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Intrexx Case Study: Kirchen & Soziales

Bathildisheim e.V.


“Durch die Digitalisierung verändern sich viele Bestandteile der Unternehmenslandschaft in unserem Haus. Daher ist für uns die Flexibilität und Anpassbarkeit einer Portalsoftware wichtig, um auch künftige Veränderungsprozesse und Anforderungen zeitnah umsetzen zu können. Mit Intrexx haben wir dafür ein Produkt gefunden, welches wir perspektivisch als einen integralen Bestandteil unserer Anwendungslandschaft sehen.” 

Lars Riehm, Systemadministrator

Digital Workplace dank Low Code: Ideale Kombination aus selbst erstellten und vorgefertigten Applikationen



Use Case: Prozessautomatisierung, Datenintegration, Zusammenarbeit
Branchen: Kirchen & Soziales
Produkte: Intrexx Share, Connector für Microsoft Exchange, Individuelle Applikationen, Connector für OData, Connector für Microsoft Office
Partner: genesis markets Johannes Sprenger

Die Karl-Preising-Schule, die Bereiche mein weg mit Wohnangeboten für Kinder, Jugendliche und Erwachsene, das Berufsbildungswerk Nordhessen und die Werkstatt für behinderte Menschen prägen die Aufgaben des 1905 gegründeten Bathildisheim e.V.. Als Mitglied der Diakonie Hessen und mit einem Bekenntnis zum christlichen Glauben, sind die Aufgaben des Bathildisheim e.V. mit seinen ca. 900 Mitarbeiter*innen klar definiert: Die professionelle und engagierte Förderung und Begleitung von Menschen mit Behinderung. Ca. 1200 Klienten*innen profitieren täglich von den Leistungen im Bereich Wohnen, Arbeit, Bildung, Kultur und Sport. Dies beinhaltet auch Angebote für inklusives Wohnen und Arbeiten, sowie inklusive Schulen und Ausbildungsstätten.

Die Herausforderung war es, diese 900 Mitarbeiter*innen an diversen Standorten mit täglichen Informationen zu versorgen sowie eine zentrale Kommunikationslösung für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Keine leichte Aufgabe. Erschwert wurde die Situation zudem, da gerade Mitarbeiter in der Pflege keinen eigenen Computer zur Verfügung haben. Die Lösung musste also von Beginn an auf mobile Nutzung ausgelegt sein.

Die Mitarbeiter*innen sollten in die Unternehmensprozesse mit einbezogen werden und die internen Abläufe sollten zudem verständlich abgebildet und digitalisiert werden. Dies beinhaltet auch die Implementierung klassischer Intranet-Funktionen wie Speisepläne, News, Blog, Schwarzes Brett, Veranstaltungskalender, Projektverwaltung etc.. Ein ganz wichtiger Punkt war die Vereinfachung von IT-Verwaltungsprozessen durch AD-Anbindung und die Automatisierung von Administrationsaufgaben durch die Bereitstellung von Self-Service Funktionen für Mitarbeitende. Abgerundet sollte das Ganze durch ein Social Intranet und eine Smartphone-App werden.

Nach einem internen Evaluationsverfahren fiel die Wahl auf Intrexx. Entscheidender Punkt war – neben zahlreichen weiteren Vorteilen – die absolute individuelle Anpassbarkeit von Intrexx an alle Arbeitsprozesse des  Bathildisheim e.V.. Während viele andere Systeme nur vordefinierte Workflows ermöglichen, bot Intrexx genau die benötigte Flexibilität und hat sich nahtlos in die Anwendungslandschaft integriert. Dies war vor allem durch die vorhandenen Connectoren (Exchange) und die ODBC-Integration möglich. Das Low-Code-Development-Framework erlaubt es darüber hinaus, komplett eigene individuelle Applikationen, wie z.B. das Mitarbeiterverzeichnis zu erstellen.

Belgeitet wurde die Entwicklung durch den Partner genesis markets, der auch die passenden Workshops durchführte und jederzeit mit seinem Knowhow zu Verfügung stand.

Trotz starker individueller Anpassungen und gänzlich neu entwickelter Applikationen hat die Implementierung lediglich sechs Monate gedauert.

Mit Intrexx wurde ein Ort geschaffen, an dem sich alle Mitarbeiter*innen gleichberechtigt austauschen können. Darüber hinaus können sie ihre Kontaktinformationen jetzt selbstständig pflegen und sind für alle anderen Mitarbeiter*innen im Unternehmen transparent abrufbar. Diese Informationen laufen dann über einen Workflow zurück in das AD.

Eine Reduktion von IT-Kosten wird 2020 durch die entstehende Applikation zum IT-Service-Management erfolgen. Weiterhin kann die Projektarbeit in das Intranet verlagert werden - inklusive Aufgabensteuerung und Tickets.

Entscheidend für den Erfolg waren neben der nativen Smartphone-App, der internen Kommunikation und der Workshops auch sogenannte Keyuser, welche schon bei der Entwicklung der Applikationen involviert waren. So wurde das Portal direkt für die Anforderungen der Mitarbeiter*innen entwickelt.

Für 2020 sind bereits die ersten Erweiterungen geplant. So sollen in Zukunft alle Prozesse, welche die Verwaltung von Mitarbeitenden betreffen, als Self-Service im Intranet angeboten werden. Genauer bedeutet dies:

  • IT-Service-Management mit Warenkorb und Freigabeprozessen
  • Projekt-Applikation mit Aufgabensteuerung
  • Ticketsystem für alle Unternehmensbereiche
  • Internes Bestellwesen


Die Highlights

  • die Implementierung dauerte trotz starker Individualisierung nur sechs Monate
  • selbstentwickeltes Mitarbeiterverzeichnis
  • vollständiger mobiler Zugang für Mitarbeiterinnen ohne eigenen Computer
  • Connectoren ermöglich den Datenaustausch mit bestehenden Systemen
  • Arbeitsentlastung der IT-Abteilung durch Selfservice-Funktionen
  • Reduktion der IT-Kosten und Beschleunigung der Projekte
  • Bereits jetzt weitere Applikationen und Funktionen geplant


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genesis markets Johannes Sprenger
Partner
genesis markets Johannes Sprenger
https://www.genesis-markets.de


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