Intrexx Case Studies

Austria Pet Food GmbH: LKW-Verladekontrolle mit Intrexx

Austria Pet Food produziert hochwertige Hundenahrung und Katzennahrung für Marken von internationalen Handelsketten und den Fachhandel im gesamten europäischen Raum. Das Unternehmen ist mit seinem Produktionswerk in Europa ein exklusiver Private-Label-Hersteller und setzt auf nachhaltige Produktqualität „Made in Austria“. Der hohe Qualitätsstandard wurde mit dem IFS-Zertifikat (International Food Standard) bestätigt.
Die ausgelieferten Produkte entsprechen nicht nur im Inhalt, sondern auch optisch diesem sehr hohen Qualitätsstandard. Um zu gewährleisten, dass die Ware unbeschädigt beim Kunden ankommt, benötigte Austria Pet Food ein Werkzeug, welches die ordnungsgemäße Verladung und Entladung der LKWs dokumentiert.Bisher wurden die Verladungen und Entladungen mühsam und mit sehr viel Aufwand über Zettel und separate Bildaufnahmen dokumentiert und im späteren Verlauf auf dem Server abgelegt. Das war mit sehr viel Verwaltungsaufwand verbunden. Zudem lieferte dieses Vorgehen nicht das gewünschte Ergebnis, die Daten schnell und zentral zur Verfügung zu haben. Alle Informationen schnell und übersichtlich im Portal Um Informationen nun schnell, einfach und übersichtlich zur Verfügung zu haben, hat sich Austria Pet Food entschieden, Intrexx als zentrale Portalsoftware einzusetzen.Xinger Solutions e.U. entwickelte gemeinsam mit der Produktionsleitung die mobil-taugliche Applikation „Verladekontrolle“. Folgende Funktionen waren dabei wichtig: Import Lieferscheine aus SAP Ablage der Fotos des LKW’s Digitale Unterschrift des Fahrers Kontrolle und Bestätigung der einzelnen Artikel-Positionen Wichtig bei der Umsetzung war weiters, eine einfache mobile Oberfläche, die vom Lager-Personal mittels Tablet unkompliziert zu bedienen ist.Mit Intrexx und Xinger Solutions – dem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet – wurden diese Voraussetzungen vollständig abgedeckt und die Anforderungen sehr schnell umgesetzt. Die Funktionen: Erfassung der Fahrer- und Fahrzeugdaten Abarbeitung der Lieferscheinpositionen Erfassung der be- und entladenen Paletten Unterweisung des Fahrers und Bestätigung durch Unterschrift Foto-Dokumentation der Verladung und des LKW-Aufbaus Perfekte Dokumentation – bei geringerem Arbeitsaufwand Durch die Umsetzung, konnten zuvor manuell erstellte und abgelegte Dokumentationen zentral verfügbar gemacht werden. Die Verladungen und Entladungen sind somit leicht auffindbar und können nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden. Der Arbeitsaufwand der Dokumentationen konnte erheblich reduziert werden, da die Erfassung direkt am LKW abgeschlossen werden kann und sofort zentral im Portal zur Verfügung steht.Durch das responsive Design kann die Applikation auf jedem beliebigen Endgerät aufgerufen und bedient werden.

Die Highlights Große Einsparungen und Erleichterung in der Verwaltung Guter Überblick über offene und erledigte Verladungen und Entladungen Automatischer Import der einzelnen Positionen aus SAP Digitale Unterschrift des Fahrers
Futtermittelindustrie

Austria Pet Food GmbH

„Intrexx bringt die Vorteile einer einfachen Bedienbarkeit in Kombination mit leichter Adaptierbarkeit und Anpassung an unsere Gegebenheiten. Die implementierte Verladekontrolle erleichtert die Dokumentation und Nachweisbarkeit gegenüber unseren Kunden.“

Roland Raffer, Production Manager

„Intrexx hilft uns dabei, unsere Arbeitsabläufe entscheidend zu verbessern. An unserem digitalen Arbeitsplatz sind alle wichtigen Informationen zentral versammelt. Alle anstehenden Aufgaben werden hier geplant und nachverfolgt.“

Ramona Bucsa, Special Project Coordinator

Satte Schüler und glückliche Eltern dank Intrexx-Mensaportal

Durch den Ausbau von Ganztagsschulen wird die Mensa immer mehr zum Herzstück der Bildungseinrichtungen. Mit seinem Mensaportal sorgt datacapo dafür, dass Schulkantinen effizient verwaltet werden und ihren Kunden einen guten Service bieten.
Montagvormittag, nach der Doppelstunde Mathe steht Sport auf dem Stundenplan. Für das Frühstück war nur wenig Zeit. Da kann der Magen schon ganz schön zu knurren anfangen. Gut, dass es die Schulkantine gibt! Noch besser, wenn diese keine Massenabfertigung liefert, sondern eine Auswahl an gesundem Essen bietet. Planbarkeit für die Küche, Service für die Schüler Bei einem Thema, das so direkt mit dem leiblichen Wohl unserer Kinder zusammenhängt wie das tägliche Essen, gilt schon lange nicht mehr „one size fits all“. Mit dem Mensaportal des süddeutschen IT-Dienstleisters datacapo können Schulkantinen effizient verwaltet werden und ihren Kunden komfortable Services bieten.Woche für Woche wählen die Schüler hier zusammen mit ihren Eltern aus unterschiedlichen Gerichten und stellen sich einen Menüplan zusammen. Das Catering-Unternehmen oder die Kantinenküche kann dadurch exakt planen. Und die Eltern haben das gute Gefühl zu wissen, dass ihre Kinder etwas Gutes zu essen bekommen.datacapo baut bei der Umsetzung des Mensaportals auf Intrexx. Dabei handelt es sich um eine Entwicklungsumgebung für Webapplikationen, Intranets und Digital Workplaces. Das Unternehmen aus Emmendingen ist ein Lösungspartner der ersten Stunde. Ingo Lenzing, Geschäftsführer bei datacapo, betont die Vorteile von Intrexx: „Vor allem wenn es darum geht, große Datenmengen über eine webbasierte Oberfläche zu verwalten, nutzen wir die Vorteile von Intrexx.“ Wenn man bedenkt, dass ein Mensaportal-Kunde in Baden-Württemberg damit über 40 Schulen und 10.000 Schüler verwaltet, wird klar, wieso das Handling großer Datenmengen so wichtig ist. Mehr Sicherheit durch bargeldloses Bezahlen Die Schüler – beziehungsweise ihre Eltern – haben jeweils einen eigenen Benutzerzugang zum Mensaportal. Hier können sie online Geld auf das verknüpfte Benutzerkonto einzahlen. Das ist sozusagen eine moderne Version des Pausengelds. Mit dem Vorteil, dass das Geld nicht schon vor der Pause für Süßigkeiten ausgegeben wird. In der Schulkantine selbst bezahlen die Schüler dann ganz bequem bargeldlos mit einem RFID-Chip.Insgesamt laufen über die verschiedenen Mensaportale jährlich ca. 250.000 Essensbestellungen und etwa 400.000 Artikelkäufe an 40 Standorten mit fast 12.000 Usern ab. Anpassungen schnell wie Kochtopfrühren Intrexx spielt in dieser Lösung vor allem als Verwaltungs-Backend eine Rolle. Die Betreuer des Systems auf Kundenseite – zumeist IT-Verantwortliche der Schulen oder Catering-Unternehmen – pflegen hierin sämtliche Stammdaten der Lösung. Das sind unter anderem Speisekarten, Kassenkonfigurationen und Artikel inklusive Preisgestaltung.Die jeweiligen Produkte und Abläufe sind natürlich von Kantine zu Kantine unterschiedlich. Hier kommt ein großer Vorteil von Intrexx zum Tragen: Individuelle Anpassungen können sehr schnell und auch mit geringen Programmierkenntnissen umgesetzt werden. Die Anwender profitieren so durch eine Lösung, die genau ihre Anforderungen erfüllt und dennoch sehr preiswert ist.Kommt eine Schule mit ihrer Mensa neu in das System, werden im Vorfeld die Anforderungen in Gesprächen erfasst und auf Umsetzbarkeit im existierenden System überprüft. Stellt man dabei fest, dass neue Anforderungen benötigt werden, wird eine Kalkulation für die Umsetzung erstellt und ihre Durchführung beantragt.Somit konnten viele Sonderwünsche innerhalb des Systems umgesetzt werden, wie z.B. die Kontostandabfrage an Kundentouchscreens, zwei getrennte Mensen innerhalb einer Schule mit getrennten Abrechnungen und Statistiken oder auch das mehrfache Benutzen der Ausgabe, um Hauptgang und Nachtisch getrennt abzuholen.

Die Highlights: Effiziente Kantinenverwaltung entlastet Catering-Unternehmen Bargeldloses Bezahlen bringt Komfortgewinn für Schüler und Eltern Deutlicher Preisvorteil im Vergleich zu Konkurrenzlösungen
Bildung und Forschung

datacapo IT sports services GmbH

„Dank Intrexx im Backend können wir unseren Kunden eine Software bieten, die Prozesse deutlich beschleunigt, kostengünstig ist und den Endanwendern einen enormen Komfortgewinn bietet.“

Ingo Lenzing, Geschäftsführer der datacapo IT sports services GmbH

Johannes Kepler Universität Linz digitalisiert Arbeitsprozesse mit Intrexx

Seit ihrer Gründung 1966 hat sich die JKU als innovatives Zentrum für Wissenschaft und Gesellschaft etabliert. Heute ist die JKU nicht nur in der Grundlagenforschung, sondern auch in der anwendungsorientierten Forschung die größte Einrichtung des Bundeslandes Oberösterreich und genießt internationales Renommee. Eine fächerübergreifende und praxisorientierte Ausbildung in Abstimmung mit aktuellen Anforderungen aus Wirtschaft und Gesellschaft, Kooperationen mit rund 300 Partneruniversitäten in mehr als 50 Ländern, über 120 ProfessorInnen und rund 1.800 wissenschaftliche MitarbeiterInnen gewährleisten optimale Forschungs- und Studienbedingungen.
Um Informationen schnell und zentral zur Verfügung zu stellen, setzt die JKU bereits seit mehreren Jahren Intrexx als Campus-Portal ein. Unter anderem werden Reparaturen am Campus-Gelände von den internen Fachabteilungen durchgeführt. Die Abwicklung der Aufträge erfolgte bis dato auf Papier, was Probleme bei der Nachvollziehbarkeit der Abwicklung bzw. dem Informationsfluss mit sich brachte. Xinger Solutions e.U. entwickelte gemeinsam mit der Fachabteilung „Servicecenter“ die Applikation „Auftragsmanagement“. Folgende Funktionen waren dabei wichtig: Abwicklung der Kostenfreigabe Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte Echtzeit-Informationen zu einem Auftrag Hohe Usability bei der Bedienung durch das Handwerks-Personal Wichtig bei der Umsetzung war, dass auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen, die diese Applikation nutzen, eingegangen wurde und dies in der Software auch umsetzbar ist.
Mit Intrexx und Xinger Solutions - dem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet - wurden diese Voraussetzungen vollständig abgedeckt. Die Funktionen: Übersichtslisten mit Filter zur Auswertung der aktuellen Aufträge Einfache Eingabemasken zur Erfassung/Bearbeitung der Aufträge Benachrichtigungs-Prozesse zur Verteilung von Erinnerungen und Informationen Workflows für den Freigabeprozess der Kosten Einfaches Look&Feel Historie zur Nachvollziehbarkeit bei einzelnen Aufträgen Durch die Umsetzung konnte die Qualität bei Auskünften für den Auftraggeber um ein vielfaches erhöht werden. Die Erinnerungsfunktionen vermeiden „vergessene“ Aufträge und mit der Historie kann jeder Arbeitsschritt genauestens analysiert werden. Die Oberfläche wurde dabei so gestaltet, dass auch Personen ohne tiefere Computerkenntnisse diese bedienen können. Die eingesparte Arbeitszeit kann für das eigentliche Aufgabengebiet der HandwerkerInnen verwendet werden.
Digitaler Workflow für den Freigabeprozess Auftragshistorie schafft Nachvollziehbarkeit Weniger Fehler durch automatische Benachrichtigungen Vereinfachte Prozesse sparen Zeit und bares Geld
Bildung und Forschung

