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Exemple de réussite: Services

HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG


« Intrexx nous apporte de nombreux avantages : nous économisons du papier, du temps et du travail consacrés autrefois à la recherche d’informations. Aujourd’hui, les utilisateurs sont ravis de la vitesse à laquelle nos processus sont exécutés. »

Martina Henke, IT Support, Hectas Facility Services Stiftung & Co. KG

Des processus bien huilés



Cas d'utilisation : Automatisation des processus
Secteurs: Services
Produits: Intrexx Share, Suite de gestion de la qualité pour Intrexx, Applications individuelles

Depuis sa création en 1974, HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG s’est développée pour devenir l’un des principaux prestataires de qualité pour les services d’entretien. L’offre de service de l’entreprise inclut de multiples facettes des services de gestion des infrastructures.


Plus aucun papier

Le service informatique de l’entreprise savait exactement ce qu’il voulait : tous les documents devaient être facilement mis à disposition en un seul endroit. Dès le début de leur recherche d’une solution adaptée, les processus et les workflows ont joué un rôle important, comme le révèle Martina Henke, responsable de projet : « Nous voulions nous débarrasser entièrement du papier et digitaliser nos processus d’entreprise. » Intrexx, logiciel de l’éditeur fribourgeois United Planet, promettait non seulement un déploiement rapide, mais aussi de nombreuses
options de personnalisation.


Quand la transparence s’associe à des processus rapides...

À tous les niveaux auxquels des workflows et processus sont déployés, le résultat est une diminution drastique de la charge de travail pour le personnel administratif chez HECTAS, par exemple pour les processus de validation comme les demandes de congés ou d’investissements. La digitalisation des procédures leur a apporté deux avantages considérables : plus de transparence et une accélération notable de la vitesse des processus.

« Tout ce qui figurait sur papier auparavant devait être déplacé d’un bureau à un autre et, parfois, disparaissait on ne sait comment ; désormais, tout est disponible à tout moment. Avec Intrexx, nos processus sont plus rapides et plus transparents. » D’après Mme Henke, cela signifie également que le statut de traitement/validation peut être suivi à tout moment.

Le potentiel pour l’avenir est très prometteur. Il est encore prévu de simplifier un certain nombre d’autres procédures. Les propositions à cet égard viennent principalement des utilisateurs de chaque département. Par exemple, ceux-ci peaufinent actuellement leur mise en page de manière continue. Le passage à un design réactif promet un accès simplifié à l’espace de travail numérique sur des appareils mobiles.

HECTAS prévoit-elle une évolution telle que le papier pourrait disparaître totalement dans ses bureaux ? Martina Henke sourit à cette question : « Le bureau sans papier est un idéal que nous souhaitons atteindre à l’avenir, mais il reste encore beaucoup à faire pour y parvenir. Intrexx nous permet de nous rapprocher largement de cet objectif. Nous avons déjà digitalisé de nombreuses procédures papier et la liste s’allonge au fil du temps. »


Avantages


  • Plateforme mise en place très rapidement
  • Réductions de la charge de travail grâce à des processus digitalisés
  • Simplification des échanges d‘informations entre les différents sites


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