Intrexx Erfolgsgeschichten

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Alle Assets im Blick dank digitalisierter Baustelle

Otto Heil ist eine mittelständische Unternehmensgruppe mit Wurzeln in Unterfranken. Als Experte für Beton, Hoch- und Tiefbau entwickelt, saniert, baut und managt Otto Heil Immobilien. Mit der Low-Code-Plattform Intrexx hat Otto Heil sich optimal für die Zukunft aufgestellt und einen großen Schritt zur Digitalisierung seiner Baustellen gemacht.
Bei vielen parallel ablaufenden Projekten in unterschiedlichen Bereichen ist es nicht immer einfach, den Überblick über alle Assets und Lieferungen zu behalten. Gut, dass Otto Heil mit der Low-Code-Plattform Intrexx eine umfassende Lösung für die Digitalisierung seiner Abläufe aufbauen konnte. Die Lösung „Digitaler Bau“ des Intrexx-Partners Syfit hält den über 300 Mitarbeitern des deutschen Mittelständlers nun in der täglichen Arbeit den Rücken frei.Gesucht: Ein zuverlässiges LieferscheinwesenOtto Heil hatte Schwierigkeiten mit seinem alten Lieferscheinwesen. Das Problem: Es kamen nicht alle Lieferscheine zuverlässig in der Logistik an. Dies führte dazu, dass manchmal Geräte noch auf einer Baustelle verbucht waren, die gar nicht mehr dort waren.Außerdem wollte Otto Heil mit einem Neukauf eigener Schalung seine Bestandsführung optimieren. Speziell wenn bei der Räumung der Baustellen kein Polier mehr anwesend war, kam es zu Ungenauigkeiten beim Schreiben der Lieferscheine.
Gefunden: Eine umfassende Lösung für die digitalisierte BaustelleGemeinsam mit dem Intrexx-Partner Syfit wurde die Lösung „Digitaler Bau“ bei Otto Heil aufgebaut und erarbeitet. Die Entscheider von Otto Heil waren sofort von Intrexx überzeugt: Die leichte und schnelle Bereitstellung der Anwendung sprach klar für die Low-Code-Lösung. Essenziell war dabei, dass die Anwendung flexibel an die speziellen Bedürfnisse von Otto Heil angepasst werden konnte.Mit der Intrexx-Lösung „Digitaler Bau“ wurde eine zentrale Plattform geschaffen, auf der Informationen und Prozesse rund um die Bauprojekte von Otto Heil gebündelt werden. Dank der Flexibilität von Low Code konnten einige Anforderungen schnell und unkompliziert realisiert werden.So wollte Otto Heil seine Schalttafeln und das gesamte Equipment mit Bluetooth-Beacons ausstatten, um einen besseren Überblick über seine Assets zu bekommen. Über eine speziell für Otto Heil entwickelte mobilen App und fest installierten Bluetooth Hubs speisen werden nun automatisiert Informationen in das Portal eingespeist. So sehen die Mitarbeiter nun jederzeit, auf welcher Baustelle sich ein bestimmtes Asset gerade befindet – auch unterwegs dank praktischer Smartphone-App.Am Anfang standen die Mitarbeiter von Otto Heil der Lösung „Digitaler Bau“ skeptisch gegenüber. Denn die neue Vorgehensweise greift zu einem gewissen Grad in bestehende Prozesse ein. Doch schon nach kurzer Zeit haben sie die Vorteile der neuen Lösung erkannt und arbeiten nun gerne mit dem „Digitalen Bau“. Schließlich spart diese Lösungen ihnen tagtäglich viele lästige Arbeitsschritte und langwieriges Suchen.Zukunftssicherheit garantiert – nächste Schritte sind schon in PlanungDie Lösung „Digitaler Bau“ ist webbasiert und somit per Browser jederzeit verfügbar – auch auf mobilen Endgeräten. Durch die Plattformunabhängigkeit und offene Systemarchitektur von Intrexx ist die Zukunftssicherheit der Investition für Otto Heil garantiert.Und dank der unzähligen Möglichkeiten von Low Code sind die nächsten Schritte auf dem Weg zur voll digitalisierten Baustelle bei Otto Heil bereits in Planung: Als nächstes soll es möglich sein, eine Bestandsverfolgung zu ermöglichen. Auch sollen bei den jeweiligen Geräten Handbücher digital hinterlegt werden, um diese Informationen jederzeit an jedem Ort griffbereit zu haben. Ein weiterer Schritt, der mit Intrexx angegangen werden soll, ist die digitale Elektroprüfung.
Die Highlights Umsatzsteigerung durch schnellere Fertigstellung Reduktion der Materialkosten durch schnelles Auffinden Geringere Logistikkosten Reduktion der Arbeitszeit bzw. der Arbeitskosten auf Baustellen

Otto Heil GmbH & Co. KG

„Durch die Einführung des Systems „Digitaler Bau” können wir den genauen Standort unserer Geräte einsehen und können so den „Faktor Mensch“ ausschließen. Das macht es unserer Disposition leichter, die Geräte bedarfsgerecht zu verteilen und führt zu einer höheren Planbarkeit. Weiterhin haben wir so einen schnellen Überblick über unsere Schalung.“

Joachim Fella, Prokurist, Otto Heil GmbH & Co. KG

BaugewerbeProzessautomatisierung

Alle Dokumente im Blick dank smartem Klinikportal

Die Euregio-Klinik Grafschaft Bentheim Holding GmbH sorgt für die Sicherung und Verbesserung der Behandlungs- und Versorgungsqualität für die Grafschafter Bevölkerung und die Region. Um die Verwaltung von QM-Dokumenten zu vereinfachen und übersichtlicher zu gestalten, führte die Klinik ein Intranet ein. Dieses sorgt nun für nachhaltige Zeit- und Kostenersparnisse. Dabei dauerte die Erstellung des Portals gerade einmal eine Woche.
Mit der Low-Code-Plattform Intrexx haben die Euregio-Kliniken genau das richtige Werkzeug gefunden, um Abläufe schlanker und effizienter zu gestalten. In kurzer Zeit entstand ein Klinikportal, das Dokumente übersichtlich verwaltet und für alle Beteiligten jederzeit auffindbar macht. Vorher: E-Mails, Excel und Papier Die Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten kosteten die Euregio-Kliniken vor der Einführung von Intrexx viel Zeit und Aufwand. Denn im Rahmen des Qualitätsmanagements nach DIN EN ISO 9001 wurden alle Dokumente, die in der Klinik als interne Vorgaben Anwendung fanden, registriert und nach QM-Vorgaben standardisiert und vereinheitlicht. Diese insgesamt ca. 500 Dokumente wurden einzeln überprüft und von den zuständigen Fachabteilungen in der jeweils gültigen Version freigegeben. Die Verteilung der freigegebenen Dokumente an die betroffenen Mitarbeiter geschah in der Regel per E-Mail oder in Papierform. Parallel dazu wurden die Dokumente auf einem Fileserver abgelegt. Diese aufwändige Prüfung, Freigabe und Verteilung der Dokumente wurde lange Zeit von zwei Mitarbeitern aus dem QM-Bereich mit Hilfe einer Excel-Liste organisiert, was durch die Vielzahl der Dokumente zu einer enorm hohen Arbeitsbelastung der Mitarbeiter führte. Gleichzeitig war es für die Mitarbeiter der Klinik, die ein Dokument suchten, sehr unübersichtlich, dieses in der Verwaltungsstruktur des Fileservers aufzufinden. Um den hohen Zeitaufwand zu reduzieren, wurde nach einer Softwarelösung für das Dokumentenmanagement gesucht. Des Weiteren bestand der Bedarf, ein Intranet für den Austausch von Wissen und Informationen einzurichten. So entschied sich die Euregio-Klinik für die Low-Code-Plattform Intrexx.
Eine Woche von der Einführung bis zum fertigen Portal Nach der Einführung von Intrexx konnte schnell mit der Umsetzung des neuen Portals begonnen werden. Hier profitierten die Euregio-Kliniken von der Flexibilität und Schnelligkeit durch Low Code: Dank einer Vielzahl von fertig zur Verfügung stehenden Webanwendungen und einer einfachen Anpassbarkeit konnte in kurzer Zeit ein individuelles Portal aufgebaut werden. So erfolgte die Einführung des Intrexx-Portals in der Euregio-Klinik in einem Zeitraum von nur einer Woche. Zunächst wurden die Anforderungen der Euregio-Klinik aufgenommen. Anschließend wurde das Portal von den Consultants des Intrexx-Partners ipro Consulting GmbH innerhalb weniger Tage gemäß den Kundenwünschen angepasst, auf einem Server installiert und eingerichtet. Abschließend fand eine kurze Einweisung für die Mitarbeiter der Euregio-Kliniken statt. Nachher: Mehr Durchblick für die Mitarbeiter bei garantiert hoher Qualität Das eingerichtete Portal enthält die Applikation „Intrexx Dokumentenverwaltung“, die das Management vorhandener und neu angelegter Dokumente nun erheblich vereinfacht. Im Vergleich zu der früheren sehr aufwändigen manuellen Verwaltung der Dokumente konnte der Aufwand durch den Einsatz der neuen Lösung wesentlich reduziert werden. Des Weiteren gab es vor der Umstellung zahlreiche identische Dokumente, die an verschiedenen Orten zur gleichen Zeit hinterlegt waren und einen sehr großen Pflegeaufwand verursachten. Auch dies hat nun ein Ende, denn alle Dokumente der Euregio-Klinik werden in einer zentralen Anwendung gesammelt und sind unternehmensweit verfügbar. Über das integrierte Benutzermanagement kann die Klinik nun mit wenigen Klicks die Zugriffsrechte bestimmen und diese optimal konfigurieren. Mit der Einführung des Dokumentenmanagements wurde auch das Intranet der Euregio-Klinik auf Intrexx umgestellt. Mit der Applikation „Intrexx CMS“ wurde genauso schnell und einfach wie bei der Dokumentenlenkung ein Klinikportal aufgebaut, in dem nun die Mitarbeiter Beiträge und individuelle Seiten erstellen und im Intranet veröffentlichen können. Die Mitarbeiter der Euregio-Klinik können auch Dateien aus anderen Applikationen oder Verlinkungen einfügen – egal ob Flashinhalte, Tabellen oder Bilder. Das Intranet wurde in mehrere Bereiche aufgeteilt, in denen nun die einzelnen Abteilungen der Klinik ihre eigenen Inhalte selbst erstellen und pflegen können. Um die Qualität und Relevanz der einzelnen Beiträge zu garantieren, wird jeder Artikel durch eine vorher festgelegte Person vor der Veröffentlichung freigegeben.Schlankere Prozesse, bessere Übersicht Das neue Intranet hat die Verwaltung von Dokumenten bei den Euregio-Kliniken nachhaltig vereinfacht. Mit Einführung des Portals hat das manuelle und unübersichtliche Ablegen der Dokumente nun ein Ende. Dies führt nachhaltig zu Zeit- und Kostenersparnissen. Zusätzliche Investitionen in die IT-Landschaft der Euregio-Klinik fielen nicht an, da bei Intrexx der Zugriff auf die Software direkt über den Webbrowser erfolgt und deshalb auf den Computern der Nutzer keine weitere Software installiert werden musste. Aufgrund der einfachen Bedienbarkeit nimmt die Anzahl der Mitarbeiter, die das System eigenständig verwalten und pflegen können, ständig zu. Gleichzeitig ist die Akzeptanz der Klinikmitarbeiter für das Intranet sehr hoch, da gesuchte Informationen nun schnell und übersichtlich gefunden werden.
Die Highlights sehr schnelle Einführung übersichtliches Dokumentenmanagement Zeitersparnis durch schnelles Auffinden von Informationen Dank Low Code keine weiteren Investitionen in die IT-Landschaft nötig

Euregio-Klinik Grafschaft Bentheim Holding GmbH

"Mit Einführung des Intrexx-Portals hat das manuelle und unübersichtliche Ablegen der Dokumente nun ein Ende. Dies führt nachhaltig zu Zeit- und Kostenersparnissen."

