigen Personen abgeholt werden.
  • Starke Vereinfachung der Abläufe
  • Übersichtliche Prozessdokumentation
  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten
  • Automatisierung von Prozessen

Handel
Intrexx
Bestellwesen Studio
Individuelle Applikationen
WEKO Wohnen GmbH

Modernisierung von Projektdatenbank und Betriebszeitenkalender

ArcelorMittal Bremen ist einer der größten Arbeitgeber der Region und produziert mit seinen hoch technisierten Anlagen bis zu vier Millionen Tonnen Rohstahl jährlich. Als modernes integriertes Hüttenwerk vereint es alle Anlagen von der Roheisenerzeugung bis zur Feinblechverarbeitung auf einem Gelände. Das Werk gehört zum weltgrößten Stahlkonzern ArcelorMittal mit Sitz in Luxemburg.
2014 standen zwei elementare Systeme auf dem Prüfstand und es wurde beschlossen, diese durch zeitgemäße Lösungen zu erneuern. Konkret ging es dabei um eine Projektdatenbank und den Betriebszeitenkalender, in dem Produktions- und Stillstandszeiten vermerkt werden. Es sollten hierbei einheitliche Lösungen für den Standort entwickelt werden, welche die vorhandenen Insellösungen ersetzen und die Unternehmensprozesse vereinfachen.
Um die konkreten Anforderungen möglichst exakt zu erfüllen und spätere Anpassungen flexibel und in Eigenregie durchführen zu können, setzte man auf die Entwicklungs- und Ablaufumgebung Intrexx. Projektleiterin Sandra Ohde kommentiert die Entscheidungsfindung mit den Worten „die Entscheidung ist auf Intrexx gefallen, da wir uns schnelle Erfolge bei der Anwendungsentwicklung erhofft haben, weil es ein relativ schnelles und einfaches Produkt ist und weil wir damit eine Portallösung aufbauen können. Durch die mit Intrexx erstellte Applikation erreichen wir, dass wir statt verschiedener kleinteiliger Datenbanken eine zentrale Lösung zum Projektmanagement haben.“

Die Intrexx-Projektdatenbank ist als erfassendes System über die OData-Schnittstelle mit SharePoint gekoppelt, welches durch eine Konzernvorgabe weltweit als Collaboration-Tool gesetzt ist. Dieses fungiert anschließend als Basis der Kommunikation der Projektteams und zur Dokumentenablage. „Die Projektdatenbank ist für unseren SharePoint eine wichtige Stammdatentabelle“ beurteilt Ohde die Rolle der Applikation. Da sich die Projektdatenbank-Applikation hinsichtlich des „Look & Feel“ an der gewohnten Umgebung orientiert, kann sie von den ca. 200 Usern ohne großen Schulungsaufwand genutzt werden.

Für den Betriebszeitenkalender suchte man ein Tool mit einer ausgeprägten Kalender-Funktionalität, einem ausgefeilten User-Management sowie der Möglichkeit, die Lösung mandantenfähig zu entwickeln. Da allein durch seine Standard-Funktionen schon 80% der Anforderungen abgedeckt werden, machte Intrexx auch hier das Rennen – der Anteil der Individualanpassung wäre bei den anderen getesteten Produkten wesentlich höher gewesen.
  • Schnelle Umsetzung der spezifischen Anforderungen
  • Direkte Anbindung an SharePoint
  • Ablösung bestehender Insellösungen durch einheitliche Anwendung
  • Sicherer Datenaustausch mit Lieferanten und Partnern

Stahlherstellung
Intrexx, Intrexx Business Adapter für OData, Individuelle Applikationen
ArcelorMittal Bremen GmbH
„Das Portal wird die Projekterfassung und -verfolgung am gesamten Standort vereinfachen und vereinheitlichen. Intrexx überzeugt durch einfache Bedienbarkeit, die Möglichkeit von bedarfsorientierten Auswertungen und modernes Layout.”

Sandra Ohde, Progress Manager

Arbeitserleichterungen durch standardisierte Prozesse/Workflows

In unmittelbarer Nähe zum Freiburger Münster gelegen, ist das Erzbischöfliche Ordinariat die Verwaltungszentrale des Erzbistums Freiburg. Es beherbergt den Sitz des Erzbischofs, die Abteilungen und Stabsstellen sowie das Offizialat.
Das Referat Weltkirche ist die Schnittstelle des Erzbistums mit den Ortskirchen in anderen Ländern und Kontinenten. Es unterstützt pastorale und soziale Projekte weltweit. Diese reichen vom Bau von Kirchen und Kapellen über Fortbildungen bis hin zur Verbesserung der Wasserversorgung. Die Software, die bislang zur Verwaltung der jährlich bis zu 400 eingehenden Förderungsanträge genutzt wurde, war stark in die Jahre gekommen. Sie sollte daher durch eine zeitgemäße Lösung ersetzt werden – am besten ohne großen Entwicklungsaufwand und unabhängig von externen Programmierern.
Das Erzbischöfliche Ordinariat nutzt schon seit über zehn Jahren ein Mitarbeiterportal auf Basis der Software Intrexx, um die etwa 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen. Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen war schnell klar, dass auch die Projektmanagement - Anwendung mit der Portalsoftware umgesetzt werden soll.

Sachgebietsleiterin Monika Steiert zufolge konnte die Anwendung schnell erstellt werden und bringt deutliche Arbeitserleichterungen: „Die Aspekte, die sich im alten Programm bewährt haben, konnten wir leicht in die neue Applikation übernehmen. Darüber hinaus wurden einige Features hinzugefügt, die unsere Arbeit erleichtern“. Vom Eingang eines Antrags bis zum Abschlussbericht und der Endabrechnung läuft alles in der Applikation. Überweisungen können durch die Anwendung vorbereitet werden und der Gesamtablauf des jeweiligen Projekts kann abschließend übersichtlich als PDF ausgegeben werden.

Egal ob es um pastorale Kurse oder die Anschaffung eines Fahrzeugs geht: die Anwendung gewährleistet die rasche Erfassung und Bearbeitung der Anträge. Sie ist direkt in das Mitarbeiterportal des Erzbischöflichen Ordinariats integriert. Dieses stellt den Beschäftigten sämtliche relevanten Informationen zentral zu Verfügung. Neben dem Projektmanagement bildet das Portal einige weitere Prozesse wie beispielsweise die Fahrzeugverwaltung oder die Raumbuchung ab und ist somit die zentrale Arbeitsoberfläche.
  • Arbeitserleichterungen durch standardisierte Prozesse/Workflows
  • Alle Informationen gut verfügbar
  • Flexibel anpassbar und erweiterbar
  • Modern und zukunftssicher
  • Unabhängigkeit von externen Programmierern

Kirche
Intrexx, Intrexx Share, CMS, Ressourcenverwaltung, Individuelle Applikationen
Erzbischöfliches Ordinariat Freiburg
„Das Intrexx-Projektmanagement bietet Funktionen, die wir uns früher immer gewünscht haben. Dadurch profitieren wir von deutlichen Arbeitserleichterungen und sind sehr zufrieden.“

Monika Steiert, Sachgebietsleitung Projektarbeit,

Vernetzung der Mitarbeiter durch Intrexx Share

Die 1911 gegründete Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V. (KJF) ist ein Sozialunternehmen, dem über 80 verschiedene Gesundheits- und Sozialdienstleister angehören. Jedes Jahr nehmen 80.000 Menschen die Angebote der unterschiedlichen Einrichtungen in den Bereichen Medizin, Schulen, berufliche Bildung und Integration sowie Kinder- und Jugendhilfe in Anspruch.
Im Zentrum der Arbeit der KJF steht die Begegnung von Mensch zu Mensch. Dieser Grundsatz gilt sowohl für den Umgang mit Klienten und Patienten als auch für die über 4000 Mitarbeiter untereinander. Um den Austausch noch weiter zu fördern, sollte das veraltete Intranet durch ein modernes Mitarbeiterportal ersetzt werden. Dieses sollte zentrale Dienste und Informationen bequem zur Verfügung stellen sowie Wissensaustausch und Zusammenarbeit fördern.
Angesichts des anspruchsvollen Lastenheftes der KJF konnte die Software Intrexx am besten bestehen. Projektleiter Raphael Doderer kommentiert die Entscheidung mit den Worten „uns hat die Gesamtheit der Intrexx-Technologie mit ihren Apps, der Qualitätsmanagement-Suite und der Social-Komponente Intrexx Share am meisten überzeugt.“ Im Rahmen des Findungsprozesses wurde auch deutlich, dass die konkreten Anforderungen am besten durch eine Social Collaboration Software erfüllt werden können. Daher bildet Intrexx Share den Kern des KJF-Portals und wurde als Startseite festgelegt.

Früher bestand ein Kommunikationshindernis darin, dass die Mitarbeiter sich auf über 80 verschiedene Einrichtungen verteilen. Das neue Portal der KJF ermöglicht heute den direkten Austausch über sämtliche Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Erst dieser gewährleistet es, dass Klienten in unterschiedlichen Bereichen sektorenübergreifend auf höchstem Qualitätsniveau unterstützt werden können. Darüber hinaus hält das Portal zahlreiche Anwendungen bereit, die dazu beitragen, den Arbeitsalltag der Beschäftigten zu vereinfachen und Abläufe zu standardisieren. Mit dem in das Portal integrierten Maßnahmen- und Qualitätsmanagement sowie der Wissensdatenbank konnte die Arbeit in den einzelnen Einrichtungen verbessert und effizienter gestaltet werden, wovon auch die Klienten und Patienten profitieren.