Johannes Kepler Universität Linz

Deutsche AIDS-Hilfe e.V.: Verbandsweite Zusammenarbeit ganz leicht

Nur wenige Symbole sind weltweit so bekannt wie die Rote Schleife. Sie ist das prägnante Zeichen der Solidarität mit HIV-Positiven und Aidskranken und für den Kampf gegen die Immunschwächekrankheit. Wer sie trägt, zeigt damit Bewusstsein für die sozialen Probleme, die Aids mit sich bringt.
Der eingetragene Verein Deutsche AIDS-Hilfe e.V. (DAH) steht ganz im Zeichen der Roten Schleife. Die DAH ist ein Dachverband von rund 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland. Sie vertritt die Interessen von Menschen mit HIV/Aids in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Politik, Wissenschaft und medizinischer Forschung. Die Bundesgeschäftsstelle in Berlin übernimmt dazu Aufgaben wie die Aus-, Fort- und Weiterbildung, Fach-, Gremien-, Öffentlichkeits- und politische Arbeit sowie Selbsthilfeförderung auf Bundesebene. Die einzelnen Mitgliedsorganisationen leisten diese Arbeit vorwiegend auf lokaler, regionaler und überregionaler Ebene. Kommunikation als Schlüssel zu erfolgreicher Arbeit Die rund 500 hauptamtlichen Mitarbeiter des Verbands bewältigen die vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Einer der langjährigen Mitarbeiter in der Bundesgeschäftsstelle in Berlin ist Dirk Hetzel. Als Referent für internetgestützte Prävention war ihm klar: Das volle Potential dieser Gemeinschaft kann nur dann genutzt werden, wenn richtig kommuniziert wird. Früher gab es nur eine Möglichkeit, die vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig zu erreichen: der vom Dachverband verschickte Newsletter. Diese Einbahn-Kommunikation war den Ansprüchen einer modernen Organisation wie der DAH jedoch bald nicht mehr angemessen: „Eine richtige Interaktion konnte darüber natürlich nicht stattfinden. Das hat uns lange Zeit gestört,“ berichtet Herr Hetzel. Und so kam es, dass der Diplompädagoge und Social-Media-Manager die Herausforderung annahm, die Zusammenarbeit der ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiter zu verbessern. Neben der Vernetzung der Haupt- und Ehrenamtlichen gab es zwei wesentliche Ziele: Die Ermöglichung projektbezogener Gruppenarbeit mithilfe eines Social Extranets sowie die Etablierung eines verbandsweiten Wissensmanagements. Das allerorten vorhandene Wissen im Verband sollte besser genutzt werden. Die lange Suche nach einer passenden Extranet-Lösung... Am Anfang stand eine umfangreiche Marktanalyse – fast anderthalb Jahre vergingen mit der Suche nach einer passenden Lösung. Hierbei wurden auch Vertreter der einzelnen Mitgliedsorganisationen involviert: In Workshops gewann die DAH Klarheit darüber, was man eigentlich brauchte und erwartete. Basierend darauf erstellte das Team um Dirk Hetzel ein Lastenheft, an dem sich die möglichen Lösungen messen lassen mussten. Am Ende setzte sich das Portal-Framework Intrexx mit der integrierten Collaboration-Applikation Intrexx Share durch. Die ausgedehnte Marktforschung hat sich gelohnt, wie Herr Hetzel erzählt: „Als ich auf Intrexx aufmerksam wurde, hat es mich sofort überzeugt. Vor Intrexx Share gab es so etwas gar nicht. Die intuitive Oberfläche und die gute Usability waren für uns das größte Argument. Das zahlt sich aus: Wir haben noch nie Anwendungsrückfragen dazu bekommen.“ Neben der leichten Bedienbarkeit sprach vor allem die Wirtschaftlichkeit für das Produkt: „Andere Lösungen waren überdimensioniert und vor allem zu teuer. Intrexx ist unterm Strich auch für eine Organisation wie wir es sind finanzierbar.“ ... und dann ging alles ganz schnell In nur 3 Monaten von der Entscheidung bis zum Go-Live wurde das Social Extranet mit Unterstützung durch den Berliner Intrexx-Partner City & Bits aufgebaut. Als Tipp für ähnliche Projekte betont Herr Hetzel die Bedeutung der guten Absprache mit der Geschäftsführung und den verbandsweiten Stakeholdern: „Ohne deren Beteiligung wäre die Einführung wahrscheinlich nicht so gut gelaufen.“ Darüber hinaus hat es sich bewährt, in jeder Mitgliedsorganisation Key User zu benennen, die dazu beitragen, das Portal zu bewerben. Ihre Vorteile spielt die Plattform vor allem bei der projektbezogenen Gruppenarbeit aus. Durch die Bündelung aller Beteiligten sowie der dazugehörigen Diskussionen und Dokumente wird sie besonders wertvoll. Für einen großen Verband wie die Deutsche AIDS Hilfe war es wichtig, mit dem Tool überregional zusammenarbeiten und Dokumente austauschen zu können. Die bisher über 70 projekt- oder fachspezifischen Gruppen sind dafür eine geeignete Umgebung. Ein Beispiel bietet die alle zwei Jahre stattfindende Selbsthilfekonferenz „Positive Begegnungen“: In der dazugehörigen Projektgruppe findet ein großer Teil der Vorbereitung statt. „Unser altes Extranet hat so etwas überhaupt nicht hergegeben,“ berichtet Herr Hetzel und führt weiter aus: „In den fachspezifischen Gruppen werden heute gezielt bestimmte Themenbereiche besprochen.“ Wissen auf Knopfdruck – mit der integrierten Wissensdatenbank Die Kommunikationsplattform wird durch eine auf dem Wiki-Prinzip basierende Wissensdatenbank ergänzt. Sie ist direkt integriert. In dieser Applikation, die zusammen mit dem Berliner Softwaredienstleister City & Bits entwickelt wurde, werden zentrale Dokumente und Informationen gesammelt, kategorisiert und erläutert. Die Mitarbeiter und Ehrenamtlichen finden hier alle wichtigen Informationen ganz leicht mithilfe der Volltextsuche. Es gibt aber auch Dinge, die die DAH bei einem neuen Projekt anders machen würde. So hatte man zum Beispiel anfangs kein automatisiertes Tool zur Passwortwiederherstellung (User Self Service). „Das haben wir bei der großen Zahl an Benutzern bald bereut – und die gewünschte Funktion einfach schnell nachgerüstet,“ gesteht Herr Hetzel. Insgesamt ist er sehr zufrieden damit, wie sich das Portal entwickelt: „Intrexx Share ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen zu arbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppenfunktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und sagten: Das ist genau das, was sie sich schon immer gewünscht haben!“

Verbandsweite und ortsunabhängige Zusammenarbeit Bessere Einbindung der ehrenamtlichen Mitarbeiter Intuitiv bedienbar und schnelles Go-Live Leichtere Organisation in digitalen Projektgruppen Informationen werden schnell gefunden und geteilt
Sozialwesen

Deutsche AIDS-Hilfe e.V.

„Intrexx ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art verbandsweit zusammenzuarbeiten.“

Dirk Hetzel, ‎Referent für Internetgestützte Prävention, Deutsche AIDS-Hilfe e.V.

SenFin Berlin: Mit dem Digital Workplace zur Verwaltung 4.0

Das, was in Flächenländern die Ministerien sind, ist in Berlin der Senat. Er gliedert sich in zehn Senatsverwaltungen, die als oberste Landesbehörden direkt den jeweiligen Senatoren unterstehen. Eine davon ist die Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin). Sie beschäftigt rund 580 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist in fünf Abteilungen gegliedert. In ihren Aufgabenbereich fallen unter anderem die Steuerung der Landesbeteiligungen, das Landesvermögen, der Haushalt, die Finanzpolitik sowie die Angelegenheiten der Steuerverwaltung.
Wie jede Institution in der Öffentlichen Verwaltung steht auch die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin einigen Herausforderungen gegenüber. Ein Beispiel dafür ist der demografische Wandel, der es zunehmend schwerer macht, geeignete Fachkräfte zu finden, die die ausscheidenden Mitarbeiter ersetzen. Ein anderes Beispiel ist die Digitalisierung der Arbeitswelt, die durch die Berliner Gesetzgebung zum E-Government eine verbindliche Wirkung für die Verwaltung entfalten. Um den Herausforderungen gerecht zu werden, sollte die IT-Landschaft der SenFin modernisiert und erweitert werden. Dazu gehörte neben der Einführung einer elektronischen Akte auch eine Portallösung. Von der Einführung eines Digital Workplace erwartete man sich unter anderem digitalisierte und vereinfachte Prozesse. Zudem wollte sich die Behörde dadurch als attraktiverer Arbeitgeber positionieren.Kultur der konstruktiven Kommunikation am digitalen ArbeitsplatzDie Verwaltung gehört zu den Branchen, die damit zu kämpfen haben, dass in nächster Zeit sehr viele verdiente Mitarbeiter in den Ruhestand wechseln. Gleichzeitig rücken relativ wenige Junge nach. Besonders extrem gestaltet sich die Situation in Berlin – es ist damit zu rechnen, dass in den nächsten vier bis fünf Jahren rund 25.000 Verwaltungs-Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Dies bringt zwei zentrale Probleme mit sich: Das Durchschnittsalter ist durch langjährige Einstellungsstopps sehr stark gestiegen. Es droht ein immenser Verlust von Sachkenntnis, wenn erfahrene Mitarbeiter wegfallen. Darüber hinaus steht das Personalmanagement in der Verantwortung, die Verwaltungsarbeit für junge Menschen attraktiv zu machen. Auch in Zukunft soll aus einem Pool kompetenter Bewerber geschöpft werden können.Dafür sind neue, flexible Angebote wichtig, wie z.B. die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Zeit- und Ortsunabhängigkeit des Arbeitsplatzes.
Der Digital Workplace mit integrierten Applikationen zur Förderung von digitalisierten Geschäftsprozessen und zum Wissensmanagement erfüllt diese Anforderungen. Daher hat die SenFin eine solche Plattform basierend auf der Software Intrexx aufgebaut. Ralf Meyer, Referent für E-Government und Kommunikation, sieht vor allen in der darin integrierten Social Collaboration-Komponente ein mächtiges Werkzeug: „Damit können wir Wissen direkter und unkomplizierter sammeln und vor allem teilen als durch FAQs oder herkömmliche Foren. Gerade wenn viele Mitarbeiter ausscheiden und die Nachfolge nicht direkt geregelt ist, ist das unheimlich praktisch.“„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“ Ralf Meyer, Referent E-Government und WissensmanagementMeyer räumt ein, dass bei der Einführung der Plattform teilweise Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber der neuen Technik vorhanden waren, was aber völlig normal sei, denn Mensch und Technik stehen grundsätzlich in Wechselwirkung zueinander. Aus diesem Grund war es dem Team von Herrn Meyer besonders wichtig, mit gezielten Maßnahmen, wie z. B. Einführungsveranstaltungen die Beschäftigten an das Thema heranzuführen.. Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert eine weitreichende Vernetzung der Kompetenzen über alle Abteilungen hinweg. Erfolgsfaktoren wie Wissen, Erfahrung, aber auch Kreativität gewinnen in der Verwaltungsarbeit immer mehr an Wert. Daher legte die SenFin großen Wert darauf, mit der Einführung des Digital Workplace auch eine Kultur der konstruktiven Kommunikation zu schaffen.Damit ist auch ein wesentliches Werkzeug vorhanden, welches für die Umsetzung der Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes erforderlich ist. Neben der bereits eingebundenen elektronischen Akte können hier die nach Gesetz zu digitalisierenden internen Geschäftsprozesse digital abgebildet werden. So werden seit dem 01.01.2017 hausweit sämtliche Urlaubsanträge über die sogenannte „UrlaubsApp“ mit den erforderlichen Genehmigungen elektronisch abgewickelt.Der Digital Workplace als lebendige WissenssammlungDurch die Social Collaboration-Komponente des Digital Workplace wird jeder Mitarbeiter zum potenziellen Redakteur. Dadurch ist die Plattform wesentlich dynamischer, als ein klassisches CMS-basiertes Intranet mit einer zentralen Redaktion. Wissen, das aus Gruppendiskussionen oder aus Beiträgen auf der Pinnwand hervorgeht, steht langfristig zu Verfügung. So kann Fachwissen auch aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen dienen. Außerdem werden auf diese Weise auch Mitarbeiter, deren Kenntnisse bisher nicht vollständig erkannt wurden, dazu ermuntert, ihre Erfahrung mit einzubringen.Um das Wissen, das hier generiert wird, zu ordnen, optimal zu nutzen und auch für den späteren Zugriff zu archivieren, wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller United Planet eine individuelle Applikation erstellt. Durch dieses Entwicklungskonzept „von der Verwaltung für die Verwaltung“ wurde gewährleistet, dass alle benötigten Funktionen vorhanden sind und die Anwendung sich leicht in den Arbeitsalltag der Behörden integrieren lässt.„Wir-Gefühl“ als Pluspunkt im „War for Talents“Ein weiterer positiver Effekt, der sich seit Einführung der Social Collaboration-Plattform beobachten lässt, ist, dass sie Personen mit ähnlichen Interessen zusammenbringt und so ein „Wir-Gefühl“ schafft. Eine der momentanen Herausforderungen besteht darin, kompetente Nachwuchskräfte für die administrative Arbeit zu begeistern. Der Digital Workplace hilft Verwaltungen dabei, den Anforderungen der jungen Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer frischen Unternehmenskultur gerecht zu werden.Die Behörden können sich so als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Gleichzeitig sei für Nachwuchskräfte aber auch der Umgang mit der Technik ganz selbstverständlich. Das wiederum fördert längerfristig die Flexibilität und die Offenheit der gesamten Organisation gegenüber Innovationen.eID-Authentifizierung: sicherer Zugriff – egal wann und woIn der Administration spielen oftmals sensible Daten eine Rolle. Im Fall der SenFin wurde entschieden, die Digital Workplace-Lösung selbst zu hosten, statt die Software aus der Cloud zu betreiben. Meyer kommentiert diese Entscheidung: „Da die Daten in unserem Portal nicht anonymisiert sind, ist Datenschutz hier ein besonders großes Thema. Bei uns liegen die Daten auf eigenen Servern und wir sind daher nicht gezwungen, die Daten herauszugeben.“ Zudem hat die Behörde eine besondere Authentifizierungsmethode erarbeitet, die auf die eID-Funktionalität des neuen Personalausweises (nPA) zurückgreift. Die recht preiswerte Lösung– sie erfordert lediglich ein Kartenlesegerät und gegebenenfalls die Aktivierung der eID-Funktion des neuen Personalausweises – ermöglicht den Mitarbeitern einen sicheren Zugang zum Portal. Und das ganz egal von wo. Die Mitarbeiter profitieren dadurch von größerer Flexibilität – sie können selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Ohne Beeinträchtigung der Sicherheit können sie damit auch von zu Hause an der behördeninternen Kommunikation teilnehmen und informiert bleiben. Die Senatsverwaltung verfolgt mit der Bereitstellung des externen Zugangs das Ziel, zu einem noch familienfreundlicheren und auch für junge Menschen attraktiven Arbeitgeber zu werden.Die Authentifizierungsmethode greift auf Geräte des Marktführers für Chipkartenleser, REINER SCT, zurück. Die Software dahinter wurde zusammen mit United Planet und der IT- und Managementberatung Moysies & Partner entwickeltDigitalisierung von Prozessen spart der Verwaltung RessourcenMit dem Digital Workplace strebt die SenFin nicht nur an, Informationen für die berechtigten Mitarbeiter besser zugänglich zu machen. Ein zentraler Vorteil, der erwartet wurde, Zeiteinsparungen durch die Digitalisierung von Prozessen.In diesem Sinne werden verschiedene regelmäßig ablaufende Arbeitsprozesse heute in Applikationen des Digital Workplace abgebildet. Ralf Meyer ist begeistert von den Arbeitserleichterungen, die dadurch möglich wurden: „Durch die Digitalisierung von Prozessen sparen wir sehr viel Zeit und damit auch Kosten. Selbst bei scheinbar kleinen Abläufen wie z.B. dem Urlaubsantrag, der nun digital statt auf Papier gestellt wird, sparen wir schnell 30.000-40.000 € pro Jahr ein.“Eine interne ROI-Bewertung ergab, dass der Prozess von der Beantragung über die Prüfung der Plausibilität und der Verfügbarkeit eines Vertreters heute sechs Minuten dauert. Früher, als die Anträge noch auf Papier gestellt, per Hauspost verschickt und Abwesenheiten im Wandkalender eingetragen wurden, dauerte das ganze 22 Minuten. Bei über 500 Mitarbeitern und 8-10 Vorgängen im Jahr sind Meyers Zahlen also durchaus nachvollziehbar.Neben dem Urlaubsantrag bildet die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin sukzessiv weitere Prozesse elektronisch am Digital Workplace ab. Sitzungsraumbuchungen, Materialbestellungen und Fortbildungsanträge sind weitere Beispiele für digitale Prozesse, die ressourcensparend und prozessbeschleunigend realisiert wurden. . Die Digitalisierung der Verwaltung hat damit nachhaltig begonnen.Alles auf einen Blick dank Verknüpfung mit der E-AkteEin wichtiger Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes der SenFin ist es, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen auf einer zentralen Oberfläche angezeigt werden. Dadurch müssen die Mitarbeiter weniger oft zwischen verschiedenen Programmen wechseln.Die Einbindung von Daten aus Drittsystemen geschieht unkompliziert mithilfe der Verfügbaren Konnektoren. Auf einem Blick sind Termine, neueste Mails und auch Supportmeldungen aus dem IT-Bereich ersichtlich.Auch ein Zugriff auf die E-Akte ist direkt aus der Benutzer-Oberfläche des Digital Workplace heraus möglich. Die Mitarbeiter erhalten dadurch eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen. Alle benötigten Prozesse und Daten sind auf der zentralen Plattform versammelt. So finden die Beschäftigten schneller, was sie suchen, werden weniger abgelenkt und erledigen ihre Aufgaben schneller und leichter.Fazit: Mit Intrexx zum modernen ServiceanbieterDie Senatsverwaltung für Finanzen verfolgte mit der Einführung der Plattform unterschiedliche Ziele. Die interne Kommunikation sollte verbessert und die Attraktivität für junge Bewerber gesteigert werden. Gleichzeitig sollte die Lösung Prozessoptimierungen ermöglichen sowie ortsungebunden und sicher erreichbar sein. Aufgrund dieses Anforderungsprofils entschied man sich, einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz mit der Software Intrexx aufzubauen.Projektleiter Ralf Meyer ist glücklich mit der Entscheidung: „Es gelang uns innerhalb kurzer Zeit, eine moderne Arbeitsumgebung zu etablieren und eine konstruktive Kommunikationskultur im integrierten Social Intranet zu schaffen.“ Indem sich die Plattform ganz flexibel um gewünschte Funktionen erweitern lässt, können die verwaltungseigenen Prozesse gezielt digitalisiert werden. Der direkte Zugriff auf die E-Akte aus dem Digital Workplace heraus und die Authentifizierung mithilfe der eID-Funktion des nPA runden das Gesamtpaket ab und stehen für gelebte Verwaltungsmodernisierung.
• Sichere Authentifizierung am Portal mit eID-Funktion des nPA• Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie z. B. dem digitalen Urlaubsantrag• Verknüpfung mit der E-Akte: Alle Informationen auf einen Blick• Virtuelle Arbeitsgruppen
Öffentliche Verwaltung