Christine Wolf-Geibies, Qualitätsmanagement-Beauftragte

GesundheitswesenIntranet

Ein Großevent, smart geplant mit Intrexx

Die Schweizerische Chorvereinigung SCV ist die Dachorganisation der kantonalen und regionalen Gesangsvereine und -verbände weltlicher Ausrichtung der ganzen Schweiz. Sie umfasst heute rund 1.480 Chöre aller Gattungen mit etwa 42.000 Sängerinnen und Sängern. Der Verband fördert und entwickelt das Gesangswesen in der Schweiz und unterstützt in Zusammenarbeit mit den Kantonalverbänden die Aktivitäten der Chöre.
Neben kantonalen Gesangsfesten und Wettbewerben findet alle 7 Jahre das Schweizerische Gesangsfest statt, welches einen organisatorischen und koordinativen Kraftakt darstellt. Die Organisation, des Grossevents, wurde in der Vergangenheit mittels Excel-Listen und einem auf Access basierten System durchgeführt, welches bei der Organisation des Gesangsfestes an seine „Systemgrenze“ stieß. Es musste schnell eine Lösung her. Innerhalb von 2 Monaten konnte dank Intrexx die Lösung „iEvent 1.0“ implementiert werden. Gesucht: Ein Tool für eine zuverlässige Eventplanung Das Schweizerische Gesangsfest ist ein mehrtägiges Event, das bis zu 10.000 Besucher verzeichnet. An der Durchführung sind 500 Chöre und rund 1000 Helfern beteiligt. Die Organisation der kantonalen Festtage wird durch unterschiedliche Vereine und Gruppen ehrenamtlich übernommen, sodass für jedes Event wechselnde Personen für die Planung zuständig sind. Da kein standardisiertes Programm zur Verfügung stand, mussten die Organisationsteams das Rad immer wieder von Neuem erfinden. Eine Web-Plattform musste her, um die administrativen Arbeiten zur Durchführung von Großveranstaltungen auf ein Minimum zu reduziert.
Gefunden: Eine umfassende Lösung für eine strukturierte Event-Organisation Gemeinsam mit dem Intrexx-Partner WASSoft wurde die Lösung „iEvent 1.0“ bei der Schweizer Chorvereinigung SCV eingeführt. Da im bisher verwendeten System viele Daten verloren gingen, war die neue Lösung essenziell für die Durchführung des Events. Eine schnelle Umsetzung sowie eine zuverlässig erprobte Plattform waren daher notwendig. Mittels der auf Intrexx basierten Eventplattform „iEvent 1.0“ konnten Strukturen und Abläufe optimiert und standardisiert werden. Der erste notwendige Entwurf stand bereits nach 3 Wochen, da die Anmeldungsabwicklung zunächst im Fokus stand, die Umsetzung des Gesamtprojekts erforderte 30 Tage iterative Entwicklungszeit. Die fertige Lösung beinhaltet nun alles, was für eine erfolgreiche Durchführung eines Events erforderlich ist. Zum einen ermöglicht die Lösung für die Organisation im Hintergrund eine optimale Basis. Hierbei gibt es einen digitalen Anmeldeprozess für die Chöre, Gruppen sowie Helfer, die sich einfach für das Event registrieren können und Daten zum Verein, den Auftritten und Musikstücken hinterlegen können. Zudem werden die Auftritte und Auftrittsorte der Chöre geplant, aber auch die Helfer und das Equipment vor Ort können einfach registriert und zugeteilt werden. Zum anderen stellt „iEvent 1.0“ eine ansprechende Lösung für die Besucher dar. Während des Fests können alle Informationen über Smartphones oder Tablets abgerufen werden und die Gäste sehen, wo welche Auftritte stattfinden. Auch die Chöre haben dank Ihres individuellen Festführers die Informationen zu ihren Auftritten, die Übernachtungslokationen, die gebuchten Ausflügen auf einen Blick mobil verfügbar. Die Akzeptanz von Seiten der Mitarbeiter war vollkommen da, denn ohne iEvent wäre die Organisation des Events unbezwingbar gewesen. Zukunftssicherheit garantiert – einfache Planung und Zeitersparnis weiterer Events iEvents kann auch für andere Events eingesetzt werden. Es braucht zwei bis drei Tage, um ein großes Event zu konfigurieren und das System aufzusetzen. Jedes Event ist ähnlich strukturiert, jedoch sind Kleinigkeiten schnell anpassbar, wie beispielsweise die Anmeldefragebögen, das Programm oder die Vorträge. Das System ist komplett konfigurierbar, sodass das Design je nach Veranstaltung individuell angepasst werden kann. Zusätzlich werden die Informationen je nach Publikum mehrsprachig (deutsch/französisch/italienisch/rätoromanisch /englisch) erfasst. All das war vorher ein langwieriger und aufwändiger Prozess von mehreren Monaten. Seit der Einführung von iEvent wird die komplette Kommunikation digital durchgeführt. Auch im Backoffice werden weniger Ressourcen benötigt, denn wo früher Anmeldungen telefonisch oder per Post entgegengenommen wurden, ist heute nur noch Support bei spezifischen Nachfragen notwendig.
Die Highlights Digitaler Anmeldungsprozess für Vereine und Helfer Das WEB ist die Informationsplattform für Vereine und Mitglieder Gedruckter Festführer wird durch digitalen Festführer ersetzt Automatischer Versand von Rechnungen an die Vereine Auftritte und Helfereinsatzpläne werden über das System disponiert Mehrere Veranstaltungen können gleichzeitig durchgeführt werden (Mandantenfähig) System ist «n»-sprachig und kann durch die Veranstalter selbstständig übersetzt werden System ist komplett konfigurierbar, so dass dieses nicht nur für Gesangsfeste eingesetzt werden kann

Schweizerische Chorvereinigung SCV

„Ihr habt etwas in 2 Monaten geschafft, woran sich andere 2 Jahre die Zähne ausgebissen hatten und oben drauf noch die Abläufe optimiert.“

Gerhard Fischer OK-Präsident & damals Grossratsmitglied

VereineExtranetProzessautomatisierung

SenIAS Berlin: Steuerung von Arbeitsplatzkapazitäten mittels preisgekrönter Platzbuchungsanwendung

Besondere Zeiten erfordern besondere Lösungen - das hat sich auch die Berliner Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales (SenIAS) gedacht, die als Verwaltung des öffentlichen Rechts genau wie andere Unternehmen und Verwaltungen durch die Corona-Pandemie vor nie dagewesene Herausforderungen gestellt wurde. So galt es, trotz Sicherheitsmaßnahmen für die Angestellten und geltenden Abstandsregeln, die Leistungsfähigkeit der Verwaltung zu gewährleisten. Gleichzeitig aber so vielen Dienstkräften wie möglich, alternativ zum Homeoffice, das Arbeiten an einem sicheren Arbeitsplatz im Dienstgebäude zu ermöglichen. Gemeistert wurde diese Herausforderung durch die Einführung einer voll digitalisierten und Intrexx-basierten Platzbuchungsanwendung.
Seit Beginn der Corona-Pandemie sind auch die rund 2.100 Dienstkräfte der SenIAS angehalten, die Abstandsregelungen am Arbeitsplatz einzuhalten. Erschwert wird die Einhaltung dieser Regeln durch die nahezu ausgelasteten Arbeitsplatzkapazitäten in den Dienstgebäuden. Dazu kam das Problem, dass in den Büros häufig mehr als zwei Personen tätig sind. In diesen Fällen ist eine vorausschauende Planung und Steuerung der Arbeitsplatzbelegungen dringend notwendig. Mitarbeiter müssen wissen, welche Plätze belegt sind respektive welche Arbeitsplätze freigehalten werden müssen.
Ermöglicht wird die notwendige Steuerung der Arbeitsplatzkapazitäten durch die Intrexx-basierte Platzbuchungsanwendung. Die Anwendung bietet pro Dienstgebäude(-teil) und Stockwerk eine grafische Grundrissübersicht inklusive vorhandener Arbeitsplätze. Diese Übersicht wird konfiguriert, indem zunächst ein Gebäudegrundriss als Bilddatei in der Anwendung hochgeladen wird. In einem zweiten Schritt können dann Arbeitsplätze an der Benutzeroberfläche erstellt werden, indem sie im Grundriss platziert und benannt werden. Somit können, dank Low Code, ganz flexibel die angebotenen Arbeitsplatzkapazitäten festgelegt und gesteuert werden.Mithilfe dieser konfigurierten Grundrissübersicht können die Dienstkräfte, nachdem sie ihr Wunschdatum angegeben haben, auf einen Blick sehen, ob und welche Arbeitsplätze bereits besetzt sind. Der Auslastungsstatus der Arbeitsplätze wird mittels Ampelfarben dargestellt: Grüne Punkte zeigen freie Arbeitsplätze an, rote Punkte zeigen besetzte Arbeitsplätze an. Alle freien Plätze können mit einem Klick auf den gewünschten Arbeitsplatz bis zu 14 Tage im Voraus gebucht werden.Die Dienstkräfte haben neben der grafischen Darstellung weitere Möglichkeiten, Buchungen einzusehen. Zum einen können sie ihre eigenen Buchungen in einer tabellarischen Übersicht einsehen. In diesem Bereich können Änderungen und Stornierungen von Buchungen vorgenommen werden. Zum anderen bietet die Anwendung eine wahlweise wöchentliche oder monatliche Kalenderübersicht, um einsehen zu können, für welche Zeiträume man die Arbeitsplatzbuchungen vorgenommen hat. Auch an dieser Stelle sind Änderungen und Stornierungen möglich.Somit entfallen langwierige Abstimmungen mit dem Kollegium, denn die Platzbuchungsanwendung bietet eine tagesaktuelle und ganzheitliche Übersicht der Arbeitsplatzauslastung. Außerdem eröffnet sie eine intuitive, innovative und schnelle Möglichkeit, um Arbeitsplätze zu buchen.Innovationspreis erhaltenFür diese innovative Lösung, die Einhaltung der Abstandsregeln in ihren Dienstgebäuden zu gewährleisten, hat die SenIAS im Rahmen des vom Regierenden Berliner Bürgermeister verliehenen Berliner Verwaltungspreises 2020 für ihr Projekt „Steuerung der Platzkapazitäten“ den 1.Platz in der Kategorie „Prozess- und Qualitätsmanagement sowie ressortübergreifende Zusammenarbeit“ belegt. Der Preis honoriert Projekte, die zur Modernisierung der Verwaltung beigetragen haben.Eine aus Verwaltung und Wissenschaft bestehende Jury begründete ihre Entscheidung damit, dass dieses Projekt auf alle Behörden übertragbar sei und schnell umgesetzt werden könne. Zudem leiste es auch über die Corona-Pandemie hinaus einen immensen Beitrag zur Verbesserung der flexibleren Gestaltung von Arbeitsort und -zeit für die Dienstkräfte.
Highlights voll digitalisierte und Intrexx-basierte Arbeitsplatzplatzbuchung jeder Grundriss frei einstellbar und damit voll individualisierbar (Gebäude, Stockwerke etc.) schnelle Umsetzung dank Low Code intuitive Bedienung klare und verständliche Darstellung und Auflistung 1. Platz beim Verwaltungspreises 2020 Kategorie „Prozess- und Qualitätsmanagement sowie ressortübergreifende Zusammenarbeit“ Tags: Zusammenarbeit, Low Code
Öffentliche Verwaltung

Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales
“Es ist für mich eine große Freude, dass unser Team, die Arbeitsgruppe ZS A 2 in der Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales, in diesem Jahr mit dem Berliner Verwaltungspreis ausgezeichnet wurde. Möglich wurde dies aber nur durch weitblickende und zukunftsorientierte Entscheidungen in unserem Haus sowie durch die Unterstützung und technische Lösung des Beratungshauses Moysies & Partner.

Allen beteiligten Personen, die uns auf diesem, manchmal recht dornenreichen Weg begleitet haben, sei hiermit herzlich gedankt. Innovationen sind heute in der Regel Teamleistungen. Dabei alle Beschäftigten mitzunehmen, ist ein Ziel, welches einen besonderen Stellenwert für uns hat. ”

Uwe Gero
Senatsverwaltung für Integration, Arbeit und Soziales
Zentraler Service Finanzen und IT

Öffentliche VerwaltungZusammenarbeit

Verwaltung von Corona-Fällen – schnell und papierlos

Die Corona-Pandemie stellt die Verwaltung vor gewaltige Herausforderungen. Eine große Fülle an Daten muss so zügig wie möglich erfasst, verarbeitet und weitergegeben werden. Die Stadt Bonn hat mit Intrexx eine clevere, digitale Lösung aufgebaut, die den Mitarbeitenden im Gesundheitsamt die Arbeit leichter macht: Die Anwendung Covid digital, kurz „CovDi“. Die Lösung wurde in Rekordzeit entwickelt und hat sich als großer Trumpf im Kampf gegen Corona entpuppt. Auch andere Kommunen sind schon hellhörig auf die clevere Bonner Lösung geworden.
Das Coronavirus bedeutet für die Gesundheitsämter eine hohe Belastung: Jeder neue Fall muss erfasst werden. Nicht nur die gemeldeten Erkrankten, sondern auch deren Kontaktpersonen gilt es zu erfassen und abzutelefonieren. Dazu kommt der Kommunikations- und Koordinationsaufwand bei der Anordnung einer Quarantäne.All das mit Papier und Akten zu stemmen war für die Stadt Bonn im Jahr 2020 keine dauerhafte Option. Doch eine „Out-of-the-Box-Lösung“, ein fertiges Computerprogramm, gab es schlicht und einfach nicht. Dazu waren die Anforderungen einfach zu komplex und speziell. So erstellte die Stadt Bonn ihre digitale Lösung kurzerhand selbst: Mit der Low-Code-Plattform Intrexx dauerte es nach einem ersten Gespräch gerade einmal vier Wochen, bis ein Prototyp stand. Nach weiteren zwei Wochen fiel der Startschuss für die neue Anwendung „CovDi“.
Schneller Überblick – ohne Papier und LaufwegeDie Umstellung auf „CovDi“ verlief reibungslos und unkompliziert. Die Bedienung ist weitgehend selbsterklärend: Die Mitarbeitenden des Gesundheitsamts erfassen die relevanten Daten in einem Online-Formular über eine simple Eingabemaske. Diese Daten werden an „CovDi“ übermittelt und stehen nun allen Berechtigten zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. So können im System Ergebnisse von Abstrichen, Veränderungen im Krankheitsverlauf oder neu angegebene Kontaktpersonen hinzugefügt und miteinander verknüpft werden. Benachrichtigungen an Bürgerinnen und Bürger können dank „CovDi“ automatisiert per Mausklick vorbereitet und im Anschluss versandt werden.All das beschleunigt die Arbeit des Gesundheitsamts erheblich, denn der Griff zur Papierakte entfällt dank „CovDi“ komplett. Durch die Datenbank kann schnell geprüft werden, ob jemand bereits im System angelegt ist oder nicht. Außerdem sind alle bereits erfassten Daten und Informationen mit wenigen Klicks parat und übersichtlich aufbereitet. So kann den Bürgerinnen und Bürgern am Telefon schnell und zielgerichtet Auskunft erteilt werden. Auch das „Quarantäne-Team“ hat immer einen Echtzeit-Überblick über den aktuellen Status der Personen, für die eine Quarantäne angeordnet wurde. Die tägliche, manuelle Durchsicht der Fallakten kann sich das Team nun sparen.Bestehende SharePoint-Daten einfach importiertBevor es „CovDi“ gab, wurden die Fälle in Bonn zunächst auf Papier und dann provisorisch via SharePoint erfasst. Die Daten aus diesen Übergangslösungen – insgesamt fast 10.000 Datensätze – wurden nachträglich ohne großen Aufwand in „CovDi“ eingepflegt, um eine saubere und lückenlose Datenhaltung zu gewährleisten. Im weiteren Verlauf der Pandemie kamen jeden Monat rund 4.500 neue Fälle über „CovDi“ dazu. Doch dank der sauberen Struktur und übersichtlichen Aufbereitung können die Mitarbeitenden des Gesundheitsamts auch aus diesem gewaltigen Berg jederzeit die relevanten Informationen für ihren jeweiligen Fall herausfiltern.Dank Low Code wird „CovDi“ immer besserDer besondere Charme der Low-Code-Plattform Intrexx, mit der „CovDi“ entwickelt wurde: Mit der Zeit können immer neue Features hinzugefügt werden. So wird parallel zum laufenden Betrieb weiter an „CovDi“ gefeilt.Der neuste Streich ist eine Multiimport-Funktion für Verdachtsfälle in Schulen und anderen öffentlichen Einrichtungen. So muss nicht jeder einzelne Kontakt im Gesundheitsamt von Hand eingegeben werden, sondern die von der Einrichtung gelieferten Daten werden nach einer systemgestützten Überprüfung auf Knopfdruck importiert und können so schnell bearbeitet und nachverfolgt werden.Auch die Dienstplanung des Gesundheitsamts wurde mit der neuen Lösung digitalisiert: So können die Einsatzzeiten der Beschäftigten nun sozialverträglich sechs Wochen im Voraus geplant werden.Die clevere Lösung aus Bonn ist auf viel Interesse aus anderen Stadtverwaltungen gestoßen. Die digitale Datenpflege sorgt für große Arbeitsersparnis und hält den Mitarbeitenden des Gesundheitsamts in diesen schwierigen Zeiten den Rücken frei. Um andere Stadtverwaltungen zu unterstützen, ebenfalls den digitalen Weg zu gehen, hat die Stadt Bonn ihre Eigenentwicklung hier auf GitHub frei zugänglich gemacht: https://github.com/OpenDataBonn/CovDi
Highlights Schnelle Entwicklung unter Berücksichtigung individueller Anforderungen saubere Datenbankstruktur Möglichkeit zur Integration bestehender Daten Automatisierte Prozesse wie etwa die Benachrichtigung von Bürgerinnen und Bürgern Weitere Features können hinzugefügt werden
Öffentliche Verwaltung