Das Portal wird Doderer zufolge umfangreich genutzt: „Hier sind das Qualitätsmanagement, das Wissensmanagement und die interne Kommunikation unter einem Dach vereint. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter in der Jugendsozialarbeit an einer externen Schule tätig ist oder direkt in der Geschäftsstelle: Jeder hat Zugang zu einer zentralen Wissens- und Qualitätsplattform.“
  • Vernetzung sämtlicher Mitarbeiter
  • Zentrale Wissens- und Qualitätsplattform sowie tagesaktuelle Information
  • Zunehmende Integration in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter
  • Austausch über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg
  • Sicher, pflegeleicht und flexibel anpassbar

Gesundheits- und Sozialdienstleister
Intrexx, Intrexx Share, Qualitätsmanagement Suite, Intrexx CMS 2.0, Online-Umfragen, Speziell entwickelte Applikationen
Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V.
„Intrexx begleitet uns auf dem Weg zu konsequenter Modernisierung. Vernetzen, vereinfachen und verständlich machen – das ist der Dreiklang, der unser Mitarbeiterportal sehr gut beschreibt.“

Raphael Doderer, Leiter Stabsstelle Marketing und Kommunikation

Dank modernem Mitarbeiterportal fit für die Zukunft

Mitarbeiter in Gemeinden und Stadtverwaltungen müssen heute mit einer Vielzahl von Informationen arbeiten und sollten wenn möglich auch über das Bescheid wissen, was in den anderen Abteilungen passiert. Um ihre Beschäftigten bestmöglich in ihrer Arbeit zu unterstützen geht die Stadt Sindelfingen daher den Weg der konsequenten Erneuerung ihrer Softwareinfrastruktur. Mit dem optisch ansprechenden und benutzerfreundlichen Mitarbeiterportal wurde eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche Informationen geschaffen. Schon heute wird damit wertvolle Zeit gespart, die bisher für die Informationssuche notwendig war.

Sindelfingen ist zentral in Baden-Württemberg gelegen und zählt derzeit etwa 62.000 Einwohner. Die große Kreisstadt bildet zusammen mit der Nachbarstadt Böblingen ein Mittelzentrum in der Region Stuttgart. Sindelfingen wuchs schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts zu einer bedeutenden Industriestadt, deren Wirtschaft heute vor allem von der Automobilindustrie und einigen Modefirmen geprägt ist. Seit 2013 trägt die Stadt darüber hinaus den Titel „Faire Stadt“.
Den Anstoß zur Suche nach einer neuen Intranet-Lösung gab die Unzufriedenheit mit dem bisherigen System. Die Informationen für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung wurden in einer großen Zahl von Lotus-Notes-Datenbanken gespeichert und waren so nur schwer auffindbar. Mit Blick auf die Zukunft wollte man kein reines Content Management System (CMS), sondern suchte nach einer umfassenderen Software, um auch Workflows abbilden und Prozesse automatisieren zu können. Zudem war die Möglichkeit gefragt, eine Social-Collaboration-Komponente nahtlos einbinden zu können und so mit den veränderten Anforderungen vor allem jüngerer Mitarbeiter Schritt halten zu können.
Im direkten Austausch mit anderen Kommunen, die bereits ein Mitarbeiterportal nutzen, wurden unterschiedliche Lösungen verglichen. Ein CMS schied von vornherein aus, da es zu unflexibel wäre und nicht alle geforderten Funktionen böte. So kristallisierten sich SharePoint und die Portalsoftware Intrexx als Wahlmöglichkeiten heraus. Für beide sprach, dass sie von etablierten Anbietern stammen und so die geforderte Sicherheit gegeben war. Aufgrund des speziellen Anforderungsprofils der Stadtverwaltung fiel die Wahl letztendlich auf die Software des Freiburger Herstellers United Planet. Mit Intrexx konnte eine optisch ansprechende Oberfläche mit deutlich weniger Aufwand erstellt werden als es mit dem Konkurrenzprodukt möglich gewesen wäre. Außerdem wurde die Möglichkeit, mit Intrexx unabhängig von externen Dienstleistern eigene Applikationen zu entwickeln oder vorhandene an die konkreten Bedürfnisse anzupassen, als sehr interessant empfunden. Gleichzeitig bietet der AppStore zahlreiche Anwendungen, die sofort einsetzbar sind.
So wurde innerhalb von nur vier Monaten von der Entscheidung bis zum „Go-Live“ ein individuelles Portal entworfen, das den Bediensteten im Rathaus die tägliche Arbeit erleichtert. Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, konnte deutlich reduziert werden und gleichzeitig sind alle Mitarbeiter besser informiert. Als besonders wertvoll haben sich die Kontaktdatenbank und die automatische Anzeige der neuesten Informationen erwiesen.
  • bessere Verfügbarkeit von Informationen
  • starke Vereinfachung der Abläufe
  • zentrale Plattform statt viele Einzelanwendungen
  • spürbare Effizienzsteigerung
  • zukunftssicher: problemlose Anpassung und Erweiterung

Öffentliche Verwaltung
Intrexx Professional; CMS Studio; Business Adapter Lotus Notes; OData Business Adapter
Stadt Sindelfingen
„Wir haben uns für Intrexx entschieden, weil es uns flexible und schnelle Lösungen für unsere Informations-
und Kommunikationsanforderungen bietet. Ein wesentlicher Vorteil unseres Portals liegt darin, dass Informationen transparent und attraktiv bereitgestellt werden können.”

Christof Hölzl, Organisationsentwicklung

5x schneller zum Ziel als mit SAP WebDynpro

Das 1885 gegründete Unternehmen Boehringer Ingelheim ist ein internationaler Akteur der Pharmabranche. Seit der Gründung in Familienbesitz, liegen die Schwerpunkte auf Humanpharmazeutika (verschreibungspflichtige Produkte und Selbstmedikation), Biopharmazeutika und Tiergesundheit. Produziert wird an 16 Produktionsstätten in elf Ländern, dazu kommen noch fünf F&E-Standorte. Insgesamt sind 142 Unternehmen mit Boehringer Ingelheim verbunden.
Es wurde eine Lösung gesucht, mit der Dienstleister, Kunden und internationaler Außendienst abgesichert und zuverlässig auf in SAP erfasste Daten zugreifen können, ohne einen eigenen SAP-Zugriff zu benötigen und ohne SAP-Systeme direkt ans Netz anzubinden. Der Zugriff sollte sowohl stationär wie auch mobil möglich sein. Außendienst, Kunden und Dienstleister sollten ohne großen Schulungsaufwand über verschiedene Applikationen SAP-Daten bearbeiten können. Die wichtigste Applikation war der globale Webshop.
Unter den acht Bewerbern war nur United Planet in der Lage, die Anbindung von SAP-Daten in das Enterprise Portal erfolgreich zu demonstrieren. Nach nur drei Monaten konnte das Intrexx-Portal in den produktiven Einsatz gehen. Eine reine SAP-Lösung auf Basis von Web Dynpro für ABAP hätte fünf Mal so lange gedauert. Verschiedene Einzelapplikationen greifen nun lesend und schreibend auf SAP-Systeme zu. Mit der Webshop-Lösung können individuell auf den Nutzer zugeschnittene Kataloge, Produkte und Preise direkt aus SAP ausgelesen und angezeigt werden. Bestellungen können simuliert werden, um zum Beispiel mögliche Rabattstufen zu prüfen. Bestellungen werden automatisch in SAP geschrieben. Kunden, Außendienst und Dienstleister veranlassen und verfolgen Bestellungen oder Retouren in Echtzeit und haben Zugriff auf alle Faktura. Über Tablets kann der Außendienst beim Kunden Bestellungen erfassen oder dessen Stammdaten verwalten. Bei Produktneueinführungen oder Auftragsspitzen nutzen Call-Center-Mitarbeiter ohne spezielle Schulungen den Webshop, um eingehende Bestellungen zu erfassen und entlasten so den Vertrieb vor Ort. Bei Kundenanfragen helfen Außendienstmitarbeiter jederzeit kompetent informiert weiter. Das steigert die Kundenzufriedenheit und minimiert lästige Einzelabfragen und Übermittlungsfehler. Bisher mussten Mitarbeiter aufwändig geschult und mit einem SAP-Account versorgt werden, um dann in über 4 SAP-Masken eine einzige Reklamation zu bearbeiten. Jetzt ist dies auch von ungeschultem Personal mit wenigen Klicks problemlos zu erfüllen. Damit werden nicht nur massiv Kosten eingespart, sondern auch der Kundenservice und der Außendienst von einer aufwändigen, zeitraubenden und absolut unnötigen Last befreit.
  • Sehr schnelle Umsetzung, in einem Fünftel der Zeit im Vergleich zu einer reinen SAP-Lösung
  • Geringerer Personal- und Schulungsaufwand senkt Kosten erheblich
  • Massive Arbeitsentlastung für Kundenservice und internationalen Außendienst
  • Globale Lösung mit stets optimalem Zugriff auf lokale SAP-Daten

Humanpharmazeutika, Biopharmazeutika und Tiergesundheit
Intrexx Professional
Intrexx Consulting
Netweaver-Gateway-Adapter
Boehringer Ingelheim