Senatsverwaltung für Finanzen
„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“

Ralf Meyer, Referent E-Government und Wissensmanagement

Schluss mit Papiermüll – HECTAS wird digital

Wahrscheinlich kennt jeder den Gedanken, wenn man zusieht wie der eigene Urlaubsantrag in den Papierfluten auf dem Chef-Schreibtisch untergeht: Das muss auch einfacher gehen! Bei HECTAS geht es einfacher. Seit 2014 modernisiert der Dienstleister solche Abläufe konsequent. Weniger Papier, mehr Digital Workplace.
Die HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG hat sich seit ihrer Gründung 1974 zu einem führenden Qualitätsanbieter im Bereich der infrastrukturellen Gebäudedienstleistungen entwickelt. Das Leistungsangebot des Unternehmens umfasst sämtliche Aspekte der Gebäudedienstleistungen. Dazu zählen Unterhalts-, Glas- und Fassaden- sowie Industriereinigung ebenso wie Grünanlagenpflege, Sicherheitsdienste und viele weitere Services. Die europaweit rund 11.000 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag daran, ihren Kunden ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zu zaubern. Dazu müssen die eigenen Abläufe genauso ordentlich sein, wie die betreuten Immobilien. Mit dem Einsatz einer Digital Workplace Software treibt HECTAS daher die Digitalisierung des Unternehmens gezielt voran. Die IT-Abteilung der Gesellschaft hatte einen klaren Wunsch: alle Dokumente sollten übersichtlich an einem Ort verfügbar sein. Und nicht von den Mitarbeitern jedes Mal auf irgendwelchen Ablagen gesucht werden müssen. Daneben spielten schon ganz am Anfang der Suche nach einer geeigneten Lösung Prozesse und Workflows eine Rolle, wie die Projektverantwortliche Martina Henke verrät: „Wir wollten weg vom Papier und unsere Geschäftsprozesse digital abbilden.“ Kein Schnellschuss – und trotzdem in Rekordzeit zum Mitarbeiterportal HECTAS fehlte ein klassisches Intranet. Ein Umstand, der lange gut ging, aber nie ganz optimal war. Man wollte wichtige Dokumente leichter verfügbar machen. Daher sah man sich nach einer geeigneten Software um. Schnell kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die um die Gunst der Entscheider buhlten. Zunächst wurde ein anderes Produkt in Erwägung gezogen, da man schon erste Erfahrungen damit hatte. Ein Portal im geplanten Maßstab damit aufzubauen wäre jedoch sehr zeit- und kostenintensiv gewesen. Gerade die Geschwindigkeit war ein Argument für den Mitbewerber. Und so schlug die Stunde des Underdogs: Die Software Intrexx vom Freiburger Softwarehaus United Planet versprach eine rasche Einführung bei gleichzeitig umfassenden Möglichkeiten zur Individualisierung. Frau Henke ist sich sicher: „Eine ähnliche Umgebung mit der anderen Lösung aufzubauen hätte länger gedauert.“ Mit Intrexx hingegen wurden viele Funktionen mit den kostenlos verfügbaren Applikationen auf Knopfdruck bereitgestellt. „Anschließend passten wir die Plattform schrittweise mit Wunsch-Applikationen an unsere Anforderungen an.“ Gemeinsam mit dem Consulting von United Planet erstellte HECTAS in der Folge Workflows, die die unternehmenseigenen Abläufe digital abbilden. Wenn Transparenz auf hohe Prozessgeschwindigkeit trifft... Immer da, wo Workflows und Prozesse zum Einsatz kommen, ergeben sich große Arbeitserleichterungen für die Büroarbeiter bei HECTAS. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen wie Urlaubs- oder Investitionsanträgen. Die Digitalisierung der Abläufe bringt zwei wesentliche Vorteile: größere Transparenz und eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit. „Alles, was früher auf Papier von einem Schreibtisch auf den nächsten gelegt werden musste – und dann auch schon mal „verdunstet“ ist – steht jetzt immer zur Verfügung. Prozesse laufen mit Intrexx viel schneller und transparenter ab.“ Dadurch ist Frau Henke zufolge der Bearbeitungs- beziehungsweise Freigabefortschritt immer nachvollziehbar. Die Vereinfachung im Vergleich zu den früheren Abläufen ist laut Frau Henke spür- und messbar. Zum Beispiel mussten Urlaubsanträge früher ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen abgezeichnet werden. „Heute erhält der Vorgesetzte eine E-Mail, klickt auf einen Link und schon ist das genehmigt. Dafür brauche ich keinen Taschenrechner, um zu sehen, dass das schneller ist. Wir sparen Papier, Zeit und vor allem auch Arbeitsaufwand.“ Die Zentrale von HECTAS sitzt in Wuppertal. Daneben ist das Unternehmen mit insgesamt 40 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Ungarn aktiv. Zunächst nutzte man den Digital Workplace nur an den deutschen Standorten. Schon nach kurzer Zeit kamen Anfragen von anderen Standorten. Martina Henke kann das gut nachvollziehen: „Die Kollegen haben sich unser System angeschaut und sich gedacht ‚cool, so schnell geht das? Super!‘“ Mittlerweile ist das Portal in drei Sprachvarianten auf Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar. So greifen europaweit 670 Mitarbeiter bequem auf alle aktuellen Informationen zu. Digitale Transformation ist ein Marathon und kein Sprint Das Potential für die Zukunft ist noch immer groß. Und so stehen schon einige weitere Abläufe auf der Agenda, die man vereinfachen will. Die Anregungen dazu kommen vor allem auch von den Anwendern aus den einzelnen Fachabteilungen. Man arbeitet zum Beispiel gerade daran, das Layout weiter zu verbessern. Die Umstellung auf Responsive Design verspricht einen einfacheren Zugriff auf den Digital Workplace über mobile Endgeräte. Räumt HECTAS in Zukunft also so weit auf, dass das Papier gänzlich aus den Büros verschwindet? Auf diese Frage muss Martina Henke schmunzeln: „Das papierlose Büro ist ein Ideal, das wir in Zukunft erreichen möchten. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Mit Intrexx sind wir einen großen Schritt weiter. Viele bisher papierbasierte Prozesse haben wir schon digitalisiert und es werden immer mehr.“

Sehr schnelle Einführung der Plattform Auf die individuellen Abläufe zugeschnitten Arbeitserleichterung durch Digitalisierung von Prozessen Leichterer Informationsaustausch zwischen Standorten Größere Transparenz und höhere Prozessgeschwindigkeit
Dienstleiter

HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG
„Intrexx bringt uns viele Vorteile: Wir sparen Papier, Zeit und vor allem Arbeitsaufwand, der früher für die Suche nach Informationen draufging. Die Anwender sind begeistert darüber, wie schnell unsere Prozesse jetzt laufen.“
Martina Henke, IT Support

Caritas der Erzdiözese Wien fördert Informationsaustausch mit Intrexx

Die Caritas der Erzdiözese Wien umfasst das Gebiet des Bundeslandes Wien und den östlichen Teil Niederösterreichs. Neben über 4.400 hauptberuflichen leisten rund 2.100 freiwillige MitarbeiterInnen in den Einrichtungen der Caritas Hilfe von Mensch zu Mensch. Über 7.300 weitere Frauen und Männer sind freiwillig in Caritas-Projekten im Einsatz. (Stand: 2013)Die Caritas versteht sich als Gemeinschaft von hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Menschen in seelischer, körperlicher oder materieller Not helfen.
Durch die steigende Anzahl an Helfern ist es notwendig geworden, diese auch bestmöglich zu vernetzen. Nur so kann Hilfe schnell, effizient und unbürokratisch angeboten werden.Da es bis dato kein zentrales System für die interne Kommunikation gab, wurden im Vorfeld alle nötigen Funktionen, die das Mitarbeiterportal beinhalten muss, in einer Projektgruppe evaluiert.Nach genauer Prüfung wurde Intrexx – die Portallösung des Softwareherstellers United Planet – als die flexibelste und funktionellste Lösung ausgewählt.Im Detail waren folgende Funktionen wichtig: Flexibilität bei der Anbindung von Fremdsystemen Möglichkeit für Eigenentwicklungen hohe Performanz mit gleichzeitiger Ressourcen-Schonung Flexibilität bei der Anpassung des Designs Eignung für mobile Endgeräte
Wichtig für die Umsetzung und den weiteren laufenden Betrieb des Mitarbeiterportals war ein Dienstleister, der eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation gewährleisten kann und im Bedarfsfall rasch vor Ort Unterstützung leisten kann.Mit Xinger Solutions – einem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet – wurden diese Kriterien vollständig abgedeckt.Ein Quick-Win bei der Umsetzung war die Tatsache, dass bereits vor dem Go-Live teilweise Funktionen auf der Live-Plattform genutzt werden konnten. So wurde in einer schnell entwickelten Applikation über den Namen der neuen Plattform abgestimmt. Die Tatsache, dass hier bereits ein Drittel aller Benutzer diese Möglichkeit des ersten Kontaktes mit der Plattform nutzten, zeugt von der hohen Akzeptanz und der Begeisterung über die neue Technologie.Die Funktionen Funktionalität und Informationen zentral abzubilden soll die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, für den Start der Plattform wurden folgenden Applikationen ausgewählt: das zentrale Telefonbuch auf Basis des Caritas-eigenen Identity-Managements inklusive Bilder der User und aller Dienststellen, in denen ein Mitarbeiter beschäftigt ist das Dokumenten-Management, in dem das komplette Organisationshandbuch abgebildet ist ein CMS, das die Möglichkeit bietet Mitarbeiter über Neuigkeiten innerhalb der Organisation zu informieren. Zusätzlich dazu wurden zeitgemäße Funktionen entwickelt, so können Artikel z.B. sehr einfach über Schaltflächen als “interessant” markiert werden einen Veranstaltungskalender, der sowohl die Termine der Homepage via RSS importiert, als auch die Möglichkeit offen lässt, zusätzliche interne Termine zu veröffentlichen ein übersichtliches modulares Erscheinungsbild, sowohl auf Desktop- als auch mobilen Endgeräten eine Innovationsplattform, mit der Ideen zu speziellen Themen gesammelt und klassifiziert werden können
Die hohe soziale und organisatorische Komplexität erforderte in diesem Projekt ein hohes Maß an Qualität und Flexibilität seitens der Technologie und des Projektmanagements. Mit Intrexx und Xinger Solutions wurden nach einer Projektdurchlaufzeit von 10 Monaten die Ziele zur Gänze erreicht.Alleine auf das Telefonbuch wird ca. 50.000-mal monatlich zugegriffen. Das zeigt, dass das System auch von den Benutzern akzeptiert wird.Besonders wichtig für die Caritas Wien war es, eine Plattform zu schaffen, auf der sich die Mitarbeiter untereinander austauschen können. an zentraler Stellen sollten sie Informationen kommentieren und liken können. Die Mitarbeiter können sich nunmehr Informationen selbständig holen, der Informationsfluss wurde dadurch erheblich verbessert.Es gehen bereits zahlreiche Ideen für eine Erweiterung des Angebotes an Applikationen bei der Projektleitung ein – ein großer Schritt in Richtung “Digital Workplace”.
Kirchen & Soziales

Caritas der Erzdiözese Wien
„Das Portal verbessert den bereichsübergreifenden Austausch innerhalb der Organisation. Relevante Informationen sind zentral verfügbar. Das MitarbeiterInnenportal bietet uns die Möglichkeit, die unterschiedlichen Arbeitsrealitäten für alle MitarbeiterInnen und über Bereichsgrenzen hinaus erfahrbar zu machen."