Bundesstadt Bonn
“Mit Intrexx waren wir kurzfristig in der Lage, den Kolleginnen und Kollegen im Gesundheitsamt zu helfen. Mit CovDi können neue Fälle schnell und einfach erfasst werden und die Mitarbeitenden haben stets den aktuellen Überblick und Stand der Bearbeitung.”

David Adler, Leiter E-Government, Stadt Bonn

Öffentliche VerwaltungProzessautomatisierungDatenintegration

Digital Workplace dank Low Code: Ideale Kombination aus selbst erstellten und vorgefertigten Applikationen

Die Karl-Preising-Schule, die Bereiche mein weg mit Wohnangeboten für Kinder, Jugendliche und Erwachsene, das Berufsbildungswerk Nordhessen und die Werkstatt für behinderte Menschen prägen die Aufgaben des 1905 gegründeten Bathildisheim e.V.. Als Mitglied der Diakonie Hessen und mit einem Bekenntnis zum christlichen Glauben, sind die Aufgaben des Bathildisheim e.V. mit seinen ca. 900 Mitarbeiter*innen klar definiert: Die professionelle und engagierte Förderung und Begleitung von Menschen mit Behinderung. Ca. 1200 Klienten*innen profitieren täglich von den Leistungen im Bereich Wohnen, Arbeit, Bildung, Kultur und Sport. Dies beinhaltet auch Angebote für inklusives Wohnen und Arbeiten, sowie inklusive Schulen und Ausbildungsstätten.
Die Herausforderung war es, diese 900 Mitarbeiter*innen an diversen Standorten mit täglichen Informationen zu versorgen sowie eine zentrale Kommunikationslösung für das gesamte Unternehmen zu schaffen. Keine leichte Aufgabe. Erschwert wurde die Situation zudem, da gerade Mitarbeiter in der Pflege keinen eigenen Computer zur Verfügung haben. Die Lösung musste also von Beginn an auf mobile Nutzung ausgelegt sein.Die Mitarbeiter*innen sollten in die Unternehmensprozesse mit einbezogen werden und die internen Abläufe sollten zudem verständlich abgebildet und digitalisiert werden. Dies beinhaltet auch die Implementierung klassischer Intranet-Funktionen wie Speisepläne, News, Blog, Schwarzes Brett, Veranstaltungskalender, Projektverwaltung etc.. Ein ganz wichtiger Punkt war die Vereinfachung von IT-Verwaltungsprozessen durch AD-Anbindung und die Automatisierung von Administrationsaufgaben durch die Bereitstellung von Self-Service Funktionen für Mitarbeitende. Abgerundet sollte das Ganze durch ein Social Intranet und eine Smartphone-App werden.
Nach einem internen Evaluationsverfahren fiel die Wahl auf Intrexx. Entscheidender Punkt war – neben zahlreichen weiteren Vorteilen – die absolute individuelle Anpassbarkeit von Intrexx an alle Arbeitsprozesse des Bathildisheim e.V.. Während viele andere Systeme nur vordefinierte Workflows ermöglichen, bot Intrexx genau die benötigte Flexibilität und hat sich nahtlos in die Anwendungslandschaft integriert. Dies war vor allem durch die vorhandenen Connectoren (Exchange) und die ODBC-Integration möglich. Das Low-Code-Development-Framework erlaubt es darüber hinaus, komplett eigene individuelle Applikationen, wie z.B. das Mitarbeiterverzeichnis zu erstellen.Belgeitet wurde die Entwicklung durch den Partner genesis markets, der auch die passenden Workshops durchführte und jederzeit mit seinem Knowhow zu Verfügung stand.Trotz starker individueller Anpassungen und gänzlich neu entwickelter Applikationen hat die Implementierung lediglich sechs Monate gedauert.Mit Intrexx wurde ein Ort geschaffen, an dem sich alle Mitarbeiter*innen gleichberechtigt austauschen können. Darüber hinaus können sie ihre Kontaktinformationen jetzt selbstständig pflegen und sind für alle anderen Mitarbeiter*innen im Unternehmen transparent abrufbar. Diese Informationen laufen dann über einen Workflow zurück in das AD.Eine Reduktion von IT-Kosten wird 2020 durch die entstehende Applikation zum IT-Service-Management erfolgen. Weiterhin kann die Projektarbeit in das Intranet verlagert werden - inklusive Aufgabensteuerung und Tickets.Entscheidend für den Erfolg waren neben der nativen Smartphone-App, der internen Kommunikation und der Workshops auch sogenannte Keyuser, welche schon bei der Entwicklung der Applikationen involviert waren. So wurde das Portal direkt für die Anforderungen der Mitarbeiter*innen entwickelt.Für 2020 sind bereits die ersten Erweiterungen geplant. So sollen in Zukunft alle Prozesse, welche die Verwaltung von Mitarbeitenden betreffen, als Self-Service im Intranet angeboten werden. Genauer bedeutet dies: IT-Service-Management mit Warenkorb und Freigabeprozessen Projekt-Applikation mit Aufgabensteuerung Ticketsystem für alle Unternehmensbereiche Internes Bestellwesen
Die Highlights die Implementierung dauerte trotz starker Individualisierung nur sechs Monate selbstentwickeltes Mitarbeiterverzeichnis, dank Low Code vollständiger mobiler Zugang für Mitarbeiterinnen ohne eigenen Computer Connectoren ermöglich den Datenaustausch mit bestehenden Systemen Arbeitsentlastung der IT-Abteilung durch Selfservice-Funktionen Reduktion der IT-Kosten und Beschleunigung der Projekte Bereits jetzt weitere Applikationen und Funktionen geplant
Sozialer Dienstleister für Menschen mit Behinderung

Bathildisheim e.V.
“Durch die Digitalisierung verändern sich viele Bestandteile der Unternehmenslandschaft in unserem Haus. Daher ist für uns die Flexibilität und Anpassbarkeit einer Portalsoftware wichtig, um auch künftige Veränderungsprozesse und Anforderungen zeitnah umsetzen zu können. Mit Intrexx haben wir dafür ein Produkt gefunden, welches wir perspektivisch als einen integralen Bestandteil unserer Anwendungslandschaft sehen.”

Lars Riehm, Systemadministrator

Kirchen & SozialesProzessautomatisierungDatenintegrationZusammenarbeit

Schnelle Information für Bürger und Mitarbeiter

Eine schnelle und einfache Auskunft über Dienstleistungen, Mitarbeiter und Organisationseinheiten der Stadt – das Serviceportal der Stadt Siegburg stellt Bürgern und Mitarbeitern nun dank unserer Low-Code-Plattform Intrexx alle wichtigen Informationen auf einen Blick online zur Verfügung.
Informationsmanagement kinderleichtZahlreiche Telefonnummern, Zuständigkeiten, Formulare und Dokumente gehören zum Service- und Dienstleistungsangebot der Stadtverwaltung Siegburg. Um diese Informationen jederzeit aktuell zu halten und verschiedenen Interessengruppen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen war in der Vergangenheit ein enormer administrativer und redaktioneller Aufwand notwendig. Dank Intrexx-Integration durch ISIFIVE und Digitalisierungskonzept durch den ISIFIVE-Kooperationspartner City & Bits gelingt das Informationsmanagement der Kreisstadt nun kinderleicht.
Alles auf einen BlickIm Fokus des Projektes stand das Dienstleistungsangebot der Stadt sowie alle zugehörigen Kontakt- und Mitarbeiterinformationen, wichtige Hinweise und Formulare. Eine strukturierte Erfassung und Zuordnung, durch Low Code ermöglicht nun, dass u.a. Kontaktdaten, Kosten, mitzubringende Dokumente, interne Hinweise für Mitarbeiter sowie notwendige Formulare für Bürger und Mitarbeiter simpel recherchierbar sind und zum Download zur Verfügung stehen.
Reduzierung des redaktionellen AufwandsNeben einer strukturierten Auffindbarkeit von Informationen für jeden einzelnen Bürger, stand bei dem Projekt „Serviceportal“ für die Projektleitung auch die interne Prozessoptimierung auf der Agenda. Daten und Dokumente sollten zentral aktualisiert und redaktionell simpel editiert werden können. Dank Intrexx-Verzahnung wurden verschiedene Systeme miteinander vernetzt und der redaktionelle Aufwand zur Gewährleistung der Bereitstellung aktueller Informationen deutlich reduziert. Auch externe Mitarbeiter, wie Kollegen des Callcenters der Stadt Köln, wurden an das Low-Code-Portal angebunden, um die telefonische Auskunft der Stadt zuverlässig übernehmen zu können.Export der erfassten Daten im Xzufi-FormatDie Grunddaten zu den Mitarbeitern und Organisationseinheiten werden direkt aus dem Active Directory der Stadt importiert und aktualisiert. Es folgt eine redaktionelle Anreicherung im Intrexx und aufbereitete Weitergabe im standardisierten XML-Format. Um auch den Anforderungen der Bundes- und Landesportale sowie der deutschlandweiten Bürgerhotline „115“ gerecht zu werden, wurde die Ausgabe der erfassten Daten speziell im Xzufi-Format möglich gemacht. Durch Low Code können somit ohne zusätzlichen Aufwand alle Infos der Stadt von diesen Instanzen automatisch erfasst werden. Darüber hinaus erfolgte eine direkte Anbindung an die „LeiKa-Datenbank“. Mit dem LeiKa (Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung) wird in Deutschland erstmals ein einheitliches, vollständiges und umfassendes Verzeichnis der Verwaltungsleistungen über alle Verwaltungsebenen hinweg aufgebaut.Intelligent, sicher und editierbarUm Fehlerquellen zu vermeiden, stellt eine Whitelist im System sicher, dass nur bekannte Organisationseinheiten genutzt werden. Abweichungen werden den zuständigen Redakteuren als Aufgaben vorgelegt, so dass unmittelbar Organisationseinheiten auf der Whitelist oder Daten in der Quelle korrigiert werden können. Darüber hinaus generiert der Importmechanismus Aufgaben aus Auffälligkeiten, (Ver-)Änderungen und/oder Aktualisierungen (z.B. neue oder wegfallende Mitarbeiter/innen), die eine redaktionelle Überarbeitung der Dienstleistungsbeschreibungen erforderlich machen.Digitalisierung mit KonzeptDas Projekt wurde konzeptionell und technisch von ISIFIVE in Zusammenarbeit mit City & Bits entwickelt und realisiert. ISIFIVE bietet in enger Zusammenarbeit mit City & Bits von 4 Standorten in Deutschland seinen Kunden konzeptionelle Expertise im Bereich Digitalisierung von Kommunen und Verwaltungen sowie technisches Know-how im Bereich Intrexx und Individualprogrammierung.Die Highlights Alle wichtigen Informationen für Bürger und Mitarbeiter auf einen Blick Bürgerportal mit Formularen und Downloads (Self-Service) Alle Daten für Mitarbeiter jederzeit einsehbar und zuordbar, dank Low Code Einbindung externer Dienststellen für Erhöhung des Bürgerservice Direkte Anbindung an die „LeiKa-Datenbank“.
Öffentliche Verwaltung

Kreisstadt Siegburg
“Mit Intrexx haben wir unser bestehendes Serviceportal weiterentwickelt und verschiedene interne und externe Systeme miteinander vernetzt.”