Unabhängigkeit und Erfolg durch Extranet auf Intrexx-Basis

Die BEST-RMG ist eine Kooperation von inzwischen 550 Reisebüros in Deutschland und hat sich seit 25 Jahren am Markt etabliert. Gegenüber Reiseveranstaltern und anderen Marktteilnehmern treten die unabhängig organisierten Reisebüros als Zusammenschluss auf. Als Dachorganisation vertritt BEST-RMG die Interessen der Reisebüros. Seit 2013 ist die BEST-RMG Teil einer Nachhaltigkeits-Initiative, die vom Reisebüro bis hin zum Reiseveranstalter alle einbindet, um verantwortungsbewusster mit Ressourcen umzugehen.
Das statische und seit 2004 eingesetzte Extranet sollte nach zehn Jahren von einer modernen, flexiblen Lösung abgelöst werden. Das Extranet dient bei BEST-RMG als zentrale Stammdatenverwaltung sowie der Kommunikation unter den Mitgliedsreisebüros und mit der BEST-RMG Zentrale in Filderstadt. Wichtig war, dass das neue Portal flexibel an individuelle unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen angepasst werden kann, ohne größeren Programmieraufwand. Die 2.500 Nutzer sollten das neue System direkt, ohne speziellen Schulungsaufwand, einsetzen können.
Die Wahl fiel auf Intrexx, da insbesondere die Möglichkeit überzeugte, individuelle Anwendungen ohne großen Programmieraufwand erstellen zu können. Frauke Siech, bei BEST-RMG zuständig für Projektmanagement IT & Reisebürobetreuung war für die Einführung verantwortlich. Die studierte Touristik- Betriebswirtin ohne IT-Background hat es geschafft, in nur gut einem halben Jahr das neue Extranet zu konzipieren, zu erstellen und erfolgreich für 2.500 Nutzer auszurollen. Neben aktuellen Informationen können Mitglieder der Kooperation im Portal ihre Marketingmaterialien über einen externen Dienstleister bestellen, mit nur einem Klick ihre aktuelle Umsatz-Statistik einsehen und falls ein Reisebüro bei einer Gruppenreise noch freie Plätze hat, so können über die Mitglieder weitere Kunden geworben werden. Termine für interne Veranstaltungen und Weiterbildungen können ebenfalls im Portal eingesehen werden. Geplant ist eine automatische Anmelderoutine für diese Termine. Das BEST-RMG Extranet mit seiner individuell eingerichteten Stammdatenverwaltung sorgt v.a. auch in der BEST-RMG Zentrale für eine erhebliche Arbeitsentlastung hinsichtlich der Schnittstellenfunktion der Zentrale zwischen Reisebüros und Reiseveranstaltern/Leistungsträgern.
  • Zeitersparnis durch optimale Prozesse in der Stammdatenverwaltung
  • Qualitätssicherung
  • Stets aktueller und kurzfristiger Informationsaustausch mit einer Vielzahl von Nutzern
  • Einführung konnte „nebenbei“ erledigt werden, ohne teure Projektstellen

Tourismus
Intrexx Professional
Intrexx CRM
Intrexx CMS
Intrexx Online-Umfragen
United Planet Consulting
BEST-RMG Reisen Management AG

Optimierung von Workflows in Pfarreinheiten vor Ort

Das Bistum Trier darf für sich den Ehrentitel „Ältestes Bistum in Deutschland“ in Anspruch nehmen; seit 300 nach Christus sind in Trier eine christliche Gemeinde – und bei ihr die ersten Bischöfe – belegt. Seither leben Christinnen und Christen in der Stadt und im Trierer Land. Angespornt vom ständigen Bemühen, die Nachfolge Christi zu leben und den Glauben an seine Gute Nachricht weiterzugeben. Im Juni 2012 sucht das Bistum daher neue Wege, diesen Glauben für moderne Menschen und die heutige Gesellschaft glaubwürdig und interessant zu vermitteln.
Damit die Pfarrer und Pfarreinheiten wieder mehr Zeit für die Seelsorge haben, wurde eine internetbasierte Portallösung gesucht, die unabhängig von der eingesetzten Hardware alle Anforderungen der Pfarrbüros erfüllt und diese damit in ihrer täglichen Arbeit entlastet. Unter anderem sollten mit der Lösung Adressen, Termine und Gottesdienstordnungen zentral verwaltet, sowie eine automatisierte Pfarrbrieferstellung eingeführt werden. Ziel war neben der Optimierung der Arbeitsabläufe auch eine bistumsweite Standardisierung. Eine intuitive Benutzeroberfläche, auch für mobile Endgeräte, war ebenfalls gewünscht.
In einer intensiven Vorprojektphase wurden gemeinsam mit der Pfarrgemeinschaft Wadgassen und Pfarrer Peter Leick als Sachverständigen verschiedene Produkte analysiert. Die Wahl fiel auf Intrexx und dem darauf aufbauenden InGenius-Office. Die Software des United Planet-Partners Compelec wurde speziell für Kirchen entwickelt. Im Bistum Trier ist InGenius-Office zum Standard erklärt worden. Nach nur 5 Wochen stand das neue Portal zur Verfügung. Auf die kirchenrechtskonforme Ausgestaltung und Funktionalität achtete Pfarrer Leick. Mit dem neuen System werden die Gottesdienstordnungen der einzelnen Pfarrgemeinden (einschließlich des liturgischen Kalenders), die Verwaltung der Intentionen, die pfarrlichen und dienstlichen Termine der Seelsorgerinnen und Seelsorger, die Dienstpläne für Zelebranten, Organisten und Küster, die Adressverwaltung sowie die Pfarrbriefe verwaltet. Letztere können nun parallel bearbeitet und automatisch als Druckfassung an die jeweiligen Druckereien geliefert werden. Kirchliche Ressourcen (Kirchen, Pfarrheime) werden ebenfalls über InGenius-Office geplant. Das schafft Transparenz. Da das neue System browserbasiert ist, haben Pfarrer sowie hauptamtliche Mitarbeiter jederzeit Zugriff auf Daten, die für die jeweiligen Nutzergruppen zugänglich sind. Für zukünftige Erweiterungen, wie zum Beispiel eine Anbindung der SAP-Daten, ist das System vorbereitet und kann flexibel an neue Anforderungen angepasst werden. Die Social Business-Plattform Intrexx Share ist in InGenius-Office ebenfalls integriert. InGenius-Office-Share bietet den Mitarbeitern des Bistums über eine neue, intern gehostete und damit sichere, Infrastruktur die Möglichkeit, bistumsinterne Expertise auszutauschen. Mit der Software entstand ein nachhaltiges Wissensmanagement und es entwickelte sich eine Kultur der konstruktiven Kommunikation. Analog zu Facebook und Co. Nur eben intern.
  • Optimale Vernetzung der Pfarrbüros und Entlastung der Pfarrsekretariate
  • Einmalige Datenerfassung stellt Inhalte allen Applikationen zur Verfügung
  • Gottesdienstordnungen, Termine und Adressen bistumsweit standardisiert
  • Pfarrbriefe werden automatisch aus den erfassten Daten generiert

Kirche
Intrexx Professional
Intrexx Software Service Vertrag
InGenius Office
Bistum Trier, Generalvikariat
„Als Pfarrer ist mir sehr daran gelegen, meinen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern ein Werkzeug an die Hand zu geben, das Transparenz untereinander herstellt, die Arbeitszufriedenheit steigert, kirchliche Verwaltungsabläufe optimiert, flexibel anpassbar und zudem sehr kostengünstig ist.”

Pfr. Peter Leick, Pfarreiengemeinschaft Wadgassen

90 Prozent weniger E-Mails durch Intrexx Share

Megazoo, eine Tochter der Fressnapf-Gruppe, ist als Einzelhandels-Filialist auf dem Premium-Segment aktiv. In den 19 Filialen in Deutschland und Österreich erhalten Kunden neben der Beratung beim Kauf von Haustieren auch eine große Auswahl an Tiernahrung und Zubehör. Aus Gründen des Tierschutzes werden in den Megazoo-Filialen keine Hunde und Katzen verkauft.
Wie alle Filialisten im Einzelhandel, kämpfte Megazoo mit Problemen, die mit mangelnder Kommunikation zu tun hatten. Ware wurde doppelt bestellt, da es keinen Austausch unter den Filialen gab. Das führte dann zusätzlich zu erheblichen Mehrkosten für Einkauf, Lagerhaltung und Logistik. Die schlechte Kommunikation wirkte sich negativ bei Personalengpässen oder unvorhergesehen Ereignissen aus. Es wurde daher nach einer Lösung gesucht, die dazu führt, dass die Kommunikation wieder in Gang kommt.
Megazoo ist bei der Suche nach möglichen Lösungen schnell auf Intrexx Share gestoßen. Man kannte Intrexx Professional bereits seit 2006 und war auch vor 2012 noch überzeugt. „Wir haben uns nicht umsonst für Intrexx entschieden“, so der Tenor. Die Verantwortung für die Einführung und den Betrieb wurde Marcel Patalon übertragen. Der 31jährige ist Ressortleiter digitale Kommunikation und CRM. Der studierte Journalist bezeichnet sich augenzwinkernd als „Allzweckwaffe bei den Themen Kundenbindung, Online-Marketing und Kommunikation“.
Statt lange zu warten, wurde es einfach gemacht. Eine Testgruppe aus Geschäftsführung, Grafik, Kommunikation und einem Filialleiter erarbeitete gemeinsam, was eine Social Business-Lösung können muss, um die Arbeit in den Filialen und in der Zentrale wirklich zu erleichtern. Nach nur 1-2 Wochen ging Intrexx Share unter dem tierischen Namen „my MIAU“ an den Start. Nach einer Testphase hieß es dann: „E-Mails verboten!“ Seit der Einführung von Intrexx Share ist es gelungen, die interne Kommunikation von Megazoo völlig umzukrempeln. Bis auf wenige, vor allem vertrauliche oder personalrelevante Themen, werden keine E-Mails mehr verschickt. Das E-Mail-Aufkommen konnte um 90 Prozent reduziert werden. Wenn eine Filiale ein Produkt bestellen möchte, wird zuerst bei anderen Filialen nachgefragt, ob dort das Produkt ebenfalls bestellt werden soll oder eine Filiale das Produkt abgeben möchte, da es sich vor Ort nicht so gut verkauft. Das senkt Einkaufs-, Lager- und Frachtkosten. Bei Personalengpässen reicht eine Nachricht und es finden sich Vertretungslösungen. Auch Urlaubsplanungen sind durch das Tool optimal abgestimmt. Informationen zu Verkaufsaktionen oder Kundenevents erreichen nun alle. Die Zentrale bekommt dringend benötigte Reportings zeitnah.
  • 90 Prozent weniger E-Mails und eine deutlich verbesserte Kommunikation
  • mehr Zeit für Kundenberatungen, statt für nervige, zeitfressende E-Mails
  • deutlich verbesserter Wissensaustausch und -transfer über Abteilungen hinweg
  • erheblich reduzierte Kosten für Einkauf, Lagerhaltung, Logistik

Zoofachhandel
Intrexx Share
Intrexx Professional
Megazoo
„Intrexx Share hat dafür gesorgt, dass endlich vernünftig kommuniziert wird. Besonders freut es mich, dass augenscheinlich komplexe Probleme aus der Welt geschafft wurden und die interne E-Mail-Flut um 90 Prozent reduziert werden konnte.“
Marcel Patalon, Ressortleiter digitale Kommunikation und CRM

Von Null auf Intranet in 8 Monaten. Ohne IT-Kenntnisse.

