Um die Arbeitsabläufe rund um die Vormerkung von Kinderbetreuungsplätzen für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden, die Träger, die Einrichtungen und Eltern zu erleichtern, sollte ein webbasiertes elektronisches Vormerksystem eingeführt werden. Wichtig war, dass die dezentrale Platzvergabe in den Kitas weiterhin unterstützt wird, gleichzeitig aber die Kitaberatung der Stadt Wiesbaden ihrer Steuerungsfunktion ausüben kann. Eltern erhalten über ein Benutzerkonto aktuelle Informationen zu ihrer Vormerkung. In den Kitas sollen tagesaktuelle Übersichten und Bearbeitungsmöglichkeiten zu den Vormerkungen und den Wartelisten bereitgestellt werden.

Anfang 2015 begann auf Basis von Intrexx und der Musterlösung NiKITA die Einführung des elektronischen Vormerksystems in Wiesbaden – und aus NiKITA wurde bis zum Beginn der Pilotierung am 1. Mai 2015 WiKITA. Innerhalb von vier Monaten wurden sämtliche Anforderungen der Stadt und der Träger in eine passgenaue Lösung überführt und zunächst im Ortsbezirk Biebrich pilotiert. Seit September 2015 wurden sukzessive alle weiteren Ortsbezirke einbezogen und seit Januar 2016 können im gesamten Stadtgebiet Vormerkungen online vorgenommen werden.

Ein Jahr danach wurden in WiKITA über 3.700 Benutzerkonten registriert und rund 37.000 Vormerkungen erfasst. In einer Abschlussveranstaltung hatten Trägervertreter/innen und Mitarbeiter/innen der teilnehmenden Pilot-Kitas Gelegenheit sich zu WiKITA zu äußern. Das Feedback war überwältigend positiv und die erhoffte Arbeitserleichterung bereits nach kürzester Zeit spürbar.

Eltern können in WiKITA ein Benutzerkonto registrieren und über dieses bis zu zehn Vormerkungen je Betreuungsbereich und Kind hinterlegen. Mehrere Plausibilitätsüberprüfungen stellen hierbei sicher, dass sämtliche fachliche Vorgaben bereits bei der Erfassung einer Vormerkung berücksichtigt werden und somit aufwändige Nachprüfungsverfahren weitestgehend entfallen können.

Aber auch in den Kitas vor Ort oder im Amt für Soziale Arbeit können Vormerkungen erfasst werden. Jede Vormerkung enthält eine Bearbeitungshistorie und kann um Bearbeitungsvermerke ergänzt werden, sodass zu jedem Zeitpunkt die Entwicklung einer Vormerkung im Arbeitsprozess nachvollziehbar bleibt. Träger, die über eigene Systeme zur Vertragsverwaltung im Kita-Bereich verfügen, können die Vormerkungen aus WiKITA exportieren und in diese importieren.