Bernd Lehmann, CDO der Kreisstadt Siegburg

Öffentliche VerwaltungDatenintegrationProzessautomatisierungExtranet

Erbringung öffentlicher Bau- und Ingenieurdienstleistungen in Australasien

Die im Jahr 1905 gegründete IPWEA (Institut für öffentliche Bauarbeiten Australasien) ist die führende Vereinigung von Fachleuten für öffentliche Arbeiten und Ingenieurwesen, die Gemeinden in Australien, Neuseeland und Kanada versorgt. Die IPWEA kann Dienstleistungen erbringen und eine lokale Gemeinde von über 4.000 Mitgliedern vertreten sowie eine online Community von über 20.000 Mitgliedern unterstützen. Obwohl sie sich ursprünglich darauf fokussierte, traditionelle Fachkräfte der lokalen Verwaltungen, die sich für weitere öffentliche Bauarbeiten engagieren, zu unterstützen, haben fast alle professionellen Beratungsfirmen in Australasien, die sich auf die Infrastruktur des öffentlichen Sektors – einschließlich Straßen, Wasser, Strom, Bahn, Häfen und Flughäfen – spezialisiert haben, Manager und Mitarbeiter, die Mitglieder der IPWEA sind.
Mithilfe der sachverständigen Beratung und Orientierungshilfe von Respiro, einem der United Planet Partner in Australien, begann die IPWEA ursprünglich Ende 2018 mit der Entwicklung eines Portals mit Intrexx. Neun Monate später fing die IPWEA damit an, Benutzer an denen mit dem Portal aufgebauten Trainingskursen teilnehmen zu lassen und anhand des positiven Feedbacks der 300 Test-User wurde das Produkt Anfang 2020 offiziell eingeführt. Die Low-Code-Plattform sorgt für die Umsetzung eines Asset-Management-Planungsportals: NAMS+ – so der offizielle Titel für die Asset-Management-Tools-Suite der IPWEA für Verwaltungs- und Versorgungsorganisationen. Bevor Intrexx eingeführt wurde, waren diese Asset-Management-Tools bislang in einem älteren Excel-Spreadsheet und einem Access-Datenbanksystem vorhanden. Als die IPWEA jedoch weiter expandierte und über kontinentale Grenzen hinausging, musste nicht nur dieser Prozess überarbeitet werden, sondern eine Lösung zur Übersetzung der Daten in die jeweiligen verschiedenen Sprachen war auch erforderlich. Ein Update des alten Systems war ohne kostenintensive Entwicklungsinvestitionen schlichtweg unmöglich und erst recht, wenn Mehrsprachigkeit das Gesamtbild vervollständigen soll. Deshalb Intrexx: die flexible, innovative, mehrsprachige und skalierbare Lösung, die NAMS+ mit Low Code neu aufbaute.NAMS+ erfasst Daten, führt komplexe Berechnungen aus, zeigt Grafiken und Reports an und erstellt wiederum automatisch ein Word-Dokument mit allen Ergebnissen in mehreren Sprachen. User können bspw. Daten eingeben und Diagramme ansehen, die eine grafische Darstellung der Ausgabenanforderungen ausgeben. Diese Dateneingabe wird durch Datensätze erleichtert, die entweder manuell hinzugefügt oder über Excel-Vorlagen hochgeladen werden; das visuelle Diagramm wiederum wird automatisch aktualisiert, um Änderungen in Echtzeit zu reflektieren.Außerdem führt die IPWEA drei- bis viermal im Jahr ein professionelles Zertifikatsprogramm auf sowohl Englisch als auch Kanadisch-Französisch durch. Teilnehmer werden in die Asset-Management-Tools im NAMS+ Portal eingeführt und erhalten Training darin, wie man mithilfe der Tools Asset-Management-Pläne erstellen kann. Eine zusätzliche Online-Hilfe wurde in die Portal-Applikationen eingebaut, um dafür zu sorgen, dass die Benutzer alle nötigen Informationen zur Hand haben.Der Entscheidungsfindungsprozess zur Auswahl der besten Lösung für die Asset-Management-Ziele war lang. Während des Prozesses nahm die IPWEA auch Konkurrenzprodukte wie Open-Source-Software, mit denen individuelle Lösungen aufgebaut werden können, näher unter die Lupe. Dennoch waren die Möglichkeiten, Bezeichnungen und Kontrollen einfach zu übersetzen und Änderungen an die Asset-Management-Suite vorzunehmen, bei der finalen Entscheidung ausschlaggebend. Intrexx ermöglicht eine schnelle Anpassung bestehender Prozesse und die Erstellung zusätzlicher Tools und Applikationen in mehreren Sprachen. Es war klar wie Kloßbrühe: IPWEA konnte nicht nur eine mehrsprachige Asset-Management-Tool-Suite entwickeln – eine Verbesserung, die mit einem anderen Produkt langwierigen manuellen Aufwand und eine hohe Investition mit sich gebracht hätte – sondern auch zusätzliche Applikationen wegen sich stetig weiterentwickelnder Geschäftsanforderungen umsetzen.Die Entwicklungsgeschwindigkeit und die Schnelligkeit, mit der kleine Änderungen am Portal vorgenommen werden können, waren weitere überzeugende Faktoren für die IPWEA. Es gibt immer viele Integrationen, die umgesetzt werden müssen und frühe Anforderungen, die im Mittelpunkt jedes Entwicklungsprojektes stehen. Bei diesem spezifischen Projekt war z.B. die zusätzliche Entwicklung einer Single-Sign-On-API notwendig, um mit einer internen iMIS-CRM-Datenbank zu verbinden. Darüber hinaus mussten amcharts und templater in das System integriert werden, um detaillierte Diagramme und professionelle Dokumente aus den Portaldaten zu erzeugen. Intrexx vereinfachte diese frühen Integrationen und wurde noch attraktiver, weil man das Portal ständig und schnell anpassen und verbessern kann. Zusätzliche Applikationen für die Tools-Suite im NAMS+ Portal werden ständig überprüft und konzipiert; Intrexx macht das möglich!
Vorteile von Intrexx:Intrexx ermöglicht die IPWEA die Kontrolle über die Entwicklung des NAMS+ Portalprojektes zu behalten und die kontinuierliche Entwicklung von Lösungen für ihre Zielgruppe. Außerdem sorgt die Mehrmandantenfähigkeit von Intrexx dafür, dass das Portal Sicherheitsrichtlinien erfüllt und daher auf organisatorischer Ebene international eingesetzt werden kann, und die Mehrsprachigkeit von Intrexx ermöglicht die IPWEA, den entscheidenden Schritt über ihre südwestpazifischen Grenzen hinauszugehen und Lösungen weltweit anzubieten.
Die Highlights NAMS+ Toolkit für Asset-Management-Fachkräfte Professionelles Zertifikatsprogramm mit Training in Asset-Management Mehrsprachigkeitsfunktion ermöglicht die englische und kanadisch-französische Übersetzung von Daten, dank Low Code Automatische Erfassung, Berechnung und Anzeigen von Daten reduzieren Fehler beim Reporting Reduzierte Investitionskosten durch die Überarbeitung eines alten Systems ohne komplexe Entwicklung oder Kodierung
Gemeinnützige Unternehmen; Öffentliche Verwaltung

IPWEA Australasia
“Die IPWEA wählte die Plattform Intrexx von United Planet, weil sie eine skalierbare und flexible Entwicklung eines mehrsprachigen cloudbasierten Portals ermöglichte. Die Quelle und Kontrolle bleiben bei uns bei der IPWEA, und Updates können mithilfe eines agilen Entwicklungsansatzes vorgenommen werden.”

Leasa Apana, Manager Systems Development

Öffentliche VerwaltungDatenintegrationProzessautomatisierung

All-in-one: Eine zentrale Plattform für alle Unterlagen und Prozesse

Dallmeier verfügt über eine mehr als 35-jährige Erfahrung in der Übertragungs-, Aufzeichnungs- und Bildverarbeitungstechnologie und ist als Pionier und Vorreiter im Bereich von CCTV/IP-Lösungen weltweit anerkannt. Das profunde Wissen wird in der Entwicklung intelligenter Software und der Herstellung qualitativ hochwertiger Recorder- und Kameratechnologie eingesetzt. Das ermöglicht dem Unternehmen Dallmeier, nicht nur Stand-alone Systeme, sondern komplette Netzwerklösungen bis hin zu Großprojekten mit perfekt aufeinander abgestimmten Komponenten anzubieten.
Gesucht: Eine Lösung für viele ProblemeGesucht wurde ein System, das alle internen Audits digital abbildet und eine zentrale Organisation, Abarbeitung und Dokumentation der Prozesse ermöglichen sollte. Ein wichtiger Punkt war dabei, dass Unterlagen und Dokumente mit einem transparenten, rechtebasierten Freigabeprozess bearbeitet werden konnten.Dabei sollte die Vernetzung der verschiedenen Unternehmensstandorte vorangetrieben werden – auf Dokumente sollte jederzeit und von überall zugegriffen werden können. So sollte das gesamte integrierte Managementsystem digitalisiert werden, um von einem zentralen Punkt aus Unterlagen erstellen, bearbeiten, verwalten und veröffentlichen zu können. Zudem wünschte sich der Kunde ein Intranet, um Mitarbeiter über alles Wichtige rund um das Unternehmen informieren zu können.Um digitaler zu werden, sollten außerdem unternehmensinterne Prozesse und Abläufe grafisch abgebildet und optimiert werden.
Gefunden: Effiziente Prozesse und Dokumentenmanagement dank Low CodeMit Hilfe des Intrexx Partners ipro Consulting führte die Firma Dallmeier die Intrexx QM Suite ein. Dazu wurden ein kurzer Warmup-Workshop sowie eine detailliertere Schulung durchgeführt, wodurch ein schneller und reibungsloser Start der Suite möglich gemacht wurde.Die mit der Low-Code-Plattfrom Intrexx eingeführte Lösung ermöglichte es Dallmeier, wie gewünscht alle Dokumente auf einer zentralen Dokumentenmanagement-Plattform zu bündeln. Zudem wurde ein Intranet eingeführt, das nun für eine standortübergreifende Verfügbarkeit aller relevanten Informationen, Formulare und Dokumente sorgt.Auch eine detaillierte Einrichtung der Freigabeprozesse ist dank der grafischen Arbeit mit Low-Code-Development in Intrexx problemlos möglich. Die freigegebenen Prozesse aus dem Process Visualizer Pro und die freigegebenen Dokumente aus dem Dokumentenmanagement-System können nun unkompliziert im QM Handbuch zugeordnet werden.Ein angenehmer Nebeneffekt: Da das eingeführte „Unternehmens-Handbuch“ bereits analog der gängigen Normen gegliedert ist, ist eine zusätzliche Gliederung über die Referenzmatrix zur DIN EN ISO 9001 nicht erforderlich.
Die Highlights standortübergreifende Verfügbarkeit von Dokumenten und Arbeit an den Audits zentrales Portal für die Verwaltung und Veröffentlichung aller für das integrierte Managementsystem erforderlichen Dokumente Zentrale Erstellung, Bearbeitung, Verwaltung und Veröffentlichung aller für Qualitäts,- Umwelt,- Energie- und Arbeitsschutzmanagement erforderlichen Informationen und Prozesse an einem Ort, zugänglich für alle Unternehmensstandorte und Mitarbeiter
Hersteller von Videosicherheitstechnik

Dallmeier electronic GmbH & Co. KG

„Ein großer Schritt zur digitalen Transformation unserer Managementsysteme.“

Maximilian Haas, IMS-Beauftragter

Verarbeitendes GewerbeZusammenarbeit

Industrie 4.0 zwischen Himmel und Erde

Das Grimselgebiet – mächtige Berge, steile Hänge und Wasser in all seinen Aggregatszuständen. Hier entspringt die Kraft, die weite Teile der Schweiz mit Energie versorgt: Die Kraftwerke Oberhasli AG (KWO) produzieren hier jährlich bis zu 2300 Gigawattstunden elektrische Energie. Dabei setzen sie nicht nur auf Wasser- sondern auch auf Daten-Ströme. Diese macht die KWO mit der Software Intrexx wirtschaftlich nutzbar.
Traditionsunternehmen mit modernster TechnikMit ihrer fast 100-jährgen Geschichte ist die KWO ein Unternehmen zwischen Tradition und Moderne. Auf der einen Seite steht zum Beispiel die Pflege des historischen Alpinhotels Grimsel Hospiz. Auf der anderen Seite steht der Einsatz modernster Technologien. So nutzte die KWO etwa Industrie 4.0-Technologien schon lange, bevor es den Begriff „Industrie 4.0“ überhaupt gab.
Low Code von seiner besten Seite: Die verschiedensten Systeme, gebündelt in einer Plattform2010 führten die KWO ein Intranet auf Basis der Software Intrexx ein. Bald bemerkte man, dass die Low-Code-Development-Software weitaus mehr Möglichkeiten bietet, als nur ein klassisches Intranet damit aufzubauen. Projektleiter Wolfgang Sutter sagt: „Mit Intrexx ist nahezu alles möglich. Unsere Mitarbeiter wollten gar nicht mehr ohne das Portal arbeiten. Aufgrund des positiven Feedbacks und da die Software für unterschiedlichste Szenarien einsetzbar ist, bauen wir die Funktionen seitdem Schritt für Schritt aus.“Heute vernetzt die KWO zahlreiche Daten in ihrem Intrexx-Portal - dank Low Code wurden die Prozesse maßgenau an die Anforderungen der KWO angepasst. Das System wertet über 100 Datensätze pro Sekunde aus. Zum Beispiel von den Wetterstationen, die an verschiedenen Stellen im Areal, das bis auf 2.200 Meter über Meereshöhe reicht, installiert sind. Zusätzlich werden auch Fremddaten, wie zum Beispiel der tägliche Lawinenlagebericht, in dem System verarbeitet.Das verbessert nicht zuletzt die Sicherheit der jährlich über 12.000 Besucher, die das touristische Angebot der KWO nutzen. Es ist jederzeit nachverfolgbar, wie viele Plätze in den Bahnen frei sind, welche Gruppen die Bergführer gerade leiten und wie viele Personen sich wo befinden. Sogar im über 30 Kilometer langen Stollensystem unter dem Grimselpass kann so niemand „verloren gehen“.Gleichzeitig schafft die KWO mit ihrem „Industrie 4.0“-Portal Arbeitserleichterungen und Effizienzsteigerungen: Alle wichtigen Informationen, egal ob von Sensoren oder aus Webanwendungen, sind jederzeit online verfügbar. Und viele Prozesse laufen heute wie von selbst. Zum Beispiel werden die Bergbahnen vollautomatisch gesteuert.
Nutzen Schnelle Entwicklung eigener Applikationen Informationen aus verschiedenen Datenquellen werden nutzbar Abläufe werden automatisiert und kontinuierlich verbessert, dank Low Code
Energieversorgung

Kraftwerke Oberhasli

„Mit Intrexx erstellen wir unsere eigenen Applikationen extrem schnell. Die Einsatzmöglichkeiten gehen vom Intranet bis hin zur Industrie 4.0. Wir können Daten aus fast allen Quellen - ob aus Webanwendungen oder von Sensoren – nutzbar machen.Dadurch schafft Intrexx einen echten Mehrwert für unsere Mitarbeiter und Kunden.“