Die Alexander Bürkle GmbH & Co. KG ist ein Großhandelsunternehmen für elektronische und elektrotechnische Produkte mit 20 Standorten. Als Marktführer im Südwesten von Deutschland bietet das Unternehmen ein umfangreiches Produktspektrum von 1,5 Millionen Artikeln für die Bereiche Gebäude- und Industrietechnik, Erneuerbare Energien und Consumer Electronics. National werden vorwiegend Elektroinstallationsbetriebe, produzierende Industrie-Unternehmen und Facheinzelhändler betreut. International stellen Großkunden den Schwerpunkt der Kundenbeziehungen dar. Auf Aus- und Weiterbildung legt das Unternehmen großen Wert, deswegen sind gut 10 Prozent der 700 Mitarbeiter Azubis.
Ziel der Intranet-Einführung war es, die Kommunikation und den Informationsaustausch unter Mitarbeitern aber auch zwischen Niederlassungen und der Zentrale zu verbessern. Zudem sollten Verwaltungsprozesse vereinfacht und vereinheitlicht werden. Es gab vor der Intrexx-Einführung noch kein Intranet. Die Einführung leitete nicht die IT-Abteilung, sondern die Alexander Bürkle-Akademie. Inzwischen ist ein Intranet-Team aus der Akademie, IT und Unternehmenskommunikation für die Steuerung und Koordination des Intranets verantwortlich.
Bei der Recherche nach dem passenden Intranet-System kamen Intrexx und SharePoint in die engere Auswahl. Die Wahl fiel auf Intrexx. Neben den erheblich geringeren Einführungs- und Folgekosten war die Möglichkeit ausschlaggebend, Applikationen selbst entwickeln zu können. Man wollte nicht von externen Dienstleistern abhängig sein. Ein weiterer Vorteil war die Geschwindigkeit in der Umsetzung. Nach nur 8 Monaten konnte das neue Intranet live gehen. Das Azubimanagement stand sogar bereits nach nur zwei Monaten zur Verfügung. Mitarbeiter sehen in der Azubi-Applikation jederzeit, welchen betrieblichen Werdegang ein Azubi durchläuft, welche Stationen er bereits absolviert hat oder noch absolviert, wann er in der Berufsschule oder auf internen Fortbildungen ist. Je nach Berechtigung können Personalverantwortliche oder Führungskräfte auch auf Zeugnisse und Bewertungen zugreifen. Azubis haben Zugriff auf eigene Bewertungen, werden an die Abgabe der Berichtshefte erinnert und über Termine der Juniorakademie informiert. Anstatt umständlich telefonisch oder schriftlich Abfragen über 5 verschiedene Berufsbilder in verschiedenen Lehrjahren über ganz Süddeutschland verteilt zu organisieren, sind alle Informationen nur noch einen Klick entfernt. Azubis können zum Beispiel jederzeit die Lerninhalte der jeweiligen Stationen einsehen und diese dann gezielt einfordern. Das steigert die Qualität ihrer Ausbildung. Mit dem neuen Intranet wurden Verantwortungen klar definiert. So wird z.B. sichergestellt, dass die Bewertungen stets von der gleichen Person vorgenommen werden. Das Intranet reduziert Mehrfachabfragen und entlastet Fachabteilungen massiv.
  • Sehr schnelle Umsetzung, sowohl in der Einführung als auch bei Änderungen
  • Do-it-yourself in der Anwendungsentwicklung statt teure Service-Verträge
  • Massive Arbeitsentlastung in allen Abteilungen
  • Sehr hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Elektrogroßhandel und Technologie-Dienstleister
Intrexx
Alexander Bürkle
„Vor 3 Jahren wusste ich kaum, was ein Intranet kann, heute programmiere ich die meisten Anwendungen selbst. Mit Intrexx kann ich auch kleinste Anregungen sofort umsetzen, das sorgt für eine hohe Akzeptanz. Sofort selber machen statt lange auf Dienstleister warten. Das gefällt mir.”

Ulrike Berger, Leiterin der Alexander Bürkle-Akademie

Senkung der Fehlleistungskosten durch proALPHA

Die Salzgitter Automotive Engineering GmbH & Co. KG (SZAE) wurde 1986 gegründet und ist seit 2001 eine Tochtergesellschaft des Stahl- und Technologiekonzerns Salzgitter AG. Die SZAE ist Spezialist für die Blechumformung im Bereich des Karosseriebaus und hat sich in diesem Bereich als zuverlässiger Dienstleister auf dem Automobilzuliefermarkt etabliert.
Die vorhandene Software zur Abwicklung von Reklamationen bei der SZAE war zu mächtig und hatte keine Schnittstelle zum ERP-System. Folglich mussten viele redundante Arbeiten durchgeführt werden. Das System wurde von den Anwendern deshalb nicht akzeptiert. Das neue System sollte künftig einen geordneten Prozessablauf bei Reklamationen sowie die technische und kostenbezogene Nachvollziehbarkeit von Reklamationsvorgängen über einen definierten Zeitraum sicherstellen. Außerdem sollten die Reklamationen insgesamt künftig noch schneller behoben werden.
Da die SZAE bereits erfolgreich die Portalsoftware Intrexx Professional vom Freiburger Hersteller United Planet einsetzt, wurde entschieden, das geplante Reklamationsmanagement im Umfeld dieser Portallösung zu realisieren. Bei den Recherchen stieß SZAE auf das Frankfurter Unternehmen EasyTransfer, das seit der ersten Stunde Intrexx-Partner ist. In einem fünftägigen Projekt vor Ort wurde die Applikation von EasyTransfer in die vorhandene Intrexx-Umgebung implementiert. Dabei wurden die Prozesse nach Gesprächen mit den beteiligten Mitarbeitern schrittweise so eingebaut, dass die bisherigen Abläufe beibehalten werden konnten. In Fällen, in denen diese Vorgehensweise nicht möglich war, wurden die Prozesse durch Redesign realisiert und implementiert. Im gesamten Projekt erwies es sich als sehr hilfreich, dass mit Intrexx ein einfacher Live-Zugriff auf die Daten des ERP-Systems proALPHA möglich war und somit problemlos die Kunden-, Lieferanten-, Projekt- und Artikeldaten in aktueller Version aus dem System übernommen werden konnten. Was in dem Altsystem nicht oder nur eingeschränkt möglich war, ist mit Intrexx nun komfortabel gelöst. Hierzu gehören u. a. ein Terminmanagement, Erinnerungsfunktionen, Aufgabenzuweisungen und Mehrsprachigkeit. Außerdem gibt es in allen Bearbeitungsstufen automatisierte Benachrichtigungen sowie Eskalationsstufen bis hin zur Geschäftsleitung. Darüber hinaus werden Bilder und Dokumente mit einer eigenen Suchmaschine zugeordnet. Das neue System sorgt nun für einen geordneten Prozessablauf und eine genauso präzise wie zeitnahe Erledigung von Reklamationen. So werden die Fehlleistungskosten reduziert und die Kundenzufriedenheit wird spürbar erhöht.
  • Zeitnahe Reklamationserledigung
  • Geordneter Prozessablauf bei Reklamationen
  • Steigerung der Kundenzufriedenheit
  • Senkung der Fehlleistungskosten
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Automotive
Intrexx
Intrexx Risikomanagement
Software-Service-Vertrag (SSV)
United Planet Fachliteratur
Salzgitter Automotive Engineering GmbH & Co. KG
„Wir waren erstaunt, wie schnell und präzise wir dieses Projekt mit unserem Partner durchgezogen haben. Nach einem mehrtägigen Test und definierten Anpassungen konnte unser neues Reklamationsmanagement ausgerollt werden und wird von unseren Kollegen voll akzeptiert, weil es nur das macht, was wir brauchen und wie wir es brauchen. Maßgeschneiderte Software eben.“