Corinna Sharma, Interne Kommunikation, Caritas Wien

Stadtwerke Gießen: Unified Archiving trifft auf Digital Workplace

Die Stadtwerke Gießen AG (SWG) sind der regionale Energieversorger der Stadt Gießen und der Region Mittelhessen. Sie beliefern rund 190.000 Menschen mit Strom, Erdgas und Fernwärme. Darüber hinaus liefern sie hochwertiges Trinkwasser an verschiedene Städte und Gemeinden in der Region. Und die Nahverkehrsdienstleistungen stellen die Mobilität vieler Menschen sicher.Die Gießener Energiewende hat schon lange vor Fukushima und dem nachfolgenden Atomausstieg begonnen. Denn die SWG haben vor mehr als 30 Jahren begonnen, auf eine dezentrale und klimafreundliche Strom- und Wärmeerzeugung in Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen (KWK-Anlagen) umzustellen. Die Haushaltskunden werden heute zu 100% mit Ökostrom versorgt.
Der Wunsch nach einer modernen ArbeitsoberflächeUm Dokumente aus verschiedenen Systemen zu zentralisieren und somit die Datenhaltung effizienter und leichter zu gestalten führten die Stadtwerke Gießen die Unified Archiving-Lösung dg hyparchive ein. Die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen machten Lust auf mehr: Immer lauter wurde der Ruf aus den Fachabteilungen danach, bestimmte Geschäftsprozesse zu digitalisieren.Der Wunsch war es, Informationen und Workflows auf einer einheitlichen Oberfläche abbilden zu können. Schnell war klar, dass sich eine Portal-Lösung hierzu eignet. Die Haupt-Anforderung an die neue Lösung war, dass sie sich in dg hyparchive integrieren lässt und gleichzeitig die Anbindung der SAP-Systeme der Stadtwerke ermöglicht.Das strategische Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, der die Angestellten der Stadtwerke optimal bei ihren Tätigkeiten unterstützt. In diesem Sinne wurden verschiedene Lösungen getestet. Nach einer Produktpräsentation fiel die Wahl schließlich auf Intrexx. Zunächst wurde ein Testsystem für fünf Anwender aufgesetzt. „Intrexx konnte uns hier voll und ganz überzeugen und so entschlossen wir uns, das Projekt weiter voranzutreiben“ kommentiert der Projektleiter Tumadj Majidian den Entscheidungsprozess.
Mit Intrexx und dg hyparchive zum Digital WorkplaceAb diesem Zeitpunkt ging es ganz schnell. Zusammen mit dem Hersteller der Lösung wurde eine Schnittstelle zu dg hyparchive entwickelt. Gleichzeitig erweiterte dataglobal seine dg connect-Schnittstelle. Dadurch können die in Intrexx generierten Felder direkt nach SAP übernommen werden.Durch die Verknüpfung von dg hyparchive, Intrexx und SAP wurde ein Portal aufgebaut, das alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenbringt. Die mit Intrexx erstellten Applikationen dienen dabei als Eingabemaske für Daten, die in dg hyparchive abgelegt werden.Herr Majidian sieht die Einführung der Portal-Lösung als großen Schritt in der Digitalisierung der Stadtwerke: „Dadurch haben wir bei den Mitarbeitern die Hemmschwelle zu modernen IT-Verfahren drastisch reduziert. Die digital abgebildeten Prozesse laufen sehr elegant und komfortabel ab. Ohne die Portal-Lösung hätten die Stadtwerke diese Aufgaben nicht bewältigen können.“Große Akzeptanz durch aktive Einbeziehung der FachabteilungenDurch die Einführung der Digital Workplace-Plattform Intrexx konnte die interne Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Herr Majidian zufolge arbeiten die Mitarbeiter sehr gerne mit dem System, da es merkliche Arbeitserleichterungen bringt.Zusammen mit den Fachabteilungen wurden verschiedene Anwendungen entwickelt, die die jeweiligen Abläufe unterstützen. Dadurch wurden kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Vorgänge ermöglicht. Ein Beispiel dafür ist die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die automatisierte Rücklaufverwaltung von Verträgen. Durch diesen Prozess können die Stadtwerke Gießen schneller auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren.Die einzelnen Abteilungen bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Plattform ein und dürfen ihre Anforderungen formulieren. Herr Majidian ist sich sicher: „Es trägt zum großen Erfolg des Gesamt-Systems bei, dass wir Anpassungswünsche schnell und kurzfristig umsetzen können.“Prozessoptimierungen ermöglichen überraschende KosteneinsparungEin weiteres Beispiel für eine Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung realisiert wurde, ist das Projekt „Drucksteuerung und Zusammenfassung von Turnusrechnungen“. Hierbei ging es vereinfacht gesagt darum, Druck- und Portokosten zu sparen. Mehrere Dokumente (sogenannte Turnusrechnungen) werden dazu zusammengefasst und kumuliert an die Kunden gesendet.Allein eine Anpassung des entsprechenden SAP-Scripts für die Druckverwaltung hätte 40.000 € gekostet. Daher wurde die Lösung über das Portal realisiert. Die von SAP gedruckten Turnusrechnungen werden an das Portal übergeben.In der Portal-Lösung werden die Sammelrechnungen zusammengefügt, von der Fachabteilung werden die Druckspools freigegeben und an den Druck-Dienstleister übertragen. Monatlich werden durch diesen Prozess 4.000,00 € an Portokosten eingespart. Über das Portal werden die Rechnungen abschließend in dg hyparchive abgelegt und gleichzeitig wird eine Verknüpfung zu den archivierten Rechnungen in SAP erstellt.Wie dieses Anwendungsbeispiel zeigt, verbessert der Digital Workplace auf Basis von Intrexx und dg hyparchive nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen, sondern ermöglicht deutliche Kosteneinsparungen.Die Stadtwerke Gießen: Arbeiten 4.0-readyDer Digital Workplace der Stadtwerke Gießen wird durch einige weitere webbasierte Anwendungen abgerundet. Diese sollen das tägliche Arbeiten vereinfachen sowie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen fördern. Dazu zählen unter anderem gemeinsame Kalender, das Dokumentenarchiv, eine Wissensdatenbank, Unternehmensorganigramme sowie die Verwaltung von Formularen und Arbeitsmitteln.Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen sind schon einige neue Projekte in Planung. So zum Beispiel eine neue Vertragsverwaltung. Darüber hinaus sind die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die Möglichkeit der direkten Bearbeitung von E-Mails im SAP geplant.Herr Majidian zeigt sich zufrieden mit der Entscheidung für die Verbindung von dg hyparchive und Intrexx: „Mit der Portal-Lösung Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der beiden Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne dass der Anwender dadurch einen Mehraufwand hat.“
Deutliche Kosteneinsparungen und schneller ROI Arbeitserleichterungen und bessere Kommunikation Anfragen von Kunden und Partnern werden schneller beantwortet Zentrale Arbeitsoberfläche bringt effizientere Abläufe Geschäftsprozesse laufen leichter und schneller ab Zukunftssicher und variabel ausbaufähig
Energieversorger

Stadtwerke Gießen
„Mit Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne Mehraufwand für die Anwender.”

Tumadj Majidian, Projektleiter

Mehr Effizienz durch E-Learning-Portal in der Industrie

Die KASI, spol. s r. o. beschäftigt sich mit der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Kanalgussartikeln. Das 1992 gegründete Unternehmen mit Sitz im tschechischen Přelouč zählt heute zu den modernsten Eisengießereien in Europa. Sämtliche Kanalgussprodukte werden nach den Erfordernissen der einschlägigen europäischen Normen eigen- und fremdüberwacht. Die Fremdüberwachung wird vom TÜV Rheinland LGA Nürnberg durchgeführt. Neben dem bekannten Standardkanalgussprogramm vertreibt das Unternehmen auch zahlreiche technisch neue Lösungen, wie zum Beispiel selbstnivellierende Schachtabdeckungen.Um die Entwicklung solcher Innovationen zu unterstützen, sollte der Informationsaustausch zwischen dem Management, dem Engineering und der Produktion verbessert werden. Dem IT Consultant von KASI, Petr Kuchyňka, war es besonders wichtig, die Zugänglichkeit von Informationen für die Mitarbeiter zu verbessern. Verschiedene Intranet- und Portal-Lösungen wurden hierzu anfangs in Betracht gezogen. Neben einer Anbindung an das SAP-System war auch die Möglichkeit gefragt, zahlreiche andere Drittsysteme integrieren zu können.
e-Learning direkt in der ProduktionshalleDer Aspekt der Datenintegration gab schließlich den Ausschlag. Nur eine der von KASI getesteten Lösungen war dazu in der Lage, alle benötigten Datenquellen anzubinden. Und sie bot sogar noch mehr: die Vernetzungsplattform ermöglicht es, E-Learning-Angebote und Anleitungen direkt auf Smart-TVs an den Produktionsstraßen auszuspielen. Der Fakt, dass mit X-Document House Prague ein kompetenter Ansprechpartner direkt vor Ort für Fragen und Support zur Verfügung stand, erleichterte die Entscheidung für die Software Intrexx.Nach weniger als drei Monaten ging das neue Portal in Betrieb. Bis heute wird es weiterentwickelt und so optimal an die wechselnden Bedürfnisse von KASI angepasst. Das Unternehmen setzt dabei auf maßgefertigte Anwendungen, die sich mit Intrexx sehr schnell erstellen lassen.Zwei Anwendungen stehen dabei momentan im Mittelpunkt. Die eine ist ein Reporting-Tool, das zur Produktions-Planung und –Steuerung eingesetzt wird. Übersichtliche grafische Auswertungen geben einen schnellen Überblick über den aktuellen Status der Produktion. Kuchyňka zufolge konnte damit die Effizienz wesentlich erhöht werden. Der Ausschuss in der Produktion wurde verringert und auch die Entwicklung der neuen Produkte läuft zielgerichteter und somit wirtschaftlicher ab.Die andere zentrale Applikation ist die E-Learning-Plattform. Die Lösung ist rund um die Uhr im Einsatz und unterstützt die Arbeiter in der Produktion mit Anleitungen und Hilfestellungen. Die Informationen können direkt von der Entwicklung in die Produktion übertragen werden. Das spart sehr viel Zeit. So sind die Produktionsmitarbeiter schnell in der Lage, Änderungen umzusetzen oder neue Produkte herzustellen. Und das ohne lange Schulung, denn die benötigten Infos kommen online per Smart-TV direkt an den Arbeitsplatz. Zudem können hier Fehler oder Verschwendungen gemeldet und mögliche Verbesserungen vorgeschlagen werden. Dadurch wird der Materialverbrauch reduziert und somit Kosten gesenkt.
ROI in nur 1,5 MonatenHerr Kuchyňka ist sehr glücklich darüber, nun eigene Funktionen und sogar ganze Applikationen für das Portal selbst entwickeln zu können „Das geht sogar schneller, als einen Dienstleister damit zu beauftragen! In der Zeit, die wir sonst brauchten um lediglich eine Beschreibung der gewünschten Funktionen zu erstellen, sind unsere Applikationen heute schon fertig.“Das Portal sorgt bei KASI für einen besseren Informationsaustausch und schnellere Abläufe. Eine große Rolle spielt dabei die nahtlose Anbindung von Intrexx an SAP, das wiederum mit dem gießereitypischen System OPTI verknüpft ist. Intrexx dient als Schnittstelle und macht relevante Daten komfortabel zugänglich. Durch die ermöglichten Einsparungen zahlten sich die gesamten Investitionen laut Kuchyňka schon nach rekordverdächtigen eineinhalb Monaten aus.Aufgrund der hohen Rentabilität erweitert KASI das Portal sukzessive mit weiteren Funktionen. Geplant sind unter anderem ein Abwesenheitskalender und eine Anwendung zur Ressourcenplanung. Der größte tschechische Kanalgusshersteller ist also gut aufgestellt in Sachen Digitalisierung und baut dadurch seine Stellung als Marktführer weiter aus.
E-Learning-Angebot für Produktionsmitarbeiter Besserer Informationsaustausch zwischen einzelnen Abteilungen Schnellere Abläufe, merkliche Effizienzsteigerungen ROI nach nur 1,5 Monaten
Hersteller / Kanalguss

KASI, spol. s r. o.
„Für uns war es ausschlaggebend, wichtige Informationen an zentraler Stelle teilen zu können. Intrexx hilft uns dadurch, Entscheidungs- und Planungsprozesse entscheidend zu beschleunigen.“