Wolfgang Sutter | Head of IT and Management Systems | Kraftwerke Oberhasli

Industrie 4.0

Positionierung durch Digitalisierung

Jedes Unternehmen hat Betriebsmittel im Einsatz, die in regelmäßigen Abständen geprüft werden müssen. Je nach Unternehmensgröße ist der Aufwand hierfür immens. Die SYFIT GmbH entwickelte auf Basis von Intrexx eine Industrie-4.0-Cloudlösung, die den Prozess deutlich vereinfacht. Damit revolutioniert SYFIT die Betriebsmittelprüfung! Das Unternehmen erschließt dadurch ganz neue Geschäftsfelder.
Jede Kette ist einzigartig – und eindeutig identifizierbarJeder Unternehmer ist verantwortlich für den Arbeitsschutz seiner Mitarbeiter. Er ist daher verpflichtet, eingesetzte Betriebsmittel jährlich prüfen zu lassen. Das ist zeitraubend undteuer: Auch mittelständische Firmen haben schnell über 30.000 sogenannte „prüfpflichtige Betriebsmittel“.Dazu gehören auch die industriellen Ketten des Herstellers RUD Ketten. Das Unternehmen entwickelte daher eine digitale Lösung für den Prüfprozess: Sämtliche Betriebsmittel sind mit RFID-Chips eindeutig gekennzeichnet. Über eine Service-Plattform, die auf der Low-Code-Plattform Intrexx basiert, werden sie anschließend lückenlos nachverfolgt und verwaltet. Das vereinfacht den Prüfvorgang deutlich.
Digitalisierung schafft neue GeschäftsfelderZunächst wurde die Lösung ausschließlich für Kunden von RUD Ketten angeboten. Beeindruckt vom großen Erfolg, gründete man im Februar 2017 die Tochterfirma SYFIT GmbH als Joint Venture mit der Deutschen Telekom. SYFIT vertreibt die Prüf-, Verwaltungs- und Dokumentationssoftware „AYE-D.NET“ nun weltweit.Auch die Karriere von Zoltan Demeter nahm damit eine unerwartete Wendung: Vom IT-Leiter bei RUD wurde er zum Geschäftsführer eines modernen Digital-Dienstleisters. Er betont: „Uns ging es nicht darum, ein digitales Produkt zu konzipieren. Es ging uns darum, die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen.“ Der Erfolg gibt ihm Recht: Nach Schätzungen haben alleine in Deutschland über 32.000 Unternehmen akuten Bedarf an einer digitalen Lösung für die Betriebsmittelprüfung.Der IT- und Prozessexperte Demeter erläutert: „Wir schaffen es, die Identifikation von Betriebsmitteln von durchschnittlich über zehn Minuten auf wenige Sekunden zu reduzieren.“ So können Unternehmer bei der gesetzlich vorgeschriebenen Betriebsmittelprüfung wirtschaftlich agieren.Die SYFIT GmbH steht beispielhaft für gelungene digitale Transformation: Das Team um Zoltan Demeter betritt ein ganz neues Geschäftsfeld – und bietet seinen Kunden einen ungeahnten Mehrwert.
Nutzen Deutliche Arbeitserleichterung bei der Betriebsmittelprüfung Modernes Geschäftsmodell durch Schaffung digitaler Services, dank Low Code Enge Partnerschaft mit dem Anbieter
Dienstleister

Syfit GmbH

„Mit unserer auf Intrexx basierenden Lösung schaffen wir es, die Identifikation von Betriebsmitteln von durchschnittlich über zehn Minuten auf wenige Sekunden zu reduzieren. Dieser Service begeistert unsere Kunden – und war für uns der Einstieg in die Modernisierung unseres Geschäftsmodells.“

Zoltan Dementer, Geschäftsführer

DienstleistungIndustrie 4.0

Digitales Bordbuch bringt ROI in kürzester Zeit

Blech umformen, stanzen und beschneiden: Seit 1970 ist die Firma Hago aus Küssaberg der Generalist für hochwertige und effiziente Blechlösungen. Die Firmenphilosophie von Hago und den 750 Mitarbeitern ist von der ständigen Bereitschaft geprägt, in neue Technologien zu investieren und diese erfolgreich einzusetzen.
Mit der installierten Hochtechnologie stellt Hago Blechteile jeglicher Form und Größe her – ganz nach Kundenwunsch. Spektrum und Möglichkeiten der modernen Produktion reichen von Teilen in der Größe einer Büroklammer bis hin zu Karosserieteilen von Bussen. Dabei kann Hago in Losgrößen von 1 bis mehreren Millionen Stück pro Jahr produzieren und an namhafte Kundenin aller Welt liefern.Transparentere und leichtere ProduktionIm Rahmen eines Projekts stellte sich Hago die Frage, wie man es schafft, die Produktion zu erleichtern und transparenter zu gestalten. Und so startete das Unternehmen ein Industrie-4.0-Projekt, das schnell erste Erfolge zeigen sollte.
Zusammen mit dem Softwaredienstleister CEM-Soft realisierte Hago eine Anbindung der SPS-Steuerung der ultramodernen Laserschweißanlagen an die Low-Code-Software Intrexx. Diese erlaubt die grafische Aufbereitung der Daten zur sofortigen – auch mobilen – Ansicht. Das Team kann so zu jeder Zeit die aktuellen Betriebszustände und Kennzahlen sehen. Dadurch haben die berechtigten Mitarbeiter einen Überblick über Auslastung, Störungen, Maschinen-Effektivität und produzierte Qualität.Kontinuierliche Verbesserung, vorausschauende WartungenDas sind wertvolle Informationen für kontinuierliche Verbesserungsprozesse und die Grundlage für vorausschauende Wartungen. „Heute können wir Geschwindigkeitsfaktoren errechnen, Qualitätsberechnung durchführen und über das OEE auswerten. Dadurch konnten wir die Qualität jetzt schon deutlich steigern“ sagt Patrick Kuner, Abteilungsleiter Lasertechnik.Durch die Low-Code-Lösung wurde auch das Führen der Maschinen-Bordbücher komplett automatisiert. Zuvor wurden diese von Hand geführt – Zahlendreher inklusive. Das nahm pro Maschine drei Mal täglich 15 Minuten in Anspruch. In der gewonnenen Zeit kann heute produziert werden. Bei der Anzahl der angebundenen Maschinen und dem zugrundeliegenden Drei-Schicht-Betrieb bringt dies eine erhebliche Produktionssteigerung.Die Produktion konnte schon nach kurzer Zeit um 2,3 Prozent gesteigert werden. Noch beeindruckender ist jedoch die messbare Qualitätssteigerung von 13 Prozent. Die Investitionen in die Schnittstelle und Plattform haben sich dadurch bereits nach 6 Monaten amortisiert.
Nutzen Zeitnaher ROI durch deutliche Arbeitserleichterung Messbare Qualitätssteigerung und höhere Produktivität Schnelle Umsetzung gemeinsam mit Partner vor Ort, dank Low Code
Zulieferer für Automobil-und Möbelindustrie

Hago

„Intrexx erleichtert uns die Arbeit in der Produktion. Es macht einfach Spaß, wenn man die Maschinendaten so übersichtlich direkt aufs Tablet geliefert bekommt!“

Patrick Kuner | Abteilungsleiter Lasertechnik | Hago Feinwerktechnik GmbH

Industrie 4.0

Kundenservice ist der beste Beweis

Die SPIE Deutschland & Zentraleuropa GmbH gehört zu den führenden Service- und Systemlieferanten für die energietechnische Infrastruktur von Versorgungs- und Industrieunternehmen in Deutschland. Das Unternehmen stand einer digitalen Herausforderung gegenüber: Über 45.000 Kunden müssen möglichst einfach verwaltet werden. Um alle Aspekte des Kundenmanagements abzubilden, sollte das mySAP CRM daher durch ein neues webbasiertes Vertriebsportal abgelöst werden.
Übersicht im Kundenmanagement für einen idealen ServiceUm eine größtmögliche Kundennähe zu gewährleisten, ist ist die SPIE Deutschland & Zentral-europa GmbH mit rund 100 Standorten flächendeckend präsent. Bei einem Kundenstamm von etwa 45.000 Kunden ist das Kundenmanagement eine große Herausforderung – allein die Zahl der jährlich erstellten Angebote bewegt sich zwischen 15.000 und 20.000. Um bei diesen Zahlen den Überblick zu behalten und auf die Bedürfnisse jedes Kunden individuell eingehen zu können, sollte das neue Kundenmanagement vor allem einfach zu bedienen sein. Den Mitarbeitern im Vertrieb sollten umfassende Informationen zu den einzelnen Kunden und Angeboten schnell und übersichtlich zur Verfügung stehen. Zudem sollte der Zugriff auf das System ortsunabhängig möglich sein. Ein Extranet musste her.
Verzahnung aller Prozesse und ortsunabhängiger ZugriffMit Intrexx war es möglich, ein hochgradig individuelles CRM-System aufzubauen. Die Vertriebs-prozesse der verschiedenen Geschäftsbereiche wurden vor allem durch eine einfachere Erfassung und Suche der Kundendaten in den jeweiligen Angebotsphasen verbessert. Der gesamte Lebenszyklus eines Angebots kann, dank Low Code im System verfolgt werden. Angebotsübersichten undindividuelle Reports lassen sich sehr schnell erstellen.Anpassungen am System können unkompliziert vorgenommen werden und gewährleisten eine größtmögliche Flexibilität. Das sorgt für eine hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und eine kontinuierliche Verbesserung.Wie bei mySAP CRM ist auch bei dem neuen Kundenmanagement die Anbindung an das vorhandene SAP ERP-System möglich. Per SAP-Connector kann Intrexx lesend und schreibend auf SAP-Daten zugreifen. Kunden und Angebote können auf diese Weise durchgängig und medienbruchfrei abgebildet werden. Durch Low Code wird so die gesamte Prozesskette der Angebotserstellung verzahnt und automatisiert. Da die Lösung mit Intrexx webbasiert ist, sorgt sie standortübergreifend für einen einheitlichen Informationsstand im Unternehmen.
Nutzen Deutlich umfassenderer Kundenservice Standortübergreifend einheitlicher Informationsstand Gesteigerter Bestandskundenumsatz, dank Low Code
Technische Dienstleistungen für Gebäude, Anlagen und Infrastrukturen

SPIE

„Ich bin davon überzeugt, dass die Zukunft des Kundenmanagements eindeutig im Portalbereich liegt. Ganz einfach, weil man mit einer Portallösung wie Intrexx viel mehr Möglichkeiten hat. Wir würden auf jeden Fall alles wieder genauso machen!“

Michael Drönner | Leiter e-Business Abteilung | SPIE Deutschland & Zentraleuropa GmbH

Datenintegration

(V)Ermittlung unter Dach und Fach

Die Ermittlungen führten ins Extranet: Seit der Firmengründung hat STREIF über 80.000 Eigenheime in Deutschland verwirklicht. Kundenbetreuung und Verkauf erfolgen dabei größtenteils über ein bundesweites Netzwerk aus ca. 80 Franchisenehmern. Auch diese galt es unter Dach und Fach zu bringen, und zwar digital.
Bundesweite Vernetzung und zentrale SteuerungAlle Franchisenehmer von STREIF sollten stets auf aktuelle Informationen und Materialien zugreifen können, um Kundenbetreuung auf höchstem Niveau zu leisten. Daher entschied sich STREIF, ein gemeinsames Extranet aufzubauen. In diesem sollten künftig alle Informationen und Prozesse zentral verwaltet werden.
Einheitliche Kundenbetreuung und stete QualitätIntrexx bot eine ideale Basis: Viele fertige Anwendungen, die individuell an die Geschäfts- prozesse von STREIF angepasst werden konnten. Und eine webbasierte Oberfläche, die die Verwendung von überall aus ermöglicht. So können die Franchisenehmer bequem per Browser auf das Portal zugreifen. Das so realisierte Extranet bündelt die für den jeweiligen Franchisevertreter relevanten Informationen und leitet ihn durch die einzelnen Betreuungschritte. Vom Erstkontakt über Angebot und Vertragsabschluss bis hin zur Baufreigabe und Nachbetreuung werden alle Schritte vorgegeben. Die Kundenbetreuung erfolgt so einheitlich und immer nach den gleichen Qualitätsstandards.Die Mitarbeiter bei STREIF behalten dabei den Überblick über alle Daten: Abfrage des Projektstatus, Auswertung und Controlling sind über das Portal möglich. Weder Papier noch E-Mails sind dafür nötig. Dank Low Code sind alle Prozesse digitalisiert und das Extranet ermöglicht eine direkte Kommunikation zu den Franchisenehmern.Auch die vier großen Immobilienbörsen im Internet - ImmobilienScout 24, ImmoWelt, Immonet und Immopool – werden über das Portal mit Daten versorgt. Alle Daten zu den verschiedenen Häusern müssen jetzt nur einmal zentral eingegeben werden. Auch die Erfassung der Anfragen zu Objekten erfolgt übersichtlich im Intrexx-Portal. Vom Internet werden diese in das CRM-System übergeben.So verbindet STREIF über das Extranet die Zentrale, Franchisenehmer und Internetbörsen zu einem schlagkräftigen Netzwerk im Zeichen der Kundenbetreuung.
Nutzen Digitalisierte Prozesse erleichtern und vereinheitlichen die Kundenbetreuung Verkaufsunterlagen und Produktinformationen stets aktuell einsehbar Angebotsbearbeitung und Controlling über das Portal, dank Low Code
Baugewerbe

STREIF Haus GmbH

„Das Intrexx Portal liefert uns einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil. Es optimiert Prozesse, verbessert die interne Kommunikation und unterstützt die Kunden- betreuer mit Informationen und Diensten bei den täglichen Aufgaben.“