Uwe Ennen, Bereichsleiter IT der Salzgitter Automotive Engineering GmbH & Co. KG

Erfolgreiche Portaleinführung per Speed-Dating

Seit 1835 steht Pohl-Boskamp für kompromisslos qualitätsorientierte Arzneimittel und Medizinprodukte. Innovationen zum Wohle des Patienten sind das Ziel des Unternehmens. Dafür produziert man auf höchstem Niveau: Mit seinen Medikamenten Nitrolingual® und GeloMyrtol® forte gehört das Unternehmen zu den Weltmarktführern.
Anfang 2010 suchte man nach einer dynamischen und flexibel erweiterbaren Portalsoftware, mit der man das bestehende Intranet ablösen wollte. Das neue Portal sollte den Mitarbeitern Informationen strukturiert zur Verfügung stellen, die digitale Abbildung von bislang papierbasierten Prozessen ermöglichen und Daten aus den vorhandenen Systemen des Unternehmens (Infor ERP, Navision) integrieren. Dabei musste die Software höchsten Qualitätsstandards genügen und eine reibungslose Prozessabwicklung gewährleisten.
Die Wahl fiel auf die Portal- und Integrationssoftware Intrexx von United Planet. Sie überzeugte durch ihre einfache Anpassbarkeit und Erweiterbarkeit sowie die umfangreichen Möglichkeiten zur Datenintegration. Die Entwicklungskosten bei Intrexx lagen zudem deutlich unter anderen Lösungen wie z.B. MS SharePoint. Bei der Einführung des neuen iMAP (=internes MitArbeiterPortal) legte man besonderes Augenmerk darauf, alle Beteiligten frühzeitig miteinzubeziehen, um so von Beginn an für eine hohe Akzeptanz zu sorgen. In Form eines „Speed-Datings“ wurden die Mitarbeiter im 10-Minuten-Takt durch aufeinander aufbauende Stationen geschleust, an denen sie die Funktionen und Möglichkeiten des Portals kennenlernten. Der Erfolg gab dem Projektteam Recht, denn aus dem Feedback der Mitarbeiter wurden wichtige Informationen gewonnen, die umgehend in die weitere Entwicklung des Portals miteinflossen. Außerdem wurden Ideen für Applikationen entwickelt, mit denen man die Arbeit weiter erleichtern konnte. So wurde u. a. die Verteilung von Pflichtrundschreiben im neuen iMAP digitalisiert und dadurch deutlich vereinfacht. Organisationsanweisungen und Richtlinien stehen den Mitarbeitern nun übersichtlich mit Suche und Volltextindizierung im Intranet zur Verfügung. Darüber hinaus werden mit Intrexx Daten aus den bestehenden Systemen in das iMAP geholt und hier in verschiedene Applikationen eingebunden. Dies ist beispielsweise bei der Applikation „Maschinenjournal“ der Fall, in welcher der Status der in der Produktion eingesetzten Maschinen erfasst wird. Chargennummern, Auftragsnummern und Maschinennummern werden dabei live aus dem ERP-System (Infor ERP-Blending) gezogen. Ebenfalls an das Portal angebunden ist Microsoft Dynamics NAV (ehemals Navision).
  • Zielgerichtete Bereitstellung von Daten
  • Einsparung von Papier, Zeit und Geld
  • Einfache Integration der bestehenden Systeme
  • Schnelle Informationsfindung
  • Hohe Mitarbeiterakzeptanz

Pharma
Intrexx
Software-Service-Vertrag (SSV)
United Planet Consulting
United Planet Fachliteratur
G. Pohl-Boskamp GmbH & Co. KG

Lotus Notes Kacheln ade – Neues Intranet für die Frankfurter Sparkasse!

Die Frankfurter Sparkasse gehört zu den traditionsreichsten Kreditinstituten und zu den größten Sparkassen Deutschlands. Mit fast 100 Standorten und über 1.800 Mitarbeitern verfügt sie über das dichteste Netz von Filialen und Beratungscentern in Frankfurt am Main und dem Rhein­Main­Gebiet. Statistisch gesehen ist sogar jeder zweite Frankfurter hier Kunde.
Ein wesentlicher Erfolgsfaktor der Sparkasse ist die Informationsaufnahme und -weitergabe durch die Mitarbeiter. Die genutzten technischen Lösungen waren aber inzwischen nicht mehr zeitgemäß und die Informationen auf verschiedenen Systemen verteilt. Eine neue Lösung musste her. Diese sollte webbasiert und offen für eine stetige Weiterentwicklung sein sowie Informationen attraktiv und verständlich präsentieren können.
Den Verantwortlichen der Kommunikationsabteilung standen diverse Optionen zur Verfügung, die aber alle aufgrund geringer oder sehr aufwändiger Anpassungsfähigkeit den Ansprüchen nicht gerecht wurden. Wirklich überzeugen konnte letzten Endes nur die Portalsoftware Intrexx von United Planet. Die Softwarelösung bietet die gewünschte Flexibilität, da sie sich jederzeit durch Applikationen um weitere Funktionen ergänzen lässt. Dass viele dieser Bausteine bereits fertig im Intrexx Application Store zur Verfügung stehen, war für die Entscheidung mit ausschlaggebend. Mit dem neuen Informationsportal stehen den Mitarbeitern stets die wichtigsten Neuigkeiten zur Verfügung. Daten aus dem separaten Anweisungssystem werden mit Intrexx eingelesen und ebenfalls in dem Portal angezeigt. Mit der neuen Telefonbuch Applikation werden die auf etlichen Kacheln verteilten Telefonnummern aus Lotus Notes mit Intrexx abgerufen, gesammelt und anschaulich präsentiert. Damit die Daten immer auf dem neusten Stand sind, wird das Telefonbuch jede Nacht automatisch aktualisiert. Die Kernapplikationen „OnlineInfo“ dient als Redaktionssystem, mit dem die Mitarbeiter informiert werden oder auch selber Nachrichten schreiben können. Damit sich die Mitarbeiter nicht zu sehr umgewöhnen müssen, hat man die OnlineInfo, die bisher über Lotus Notes lief, mit Intrexx für das Informationsportal nachgebaut und optimiert. Auch die alte Browser-Startseite, auf der lediglich 200 Links zu finden waren, wurde ersetzt. Die Mitarbeiter suchen sich jetzt in einer Tabelle individuell ihre Favoriten zusammen, die dann per Klick in einem Portlet auf ihrer Intranet Startseite angezeigt werden.
  • Ein zeitgemäßes und webbasiertes Informationsportal
  • Mitarbeiterfreundlich durch intuitive Bedienung
  • Neue übersichtliche Applikationen sparen Zeit
  • Erleichterte interne Kommunikation
  • Zukünftige Anforderungen lassen sich flexibel umsetzen

Banken
Intrexx Professional
Intrexx Business Adapter für IBM Lotus Notes
Intrexx CMS
Intrexx Bestellwesen
United Planet Consulting
Frankfurter Sparkasse
„Bei vielen Intranetlösungen benötigt man gleich ein hohes Budget und es bleibt dennoch wenig Spielraum für Anpassungen. Mit Intrexx bekommt man ein flexibles Unternehmensportal schneller, günstiger und schöner hin.”

Petra Geisperger, Kommunikation / Öffentlichkeitsarbeit

Optimierte Arbeitsabläufe durch Intranet-Portal

Mit 79.500 Kunden, davon über 42.000 Mitgliedern, ist die Volksbank Kurpfalz H + G BANK seit 1858 in der Region Heidelberg und an der Bergstraße fest verankert. Mittelständischen Unternehmen und Privatkunden bietet die Genossenschaftsbank das gesamte Spektrum moderner Finanzdienstleistungen. Mehr als 400 Mitarbeiter, davon 39 Auszubildende, kümmern sich engagiert um die Kunden und Mitglieder.
Die Volksbank Kurpfalz H + G BANK suchte nach einer Softwarelösung, mit der den Mitarbeitern die bislang auf verschiedene Datenbanken verteilten Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung gestellt werden können. Auf diese Weise sollte die Datenpflege optimiert und gewährleistet werden, dass die Mitarbeiter immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Darüber hinaus war es wichtig, dass mit Hilfe der Software papierbasierende Prozesse in elektronische Workflows überführt werden, um die Prozesse schneller und übersichtlicher zu gestalten.
Nachdem verschiedene Lösungen intensiv geprüft wurden, entschied sich die Bank für die von der FIDUCIA IT AG zertifizierte Intranet- und Portalsuite Intrexx von United Planet. Ausschlaggebend hierfür war, dass die Lösung zukunftsorientiert ist und flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Im Gegensatz zu einem reinen Infoportal lassen sich mit Intrexx nicht nur Informationen übersichtlich bereitstellen, sondern auch Prozesse und Workflows in Applikationen abbilden. Dabei geht Intrexx über die Möglichkeiten von Lotus Notes Datenbanken deutlich hinaus. Im Portal werden nun u. a. Dokumente wie Arbeitsanweisungen oder Konditionen zentral bereitgestellt, die für alle Mitarbeiter wichtig sind. Alles was zuvor zeit-aufwändig per E-Mail oder Excel-Listen erledigt wurde, wird nun wesentlich schneller und übersichtlicher im Intrexx-Portal abgewickelt. Auf diese Weise vereinfacht Intrexx die Arbeitsabläufe der Volksbank spürbar. Die Mitarbeiter profitieren sehr von der übersichtlichen Portallösung: Alle Daten stehen jetzt zentral zur Verfügung, was eine Menge Arbeitszeit spart und die Datenpflege deutlich erleichtert. Jeder Mitarbeiter findet die für ihn wichtigen Informationen mit wenigen Klicks. Die zukunftsorientierte Ausrichtung des Portals wird auch an den weiteren Plänen deutlich: So soll Intrexx dabei helfen, das Reporting deutlich zu vereinfachen. Außerdem ist die Anbindung an Lotus Notes sowie ein Ticketsystem zur Schadenserfassung und -behebung für das Gebäudemanagement und die IT geplant.
  • Vereinfachte Arbeitsabläufe
  • Automatisierte und beschleunigte Workflows
  • Wichtige Daten und Dokumente stehen übersichtlich zur Verfügung
  • Enorme Zeitersparnis durch schnelle Informationsbereitstellung
  • Zentrale Datenpflege minimiert das Risiko falscher oder veralteter Informationen
  • Daten müssen nur noch an einer Stelle gepflegt werden

Banken
Intrexx
Intrexx Academy
Business Adapter für IBM Lotus Notes
Software-Service-Vertrag (SSV)
Volksbank Kurpfalz H + G BANK