Petr Kuchyňka, IT Consultant, KASI

Intrexx als komplexes Seminarverwaltungssystem

Die Firma mit Sitz in Gilching bei München ist spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Seilklettertechnik, Baumpflege und Arbeitssicherheit. Seit die MBKS 2002 als erste Ausbildungsstätte in Deutschland akkreditiert wurde, ist sie stetig gewachsen und umfasst nun rund 25 Ausbilder im bundesweiten Einsatz. Zusammen mit zahlreichen Kooperationspartnern bietet die Münchner Baumkletterschule ein großes Spektrum an Kursen an.
Für die Verwaltung und Abwicklung der Kurse, Ausbilder und Teilnehmer wurden bisher verschiedene Systeme genutzt. Dies führte zu mehrfacher Datenhaltung, die unter anderem die Aktualität und Korrektheit der Daten beeinträchtigte. Der gesamte Ablauf (Planung, Durchführung und Nachbereitung) der Kurse soll zukünftig in einem System automatisiert werden. Des Weiteren soll die Kommunikation mit den Ausbildern und Teilnehmern über das System erfolgen und damit dokumentiert werden. Zusätzlich soll eine Kurssuche und Anmeldungsmaske in die Website integriert werden.
Die Seminarverwaltung wurde mit der Portalsoftware Intrexx von United Planet erstellt. Diese ermöglicht durch die vorhandenen Bausteine die schnelle und kostengünstige Umsetzung individueller Lösungen. Das System besteht aus den Modulen CRM, Kursplanung, Kursdurchführung, Berichtswesen, Dokumente und Stammdatenverwaltung. Die Informationen, die für das gesamte System benötigt werden, werden unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ verwaltet. Dort lassen sich Objekte wie Regionen, Kursstandorte, Dokumentenprioritäten und Kurskategorien, die verschieden Status für Kurse und Teilnehmer sowie Kurstypen (Kursschablonen) eintragen und verwalten. Im Bereich „CRM“ werden alle Firmen, Personen, Ausbilder und die Ausbildertermine verwaltet. In einem Ausbilderkalender werden alle Nichtverfügbarkeiten der Ausbilder verwaltet. Der Kalender dient der erleichterten Kursplanung. Wird ein Ausbilder einem Kurs zugeordnet, wird automatisch ein Termin im Ausbilderkalender angelegt. So werden bei der Kursplanung bereits Terminkonflikte berücksichtigt. Unter dem Menüpunkt „Kursplanung“ werden alle Kurse verwaltet. Dies beinhaltet die Neuanlage und Bearbeitung von Kursen, das Anlegen sowie das Verwalten von Textbausteinen und Dokumenten zu den Kursen und durchzuführenden Aktivitäten der Mitarbeiter. Zum Kurs können Ausbilder gebucht werden, diese erhalten automatisch eine Buchungsbestätigung per Mail. Ein Kurs kann für die Anzeige auf der Website freigegeben werden. Damit erscheint er dort in verschiedenen Übersichten (Liste, Kalender, Karte) und kann vom Besucher direkt gebucht werden. Er erhält vom System automatisch eine Buchungsbestätigung. Zu Kursen können auch Interessenten erfasst werden, um diese später zu Teilnehmern umzuwandeln. Teilnehmer können auch manuell im System zum Kurs erfasst werden. Die gesamte Durchführung des Kurses wird unterstützt. Der Teilnehmer erhält verschiedene Informationen und Dokumente aus dem System: Anmeldebestätigung, Teilnehmerrechnung, Kursinformationen mit Anfahrtsplan und Hotelliste und nach Abschluss eine Teilnahmebestätigung mit Zertifikat. Wird ein Kurs abgesagt, erhalten automatisch alle Teilnehmer eine entsprechende Information und, falls sie schon eine Rechnung erhalten haben, eine Rechnungskorrektur per Mail zugesandt. Dies geschieht ebenso, wenn ein Teilnehmer innerhalb der Stornofrist selbst absagt. Für alle Kurse existieren Wartelisten, die im Fall von Absagen genutzt werden können. Ebenfalls ist es möglich, Teilnehmer auf einen anderen Kurs umzubuchen. In dem Bereich „Berichtswesen“ werden Statistiken zu den Kursen erstellt. Die Statistiken dienen dazu, die zukünftige Planung weiter zu optimieren. Hierbei helfen beispielsweise die Kursstatistik, die Teilnehmerstatistik wie auch die Kursüberbuchungsstatistik. Unter „Dokumente“ befinden sich alle vom System erstellten bzw. vom Teilnehmer hochgeladenen Dokumente mit den entsprechenden Verbindungen zum Kurs, Teilnehmer, Standort, etc.
Optimierung der gesamten Planung und Durchführung Zentrale Arbeitsplattform (Mitarbeiter müssen nicht mehr in verschiedenen Systeme wechseln), alle Daten in einem System verfügbar Standortunabhängiger Zugriff, hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Partnern Integration der Kurssuche und Anmeldung in die Website Gute Erweiterbarkeit, hohe Flexibilität
Baumpflege

Münchner Baumkletterschule (MBKS)

„Unsere komplexen Arbeitsstrukturen in der Seminarverwaltung stellten uns vor Probleme – PortalConsult und Intrexx waren die Lösung. Das von uns eingeführte System ist vielseitig und arbeitet mit Automatismen, was uns die Arbeit sehr erleichtert.“

Merlin Fuchs, Münchner Baumkletterschule

Von Flipcharts zur digitalen Produktions-Unterstützung

Sunrise Medical ist einer der Weltmarktführer in der Entwicklung, Produktion und im Vertrieb von Rollstühlen und Systemen für perfektes Sitzen und Positionieren. Weltweit arbeiten 2.000 Menschen für Sunrise Medical. Gemäß dem Credo „Improving people’s lives“ ermöglichen die innovativen Produkte des Unternehmens Unabhängigkeit und ein selbstbestimmtes Leben.
Die Werke der Sunrise Medical GmbH verfügen über verschiedene Produktionslinien, an denen die unterschiedlichsten Rollstühle montiert werden. Früher stand an jeder Produktionslinie ein Flipchart, auf dem die jeweils gerade fehlenden Bauteile von Hand notiert wurden. Ein Prozess, der einen wahren Papierkrieg in Gang setzte und dringend verbessert werden musste. Daneben galt es, das Zusammenspiel mit Partnern zu vereinfachen und auch die Datenpflege des umfangreichen Produktportfolios war eine Baustelle.
Auf einer Messe bekam man 2011 zufällig eine CD in die Hand gedrückt – ja, das gab es damals noch. Darauf war eine Testversion von Intrexx. Christian Hügel, Business Analyst und zuständig für Prozessoptimierungen bei Sunrise Medical, war schnell klar: „Intrexx war gerade dazu prädestiniert, unsere Anforderungen zu lösen.“ Da die Software auch von den Anschaffungskosten her sehr attraktiv war, kam für Hügel gar nichts anderes mehr infrage: „Ich muss einfach sagen, dass Intrexx in dem Bereich konkurrenzlos war und immer noch ist. Ich kenne keine andere Lösung, die in punkto Flexibilität und Anpassbarkeit das gleiche bietet. SharePoint wäre bei unseren Anforderungen der Elefant im Porzellanladen gewesen.“So wurde innerhalb von zwei Monaten – inklusive Planung und Testphase – ein Prozessoptimierungs-Portal aufgebaut. Dabei wurde auf die Consulting-Leistungen des Herstellers zurückgegriffen. In der Folge war es Sunrise Medical möglich, das Portal eigenständig durch weitere, zum Teil auch umfangreichere, Projekte perfekt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.Auf die Frage, welche Funktionen heute hauptsächlich genutzt werden, entgegnet Hügel „Intrexx ist für uns alles, bloß kein simples Intranet“. Alles, was nicht direkt über das ERP-System abgebildet werden kann – vor allem Prozesse – wird über Intrexx gelöst. Mit dem Umstieg auf das neue Warenwirtschaftssystem „QAD Cloud ERP“ spielt Intrexx vor allem seine Stärken in der Datenintegration aus: „Die komplette Datenmigration vom alten in das neue ERP wurde mittels Intrexx gelöst.“ Außerdem wird Intrexx eingesetzt, um Daten zusammenzuführen und zu konsolidieren. So ist zum Beispiel das Produktdatenmanagement-System SolidWorks an Intrexx angebunden. Die Daten werden in Intrexx weiterverarbeitet, geprüft und von hier ins ERP-System übertragen.Ein weiteres Highlight ist das Lieferanten-Portal inklusive Kanban-Prozess. Die größten Lieferanten von Sunrise Medical haben Zugriff auf dieses Extranet. Hier sehen sie eine Auflistung der Zuliefer-Artikel. Es wird automatisch angezeigt, welche Teile zu welchem Zeitpunkt wo benötigt werden. Das hat zur Folge, dass Bestellungen nicht mehr ständig aktiv in Auftrag gegeben werden müssen. Christian Hügel sieht im Lieferanten-Portal Vorteile für beide Seiten: „Es verbessert die Zusammenarbeit enorm. Wir haben eine direkte Arbeitsersparnis und die Lieferanten können sich selbst einteilen, wann sie Bestellungen abrufen.“ Statt eine überdimensionierte ERP-Lösung zu wählen, die einen solchen Prozess liefert, konnte er mit Intrexx kostengünstig selbst umgesetzt werden.Durch die Digitalisierung vieler täglich ablaufender Prozesse profitiert Sunrise Medical von merklichen Zeiteinsparungen. Diese schlagen sich dem Analysten Hügel zufolge erfreulicherweise auch in gesunkenen Kosten nieder. Und die Flipcharts von früher? Vermisst wirklich niemand. Sie sind in den Müll gewandert und wurden durch Monitore ersetzt. Die hier erfassten Daten werden prozessgesteuert an die richtige Stelle geleitet und die weiteren Schritte – von der Bestellung von Zulieferteilen bis zur Information des Kunden über den möglichen Liefertermin – folgen ganz automatisch.
Verbesserung von Prozessen Nahtlose Zusammenarbeit entlang der ganzen Produktionskette Leichte Konsolidierung und Migration selbst großer Datenmengen Arbeitserleichterungen und Zeitersparnis
Hersteller von Rollstühlen, Rollstuhlzubehör und Elektromobilen

Sunrise Medical GmbH & Co. KG
„Intrexx ist einfach konkurrenzlos in seinem Bereich [...] SharePoint wäre bei unseren Anforderungen der Elefant im Porzellanladen gewesen.“

Christian Hügel, Business Analyst

AOK Sachsen-Anhalt: SAP mit Intrexx aufwerten

Die AOK Sachsen-Anhalt ist die größte Krankenkasse des Bundeslandes. Bei der „Gesundheitskasse“ mit Sitz in Magdeburg werden rund 725.000 Versicherte von knapp 1.900 Angestellten individuell beraten und persönlich betreut. Das Wohl der Versicherten wird als hohe Verpflichtung wahrgenommen. Daher werden Produkte und Dienstleistungen fortwährend optimiert und die Kasse übernimmt Verantwortung bei der Gestaltung der Gesundheitspolitik in Sachsen-Anhalt.
Für ihr Kerngeschäft setzt die AOK Sachsen-Anhalt auf SAP. Um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen sollte diese Lösung mit einigen Funktionen angereichert werden, die das standardisierte und relative starre System ursprünglich nicht bot. Neben einigen kleineren Features (Arztsuche, Umfragen-Tool etc.) sollte ein Vertragsmanagement aufgebaut werden, mit dem sämtliche Verträge neben den regulären Krankenkassenverträgen effizient verwaltet werden können.
Eine Anpassung des SAP-Systems um die Anforderungen umzusetzen kam nicht in Frage. Es war früh abzusehen, dass diese sehr aufwändig wäre und damit beträchtliche Kosten nach sich ziehen würde. Aufgrund früherer guter Erfahrungen mit der plattformunabhängigen Portal- und Integrationssoftware Intrexx entschied man sich daher, SAP durch die Kombination mit Intrexx-Applikationen aufzuwerten. Eine Kernanforderung, die dabei erfüllt werden konnte, ist dass die Anwendungen sich im „Look and Feel“ nicht von SAP abheben. Somit wird ein Medienbruch vermieden und Mitarbeiter, die SAP kennen, können auch ohne Schulung oder Einarbeitung mit den neuen Tools arbeiten. Von besonderer Bedeutung war dieses Kriterium für das mit Intrexx entwickelte Vertragsmanagement. Da SAP nur zur Verwaltung bestimmter Verträge bestimmt war, wurde mit der Intrexx-Applikation die Möglichkeit zum Management aller weiteren Verträge geschaffen. Die Integration ist Projektleiter Dr. Martin Kunz zufolge sehr gut gelungen: „Das Intrexx-Vertragsmanagement ist so eng in SAP eingebunden, dass die Mitarbeiter gar nicht bemerken, dass sie nicht direkt mit SAP arbeiten. Für sie spielt es ja auch keine Rolle, auf welcher Plattform sie sich bewegen.“ Der zentrale Vorteil, den die IT der AOK Sachsen-Anhalt durch die Kombination von SAP und Intrexx erfährt, liegt darin, SAP nah am Standard belassen und dennoch geforderte Funktionen problemlos einbinden zu können. Das Hauptprogramm SAP bleibt damit leicht wartbar und die für moderne Unternehmen nötige Flexibilität wird über webbasierte Applikationen, die mit Intrexx entwickelt werden, beigesteuert.
Sehr schnelle Umsetzung von Anwender-Anforderungen SAP kann leicht angepasst und dennoch nah am Standard bleiben Nahtlose Integration in SAP-Umgebung Eine Lösung für verschiedenste Anforderungen Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Versicherungen
Intrexx Professional
Intrexx Business Adapter für SAP
Business Suite (View & Write)
Intrexx CMS 2.0
Intrexx Projektmanagement
Online-Umfragen
AOK Sachsen-Anhalt
„Wir haben die Datenhaltung deutlich zentralisiert und erfüllen mit dem Intrexx-Vertragsmanagement alle Anforderungen des SGB. Wirklich beeindruckt waren wir von der spielend leichten Anbindung an SAP.”