Georg Fell, IT-Leiter

BaugewerbeExtranet

Das passende Ersatzteil schnell aufspüren

Der Betriebsstundenzähler lässt es längst vermuten, eine Wartung ist überfällig. Aber wie kommt man schnell und einfach an das passende Ersatzteil? Des Rätsels Lösung: Ein innovativer digitaler Service musste her!Um den Kunden die Bestellung von Ersatzteilen zu erleichtern setzt BOMAG auf einen mehrsprachigen B2B-Webshop.
Moderner Service für die Kunden dank E-CommerceDas in Boppard ansässige und seit 2005 zur FAYAT Gruppe gehörende Unternehmen BOMAG produziert Maschinen für die Erd-, Asphalt- und Müllverdichtung sowie Stabilisierer/Recycler, Fräsen und Fertiger. Der Weltmarktführer auf dem Sektor der Verdichtungstechnik besitzt sechs Niederlassungen in Deutschland und zwölf eigenständige Tochtergesellschaften.Mehr als 500 Händler in über 120 Ländern gewährleisten den weltweiten Vertrieb der BOMAG Maschinen und deren Service. Dieser Service findet auch online statt: Im „BOMAG Parts Webshop“ können Kunden schnell und unkompliziert Ersatzteile für ihre Maschinen bestellen – rund um die Uhr und an jedem Ort.
Exakt auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnittener B2B-Shop - dank Low CodeMit dem Webshop passt sich BOMAG dem Trend zum E-Commerce-Handel an. Das Unternehmen unterstreicht damit, dass das Internet für den Einkauf von Ersatzteilen eine wichtige Bezugsquelle darstellt.Für die Erstellung des Webshops nutzt BOMAG die Low-Code-Development-Plattform Intrexx. Die Software ermöglicht die leichte Erstellung von Unternehmens-Anwendungen, Intranets und B2B-Portalen (wie im Falle des „BOMAG Parts Webshop“). Die Nutzung von Intrexx als Grundlage bietet BOMAG den großen Vorteil, dass der Webshop exakt auf die eigenen Bedürfnisse zugeschnitten werden konnte.Für die leichte Bedienbarkeit von Intrexx spricht, dass auch Mitarbeiter aus IT-fremden Fachabteilungen sich schnell zurechtfinden. Kunden können Bestellungen nun rund um die Uhr aufgeben. Dank Responsive Design geht das auch ganz bequem per Smartphone oder Tablet direkt auf der Baustelle.
Nutzen Besserer Service für Kunden: Bestellungen rund um die Uhr Elektronischer Ersatzteilkatalog mit aktuellen Verfügbarkeiten Antwort auf das Thema E-Commerce, dank Low Code
Maschinenbau

BOMAG GmbH

„Ich war überrascht, wie einfach es ist, den Intrexx-Portalmanager zu bedienen. Man kann sehr schnell einiges selbst übernehmen und Dinge lösen, ohne große Programmierkenntnisse zu besitzen.“

Frank Liesenfeld, Projektleiter BOMAG Parts Webshop

MaschinenbauExtranet

Das Beste aus zwei Welten: Optimale Verknüpfung von Intrexx und M-Files

abConsultants begutachtet Lärmsituationen und sorgt während der Planung von Immobilien, Wohngebieten oder Industrie- und Freizeitanlagen für angemessenen Schallschutz. Mithilfe von Highend-Technik identifiziert abConsultants Schallquellen innerhalb kürzester Zeit. Mit leistungsfähiger Software werden akustische Situationen simuliert. Aus den Mess- und Berechnungsergebnissen entwickelt das Unternehmen Strategien für aktiven und passiven Lärmschutz und eine angemessene akustische Behaglichkeit.
abConsultants war auf der Suche nach einer Software, mit der alle unternehmensrelevanten Informationen verwaltet und Projekte möglichst automatisiert abgewickelt werden können. Es sollten verschiedene bestehende Softwarelösungen durch eine neue, einheitliche und leistungsfähige Software abgelöst werden. Schwerpunkte bildeten dabei neben allgemeinen Themen wie der Verwaltung der Mitarbeiter und der Urlaubsplanung vor allem die Kundenverwaltung, Projektabwicklung sowie die Erstellung und Verfolgung von Anfragen, Angeboten, Aufträgen und Bestellungen bei Zulieferern. Schnell war klar: Mit Intrexx lassen sich alle diese Anforderungen mit einer Software erfüllen. Vor allem die Flexibilität und hohe Integrationsfähigkeit der Software hat abConsultants von Anfang an überzeugt. Der Aufbau eines ersten individuellen und leistungsstarken Portals hat insgesamt nur ca. drei Monate gedauert. Seit der Einführung wurde das Portal sukzessive um weitere Funktionen erweitert.
Dabei führt vor allem die starke Verzahnung der Kundenverwaltung und des Auftragswesens mit dem Projektmanagement zu einer großen Erleichterung in der Abwicklung von Projekten. Über ein detailliertes Reporting ist zudem der aktuelle Stand von Aufträgen und Projekten jederzeit für die Geschäftsleitung und die Projektmanager abrufbar. Die gesamte Kommunikation, die zu einem Projekt anfällt, wird als Gesprächsnotiz, E-Mail oder Dokument im Portal gespeichert. Über den Exchange Connector werden, dank Low Code eingehende E-Mails zu Projekten automatisiert mit Metadaten zum Kunden, Ansprechpartner und Projekt versehen und über den M-Files Connector als Dokument gespeichert. Ebenso werden alle Dokumente, die im Rahmen des Projektes entstehen, über Intrexx in M-Files abgelegt. Alle Metadaten zu Kunden, Ansprechpartnern, Projekten, Mitarbeitern und Dokumentkategorien werden ausschließlich in Intrexx gepflegt und mit M-Files synchronisiert. Für die Bearbeitung der Dokumente werden die Workflows von M-Files genutzt, wobei alle M-Files-Aufgaben für Mitarbeiter wie z. B. das Prüfen von Dokumenten auch in Intrexx angezeigt werden und dort direkt aufrufbar sind. Für alle Dokumente wird die jeweils aktuelle Version in Intrexx angezeigt. Sie ist direkt in M-Files aufrufbar. Damit werden die Vorteile beider Systeme in idealer Weise genutzt. Mit M-Files steht eine moderne, professionelle Dokumenten Management Software zur Verfügung, die automatische Versionierung, perfekte Integration in MS Office und den Zugriff auf Dateien in Netzverzeichnisse bietet. Über den M-Files Connector können diese Möglichkeiten auf alle Dokumente in Intrexx übertragen werden. Wird z. B. ein Projektdokument in Word erstellt und in M-Files gespeichert, steht dieses Dokument in Intrexx automatisch beim Projekt bzw. Kunden zur Verfügung. Wenn Metadaten für das Dokument in der Low-Code-Plattfrom Intrexx geändert werden, wird das mit dem Speichern in Intrexx auch in M-Files synchronisiert. Bei einer Suche nach Dokumenten in Intrexx wird automatisch die M-Files Suche verwendet. Die dort gefundenen Dokumente werden in Intrexx angezeigt. Wenn ein Projektbericht zur Prüfung in M-Files eingestellt wird, erhält der Mitarbeiter eine entsprechende Nachricht und kann dies über die in Intrexx angezeigte Aufgabe erledigen.Mithilfe unserer Low-Code-Development-Plattform Intrexx wurde ein wesentlicher Fortschritt bei der Digitalisierung des Unternehmens erreicht. Kein Wunder, dass die Geschäftsleitung und Mitarbeiter von abConsultants stolz auf ihr Portal sind.
Die Highlights Schnelle und einfache Digitalisierung von Prozessen und Formularen, dank Low Code Große Unterstützung durch starke Verzahnung von Kunden, Projekten und Auftragsabwicklung zentrale digitale Daten- und Dokumentenverarbeitung Vorteile eines professionellen DMS in Intrexx nutzbar
Ingenieurbüro

abConsultants GmbH

„Als Ingenieurbüro wollen wir unsere Prozesse so gestalten, dass wir mit unserem papierlosen Büro zu jeder Zeit und an jedem Ort aussagefähig gegenüber unseren Kunden und unseren Mitarbeitern sind. Eine Verknüpfung von Intrexx und M-Files durch PortalConsult bietet uns heute ein optimales DMS, CMS, Projektmanagement, Sales-Management-System und Controlling-Instrument. Es dient nicht nur als Ablage, sondern trägt durch Workflow-Prozesse, Berechtigungen und Revisionsverfolgung stark zur Qualitätssteigerung und -sicherung bei.“

Sabina Siefert, Geschäftsführerin, abConsultants GmbH

IngenieurbüroDatenintegration

Verbesserte interne und externe Kommunikation durch Intranet und Extranet

Fira Oy ist eine wachsende, junge und innovative Firma im Baugewerbe, dessen Arbeitsweise die jetzigen Denk- und Handlungsweisen in der Branche verändert. Fira entwickelt und implementiert serviceorientierte Bauprojekte sowohl für Unternehmen als auch im öffentlichen Bereich. Zu den typischen Projekten gehören Geschäfts- und Büroräume, Pflegeeinrichtungen, Industrieanlagen, Kraftwerke, Parkplatzlösungen und anspruchsvolle Untergrundstrukturen. Fira Palvelut Oy, ein Tochterunternehmen von Fira, spezialisiert sich auf Büro- und Rohrrenovierungen.
Fira hatte zwei Hauptanforderungen. Erstens wollte das Unternehmen eine leistungsstarke Intranetplattform einrichten, um Mitarbeiter alle für ihre Arbeit notwendige Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Lösung musste über gute Integrationsfunktionen verfügen, um Programme wie Microsoft Exchange und M-Files einbinden zu können.Zweitens benötigte Fira ein Produkt, das moderne und intuitive Extranetdienste für Kunden wie Wohnungsgenossenschaften, Wohnungseigentümer und Mieter erstellen lässt.
Die Low-Code-Plattform Intrexx konnte sowohl die Möglichkeit anbieten, ein zweckdienliches und ansprechendes Extranet zu gestalten, um mit Kunden in Kontakt zu bleiben, als auch elegante und integrationsfähige Intranet-Features. In den neugestalteten Intranet-Aufgabenlisten haben User Zugriff auf Dienstpläne und Neuigkeiten sowie einige CRM-Komponenten wie Bestellungen, Rechnungen, Ausschreibungen und Angebote. Sowohl Mitarbeiter als auch Subunternehmer können nun sehr schnell auf die relevanten Informationen zugreifen. Dank der verschiedenen Connector können Mitarbeiter Dateien, E-Mails und Arbeitsabläufe direkt aus der Intranet-Benutzeroberfläche heraus öffnen. Der Connector für Microsoft Exchange bindet den MS Exchange Kalender des jeweiligen Benutzers direkt ins Portal ein. Das Extranet stellt alle relevanten Funktionen zur Verfügung, damit die Endbenutzer in Kontakt mit Fira treten können. Kunden können Fragen stellen oder Feedback geben, und die Mitarbeiter von Fira können diese direkt im Browser beantworten. So konnte das Unternehmen die Menge an E-Mail-Korrespondenz erheblich reduzieren und kann schneller auf Kundenanforderungen reagieren.
Alles an einem Ort, anstatt vielen getrennten Applikationen zum Lesen und Bearbeiten von E-Mails und Dokumente Vereinfachung der Arbeitsprozesse, dank Low Code Extranet hat ein modernes Look & Feel Einfachere Kommunikation mit Kunden, Subunternehmern und Mietern
Baugewerbe

Fira Oy & Fira Palvelut Oy
„Wir freuen uns über die Entwicklung der internen Kommunikation der Fira Gruppe mit Intrexx. Intrexx fördert mit seinen flexiblen Tools und Features unsere Wachstumsstrategie sehr gut. Wir bedanken uns auch bei Verkkoasema für die Unterstützung und Zusammenarbeit.“

Annabella Haavisto, Verwaltungsleiterin

BaugewerbeExtranet

Mitarbeiterbedürfnissen mit einem Social Intranet gerecht werden

Der Gemeinderat der Oulu Region ist eine regionale Behörde, die für die Entwicklung und Interessenvertretung der Gemeinde zuständig ist. Er ist für die Regionalplanung und die allgemeine Koordinierung der Regionalentwicklungsprogramme im Zusammenhang mit den nationalen und europäischen Strukturfonds verantwortlich. Der Gemeinderat überwacht die Interessen der Menschen, Gemeinde, Organisationen und Unternehmen, und vertritt sie hinsichtlich nationaler und internationaler Angelegenheiten.
Die Kommunikation spielt eine wesentliche Rolle in der Oulu Region – nicht umsonst heißt der Regionalentwicklungsplan „Oulu Region – Die Region der kooperativen Partnerschaften“! Deshalb wünschte sich der Gemeinderat, die interne Kommunikation zu stärken. In der Vergangenheit gab es zu viele Kommunikationskanäle innerhalb der Verwaltung, und Informationen wie Dokumente und Formular waren schwer auffindbar. Zudem war das alte Intranet-Tool schwer bedienbar.
Ein webbasiertes Mitarbeiterportal wurde mithilfe der Low-Code-Software Intrexx von United Planet erstellt. Das Portal enthält verschiedene Portlets, die Neuigkeiten, Events und allgemeine Dokumente im Windows-Netzwerk übersichtlich darstellen. Mit der neuen Social Intranet Plattform Intrexx Share können Mitarbeiter Ideen austauschen, Notizen erstellen, Fragen von Kollegen beantworten und so Wissen entwickeln, von dem der gesamte Gemeinderat profitiert. Das geteilte Wissen setzt den Gemeinderat in die Lage, die Gemeinde vorwärtszubringen. Intrexx hat nicht nur die interne Kommunikation leichter gemacht, sondern auch die Zusammenarbeit mit Partnern und Korporationen. Eine nach Kundenwünschen gefertigte Projektapplikation, die im Extranet-Portal inbegriffen ist und auch mit Intrexx umgesetzt wurde, lässt den Gemeinderat Neuigkeiten, Dokumente und Projektaufgaben zwischen der Verwaltung und deren Partnern austauschen. Der Gemeinderat hat einen entscheidenden Weg zur weiteren Regionalentwicklung eingeschlagen, indem er für eine moderne und einfache Lösung zur Verbesserung der Kommunikation entschieden hat.
Eine Plattform, die Mitarbeitern alle Informationen zur Verfügung stellt Vereinfachte Prozesse, dank Low Code Direkter Zugriff auf Dokumentenvorlagen über das DMS Social Intranet ermöglicht die uneingeschränkte Erstellung von Inhalten und führt dazu, dass Mitarbeiter ein gutes Verhältnis zueinander aufbauen Projektapplikation für die Kommunikation mit Partnern in verschiedenen Projekten
Öffentliche Verwaltung