Automatisierung von Prozessen mit Daten aus der IBM AS/400

Günthart zählt zu den international führenden Unternehmen der Süßwaren-Dekor-Branche. Über 2.000 Mitarbeiter/innen arbeiten in 10 Ländern nach den Qualitätsstandards ISO 9001:2008, IFS und BRC. Die über 60-jährige Erfahrung im Bereich der Tortendekorationen und Geschenkartikel und die Begeisterung für neue Ideen machen das Unternehmen zum optimalen Ansprechpartner für süße Tortendekore und innovative Geschenke.
Im Rahmen der Umstellung auf die ISO-Zertifizierung wurde der IT-Abteilung die Aufgabe übertragen, die komplette ISO-Dokumentation, deren Formulare und Abläufe in elektronischer Form darzustellen. Im folgenden Auswahlprozess erhielt die webbasierende Intranet- und Portalsoftware Intrexx von United Planet den Zuschlag vor Microsoft SharePoint und IBM, da sie alle gestellten Anforderungen ohne zeitraubende und teure Zusatzprogrammierung erfüllen konnte.
Die ersten kleineren Applikationen wurden bereits in den ersten 2-3 Tagen erstellt und implementiert. Dank der grafischen Benutzeroberfläche von Intrexx war dies ganz ohne Programmieraufwand möglich. Das Hauptaugenmerk lag jedoch auf der ISO-Zertifizierung. Für die Dokumentation wurden früher 68 Leitz-Ordner benötigt, die Handbücher in Papierform für alle Verfahren und Arbeitsanweisungen enthielten. Hierbei kam es nicht selten vor, dass etwas übersehen wurde oder ein Ordner nicht mehr auffindbar war. Dieser genauso umständliche wie fehleranfällige Prozess wurde mit Intrexx völlig überarbeitet. Bereits ein Jahr nach der Einführung von Intrexx wurde die ISO-Zertifizierung vollkommen elektronisch und papierlos über das neue QM-Portal durchgeführt. Alle für das Qualitätsmanagement wichtigen Dokumente wurden mit Versionierung in das Portal integriert und stehen hier nun immer in ihrer aktuellsten Form zur Verfügung. Kommt es zu einer Änderung in einem Prozessablauf, wird das neue Dokument eingefügt und das alte automatisch ins Archiv gesetzt. Neben den Mitarbeiter-Schulungen wird jetzt auch das gesamte Reklamationswesen über das Portal abgewickelt. Hierzu hat Günthart seine AS/400 mit Intrexx verknüpft. Wurden Reklamationen früher zusammen mit den Kundendaten und den bemängelten Produkten umständlich von Hand in Excellisten eingefügt, so zieht Intrexx nun Artikel und Kundendaten automatisch aus der AS/400 und schreibt sie in eine Reklamationsdatenbank. Per Auswertung kann man sich im Portal anzeigen lassen, welche Produkte am meisten reklamiert werden und in wessen Zuständigkeitsbereich die Reklamationen auftreten. Auf diese Weise ist es möglich, eventuelle Fehlerquellen schnell auszumachen und zu beseitigen. Die Zahl der Reklamationen konnte so spürbar gesenkt werden.
  • Effizientes Qualitätsmanagement
  • Elektronische ISO-Zertifizierung
  • Gewährleistung der Aktualität von QM-Dokumenten
  • Einfache Anbindung an AS/400
  • Übersichtliches Reklamationsmanagement

Hersteller von Süßwaren-Dekoration
Intrexx
Software-Service-Vertrag (SSV)
United Planet Consulting
United Planet Fachliteratur
Günthart & Co. KG

Volksbank Saaletal ersetzt Lotus und Access durch moderne Kommunikationsplattform

Die Volksbank Saaletal eG ist eine der ältesten Genossenschaften Deutschlands. Seit inzwischen über 150 Jahren begleitet man die wirtschaftliche Entwicklung des Mittelstandes und verwaltet zuverlässig das Geld von knapp 60.000 Kunden. Das Geschäftsgebiet der Bank umfasst eine Fläche von 150 km². Erklärtes Ziel der Volksbank Saaletal eG ist es, für und mit den Menschen der Region zu arbeiten. Dieses Ziel verfolgen täglich 200 Mitarbeiter in 21 Geschäftsstellen.
Ein modernes Kommunikationssystem sollte den Mitarbeitern in allen Geschäftsstellen die Informationen aus der zentralen Datenbank schnell und übersichtlich zur Verfügung stellen. Dadurch wollte man den Vorgang deutlich vereinfachen, Zeit einsparen und dafür sorgen, dass die Mitarbeiter immer die aktuellsten Informationen haben. Da die Sicherheitsanforderungen der Volksbank sehr hoch sind, waren zwei Dinge für die Auswahl der neuen Lösung unerlässlich: Zum einen musste die Software in hohem Maße stabil laufen, zum anderen musste sie die sicherheitstechnische Prüfung der FIDUCIA IT AG bestanden haben.
Nach einem eingehenden Auswahlprozess entschied sich die Volksbank für die FIDUCIA-zertifizierte Intranet- und Portalsuite Intrexx von United Planet. Die Lösung überzeugte vor allem durch ihre Flexibilität und die einfache Bedienbarkeit. Die Erstellung von webbasierenden Anwendungen ist mit Intrexx sehr schnell und nahezu ohne Programmierkenntnisse möglich. Eine mühsame Client-Installation auf den Rechnern der Mitarbeiter ist nicht nötig. Da Intrexx plattformunabhängig ist, läuft die Software auf allen gängigen Betriebssystemen. Sehr schnell erstellte man mit Intrexx ein modernes Intranetportal, das den Zugriff auf Informationen für die Mitarbeiter nun deutlich beschleunigt und dadurch eine Menge Zeit einspart: Wo früher umständlich PDFs versendet wurden, stehen Daten wie Kunden- und Kontenlisten nun zentral im Intranet zur Verfügung. Auch Investitionsanträge werden von der Antragstellung bis hin zur Genehmigung automatisiert und transparent im Portal abgewickelt. Die Mitarbeiter arbeiten gerne mit dem neuen Portal, da sie dessen Vorteile in der täglichen Arbeit spüren: Die Prozesse sind jetzt viel transparenter und es gibt keine langen Suchvorgänge mehr. Alle Daten sind an einer zentralen Stelle strukturiert und übersichtlich verfügbar. Künftig soll Intrexx zum zentralen System der Volksbank werden und alle Insellösungen ablösen. Lotus Approach und Microsoft Access werden mittelfristig genauso durch die moderne Lösung ersetzt wie Lotus Notes. Dies folgt dem immer stärker werdenden Trend der Ablösung von Lotus Notes durch modernere und einfacher zu bedienende Portallösungen.
  • Moderne Kommunikationsplattform
  • Verbesserter Informationsaustausch
  • Schnelle und transparente Prozesse
  • Keine zeitraubenden Suchvorgänge mehr
  • Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern

Banken
Intrexx
United Planet Consulting
Software-Service-Vertrag (SSV)
Volksbank Saaletal

Mitarbeiterportal als standortübergreifende Informationsplattform

Die TUI 4U GmbH mit Hauptsitz in Bremen ist eine hundertprozentige Tochter der TUI Deutschland. Zum Kerngeschäft des Unternehmens gehören neben der Tätigkeit als Consolidator auch Call Center Dienstleistungen. Die Helpdesk-Betreuung für Reisebüros und ein umfangreiches Flugdatenbankmanagement runden das Angebot an Service-Leistungen ab. Mit ca. 100 Mitarbeitern betreibt die TUI 4U GmbH Call Center und Service Büros in Bremen, Osnabrück und München.
Um die technische Voraussetzung für eine Verbesserung der standortübergreifenden Kommunikation zu schaffen, machte sich TUI 4U im Jahr 2002 auf die Suche nach einer Portallösung. Diese sollte ermöglichen, interne Informationen schneller und effizienter für alle Standorte zu verteilen. Darüber hinaus sollte die Reservierung von Besprechungsräumen mit Hilfe des Portals übersichtlich und transparent abgewickelt werden.
TUI 4U entschied sich für Intrexx, da die Applikationserstellung mit der plattformunabhängigen Software sehr schnell und einfach möglich ist. Im Portal werden unter anderem Informationen zu verschiedenen Airlines übersichtlich erfasst. Im Kundenmanagementsystem können zu jeder Airline die mit ihr abgeschlossenen Verträge hinterlegt werden. Die zuständigen Mitarbeiter haben so jederzeit unkompliziert Zugriff darauf, ohne vorher das ganze System umständlich danach durchsuchen zu müssen. Darüber hinaus enthält das Portal verschiedene Reporting-Applikationen. Auch die Raumreservierung wird über das Portal abgewickelt. Per Mausklick können die Mitarbeiter Besprechungsräume buchen. Alle gebuchten Räume sind anschließend übersichtlich in einem Kalender aufgeführt. Von den Mitarbeitern wird das Portal sehr gut angenommen. Ein Grund hierfür ist sicherlich, dass die Handhabung grundsätzlich genauso funktioniert wie die Navigation im Internet. Dadurch ist die Bedienung des Portals nahezu intuitiv. Darüber hinaus ist nun sichergestellt, dass die Mitarbeiter an allen Standorten des Unternehmens über den gleichen Informationsstand verfügen. Das Intrexx-Portal bietet sehr gute Voraussetzungen, um auch künftig Ideen für Applikationen zur Verbesserung der internen Kommunikation umzusetzen.
  • Zentrale Informationsplattform für die Mitarbeiter
  • Umfassendes Kundenmanagementsystem
  • Übersichtliche Reports
  • Intuitive Bedienung
  • Kostenbewusste Lösung