Dr. Martin Kunz, Leiter Softwareentwicklung und Business Intelligence

Elektronische Vormerkungen von Kinderbetreuungsplätzen

Wiesbaden ist die Landeshauptstadt des Landes Hessen und mit 287.000 Einwohnern die zweitgrößte Stadt des Bundeslandes. Die Aufgabe der Kinderbetreuung wird von unterschiedlichen Trägern geleistet. In den über 12.000 Betreuungsplätzen werden Kinder im Alter von null bis zwölf Jahren in Krippen, Elementar- und Hortgruppen sowie in altersstufenübergreifenden Gruppen betreut. Trägerübergreifend werden diese Plätze in rund 180 Einrichtungen vorgehalten.
Um die Arbeitsabläufe rund um die Vormerkung von Kinderbetreuungsplätzen für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden, die Träger, die Einrichtungen und Eltern zu erleichtern, sollte ein webbasiertes elektronisches Vormerksystem eingeführt werden. Wichtig war, dass die dezentrale Platzvergabe in den Kitas weiterhin unterstützt wird, gleichzeitig aber die Kitaberatung der Stadt Wiesbaden ihrer Steuerungsfunktion ausüben kann. Eltern erhalten über ein Benutzerkonto aktuelle Informationen zu ihrer Vormerkung. In den Kitas sollen tagesaktuelle Übersichten und Bearbeitungsmöglichkeiten zu den Vormerkungen und den Wartelisten bereitgestellt werden.
Anfang 2015 begann auf Basis von Intrexx und der Musterlösung NiKITA die Einführung des elektronischen Vormerksystems in Wiesbaden – und aus NiKITA wurde bis zum Beginn der Pilotierung am 1. Mai 2015 WiKITA. Innerhalb von vier Monaten wurden sämtliche Anforderungen der Stadt und der Träger in eine passgenaue Lösung überführt und zunächst im Ortsbezirk Biebrich pilotiert. Seit September 2015 wurden sukzessive alle weiteren Ortsbezirke einbezogen und seit Januar 2016 können im gesamten Stadtgebiet Vormerkungen online vorgenommen werden. Ein Jahr danach wurden in WiKITA über 3.700 Benutzerkonten registriert und rund 37.000 Vormerkungen erfasst. In einer Abschlussveranstaltung hatten Trägervertreter/innen und Mitarbeiter/innen der teilnehmenden Pilot-Kitas Gelegenheit sich zu WiKITA zu äußern. Das Feedback war überwältigend positiv und die erhoffte Arbeitserleichterung bereits nach kürzester Zeit spürbar. Eltern können in WiKITA ein Benutzerkonto registrieren und über dieses bis zu zehn Vormerkungen je Betreuungsbereich und Kind hinterlegen. Mehrere Plausibilitätsüberprüfungen stellen hierbei sicher, dass sämtliche fachliche Vorgaben bereits bei der Erfassung einer Vormerkung berücksichtigt werden und somit aufwändige Nachprüfungsverfahren weitestgehend entfallen können. Aber auch in den Kitas vor Ort oder im Amt für Soziale Arbeit können Vormerkungen erfasst werden. Jede Vormerkung enthält eine Bearbeitungshistorie und kann um Bearbeitungsvermerke ergänzt werden, so dass zu jedem Zeitpunkt die Entwicklung einer Vormerkung im Arbeitsprozess nachvollziehbar bleibt. Träger, die über eigene Systeme zur Vertragsverwaltung im Kita-Bereich verfügen, können die Vormerkungen aus WiKITA exportieren und in diese importieren.
WiKITA ist schnell und unkompliziert eingeführt und erfüllt in optimaler Weise die fachlichen Anforderungen im KiTa-Bereich Einfache und unbürokratische Erfassung von Vormerkungen für Eltern Kitas haben einen tagesaktuellen Überblick über die Vormerksituation in ihrer Kita Einheitliche und ganzheitliche Datenbasis für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden ermöglicht eine effiziente Steuerung Träger können die Vormerkungen aus WiKITA für eigene IT-Fachverfahren weiternutzen
Öffentliche Verwaltung
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Amt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbaden

Das Christophoruswerk Erfurt fördert Qualitätsentwicklung und Wissensaustausch

Das Christophoruswerk Erfurt ist eine gemeinnützige Einrichtung in der Trägerschaft des Caritasverbandes für das Bistum Erfurt e.V. und des Evangelischen Kirchenkreises Erfurt. Die gemeinnützige GmbH ist ein regional agierender Sozialdienstleister und bietet Menschen mit geistiger Behinderung und psychisch-seelischen Erkrankungen Hilfeleistungen in den Feldern Wohnen, Tagesstrukturierung, Bildung und Arbeit.
Durch die dezentral aufgestellten Einrichtungen ist eine gute Koordination von besonderer Bedeutung für das Christophoruswerk. Durch ein neues Softwaresystem sollte gewährleistet werden, dass insbesondere QM-Dokumente mühelos zwischen den Standorten ausgetauscht und rasch freigegeben werden können. Darüber hinaus wünschte man sich, bestehende Insellösungen zu ersetzen und längerfristig ein zentrales Portal aufzubauen.
Das Christophoruswerk suchte mit Weitblick nach einer Lösung, die über den Bereich Qualitätsmanagement hinaus weitere Perspektiven bietet. Lars Meininger vom zuständigen Referat kommentiert die getroffene Entscheidung folgendermaßen: „Wir haben uns für Intrexx entschieden, da es viel mehr ist als nur ein QM-System. Damit haben wir nicht nur eine Spezialsoftware zur Umsetzung der ISO 9000, sondern eine breiter aufgestellte Lösung.“ Zunächst wurden die rund 1200 im alten System vorhandenen Dokumente in die auf Intrexx basierende „Qualitätsmanagement-Suite 2.0“ von ipro Consulting übertragen. Dadurch stehen sie den Einrichtungen bequem im Intranet-Portal zur Verfügung. Gleichzeitig wurde evaluiert, welche weiteren Prozesse mit Intrexx abgebildet und vereinfacht werden können. Durch das Portal werden diverse Anwendungen zunehmend auf einer zentralen Plattform vereint. Der Qualitätsmanagementbeauftragte des Christophoruswerks ist sich sicher, dass schon in dieser frühen Phase die Prozessgeschwindigkeit gesteigert werden konnte und freut sich darüber hinaus über Arbeitserleichterungen: „Intrexx ermöglicht uns Dinge, die mit der früheren HTML-Lösung nicht gingen: Wir arbeiten interaktiv mit dem System. Freigaben werden nicht mehr in Papierform abgewickelt und können dadurch sehr zeitnah erfolgen. Außerdem gibt es nun eine nutzerspezifische Zuordnung von Dokumenten.“
Zeiteinsparung durch Prozessoptimierung Wissensaustausch und Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg Ersetzung von Insellösungen Eigenständige Gestaltung und Anpassung an konkreten Bedarf
Sozialdienstleister
Intrexx, Qualitätsmanagement Suite, Intrexx Share, CMS 2.0 für Intrexx
Christophoruswerk Erfurt gemeinnützige GmbH
„Was früher bei Freigaben oft lange gedauert hat, geht heute in zwei Tagen. Im Vergleich zum alten System haben wir eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterungen im Qualitätsmanagement.“

Lars Meininger, Referat Qualitätsmanagement

Anpassungen endlich flexibel, schnell und in Eigenregie

In der DEHA Gruppe haben sich fünf regional führende, konzernunabhängige Elektrogroßhändler zusammengeschlossen. In den strategischen Schwerpunkten Gebäudetechnik und Industrietechnik bieten sie ihren Kunden im Elektro-Fachhandwerk und in der Industrie wegweisende Produkte und Lösungen sowie ausgefeilte Logistik- und Beschaffungskonzepte.
Das Ziel: Komplexe Workflows selbstständig weiterentwickeln Neben Marketing und Datenmanagement ist die Zentrale der DEHA vor allem für den Abschluss gemeinsamer Lieferanten-Verträge zuständig. Hierzu gibt es einen relativ komplexen Workflow, der zunächst mit Share-Point abgebildet werden sollte. Man kam hier allerdings nicht weiter, da alles außer Haus entwickelt werden musste und der Dienstleister keine ausreichenden Kapazitäten hatte. So entschloss man, das Projekt einzustellen und sich nach Alternativen umzusehen.
Mit Intrexx Anwendungen komplett in Eigenregie erstellen Einer der DEHA-Gesellschafter erfüllt ähnliche Anforderungen mit der Software Intrexx. Aufgrund der dortigen positiven Erfahrungen wurde es im Live-Betrieb begutachtet und für die geplanten Projekte als sehr gut geeignet eingeschätzt. Der für das Projekt Verantwortliche, Torsten Schulz, ist sehr glücklich mit der neuen Lösung: „Intrexx bietet das, was wir bei SharePoint vermisst haben: Die Anpassbarkeit und der hohe Grad von möglichen Eigenentwicklungen durch den Intrexx-Portalmanager waren definitiv ausschlaggebend. Mit sehr wenig Aufwand kann man sehr viel abbilden.“ So konnten einige Anwendungen komplett in Eigenregie erstellt werden. Darunter eine Anwendung, mit der firmenübergreifende Arbeitsgruppen koordiniert werden. Mit einer anderen Applikation wird Arbeitsaufwand bei der Erstellung von Protokollen eingespart. Beim „Abkommens-Workflow“, der den Abschluss und die Verwaltung gemeinsamer Verträge regelt, wurde auf das Consulting der Herstellerfirma United Planet zurückgegriffen. Das Projekt sollte schnell abgeschlossen werden um möglichst bald von den erwarteten Arbeitserleichterungen zu profitieren. Gerade diese Zusammenarbeit empfand Herr Schulz als äußerst positiv: „Wir fanden an Intrexx interessant, dass man hier mit dem Hersteller selbst spricht. Bei möglichen Problemen wenden wir uns einfach direkt an diejenigen mit der größten Expertise.“ Augenzwinkernd fügt der ITler hinzu: „Bei Microsoft wäre das natürlich ein bisschen schwierig.“ Durch die Intrexx-Applikationen konnte die DEHA Gruppe ihre Prozesse vereinfachen sowie Zusammenarbeit und Informationsfluss fördern.
Die Pluspunkte: Zusammenarbeit und sicherer Datenaustausch mit den Gesellschaften Schnelle Umsetzung der Anforderungen Eigenentwicklungen möglich Daten aus SharePoint konnten per Adapter übernommen werden Einsparung von manuellem Arbeitsaufwand durch Workflows
Elektrogroßhandel
Intrexx
Intrexx Business Adapter für OData
Intrexx Share
QM-Suite für Intrexx
Individuelle Applikationen
DEHA Elektrohandelsgesellschaft mbH & Co. KG
„Intrexx versetzt uns in die Lage auf die meisten Anforderungen eigenständig zu reagieren und schnell passende Lösungen abliefern zu können. Unsere Mitarbeiter sind begeistert von der schnellen Umsetzung Ihrer Ideen und den daraus resultierenden Arbeitserleichterungen!“

Torsten Schulz,
IT-Systemadministrator, DEHA Gruppe

Wissenstransfer und Prozesssicherheit im Handel schaffen

Der Name WEKO steht in Bayern für hochwertige Möbel und besten Service. WEKO-Einrichtungshäuser gibt es in Pfarrkirchen, Rosenheim und Eching. Daneben deckt das Unternehmen mit dem Sonderpostenmarkt „Schleudermaxx“ in Hebertsfelden und Rosenheim auch den Discountbereich ab. Gartenmöbel werden darüber hinaus auch über den Online-Shop „garten-und-freizeit.de“ vertrieben. Insgesamt sind in der Unternehmensgruppe etwa 1.200 Mitarbeiter beschäftigt. In den Kundenspiegeln von Passau, Rosenheim und Deggendorf belegt das Unternehmen seit Jahren den ersten Platz bei der Wahl zum besten Einrichtungshaus der Region.
Das Portal wurde ursprünglich eingerichtet, um ein Ticketsystem für den EDV-Support anzubieten. Damit die Unternehmensgruppe ihre Konkurrenzmärkte hinter sich lassen kann, sollte das Portal darüber hinaus die Koordination der internen Abläufe verbessern. Die Lösung sollte Mitarbeiter vernetzen und Prozesse sowie Verwaltungsaufgaben abwickeln.
Mit der Portalsoftware Intrexx wurde ein umfangreiches Unternehmensportal aufgebaut. Dieses bildet heute die Prozesse sämtlicher Geschäftsbereiche vom Verkauf über die Verwaltung bis hin zur Geschäftsleitung ab. Interne Abläufe können damit erheblich flexibler und effizienter abgewickelt werden. Die einzelnen Anwendungen sind dabei sehr breit gefächert. Beispielsweise wurde die Kundenbetreuung vereinfacht, indem Verkäufer bei Sonderanfertigungen alle Spezifikationen im Portal erfassen können. Der errechnete Verkaufspreis wird direkt angezeigt. Einen großen Vorteil brachte auch die Prozessdokumentation. Ein Wiki übernimmt die Verwaltung und Verteilung der Ablaufdiagramme. Ein automatisierter Prüf- und Freigabeprozess ist hierbei ebenso vorhanden wie eine Anbindung an das Visualisierungs-Tool MS Visio. Durch diese Wissensdatenbank können Prozesse standardisiert werden und das Mitarbeiterwissen wird gezielt vermehrt. Die Warenwirtschaft profitiert durch die Verbindung des Portals und dem Data Warehouse von einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten. Das Portal ermöglicht auch den Kunden einen besonderen Service: Eltern können ihre Kinder während des Einkaufs mit der WEKOCARD bei der Kinderbetreuung „einchecken“. Indem hier alle relevanten Daten erfasst sind, wird sichergestellt, dass die Kinder auch von den richtigen Personen abgeholt werden.
Starke Vereinfachung der Abläufe Übersichtliche Prozessdokumentation Vielfältige Auswertungsmöglichkeiten Automatisierung von Prozessen
Handel
Intrexx
Bestellwesen Studio
Individuelle Applikationen
WEKO Wohnen GmbH