Gemeinderat der Oulu Region
„Mit Intrexx hat sich unsere interne Kommunikation erheblich verbessert. Formulare, Dokumente und andere Dateien, die bisher über verschiedene Orte verteilt wurden, können leicht gefunden, geöffnet und gemeinsam bearbeitet werden. … Das interne Social Intranet, Intrexx Share, fördert den Austausch über Projekte und allgemeine Themen und reduziert gleichzeitig unwichtigere E-Mail-Korrespondenz.“

Markku Lipponen, CIO, Gemeinderat der Oulu Region

Öffentliche VerwaltungZusammenarbeit

Stadtwerke Menden GmbH: Effiziente Abwicklung branchenspezifischer Prozesse mit Intrexx

Wie sich ein Social Intranet in einem Stadtwerk „easy“ implementieren lässt und ganz beiläufig die Abwicklung interner Kundenserviceprozesse effizienter wird.
Seit ihrer Gründung 1861 sind die Stadtwerke Menden ein kommunal geprägtes Versorgungsunternehmen der Stadt Menden im Sauerland. Als mittelgroßes Unternehmen agieren sie auf allen Wertschöpfungsebenen der Energie- und Wasserwirtschaft: Von der Erzeugung von Strom und Aufbereitung von Trinkwasser über den Netzbetrieb bis hin zum Vertrieb von Energie, Wasser, Mobilitäts- und Kommunikationslösungen, die sie teils aus eigener Kraft und teils aus Kooperationen und Beteiligungen schöpfen. In der sich wandelnden Energiewirtschaft setzen die Stadtwerke Menden verstärkt auf ECO-Mobilität sowie ein zertifiziertes Ökostrom- und Ökogasangebot.Das Ziel: ein Digital Workplace zur Verbesserung interner ProzesseNach langjährigen positiven Erfahrungen mit einzelnen Intrexx Komponenten entschieden die Stadtwerke Menden 2018, mittels einer Portallösung die internen Prozesse für ihre Mitarbeiter*innen zu optimieren. Ziel war es, mit der Low-Code-Development-Plattform Intrexx eine Lösung aufzubauen, die sowohl ein Social Intranet an jedem Arbeitsplatz (Desktop und Mobile) ermöglicht als auch den Mitarbeiter*innen eine Oberfläche bietet, auf der kundenrelevante Geschäftsvorfälle abgewickelt werden.Mittels der Portallösung sollte jede*r Beschäftigte einen Zugang erhalten, um sich über interne Neuigkeiten zu informieren und auszutauschen. Da die Stadtwerke als Dienstleister tagtäglich mit Kunden in Kontakt sind, sollten zudem interne Kundenserviceprozesse schnell und effizient bearbeitet werden können.In Zusammenarbeit mit der KI GmbH ist in mehreren Entwicklungsstufen (und aufgrund der spezifischen Anforderungen für Versorgungsunternehmen) eine Lösung entstanden, die nicht nur technische Anforderungen abdeckt, sondern auch die gesamte Belegschaft der Stadtwerke Menden motiviert, sich mit dem System zu befassen und es für ihre tägliche Arbeit zu nutzen. Die Applikationen EPOS und ISI bieten hierfür die passenden Funktionen.ISI – Social Intranet ganz „easy“ISI (= Interaktiv Social Intranet) ist eine Social Intranet Lösung für die gesamte Belegschaft der Stadtwerke Menden. Ihre Funktionen fußen dabei auf dem von der KI GmbH entwickelten Enterprise Portal. Dank integriertem Content Management System (CMS) können Mitarbeiter*innen innerhalb von ISI Informationen und Dokumente austauschen, sich über interne Ankündigungen, Berichte und Nachrichten informieren und diese kommentieren. Das Look-and-Feel von ISI ist angelehnt an gängige öffentliche Social Media Plattformen, sodass sein Handling auch von ungeübten Personen schnell erlernt werden kann. Besonders die Funktionen für eine „Mitgestaltung“ des Contents (Pinnwand) und die Kommentar- und Like-Funktion zu allen Inhalten haben die heterogene Belegschaft der Stadtwerke Menden (vom Bautrupp bis zum Finanzcontrolling) von Beginn an überzeugt.Per CMS werden im Frontend Inhaltsseiten angelegt und News veröffentlicht. Ein umfangreiches Rechte- und Redaktionssystem sorgt dafür, dass Freigabeprozesse für neue Inhalte eingehalten werden. Vorlagen stellen sicher, dass das Look-and-feel sowie die Struktur der Seiten, trotz unterschiedlicher Fähigkeiten der Redakteur*innen, einheitlich sind. Der Frontpage-Editor bietet eine gute Auswahl an Strukturelementen, wie beispielsweise Überschriften, Bilder, Kontaktlisten usw.Für Informationen auf einen Blick sorgen Portlets auf der Startseite, beispielsweise ein Adressbuch mit Anbindung an das Active-Directory, Schnellzugriffe, bevorstehende Kollegengeburtstage usw.Mithilfe von ISI gelingt es den Stadtwerken Menden, die gesamte Belegschaft „up to date“ zu halten. Und dies birgt eine besondere Herausforderung, denn nicht alle Mitarbeiter*innen sind am Unternehmensstandort im Einsatz – naturgemäß sind viele Kolleginnen und Kollegen im Versorgungsgebiet an Baustellen, im Door-to-Door Vertrieb oder im Zählerwechsel beschäftigt. Auch diese Mitarbeiter*innen wollen und können an allen Informationen teilhaben und dank ISI aktiv an der internen Kommunikation mitwirken. Dementsprechend positiv ist auch die Rückmeldung aus der Belegschaft: „Wir freuen uns über die einfache, webbasierte Lösung des Informationsaustausches zwischen allen Bereichen, Teams und Mitarbeiter*innen unseres Unternehmens“, fasst Maria Geers, Teamleiterin Unternehmenskommunikation, zusammen.Das Redaktionsteam der Stadtwerke Menden bekommt beispielsweise für sein Portlet „Spruch des Tages“, bei dem für jeden Tag ein neues Zitat angezeigt wird, von den Kolleg*innen viel Zustimmung – sie nutzen den „Spruch“ als positiven Start in den Tag und als ihr „Tagesmotto“. Ein einfaches aber wirkungsvolles Beispiel dafür, dass die Stadtwerke Menden ihre Belegschaft an vielen Stellen abholen und mit ihrer Digitalisierungsstrategie den richtigen Weg eingeschlagen haben.
EPOS – Effiziente Prozesse, Optimaler ServiceDie Geschäftsvorfälle der Stadtwerke Menden werden im Kunden-Service-Center mit EPOS optimal digitalisiert und können so schnell und effizient abgewickelt werden, wie auch der Name schon verrät: Effiziente Prozesse, Optimaler Service.EPOS unterstützt die Mitarbeiter*innen dabei, Kundenkontakte einfach zu erfassen, zu priorisieren, weiterzuleiten, zu monitoren und fallabschließend zu bearbeiten. Die Applikation verfügt darüber hinaus über eine Anbindung zum SAP-System der Stadtwerke Menden mittels einer RPA-Software (= Robotic Process Automation). Die IT-Abteilung pflegt Prozesse in das Robotersystem ein, das mittels eines zeitgesteuerten Vorgangs Datensätze aus dem EPOS ins SAP-System hinein - bzw. aus SAP hinaus ins EPOS - fließen lässt. Monotone Standard-Aufgaben erledigt die RPA-Software eigenständig nebenbei. Die Mitarbeiter*innen haben mehr Zeit für eine individuelle Kundenbetreuung, was laut der aktuellen Kundenzufriedenheitsbefragung deutlich honoriert wird.Zu jedem Kunden werden Stammdaten erfasst und auf einer Übersichtseite angezeigt, sodass alle grundlegenden Informationen auf einen Blick vorhanden sind. Die dem Kunden zugehörigen Verträge, Versorgungsdaten und Dienstleistungen sind in einer Jahresansicht übersichtlich dargestellt.Ein Ticketsystem weist den zuständigen Sachbearbeiter*innen ihre kundenspezifischen Geschäftsvorgänge zur Weiterverarbeitung zu. Das System lässt eine Priorisierung der Tickets zu („Normal“, „Sehr wichtig“), sowie die Statusangaben „offen“ „in Bearbeitung“ oder „abgeschlossen“. Alle Service-Vorgänge lassen sich entsprechend nach Priorisierung, Status, Zuständigkeit, Geschäftsvorfall oder Ticket-Nummer sortieren.EPOS unterstützt maßgeblich auch das dezentrale Arbeiten des Stadtwerke Menden Direktvertrieb-Teams. Andreas Krechel, Teamleiter Direktvertrieb, beschreibt: „Mit EPOS haben stets wir alle Kundendaten und –vorgänge tagesaktuell auch im Außendienst dabei und können unsere Kunden direkt zu allen ihren Vertragsfragen betreuen und beraten. Das ist echter Kundenservice“.
Ein lebendiges System mit stetiger OptimierungDie Stadtwerke Menden haben es geschafft, die Digitalisierung in ihrem Unternehmen zu etablieren. Alle 147 Mitarbeiter*innen nutzen täglich die Portallösung von Intrexx. Mit spürbarem Erfolg: eine wertschätzende interne Kommunikation aller Kolleg*innen und eine innovative Zusammenarbeit der verschiedenen Teams im Unternehmen. Für die Zukunft werden nach Bedarf weitere Funktionen in Kooperation mit der KI GmbH entwickelt. Anregungen und Ideen liefert auch der Austausch mit den Stadtwerke Menden Mitarbeiter*innen, sodass ein lebendiges, sich stetig optimierendes System besteht, mit dem sie täglich gern arbeiten. 12 Wochen vom Kauf bis zur ersten produktiven Applikation Anbindung an das Active-Directory Schnittstelle zum SAP-System mittels RPA-Software Erstellung einer spezifischen Lösung für Energiedienstleister Effiziente Abwicklung von Geschäftsvorfällen Social Intranet per CMS Portal auf Grundlage des KI Enterprise Portals Einheitliches Look & Feel, orientiert an der CI der Stadtwerke Menden Tags: Zusammenarbeit, Prozessautomatisierung
Energieversorger

Stadtwerke Menden GmbH
„Intrexx ist für uns wie ein Schweizer Messer: Spezifische Lösungen für ein Social Intranet, für Kundenmanagement-Prozesse oder auch CRM Anforderungen lassen sich nach dem Baukastenprinzip einfach und kostenbewusst umsetzen.“

Maria Geers, Teamleiterin Unternehmenskommunikation
und strategisches Marketing

EnergieDienstleistungZusammenarbeit Prozessautomatisierung

Anbieter ganzheitlicher Gesundheitskonzepte

Die Curaden AG mit Hauptsitz in der Schweiz entwickelt seit über 50 Jahren herausragende Produkte für die Dentalbranche. Das Unternehmen ist darüber hinaus seit 40 Jahren weltweit führender Anbieter ganzheitlicher Gesundheitskonzepte.Die Curaden AG gestaltet die Dentalbranche aktiv mit. Die vielfältigen Produkte, Trainingskonzepte wie iTOP und Praxismarketing erschließen neue Geschäftsmodelle und Perspektiven für Zahnärzte. Zusammen mit ihren Kunden bietet die Curaden AG lebenslange Mundgesundheit als profitables Geschäftsmodell, getreu dem Unternehmensmotto: Better health for you. Bereits seit 2014 vertraut das Unternehmen auf Intrexx.
Für den Bereich iTOP, in dem Dental Professionals geschult werden, war das Unternehmen vor einigen Jahren auf der Suche nach einer neuen CRM-Lösung. Mit ihr sollte die Verwaltung dieses Bereichs über Ländergrenzen hinweg noch effizienter gestaltet werden. Ziel war die Entwicklung einer Applikation, mit deren Hilfe alle relevanten Prozesse, Schnittstellen und Informationen komfortabel und nutzerfreundlich integriert werden konnten. Sowohl Daten aus verschiedenen Quellen als auch das bestehende Intranet sollten in das neue Portal eingebunden werden. Weitere Anforderungen waren, dass digitale Geschäftsprozesse entwickelt und Rollen- sowie Rechtekonzepte abgebildet werden konnten. Die neue Software-Lösung sollte zudem die Eventverwaltung, das Team-Management, die Vertriebsplanung und die Kommunikation innerhalb der Vertriebsorganisation vereinfachen.
Vor dem Entwicklungsbeginn wurde der Geschäftsbereich iTOP länderübergreifend mithilfe von Microsoft Board Mitteln organisiert. Mehr als drei Mitarbeiter mussten sich darum kümmern, weltweit sämtliche Events, iTOP-Teams und die damit verbundenen Aufgaben zu bearbeiten sowie zu verwalten. Die Kern- und Länderteams konnten die Daten nicht gleichzeitig bearbeiten. Daher mussten sich die beteiligten Personen ständig E-Mails und Listen zuschicken. Die Folge waren hohe Fehlerquoten, ein immenser Aufwand und redundante Datenhaltungen. Darüber hinaus waren wichtige Geschäftsprozesse nicht effizient abbildbar. Beispielsweise mussten die Trainer der jeweiligen Länder ihre Events in eine bestehende Plattform eintragen. Die Daten mussten anschließend manuell in Excel-Listen übertragen werden, um die Events zu verwalten und zu dokumentieren.Dank des neuen iTOP Education CRM-Systems konnte dieser Verwaltungsaufwand um 50% reduziert werden. Die webbasierte Applikation ließ sich einfach in das bestehende Intranet der Curaden AG integrieren, das als Kollaborationsplattform für Mitarbeiter und Lieferanten dient. Dank des neuen CRMs können die virtuellen und globalen Teams das Portal zu jeder Zeit und von überall aus erreichen. Die Verfügbarkeit und Qualität der Daten hat sich maßgeblich erhöht. Rollen und Rechte lassen sich individuell festlegen. So kann sichergestellt werden, dass alle involvierten Personen Zugriff auf die Daten haben, die für sie relevant sind. Mithilfe der neuen Applikation lassen sich Aufgaben zuordnen und automatisch per E-Mail verteilen. Darüber hinaus verfügt das iTop Education CRM über ein Management Dashboard, das auf festgelegten KPIs basiert. Es ermöglicht das schnelle und einfache Generieren von Auswertungen und zugehörigen Grafiken.
Digitalisierung von Prozessen, dank Low Code Vollständige Ablösung von Excel zur Daten- und Aufgabenverwaltung Automatisierte Kommunikation per E-Mail Etablierung von Controlling-Mechanismen Effizientere Zusammenarbeit der weltweiten Teams
Gesundheit & Soziales