Tourismus
Intrexx
Intrexx CMS
TUI 4U

Schnelle und transparente Abwicklung von Antragsverfahren über Extranet-Portal

Das Amt für Wirtschaft und Arbeit (AWA) des Kantons Solothurn ist ein Dienstleistungsunternehmen für Bevölkerung und Wirtschaft. Es trägt dazu bei, die regionale Wettbewerbsfähigkeit zu stärken und den strukturellen Wandel sozial abzusichern. Die vom Bund und Kanton übertragenen Aufgaben setzt das AWA kunden- und bedürfnisorientiert um.
Die Förderung erneuerbarer Energie und des sparsamen Energieeinsatzes sind Eckpfeiler der Energiepolitik des Kantons Solothurn. Aus diesem Grund wurde von der Regierung bereits Ende 2009 ein neues Förderprogramm für Energieeffizienz und erneuerbare Energien ins Leben gerufen. Um den Bearbeitungsprozess der Förderanträge gleichermaßen effizient und transparent zu gestalten, sollte das Antragsverfahren online abgewickelt werden. Dazu wurde das bestehende Extranet-Portal des Kantons (www.awaso.ch), das bereits 2002 mit der Portalsoftware Intrexx erstellt worden war, um einen weiteren Baustein erweitert.
In gerade einmal acht Arbeitstagen wurde mit Unterstützung der Consulting-Abteilung von United Planet eine Portal-Applikation erstellt, über die seitdem das komplette Antragsverfahren elektronisch abgewickelt wird. Bereits nach wenigen Stunden konnte der erste Antrag über das Portal gestellt werden. Das Vorgehen für den Antragsteller ist nun denkbar einfach: Er füllt seinen Antrag auf Förderung im Extranet-Portal des AWA aus und erhält umgehend per E-Mail ein PDF-Dokument des Antrags mit der voraussichtlichen Förderhöhe. Diese wird über das Prozessmanagement des Portals automatisch berechnet. Nachdem der unterschriebene Antrag beim AWA eingegangen ist, wird er durch den Sachbearbeiter geprüft. Wurde dem Antrag zugestimmt, wird automatisch ein Genehmigungsschreiben erstellt, das zusammen mit einem Abnahmeprotokoll an den Antragsteller gesandt wird. Nach dem Abschluss der Sanierungsmaßnahmen schickt der Antragsteller das ausgefüllte Protokoll zurück an die Energiefachstelle. Diese prüft die Daten und erfasst sie im Intrexx-Portal. Von hier aus werden sie exportiert und vom SAP-System des Kantons eingelesen, um die Überweisung des Förderbetrags in die Wege zu leiten. Statistische Auswertungen sorgen dafür, dass der Abteilungsleiter jederzeit eine aktuelle Übersicht über die Anträge sowie über das gesamte Fördervolumen innerhalb eines gewählten Zeitraumes hat. Insgesamt konnte die Bearbeitungszeit deutlich verkürzt und die Transparenz des Vorganges stark erhöht werden. Dabei ist die Lösung äußerst rentabel: Ausgaben in Höhe von 40.000 Euro stehen Einsparungen von 500.000 Euro gegenüber, Tendenz steigend. Damit bietet der Kanton Solothurn ein gutes Beispiel für modernes und kosteneffizientes E-Government.
  • Schnelles und transparentes Antragsverfahren
  • Einsparungen im sechsstelligen Bereich
  • Gesteigerte Transparenz
  • Automatisierte und vereinfachte Prozesse
  • Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten

Verwaltung
Intrexx
Intrexx Academy
United Planet Fachbücher
United Planet Consulting
Amt für Wirtschaft und Arbeit des Kantons Solothurn

Gewerbliche Schule für Holztechnik Stuttgart setzt auf nachhaltige Qualitätsentwicklung durch Intrexx

Die Gewerbliche Schule für Holztechnik Stuttgart besteht aus den Abteilungen Berufsschule und Fachschule und bietet umfassende Ausbildungsmöglichkeiten vom Berufsvorbereitungsjahr und Berufseinstiegsjahr über Berufsschulunterricht für angehende Tischler, Glaser, Meister und Gestalter der Fachrichtung Holz bis hin zur Fachschule für Technik. In den Jahren 2003 bis 2006 nahm die Schule am Modellprojekt „Operativ Eigenständige Schule“ (OES) des Kultusministeriums Baden-Württemberg teil, welches sich mit der Entwicklung eines nachhaltigen Qualitätsmanagement-Konzepts für die Berufsschulen des Landes befasste.
Als Modellschule des Qualitätsentwicklungsprojekts hat man sich das Ziel gesetzt, die Qualität des beruflichen Schulwesens weiterzuentwickeln und durch systematische Professionalisierung der schulischen Abläufe zu optimieren. Durch die Einführung eines Informationsmanagementsystems sollte eine Effizienzsteigerung in den Bereichen Organisation und Kommunikation erreicht werden.
Mit der Standardsoftware Intrexx Professional des Freiburger Unternehmens United Planet wurde 2007 ein webbasierendes Intranetportal umgesetzt, das vor allem durch seine einfache, benutzerfreundliche Bedienoberfläche und flexible Anpassungsmöglichkeiten überzeugte. Die zentrale Verwaltung aller wichtigen Informationen führte schnell zu sichtbaren Erfolgen. Eine verbesserte interne Kommunikationsbasis sorgt nun für fachbezogenen Informations- und Materialaustausch, was wiederum eine attraktive Unterrichtsgestaltung mit umfassender Unterrichtsvor- und Nachbereitung ermöglicht. Um das Kollegium aktiv an der Weiterentwicklung teilhaben zu lassen, wurde ein „Schul-Wiki“ erstellt, das jeder mit Inhalt füllen kann. Somit geht wertvolles Wissen nicht verloren, sondern steht der Allgemeinheit zur Verfügung. Des Weiteren stellt das Wiki eine Organisationshilfe dar. Hier sind Verfahrensbeschreibungen wie die der Einschulung und anderer Vorgänge mit allen wichtigen Hinweisen und Formularen hinterlegt und für Rat suchende Lehrer einsehbar. Die Einführung des Informationsportals hat für Einsparung von Kosten und Arbeitsaufwand gesorgt. Zukünftig sollen auch Ressourcenbuchungen und Vertretungen direkt im Portal abgewickelt werden. Die durchweg positiven Erfahrungen zeigen, dass mit Hilfe des webbasierenden Portals eine systematische Optimierung der Arbeitsprozesse erlangt wird und es gelingt, den steigenden Verwaltungsanforderungen gerecht zu werden.
  • Systematische Professionalisierung der schulischen Arbeitsabläufe
  • Effizientes Informationsmanagement
  • Zentrale Datenverwaltung
  • Wissen und Erfahrungen sind für allen Beteiligten abrufbar
  • Optimierung der internen Organisation und Kommunikation
  • Einsparung von Kosten und Arbeitsaufwand

Schulwesen
Intrexx Professional
United Planet Consulting
Gewerbliche Schule für Holztechnik Stuttgart

Internes Portal verbindet 24 Standorte der VBV Baden-Württemberg

Die Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (VBV) ist Kompetenzzentrum und Serviceeinrichtung für alle Leistungen rund um die Immobilien des Landes und für die Bauaufgaben des Bundes in Baden-Württemberg. Zu ihren Aufgaben gehören die Unterbringung der Landeseinrichtungen, die Grundstückspolitik, die Steuerung und Betreuung aller Hochbaumaßnahmen des Landes, die Pflege der Baukultur und Bewahrung des kulturellen Erbes, die Vermarktung und Präsentation der staatlichen Schlösser und Gärten sowie das Baumanagement für den Bund. Unter dem Dach des Ministeriums für Finanzen Baden-Württemberg besteht die VBV aus dem Landesbetrieb Bundesbau Baden-Württemberg bei der Oberfinanzdirektion Karlsruhe sowie aus dem Landesbetrieb Vermögen und Bau Baden-Württemberg.
Im Bereich der öffentlichen Verwaltung gibt es zahlreiche Richtlinien und Vorschriften, die zu beachten sind. Dazu müssen die Mitarbeiter der VBV diese Vorschriften jedoch zunächst einmal überhaupt kennen. Bis 2006 erfüllte eine statische HTML Seite als Schwarzes Brett diese Aufgabe. Als allerdings der Bedarf stieg, sah man sich nach einer dynamischen Lösung um. Sie sollte vor allem auch den unterschiedlichen Befugnissen und Informationsbedürfnissen der verschiedenen Hierarchien Rechnung tragen.

Darüber hinaus sollte die Lösung die Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne vereinfachen, die bislang in Word und Excel bearbeitet, umständlich formatiert und als Print-Ausdrucke verteilt werden mussten. Man suchte deshalb nach einer Software, die schnell einführbar, offen zur Anbindung an weitere Systeme, individuell erweiterbar sowie zeitlich und finanziell klar kalkulierbar sein sollte.
Die Entscheidung der VBV Baden-Württemberg fiel auf die Portalsoftware Intrexx. Im Portal der VBV findet jeder Mitarbeiter die für seine Dienststelle relevanten Informationen genauso wie spezifische Standortinformationen. Dazu gehören unter anderem aktuelle Mitteilungen an die Beschäftigten sowie Informationen zu den Fachaufgaben des Immobilien-, Gebäude- und Baumanagements. Zudem stellt das Portal eine Informationsplattform dar, über die Normen, Vorschriften, Gesetze und Richtlinien verwaltet und recherchiert werden. Das dynamische Wissensportal wird stets aktuell gehalten und bietet den Beschäftigten alle Informationen, die sie für ihre Arbeit brauchen.

Projektleiter Wolfgang Weisbrod sieht die starke Suchfunktion, die auch eine Volltextsuche bereithält, als größten Vorteil: „Die Beschäftigten machen die Erfahrung, dass sie im Wissensportal sehr leicht das finden, was sie suchen. Das Portal ist eine große Unterstützung bei unserer täglichen Arbeit. Dadurch ist die Akzeptanz sehr hoch.“

Neben dem Wissensportal ist die Applikation zur Bereitstellung und Pflege der Geschäftsverteilungspläne (GVPL) besonders wertvoll für die VBV. Diese Pläne geben an, welche Mitarbeiter wofür zuständig sind und müssen verwaltungsintern zugänglich sein. Früher geschah dies umständlich in Print-Form. Die jetzige digitale Abbildung im Portal erleichtert den Ablauf dahingegen erheblich.