Modernisierung von Projektdatenbank und Betriebszeitenkalender

ArcelorMittal Bremen ist einer der größten Arbeitgeber der Region und produziert mit seinen hoch technisierten Anlagen bis zu vier Millionen Tonnen Rohstahl jährlich. Als modernes integriertes Hüttenwerk vereint es alle Anlagen von der Roheisenerzeugung bis zur Feinblechverarbeitung auf einem Gelände. Das Werk gehört zum weltgrößten Stahlkonzern ArcelorMittal mit Sitz in Luxemburg.
2014 standen zwei elementare Systeme auf dem Prüfstand und es wurde beschlossen, diese durch zeitgemäße Lösungen zu erneuern. Konkret ging es dabei um eine Projektdatenbank und den Betriebszeitenkalender, in dem Produktions- und Stillstandszeiten vermerkt werden. Es sollten hierbei einheitliche Lösungen für den Standort entwickelt werden, welche die vorhandenen Insellösungen ersetzen und die Unternehmensprozesse vereinfachen.
Um die konkreten Anforderungen möglichst exakt zu erfüllen und spätere Anpassungen flexibel und in Eigenregie durchführen zu können, setzte man auf die Entwicklungs- und Ablaufumgebung Intrexx. Projektleiterin Sandra Ohde kommentiert die Entscheidungsfindung mit den Worten „die Entscheidung ist auf Intrexx gefallen, da wir uns schnelle Erfolge bei der Anwendungsentwicklung erhofft haben, weil es ein relativ schnelles und einfaches Produkt ist und weil wir damit eine Portallösung aufbauen können. Durch die mit Intrexx erstellte Applikation erreichen wir, dass wir statt verschiedener kleinteiliger Datenbanken eine zentrale Lösung zum Projektmanagement haben.“ Die Intrexx-Projektdatenbank ist als erfassendes System über die OData-Schnittstelle mit SharePoint gekoppelt, welches durch eine Konzernvorgabe weltweit als Collaboration-Tool gesetzt ist. Dieses fungiert anschließend als Basis der Kommunikation der Projektteams und zur Dokumentenablage. „Die Projektdatenbank ist für unseren SharePoint eine wichtige Stammdatentabelle“ beurteilt Ohde die Rolle der Applikation. Da sich die Projektdatenbank-Applikation hinsichtlich des „Look & Feel“ an der gewohnten Umgebung orientiert, kann sie von den ca. 200 Usern ohne großen Schulungsaufwand genutzt werden. Für den Betriebszeitenkalender suchte man ein Tool mit einer ausgeprägten Kalender-Funktionalität, einem ausgefeilten User-Management sowie der Möglichkeit, die Lösung mandantenfähig zu entwickeln. Da allein durch seine Standard-Funktionen schon 80% der Anforderungen abgedeckt werden, machte Intrexx auch hier das Rennen – der Anteil der Individualanpassung wäre bei den anderen getesteten Produkten wesentlich höher gewesen.
Schnelle Umsetzung der spezifischen Anforderungen Direkte Anbindung an SharePoint Ablösung bestehender Insellösungen durch einheitliche Anwendung Sicherer Datenaustausch mit Lieferanten und Partnern
Stahlherstellung
Intrexx, Intrexx Business Adapter für OData, Individuelle Applikationen
ArcelorMittal Bremen GmbH
„Das Portal wird die Projekterfassung und -verfolgung am gesamten Standort vereinfachen und vereinheitlichen. Intrexx überzeugt durch einfache Bedienbarkeit, die Möglichkeit von bedarfsorientierten Auswertungen und modernes Layout.”

Sandra Ohde, Progress Manager

Arbeitserleichterungen durch standardisierte Prozesse/Workflows

In unmittelbarer Nähe zum Freiburger Münster gelegen, ist das Erzbischöfliche Ordinariat die Verwaltungszentrale des Erzbistums Freiburg. Es beherbergt den Sitz des Erzbischofs, die Abteilungen und Stabsstellen sowie das Offizialat.
Das Referat Weltkirche ist die Schnittstelle des Erzbistums mit den Ortskirchen in anderen Ländern und Kontinenten. Es unterstützt pastorale und soziale Projekte weltweit. Diese reichen vom Bau von Kirchen und Kapellen über Fortbildungen bis hin zur Verbesserung der Wasserversorgung. Die Software, die bislang zur Verwaltung der jährlich bis zu 400 eingehenden Förderungsanträge genutzt wurde, war stark in die Jahre gekommen. Sie sollte daher durch eine zeitgemäße Lösung ersetzt werden – am besten ohne großen Entwicklungsaufwand und unabhängig von externen Programmierern.
Das Erzbischöfliche Ordinariat nutzt schon seit über zehn Jahren ein Mitarbeiterportal auf Basis der Software Intrexx, um die etwa 200 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben zu unterstützen. Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen war schnell klar, dass auch die Projektmanagement - Anwendung mit der Portalsoftware umgesetzt werden soll. Sachgebietsleiterin Monika Steiert zufolge konnte die Anwendung schnell erstellt werden und bringt deutliche Arbeitserleichterungen: „Die Aspekte, die sich im alten Programm bewährt haben, konnten wir leicht in die neue Applikation übernehmen. Darüber hinaus wurden einige Features hinzugefügt, die unsere Arbeit erleichtern“. Vom Eingang eines Antrags bis zum Abschlussbericht und der Endabrechnung läuft alles in der Applikation. Überweisungen können durch die Anwendung vorbereitet werden und der Gesamtablauf des jeweiligen Projekts kann abschließend übersichtlich als PDF ausgegeben werden. Egal ob es um pastorale Kurse oder die Anschaffung eines Fahrzeugs geht: die Anwendung gewährleistet die rasche Erfassung und Bearbeitung der Anträge. Sie ist direkt in das Mitarbeiterportal des Erzbischöflichen Ordinariats integriert. Dieses stellt den Beschäftigten sämtliche relevanten Informationen zentral zu Verfügung. Neben dem Projektmanagement bildet das Portal einige weitere Prozesse wie beispielsweise die Fahrzeugverwaltung oder die Raumbuchung ab und ist somit die zentrale Arbeitsoberfläche.
Arbeitserleichterungen durch standardisierte Prozesse/Workflows Alle Informationen gut verfügbar Flexibel anpassbar und erweiterbar Modern und zukunftssicher Unabhängigkeit von externen Programmierern
Kirche
Intrexx, Intrexx Share, CMS, Ressourcenverwaltung, Individuelle Applikationen
Erzbischöfliches Ordinariat Freiburg
„Das Intrexx-Projektmanagement bietet Funktionen, die wir uns früher immer gewünscht haben. Dadurch profitieren wir von deutlichen Arbeitserleichterungen und sind sehr zufrieden.“

Monika Steiert, Sachgebietsleitung Projektarbeit,

Vernetzung der Mitarbeiter durch Intrexx Share

Die 1911 gegründete Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V. (KJF) ist ein Sozialunternehmen, dem über 80 verschiedene Gesundheits- und Sozialdienstleister angehören. Jedes Jahr nehmen 80.000 Menschen die Angebote der unterschiedlichen Einrichtungen in den Bereichen Medizin, Schulen, berufliche Bildung und Integration sowie Kinder- und Jugendhilfe in Anspruch.
Im Zentrum der Arbeit der KJF steht die Begegnung von Mensch zu Mensch. Dieser Grundsatz gilt sowohl für den Umgang mit Klienten und Patienten als auch für die über 5.000 Mitarbeiter untereinander. Um den Austausch noch weiter zu fördern, sollte das veraltete Intranet durch ein modernes Mitarbeiterportal ersetzt werden. Dieses sollte zentrale Dienste und Informationen bequem zur Verfügung stellen sowie Wissensaustausch und Zusammenarbeit fördern.
Angesichts des anspruchsvollen Lastenheftes der KJF konnte die Software Intrexx am besten bestehen. Projektleiter Raphael Doderer kommentiert die Entscheidung mit den Worten „uns hat die Gesamtheit der Intrexx-Technologie mit ihren Apps, der Qualitätsmanagement-Suite und der Social-Komponente Intrexx Share am meisten überzeugt.“ Im Rahmen des Findungsprozesses wurde auch deutlich, dass die konkreten Anforderungen am besten durch eine Social Collaboration Software erfüllt werden können. Daher bildet Intrexx Share den Kern des KJF-Portals und wurde als Startseite festgelegt. Früher bestand ein Kommunikationshindernis darin, dass die Mitarbeiter sich auf über 80 verschiedene Einrichtungen verteilen. Das neue Portal der KJF ermöglicht heute den direkten Austausch über sämtliche Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg. Erst dieser gewährleistet es, dass Klienten in unterschiedlichen Bereichen sektorenübergreifend auf höchstem Qualitätsniveau unterstützt werden können. Darüber hinaus hält das Portal zahlreiche Anwendungen bereit, die dazu beitragen, den Arbeitsalltag der Beschäftigten zu vereinfachen und Abläufe zu standardisieren. Mit dem in das Portal integrierten Maßnahmen- und Qualitätsmanagement sowie der Wissensdatenbank konnte die Arbeit in den einzelnen Einrichtungen verbessert und effizienter gestaltet werden, wovon auch die Klienten und Patienten profitieren. Das Portal wird Doderer zufolge umfangreich genutzt: „Hier sind das Qualitätsmanagement, das Wissensmanagement und die interne Kommunikation unter einem Dach vereint. Unabhängig davon, ob ein Mitarbeiter in der Jugendsozialarbeit an einer externen Schule tätig ist oder direkt in der Geschäftsstelle: Jeder hat Zugang zu einer zentralen Wissens- und Qualitätsplattform.“
Vernetzung sämtlicher Mitarbeiter Zentrale Wissens- und Qualitätsplattform sowie tagesaktuelle Information Zunehmende Integration in den Arbeitsalltag der Mitarbeiter Austausch über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg Sicher, pflegeleicht und flexibel anpassbar
Gesundheits- und Sozialdienstleister
Intrexx, Intrexx Share, Qualitätsmanagement Suite, Intrexx CMS 2.0, Online-Umfragen, Speziell entwickelte Applikationen
Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V.
„Intrexx begleitet uns auf dem Weg zu konsequenter Modernisierung. Vernetzen, vereinfachen und verständlich machen – das ist der Dreiklang, der unser Mitarbeiterportal sehr gut beschreibt.“

Raphael Doderer, Leiter Stabsstelle Marketing und Kommunikation

Dank modernem Mitarbeiterportal fit für die Zukunft

Mitarbeiter in Gemeinden und Stadtverwaltungen müssen heute mit einer Vielzahl von Informationen arbeiten und sollten wenn möglich auch über das Bescheid wissen, was in den anderen Abteilungen passiert. Um ihre Beschäftigten bestmöglich in ihrer Arbeit zu unterstützen geht die Stadt Sindelfingen daher den Weg der konsequenten Erneuerung ihrer Softwareinfrastruktur. Mit dem optisch ansprechenden und benutzerfreundlichen Mitarbeiterportal wurde eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche Informationen geschaffen. Schon heute wird damit wertvolle Zeit gespart, die bisher für die Informationssuche notwendig war. Sindelfingen ist zentral in Baden-Württemberg gelegen und zählt derzeit etwa 62.000 Einwohner. Die große Kreisstadt bildet zusammen mit der Nachbarstadt Böblingen ein Mittelzentrum in der Region Stuttgart. Sindelfingen wuchs schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts zu einer bedeutenden Industriestadt, deren Wirtschaft heute vor allem von der Automobilindustrie und einigen Modefirmen geprägt ist. Seit 2013 trägt die Stadt darüber hinaus den Titel „Faire Stadt“.
Den Anstoß zur Suche nach einer neuen Intranet-Lösung gab die Unzufriedenheit mit dem bisherigen System. Die Informationen für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung wurden in einer großen Zahl von Lotus-Notes-Datenbanken gespeichert und waren so nur schwer auffindbar. Mit Blick auf die Zukunft wollte man kein reines Content Management System (CMS), sondern suchte nach einer umfassenderen Software, um auch Workflows abbilden und Prozesse automatisieren zu können. Zudem war die Möglichkeit gefragt, eine Social-Collaboration-Komponente nahtlos einbinden zu können und so mit den veränderten Anforderungen vor allem jüngerer Mitarbeiter Schritt halten zu können.
Im direkten Austausch mit anderen Kommunen, die bereits ein Mitarbeiterportal nutzen, wurden unterschiedliche Lösungen verglichen. Ein CMS schied von vornherein aus, da es zu unflexibel wäre und nicht alle geforderten Funktionen böte. So kristallisierten sich SharePoint und die Portalsoftware Intrexx als Wahlmöglichkeiten heraus. Für beide sprach, dass sie von etablierten Anbietern stammen und so die geforderte Sicherheit gegeben war. Aufgrund des speziellen Anforderungsprofils der Stadtverwaltung fiel die Wahl letztendlich auf die Software des Freiburger Herstellers United Planet. Mit Intrexx konnte eine optisch ansprechende Oberfläche mit deutlich weniger Aufwand erstellt werden als es mit dem Konkurrenzprodukt möglich gewesen wäre. Außerdem wurde die Möglichkeit, mit Intrexx unabhängig von externen Dienstleistern eigene Applikationen zu entwickeln oder vorhandene an die konkreten Bedürfnisse anzupassen, als sehr interessant empfunden. Gleichzeitig bietet der AppStore zahlreiche Anwendungen, die sofort einsetzbar sind. So wurde innerhalb von nur vier Monaten von der Entscheidung bis zum „Go-Live“ ein individuelles Portal entworfen, das den Bediensteten im Rathaus die tägliche Arbeit erleichtert. Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, konnte deutlich reduziert werden und gleichzeitig sind alle Mitarbeiter besser informiert. Als besonders wertvoll haben sich die Kontaktdatenbank und die automatische Anzeige der neuesten Informationen erwiesen.
bessere Verfügbarkeit von Informationen starke Vereinfachung der Abläufe zentrale Plattform statt viele Einzelanwendungen spürbare Effizienzsteigerung zukunftssicher: problemlose Anpassung und Erweiterung
Öffentliche Verwaltung
Intrexx Professional; CMS Studio; Business Adapter Lotus Notes; OData Business Adapter
Stadt Sindelfingen
„Wir haben uns für Intrexx entschieden, weil es uns flexible und schnelle Lösungen für unsere Informations-
und Kommunikationsanforderungen bietet. Ein wesentlicher Vorteil unseres Portals liegt darin, dass Informationen transparent und attraktiv bereitgestellt werden können.”

