Seminarverwaltung für die Münchner Baumkletterschule
Für die Verwaltung und Abwicklung der Kurse, Ausbilder und Teilnehmer wurden bisher verschiedene Systeme genutzt. Die Probleme: Mehrfache Datenhaltung beeinträchtigt unter anderem die Aktualität und Korrektheit der Daten. Der gesamte Ablauf - also Planung, Durchführung und Nachbereitung der Kurse - konnte in einem zentralen System automatisiert werden.
Hohe Flexibilität dank Low Code
Die Seminarverwaltung wurde mit der Low-Code-Plattform Intrexx von United Planet erstellt. Diese ermöglicht durch die vorhandenen Bausteine die schnelle und kostengünstige Umsetzung individueller Lösungen. Das System besteht aus den Modulen CRM, Kursplanung, Kursdurchführung, Berichtswesen, Dokumente und Stammdatenverwaltung. Dank Low Code sind die erstellten Applikationen jederzeit flexibel an neue Anforderungen anpassbar.
Die Informationen, die für das gesamte System benötigt werden, werden unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ verwaltet. Dort lassen sich Objekte wie Regionen, Kursstandorte, Dokumentenprioritäten und Kurskategorien, die verschieden Status für Kurse und Teilnehmer sowie Kurstypen (Kursschablonen) eintragen und verwalten. Im Bereich „CRM“ werden alle Firmen, Personen, Ausbilder und die Ausbildertermine verwaltet. In einem Ausbilderkalender werden alle Nichtverfügbarkeiten der Ausbilder verwaltet. Der Kalender dient der erleichterten Kursplanung. Wird ein Ausbilder einem Kurs zugeordnet, wird automatisch ein Termin im Ausbilderkalender angelegt. So werden bei der Kursplanung bereits Terminkonflikte berücksichtigt.
Referenzkunden-Zitat
„Unsere komplexen Arbeitsstrukturen in der Seminarverwaltung stellten uns vor Probleme – PortalConsult und Intrexx waren die Lösung. Das von uns eingeführte System ist vielseitig und arbeitet mit Automatismen, was uns die Arbeit sehr erleichtert.“
Über die Münchner Baumkletterschule (MBKS)
Die Firma mit Sitz in Gilching bei München ist spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Seilklettertechnik, Baumpflege und Arbeitssicherheit. Zusammen mit zahlreichen Kooperationspartnern bietet die Münchner Baumkletterschule ein großes Spektrum an Kursen an.
der Münchner Baumkletterschule
sind für die MBKS in bundesweitem Einsatz
Die Funktionen des Verwaltungssystems im Detail
Unter dem Menüpunkt „Kursplanung“ werden alle Kurse verwaltet. Dies beinhaltet die Neuanlage und Bearbeitung von Kursen, das Anlegen sowie das Verwalten von Textbausteinen und Dokumenten zu den Kursen und durchzuführenden Aktivitäten der Mitarbeiter. Zum Kurs können Ausbilder gebucht werden, diese erhalten automatisch eine Buchungsbestätigung per Mail. Ein Kurs kann für die Anzeige auf der Website freigegeben werden. Damit erscheint er dort in verschiedenen Übersichten (Liste, Kalender, Karte) und kann vom Besucher direkt gebucht werden. Er erhält vom System automatisch eine Buchungsbestätigung.
Zu Kursen können auch
Interessenten erfasst werden, um diese später zu Teilnehmern
umzuwandeln. Teilnehmer können auch manuell im System zum Kurs erfasst
werden. Die gesamte Durchführung des Kurses wird unterstützt. Der
Teilnehmer erhält verschiedene Informationen und Dokumente aus dem
System: Anmeldebestätigung, Teilnehmerrechnung, Kursinformationen mit
Anfahrtsplan und Hotelliste und nach Abschluss eine Teilnahmebestätigung
mit Zertifikat.
Wird ein Kurs abgesagt, erhalten automatisch alle Teilnehmer eine
entsprechende Information und, falls sie schon eine Rechnung erhalten
haben, eine Rechnungskorrektur per Mail zugesandt. Dies geschieht
ebenso, wenn ein Teilnehmer innerhalb der Stornofrist selbst absagt. Für
alle Kurse existieren Wartelisten, die im Fall von Absagen genutzt
werden können.
Ebenfalls ist es möglich, Teilnehmer auf einen anderen Kurs umzubuchen. In dem Bereich „Berichtswesen“ werden Statistiken zu den Kursen erstellt. Die Statistiken dienen dazu, die zukünftige Planung weiter zu optimieren. Hierbei helfen beispielsweise die Kursstatistik, die Teilnehmerstatistik wie auch die Kursüberbuchungsstatistik. Unter „Dokumente“ befinden sich alle vom System erstellten bzw. vom Teilnehmer hochgeladenen Dokumente mit den entsprechenden Verbindungen zum Kurs, Teilnehmer, Standort, etc.