Weitere Arbeitserleichterungen werden durch ein digitales Fortbildungs-Management erreicht. Die Kursleiter publizieren die von ihnen angebotenen Seminare im Portal. Mitarbeiter bewerben sich dann hier für die Kurse und diese Bewerbungen werden automatisch an die Personalabteilungen der verantwortlichen Dienststelle geleitet. Diese wiederum entscheiden über die Teilnahme und melden die Mitarbeiter an. Die Schulungsräume in ganz Baden-Württemberg werden ebenfalls über das Portal verwaltet. Mit dieser Anwendung wurde der Oganisationsaufwand minimiert – und das spart der VBV viel Zeit und Geld.

Herr Weisbrod legt großen Wert darauf, dass das Mitarbeiterportal nicht allein zur Bereitstellung von Informationen dient. Ganz im Gegenteil: einige Arbeitsabläufe können direkt hier durchgeführt werden. „Dadurch ist das Portal für viele Beschäftigte die zentrale Anlaufstelle. Wir können von einem Digital Workplace sprechen – ein wichtiger Schritt im Sinne der Verwaltungsmodernisierung.“

Die VBV und ihre Mitarbeiter sind sehr glücklich mit dem Portal – wenngleich es zunächst eine Umgewöhnung bedeutete. Vor der Einführung des Wissensportals waren die meisten Dokumente und Normen nicht zentral verfügbar, sondern wurden ausgedruckt und in Aktenordnern abgelegt. Die Beschäftigten sind den Schritt Richtung moderne Verwaltung letztendlich jedoch gerne mitgegangen, was folgende Statistik belegt: Jedes Jahr werden fast drei Millionen Klicks im Portal verzeichnet.
  • Zeitlich und finanziell klar kalkulierbares System
  • Problemlose Anbindung an weitere Systeme
  • Individuell erweiterbar
  • Ein Portal anstelle zahlreicher Excel-, Access- und Word-Dokumente
  • Vereinfachte Zusammenarbeit der verschiedenen Standorte

Öffentliche Verwaltung
Intrexx Professional
Reports für Intrexx Professional
United Planet Consulting
Staatliche Vermögens- und Hochbauverwaltung Baden-Württemberg (VBV)
„Das Portal ist für viele Beschäftigte die zentrale Anlaufstelle. Wir können von einem Digital Workplace sprechen. Alle Informationen und Prozesse an einem Ort – das ist ein wichtiger Schritt im Sinne der Verwaltungsmodernisierung.“
Wolfgang Weisbrod, Projektleiter

Vernetzung der Daten durch Enterprise Portal

Als ein Unternehmen des gehobenen Mittelstandes verfügt die Zahoransky AG über 6 Standorte weltweit. Das Unternehmen ist seit über 100 Jahren im Sondermaschinenbau (für Zahnbürsten, Haushaltsbürsten, technische Bürsten etc.) und Verpackungsmaschinen (Blisterverpackungen) tätig. Der zur Zahoransky Gruppe
gehörende Formenbau zählt zu den führenden Herstellern von Spritzgiesswerkzeugen mit Anwendungsgebieten wie Haushalt, Hygiene, Medizintechnik, Schreibgeräte etc.
Die Kommunikation, die bis vor einigen Jahren hauptsächlich über E-Mail und Telefon verlief, bedurfte unbedingt einer modernen IT-Lösung, um den hohen Anforderungen des stetig wachsenden Unternehmens auch in Zukunft gerecht zu werden. Die IT-Abteilung gab daher den Anstoß, ein standortübergreifendes Portal einzurichten, um die Zusammenarbeit wesentlich zu vereinfachen. Es sollte möglich sein, bestehende Daten in das Portal einzubinden und es international zu nutzen.
Die Zahoransky AG erstellte das Portal mit der Software Intrexx Professional, welche neben zahlreichen fertigen Vorlagen über einen Prozess Manager und Möglichkeiten der Fremddatenintegration verfügt. Das Portal dient zum einen der internen Verwaltung, indem z.B. Termin- und Ressourcenplanungen, Newsletter, Veröffentlichungen, Qualitätsmanagement und die Dokumentenverwaltung von Patenten darüber abgewickelt werden. Zum anderen werden wesentliche Finanz- und Unternehmensdaten aus verschiedenen Abteilungen, Standorten und Softwaresystemen über diese zentrale Plattform vereinigt. Daten des ERP-Systems aus den Abteilungen Logistik, Lager und Einkauf werden ebenso integriert wie CAD-, Buchhaltungs- und CRM-Daten. Damit werden die unterschiedlichen Software-Systeme unter einer einheitlichen Oberfläche zusammen geführt. Der Vertrieb kann bei Angebotserstellung im Portal standortübergreifend die genauen Bestandszahlen einsehen. Der Zugriff erfolgt im Hintergrund direkt auf die externen Datenbanken und muss nicht durch manuelle Im- und Exporte durchgeführt werden. Zudem werden über das Portal Fertigungsaufträge in eine Art Fertigungspool gestellt, von wo aus sie je nach Auslastung in die Fertigungen der einzelnen Niederlassungen eingelastet werden.
  • Starke Vereinfachung der Abläufe
  • Eine Web-Oberfläche für alle Daten
  • Redundante Datenhaltung entfällt
  • Weltweiter Zugriff
  • Schnellere Durchlaufzeit für Angebote und Fertigungsaufträge
  • Auslastungsorientierte Fertigungsplanung schnell und einfach möglich
  • Beliebig ausbaufähiges Portalsystem

Produzierendes Unternehmen
Intrexx Professional
United Planet Consulting
United Planet Academy
Zahoransky AG
„Wenn unsere Mitarbeiter früher mehrmals telefonieren mussten, um von den verschiedenen Standorten die Informationen einzuholen, stehen diese nun per Knopfdruck im Portal zur Verfügung.“

Jürgen Buschau, IT-Leiter der Zahoransky AG

Erstellung eines Internet-Produktkonfigurators mit SAP-Anbindung

Das international tätige Unternehmen bietet zukunftsweisende Problemlösungen mit Kettensystemen und Bauteilen für vielfältigste Einsatzgebiete: Beim Heben, Ziehen oder Fördern bürgen die Hebezeugketten, Anschlagmittel und Fördersysteme von RUD für Qualität, Innovation und Sicherheit. Bei Schnee und Eis oder
auch im härtesten Geländeeinsatz ermöglichen die Gleitschutzketten sicheres Fahren, verbunden mit innovativen Montagesystemen und Langlebigkeit.
Standardisierte, aber konfigurierbare Produkte sind bei den meisten Herstellern technischer Anlagen nicht mehr wegzudenken. Oft läuft der Prozess der Angebotserstellung jedoch sehr umständlich ab: Zur Konfiguration der Produkte werden Excel-Dateien mit VBA oder eine eigenständige Konfigurationssoftware erstellt. Das Verfahren erfordert viel Papier, eine manuelle Erfassung der Daten sowie aufwändige Aktualisierungen bei Weiterentwicklung der Produkte. Um dieser Problemstellung in innovativer Form zu begegnen, entschloss sich RUD, eine webbasierte Portallösung einzuführen, die auch eine Anbindung an SAP ermöglichen sollte. Die Lösung sollte einfach und möglichst ohne Programmieraufwand zu realisieren sein und vielfältige Gestaltungsmöglichkeiten bieten.
Die Entscheidung fiel auf die Portalsoftware Intrexx und den verfügbaren SAP Business Adapter. Diese Lösung ermöglicht es, Daten aus SAP live abzurufen und aus der Portalapplikation zurück in SAP zu schreiben. Intrexx zeichnet sich neben dem lesenden und schreiben Zugriff auf SAP besonders durch die schnelle und
einfache Anwendungserstellung und Flexibilität gegenüber jeglichen Anforderungen aus. Bereits nach 2 Monaten konnte die wichtigste Applikation mit umfangreichen Prozessen und SAP-Anbindung zum Einsatz gebracht werden. RUD
erstellte einen Konfigurator für eine Förderanlage aus RUD-Standardkomponenten. Kunden können im Internet dieses Berechnungstool aufrufen und geben dort ihre Daten ein (wie z.B. Achsabstände, Steigungswinkel, Förderbreite). Das System greift über einen Adapter auf die SAP-Materialstammdaten zu. Diese stehen in Abhängigkeit zueinander und werden automatisch auf die zulässigen Leistungsund Grenzwerte des Designs überprüft. Der Konfigurator berechnet mit diesen Daten die Kettendimensionen und innerhalb weniger Sekunden erhält der Kunde ein aussagekräftiges Angebot. So ergeben sich enorme Erleichterungen sowohl für die Kunden als auch für RUD.
  • Starke Vereinfachung der Abläufe
  • Webbasierende Lösung, die lesend und schreibend auf SAP zugreift
  • Standortübergreifender Datenzugriff
  • Hoher Kundennutzen bereits in der wichtigen Anfrage- und Angebotsphase
  • Keine Medienbrüche
  • Beliebig ausbaufähiges Portalsystem

Produzierendes Unternehmen der Metallverarbeitung
Intrexx Professional
Business Adapter for SAP
United Planet Consulting
RUD Ketten Rieger & Dietz GmbH u. Co. KG
„Der Business Adapter für SAP hat bei uns bestimmte Abläufe extrem vereinfacht. Mit Intrexx haben wir die Möglichkeit nicht nur lesend, sondern auch schreibend auf das SAP System zuzugreifen und mit den Daten jegliche Applikationen zu erstellen.“
Anita Valentin, IT-Leiterin



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