Christof Hölzl, Organisationsentwicklung

Vom Intranet zum Mitarbeiterportal aus einem Guss

Intrexx macht Immobilienverwaltung „social“ Das städtische Wohnungsunternehmen ProPotsdam GmbH ist der führende Dienstleister der Landeshauptstadt Brandenburgs in den Bereichen Stadtsanie-rung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge. Als größter Woh-nungsanbieter mit einem Bestand von knapp 17.000 Mietwohnungen und etwa 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört die Verwaltung, Vermietung und Bewirtschaftung dieser Immobilien zum Kerngeschäft des Unternehmens. Dabei legt die ProPotsdam GmbH besonderen Wert auf Mobilität, Kommunikation und Serviceorientierung, um ihren Mitarbeitern über das Portal ein effizientes Verwalten der Immobilien zu ermöglichen.
Das Wohnungsunternehmen ProPotsdam GmbH ging konsequent den Weg der technischen Erneuerung und ersetzte das bestehende Intranet durch eine Intrexx-Lösung, die ein zeitgemäßes Mitarbeiterportal, ergänzt um ein Social Intranet, umsetzt. Durch die intelligente Verknüpfung der Immobiliendaten aus SAP mit der Aufgaben- und Projektverwaltung und mit Intrexx Share konnte das Portal genau auf die spezifischen Arbeitsabläufe angepasst werden. Mit über 30 Applikationen erweist sich die Intrexx-basierte Portallösung als flexible, ausbaufähige und kom-munikationsfreudige Alternative zu anderen Softwareprodukten.
Entsprechend der Maßgabe sollte das bis dahin eigenentwickelte php-basierte Intranet zu einem zentralen Tool der Immobilienverwaltung ausgebaut werden, welches es den Nutzern erlaubt, Immobiliensteckbriefe, Pressemeldungen, interne Kommunikation sowie Aufgabenverwaltung über eine zentrale Plattform zu steu-ern. Bei der Entscheidung für die Intrexx-Lösung von United Planet und der City & Bits GmbH waren schließlich die intelligente Verknüpfung mit zentralen Daten aus SAP, die vielseitigen Möglichkeiten der Personalisierung sowie der mobile Zugriff aufs System ausschlaggebend. Zentral für den Betrieb eines großen kommunalen Wohnungsunternehmens ist es, den gesamten Bestand der Immobilien für die täglichen Arbeitsabläufe verfügbar zu machen. Dank der Intrexx-eigenen, vielseitigen Schnittstellen werden alle Im-mobiliensteckbriefe mit den relevanten Daten aus SAP den Geschäftsabläufen zur Verfügung gestellt und automatisiert durch zusätzliche Daten wie Bilder und Energieausweise angereichert. Nach Aufruf des Mitarbeiterportals im Browser erfolgt eine automatische Anmeldung anhand des Windows-Benutzerkontos. Mittels der sogenannten Portlets können die wesentlichen Inhalte aus den wich-tigsten der über 30 Applikationen (wie beispielsweise der Presseschau) auf der Startseite dargestellt werden, ohne dass die Applikation extra aufgerufen werden muss. Dank der hochdifferenzierten Rechteverwaltung und umfassenden Persona-lisierungsmöglichkeiten von Intrexx bis hin zur Datensatzebene bekommt jeder Mitarbeiter darüber hinaus nur diejenigen Informationen, die auch relevant für die jeweilige Arbeit sind. Und schließlich sind über die grafisch derart aufgeräumte Oberfläche natürlich alle zentralen Funktionen und Anwendungen des Portals erreichbar. So ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von ProPotsdam jederzeit möglich, aktuelle Kennzahlen des Unternehmens (wie Leerstände, TOP-Objekte etc.) einzu-sehen und über die zentrale Dokumentenverwaltung die aktuellste Version ge-meinsam bearbeiteter Dokumente aufzurufen. Nicht zuletzt wurden auch andere wichtige Abläufe im Portal entsprechend umgesetzt: Beispielsweise ist ein Ticket-system eingebunden, das Anfragen an die IT-Abteilung ordnet und weiterleitet, oder es können unkompliziert Auswertungen erstellt, übermittelt und eingesehen werden. Außerdem bestand im Interesse der Unternehmenskultur das Anliegen, eine gute Kommunikation auch durch das Mitarbeiterportal zu unterstützen und die Nutzer sowohl über betriebsinterne Nachrichten und Presseartikel zum Unternehmen zu informieren als auch über Intrexx Share den Austausch untereinander zu fördern. Das auf diese Weise umgesetzte unternehmenseigene Social Intranet „Mein Portal“ ermöglicht über einen nutzerspezifischen Stream neben persönlichen Benachrich-tigungen und allgemeinen Informationen nun auch die Steuerung der anfallen-den Aufgaben und Prozesse, in die die entsprechenden Mitarbeiter eingebunden sind. Das mit Unterstützung von City & Bits auf Basis der Portalsoftware Intrexx Professio-nal individuell aufgebaute Mitarbeiterportal bietet aufgrund seiner schlanken, schnellen und flexiblen Grundstruktur die Möglichkeit, alle bestehenden Funktionen weiter auszubauen oder das Portal um zusätzliche Applikationen zu erweitern. Leicht lassen sich durch die Nutzer selbst Anpassungen der Portalseiten vornehmen und auch künftige Anforderungen können unkompliziert in die Abläufe des Immobilien-unternehmens eingebunden und smart vernetzt werden.
Schneller Zugriff auf Kerndaten des Unternehmens Durch vielseitige Schnittstellen mit bestehenden Datenbanken Mobile browserbasierte Einsatzmöglichkeiten Individueller Zugang für die Mitarbeiter durch differenzierte Rechteverwaltung und Personalisierung direkte Kommunikation und flexible Zusammenarbeit durch Social Intranet als zentraler Arbeitsplattform
Städtischer Dienstleister im Bereich Wohnen, Bauen und Stadtentwicklung
Intrexx Professional
Intrexx Share
ProPotsdam GmbH
„Das auf Basis von Intrexx entwickelte Mitarbeiterportal ist ein wichtiger Schritt in der Unternehmensentwicklung der ProPotsdam GmbH. Mit der Ablösung unseres selbstentwickelten Intranets durch ein modernes Mitarbeiterportal stellen wir unseren Mitarbeitern nun ein zentrales Werkzeug zur Verfügung, das sie in ihren täglichen Arbeitsabläufen durch gezielte Informationsbereitstellung und -verknüpfung unterstützt."

Jörn-Michael Westphal, Geschäftsführer, ProPotsdam GmbH

5x schneller zum Ziel als mit SAP WebDynpro

Das 1885 gegründete Unternehmen Boehringer Ingelheim ist ein internationaler Akteur der Pharmabranche. Seit der Gründung in Familienbesitz, liegen die Schwerpunkte auf Humanpharmazeutika (verschreibungspflichtige Produkte und Selbstmedikation), Biopharmazeutika und Tiergesundheit. Produziert wird an 16 Produktionsstätten in elf Ländern, dazu kommen noch fünf F&E-Standorte. Insgesamt sind 142 Unternehmen mit Boehringer Ingelheim verbunden.
Es wurde eine Lösung gesucht, mit der Dienstleister, Kunden und internationaler Außendienst abgesichert und zuverlässig auf in SAP erfasste Daten zugreifen können, ohne einen eigenen SAP-Zugriff zu benötigen und ohne SAP-Systeme direkt ans Netz anzubinden. Der Zugriff sollte sowohl stationär wie auch mobil möglich sein. Außendienst, Kunden und Dienstleister sollten ohne großen Schulungsaufwand über verschiedene Applikationen SAP-Daten bearbeiten können. Die wichtigste Applikation war der globale Webshop.
Unter den acht Bewerbern war nur United Planet in der Lage, die Anbindung von SAP-Daten in das Enterprise Portal erfolgreich zu demonstrieren. Nach nur drei Monaten konnte das Intrexx-Portal in den produktiven Einsatz gehen. Eine reine SAP-Lösung auf Basis von Web Dynpro für ABAP hätte fünf Mal so lange gedauert. Verschiedene Einzelapplikationen greifen nun lesend und schreibend auf SAP-Systeme zu. Mit der Webshop-Lösung können individuell auf den Nutzer zugeschnittene Kataloge, Produkte und Preise direkt aus SAP ausgelesen und angezeigt werden. Bestellungen können simuliert werden, um zum Beispiel mögliche Rabattstufen zu prüfen. Bestellungen werden automatisch in SAP geschrieben. Kunden, Außendienst und Dienstleister veranlassen und verfolgen Bestellungen oder Retouren in Echtzeit und haben Zugriff auf alle Faktura. Über Tablets kann der Außendienst beim Kunden Bestellungen erfassen oder dessen Stammdaten verwalten. Bei Produktneueinführungen oder Auftragsspitzen nutzen Call-Center-Mitarbeiter ohne spezielle Schulungen den Webshop, um eingehende Bestellungen zu erfassen und entlasten so den Vertrieb vor Ort. Bei Kundenanfragen helfen Außendienstmitarbeiter jederzeit kompetent informiert weiter. Das steigert die Kundenzufriedenheit und minimiert lästige Einzelabfragen und Übermittlungsfehler. Bisher mussten Mitarbeiter aufwändig geschult und mit einem SAP-Account versorgt werden, um dann in über 4 SAP-Masken eine einzige Reklamation zu bearbeiten. Jetzt ist dies auch von ungeschultem Personal mit wenigen Klicks problemlos zu erfüllen. Damit werden nicht nur massiv Kosten eingespart, sondern auch der Kundenservice und der Außendienst von einer aufwändigen, zeitraubenden und absolut unnötigen Last befreit.
Sehr schnelle Umsetzung, in einem Fünftel der Zeit im Vergleich zu einer reinen SAP-Lösung Geringerer Personal- und Schulungsaufwand senkt Kosten erheblich Massive Arbeitsentlastung für Kundenservice und internationalen Außendienst Globale Lösung mit stets optimalem Zugriff auf lokale SAP-Daten
Humanpharmazeutika, Biopharmazeutika und Tiergesundheit
Intrexx Professional
Intrexx Consulting
Netweaver-Gateway-Adapter
Boehringer Ingelheim

Unabhängigkeit und Erfolg durch Extranet auf Intrexx-Basis

Die BEST-REISEN ist eine Kooperation von inzwischen mehr als 600 Reisebüros in Deutschland und hat sich seit 25 Jahren am Markt etabliert. Gegenüber Reiseveranstaltern und anderen Marktteilnehmern treten die unabhängig organisierten Reisebüros als Zusammenschluss auf. Als Dachorganisation vertritt BEST-REISEN die Interessen der Reisebüros. Seit 2013 ist BEST-REISEN Teil einer Nachhaltigkeits-Initiative, die vom Reisebüro bis hin zum Reiseveranstalter alle einbindet, um verantwortungsbewusster mit Ressourcen umzugehen.
Ein neues Extranet für 2.500 Nutzer Das statische und seit 2004 eingesetzte Extranet sollte nach zehn Jahren von einer modernen, flexiblen Lösung abgelöst werden. Das Extranet dient bei BEST-REISEN als zentrale Stammdatenverwaltung sowie der Kommunikation unter den Mitgliedsreisebüros und mit der Zentrale von BEST-REISEN in Filderstadt. Wichtig war, dass das neue Portal flexibel an individuelle unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen angepasst werden kann, ohne größeren Programmieraufwand. Die 2.500 Nutzer sollten das neue System direkt, ohne speziellen Schulungsaufwand, einsetzen können.
Erhebliche Entlastung für die Zentrale von BEST-REISEN Die Wahl fiel auf Intrexx, da insbesondere die Möglichkeit überzeugte, individuelle Anwendungen ohne großen Programmieraufwand erstellen zu können. Frauke Siech, bei BEST-REISEN zuständig für Umsatzcontrolling, Mitgliederservice & IT, war für die Einführung verantwortlich. Die studierte Touristik-Betriebswirtin hat es geschafft, in nur gut einem halben Jahr das neue Extranet zu konzipieren, zu erstellen und erfolgreich für 2.500 Nutzer auszurollen. Neben aktuellen Informationen können Mitglieder der Kooperation im Portal ihre Marketingmaterialien über einen externen Dienstleister bestellen, mit nur einem Klick ihre aktuelle Umsatz-Statistik einsehen und falls ein Reisebüro bei einer Gruppenreise noch freie Plätze hat, so können über die Mitglieder weitere Kunden geworben werden. Termine für interne Veranstaltungen und Weiterbildungen können ebenfalls im Portal eingesehen werden. Geplant ist eine automatische Anmelderoutine für diese Termine. Das Extranet von BEST-REISEN mit seiner individuell eingerichteten Stammdatenverwaltung sorgt vor allem auch in der BEST-REISEN-Zentrale für eine erhebliche Arbeitsentlastung hinsichtlich der Schnittstellenfunktion der Zentrale zwischen Reisebüros und Reiseveranstaltern/Leistungsträgern.
Die Highlights: Zeitersparnis durch optimale Prozesse in der Stammdatenverwaltung Qualitätssicherung Stets aktueller und kurzfristiger Informationsaustausch mit einer Vielzahl von Nutzern Einführung konnte „nebenbei“ erledigt werden, ohne teure Projektstellen
Tourismus
Intrexx Professional
Intrexx CRM
Intrexx CMS
Intrexx Online-Umfragen
United Planet Consulting
BEST-RMG Reisen Management AG

„An Intrexx gefällt mir besonders, dass man selbst anpacken kann ohne auf teure IT-Dienstleister angewiesen zu sein. Mit unserem neuen und individuell auf uns angepassten Extranet sparen wir sehr viel Zeit bei der täglichen Arbeit.“

Frauke Siech, Leitung Umsatzcontrolling, Mitgliederservice & IT