Curaden AG
„Intrexx ist das optimale Framework für die schnelle und agile Umsetzung unserer Prozessdigitalisierungsprojekte. Der Verwaltungsaufwand wurde um 50% reduziert.“

Mathias Riechsteiner, IT-Leiter Curaden AG
GesundheitswesenDatenintegration

Wahl GmbH & Co. KG: Vollautomatisierte Logistik mit Intrexx

Das Familienunternehmen Wahl GmbH & Co. KG (Wahl & Co) wurde 1931 in Bielefeld gegründet und blickt auf eine lange Tradition als Speditionsunternehmen zurück. Das Unternehmen ist heute zu Recht Marktführer in Ostwestfalen im Bereich nationale sowie internationale Stückgut-Transporte. Darüber hinaus werden auf 35.000 qm Hallenfläche Logistische Mehrwert Dienstleistungen, wie Wareneingangsprüfungen, Kommissionierung oder Konfektionierung durchgeführt. 30.000 Paletten-Regalplätzen stehen für die Lagerung zur Verfügung.
Wahl & Co setzt das Transportmanagementsystem CALtms des Herstellers CAL Consult ein. CALtms ist eine klassische Greenscreen-Anwendung, welche auf einem IBM Power-Server unter dem Betriebssystem i5/OS (AS/400) läuft. Wahl & Co suchte eine Lösung, die den Zugriff auf immer wiederkehrende Abfragen und Reports für die Fachabteilungen und die Geschäftsführung realisiert, um die IT von diesen Tätigkeiten zu entlasten. Weiterhin sollte die Verfügbarkeit von geschäftskritischen Daten für das operative Geschäft erhöht werden. Die IT benötigte zudem ein flexibles Ticketsystem, welches sich auf die individuellen Anforderungen anpassen lässt und auch für andere Fachbereiche, z. B. die Werkstatt, eingesetzten werden kann.
Dank Low Code in nur sechs Wochen startbereitMit Intrexx hat sich Wahl & Co für ein ultimatives Werkzeug entschieden, welches die bekannten und zukünftigen Anforderungen des Unternehmens abdecken kann: Der Intrexx Partner KI Systemgefährten lieferte innerhalb von 6 Wochen das Ticketsystem und unterstützt die internen Entwickler bei Engpässen. Wahl & Co entwickelte selber im ersten Schritt Dashboards, die sich in Echtzeit aus der Datenbank des Transportmanagementsystems befüllen. Vor allem durch die Schnittstellenstärke von Intrexx und die schnelle Programmierbarkeit hat Wahl & Co zwischenzeitlich eine Vielzahl von weiteren Applikationen realisiert. EDI-Plattform Wahl & Co.Auf Basis der Plattform und Integration von Standard-Java-Klassen nutzt Wahl & Co. das System als Kommunikations- (ftp, sftp, Mail, Webservices) und Konvertierungsplattform für Kunden und Spediteure. Hervorzuheben sind die schnelle Integration von nahezu beliebigen Formaten, die hohe Performance und die integrierten Monitoringfunktionen. Info-Monitor StückgutumschlagIn den Hallen für den Stückgutumschlag befeuert Intrexx an allen Toren Monitore mit allen relevanten Informationen für die Lagermitarbeiter. Auf einen Blick informieren sie über den Verladungsstatus sowie den Status der Aufträge im Warehouse Management System. Gleichzeitig bietet das System Suchfunktionen für Sendungen. Info-System VerwaltungIntrexx konsolidiert Informationen aus unterschiedlichen Anwendungen in übersichtliche Dashboards (Dispomonitore, Dienstgut-Sendungen, Avis-Sendungen, Laufzeitreports, Paletten-Management) Unternehmer-VerwaltungWahl & Co arbeitet mit zahlreichen Fuhrunternehmen zusammen. Mit Intrexx konnte das Management aller relevanten Informationen und Prozesse zusammengeführt werden, wie z.B. die Einsatzüberwachung, Dokumentation, Terminverwaltung, Versicherungen, Gefahrgut, Lizenzen, uvm. FührerscheinüberwachungDie stetige Überprüfung der Gültigkeit von Führerscheinen und ADR-Scheinen ist ein wichtiger Qualitätssicherungsaspekt einer Spedition. Intrexx integriert sich bei Wahl & Co. in die H+P Ident Dokumentenprüfung, die alle Dokumente einliest und prüft. Intrexx überwacht mit Workflows die Prüftermine, informiert die relevanten Personen und eskaliert bei Überschreitung von Fristen. Hohe Akzeptanz unter den Mitarbeitern Bei der Umsetzung der Intrexx-Lösung kamen die Vorteile von Low Code voll zum Tragen: Dank der grafischen Entwicklungsoberfläche konnten Funktionen in stetigem Austausch mit der Belegschaft flexibel entwickelt werden. Dies sorgt nicht nur für volle Abdeckung der täglichen Anforderungen, sondern steigert auch die Akzeptanz für das neue System unter den Mitarbeitern enorm. „Aufgrund der Flexibilität von Intrexx konnte bei der Entwicklung auf die Wünsche und Anforderungen der User eingegangen werden. Somit wurden die Mitarbeiter von Beginn an in die Entwicklung des Portals eingebunden und sind Quelle stetiger Optimierung“, so Franz Kloock, Leiter IT & Business Prozesse. Weitere Anwendungen sind bereits in Planung. So sollen als nächste Schritte der Rechnungsworkflow, die Schadensdokumentation mit Android-Scanner, ein KPI-Dashboard und das Abrechnungssystem für Dienstleistungen an Intrexx angeschlossen werden.
Sechs Wochen vom Kauf bis zur ersten produktiven Applikation (06/2016) Usermanagement über AD erlaubt einfaches und individuelles Benutzermanagement Einfache App-Entwicklung, dank Low Code Offene Schnittstellen über jdbc, files und Services (Web, Mail, Protokolle) Übersichtliche Ressourcenanforderungen – hohe Stabilität Hochflexible individuelle Workflows Starke Datenintegration mit dem Transportmanagementsystem CALtms und weiteren Systemen
Logistikdienstleister

Wahl GmbH & Co KG
„Intrexx erlaubt es uns, schnell und flexibel auf die dynamischen Anforderungen unserer internen und externen Kunden zu reagieren.“

Franz Kloock, Leiter IT & Business Prozesse

DienstleistungDatenintegration

KFB Clarfeld Germany: Der Weg zum ISO-Standard 9001

Die KFB Clarfeld Germany ist ein deutsches Familienunternehmen, welches seit 40 Jahren weltweit im Bereich der Kugellager-Technologie tätig ist. Über die Jahre hat sich die KFB auf die Herstellung und Entwicklung von Kugellagern, Wälzlagern, Ketten und Antriebsrädern spezialisiert und sich somit zu einem international gefragten Experten entwickelt. Besonders großen Wert wird dabei auf Nachhaltigkeit und die höchstmögliche Qualität der Produkte gelegt. Daher agiert die KFB im Rahmen des Qualitätsmanagements ISO 9001:2015.
Die Umsetzung der ISO-Standards beinhaltet eine Vielzahl an Dokumentationen. Um diesen Dokumentationen, Ablagestrukturen und anderen Anforderungen einfach gerecht zu werden, sollte ein einheitliches, funktionelles System als Lösung eingeführt werden. Insbesondere die fortlaufende Digitalisierung im Unternehmen sorgte für den nötigen Antrieb, die Dokumentation in Papierform vollständig abzuschaffen und gleichzeitig fehleranfällige Prozesse zu verbessern. Im Zentrum stand dabei die Verknüpfung der einzelnen Applikationen untereinander. So sollten eine bessere Maßnahmenplanung sowie eine klarere Regelung von Verantwortlichkeiten erzielt werden.
Die Qualität der Prozesse steigern und der ISO-Norm ein Stück näher rücken mit Low CodeDie Einführung des Intrexx Portals hat sich sehr positiv auf den kontinuierlichen Verbesserungsprozess der KFB ausgewirkt. Es wurde eine erhebliche Arbeitsentlastung bezüglich der Dokumentation des QM-Systems und der Mitarbeiter geschaffen. Die Applikation „Dokumente“ generiert eine Dokumentenstruktur, welche die geforderten ISO-Standards erfüllt und eine komfortable Übersicht über Vorlagen, Unterlagen, Verfahrensanweisungen u. v. m. bietet. Dokumente können durch die Einteilung in Bereiche und Kategorien optimal zugeordnet sowie abgelegt werden. Eine der Hauptanforderungen der ISO-Norm ist die Selbstbewertung des Managements. In der Applikation „Managementbewertung“ kann die KFB nun auf einfache Weise einzelne Kriterien festlegen, die bewertet werden sollen und gleichzeitig den Zeitraum sowie Zeitpunkt der Überprüfung bestimmen. Um der Problematik der Maßnahmenregelung entgegenzuwirken, können hier zeitgleich notwendige Aktivitäten und Abläufe zur Erreichung strategischer Ziele vermerkt werden. Zusätzlich fördert eine Überwachungsfunktion in Form von Fristen den kontinuierlichen Verbesserungsprozess. Die optimierte Abwicklung von Projekten stellt ebenfalls eine große Erleichterung dar und verbessert durch Intrexx Share die interne Kommunikation im Unternehmen sowie die Absprachen innerhalb des Teams. Da die KFB international tätig ist, regelt die CRM-Applikation nicht nur die Kommunikation mit dem Kunden, sondern dient als Tool für das Vertriebsmanagement auch der nötigen Dokumentation des Vorgehens externer Mitarbeiter und dem Austausch von Informationen. Erforderliche Meetings, insbesondere das Quartalsmeeting im Rahmen des Qualitätsmanagements, werden über die Protokoll-Applikation dokumentiert und mit den notwendigen Aktivitäten versehen. Die sich ergebende Soll-Ist-Übersicht ermöglicht eine optimale Maßnahmenregelung. Der Urlaubsantrag lässt sich mithilfe weniger Klicks an das Personalmanagement senden. Außerdem kann das Wissen der Organisation gesammelt bereitgestellt werden. Eine deutliche Prozessoptimierung wurde durch die Implementierung der Messtechnik erreicht. Die jeweiligen Protokolle aus den Messvorgängen werden eingespielt und begleiten die entsprechenden Lager in den folgenden Prozess-Schritten.
Stark vereinfachtes und effizientes Qualitätsmanagement Digitalisierung in vielen Arbeitsprozessen, dank Low Code Wissensaustausch und Wissensmanagement Nachvollziehbare Maßnahmenplanung und kontinuierlicher Verbesserungsprozess Qualitätssicherung
Groß- und Außenhandel

KFB Clarfeld Germany GmbH
„Mit Intrexx konnten wir die ISO-Norm schnell und problemlos in unserem Unternehmen implementieren. Wir haben durch die Einbindung der Software eine gute Basis geschaffen, auf der wir unsere Prozesse nun kontinuierlich überwachen und weiter verbessern können.“

Jens-Peter Clarfeld, Geschäftsführer KFB Clarfeld Germany GmbH

HandelProzessautomatisierung

Alle Kundendaten immer im Blick

Die Widmann + Winterholler GmbH hat sich als Vertragshändler von BMW und MINI vor allem in Oberbayern und dem Allgäu einen Namen gemacht. Das Unternehmen ist aus dem Zusammenschluss der beiden Autohäuser Widmann und Winterholler sowie dem Autohaus Mendler entstanden. Die Vertragspartnerschaften reichen teilweise bis 1960 zurück. Mittlerweile beschäftigt die Autohaus Widmann + Winterholler GmbH mehr als 300 Mitarbeiter an sieben Standorten.
Vor einigen Jahren war der Vertragshändler auf der Suche nach einer Software, mit der er Prozesse sowie Formulare effizient digitalisieren konnte. So sollten Workflows verbessert, die Nähe zu Kunden gestärkt und eine höhere Transparenz im Unternehmen sichergestellt werden. Schnell war klar: Mit Intrexx lassen sich alle diese Anforderungen erfüllen. Vor allem die Flexibilität und Leistungsfähigkeit der Software hat die Autohaus Widmann + Winterholler GmbH von Anfang an überzeugt. Das Unternehmen setzt Intrexx bereits seit 2011 ein. Der Aufbau eines individuellen und leistungsstarken Portals hat insgesamt nur ca. sechs Monate gedauert.
Egal, ob es um die effiziente Kommunikation, die Abwicklung von Aufträgen und Exporten oder das interne Bestellwesen geht – Intrexx unterstützt den Vertragshändler ganzheitlich bei der digitalen Transformation. Die Mitarbeiter profitieren vor allem von der Applikation Kundencockpit. Denn sie ermöglicht es ihnen, einen 360-Grad-Blick auf die Kunden zu werfen. Welche Verträge haben sie abgeschlossen? Welche Serviceleistungen sind terminiert, in Arbeit oder wurden von ihnen in Anspruch genommen? Und welche Kontakte, Angebote und Probefahrten hatte der Kunde zuletzt? Diese und viele weitere Fragen beantwortet das Kundencockpit. Es bündelt sämtliche Informationen, die rund um einen Kunden relevant sind. Denn in dieser Applikation werden die Daten aus den verschiedenen BMW-Systemen für Service und Verkauf sowie dem ERP-System (incadea.engine) und dem Digitalem Archiv (lobo-dms) mit dem Intranet von Intrexx verbunden.Kein Wunder, dass die Mitarbeiter der Widmann + Winterholler GmbH das Portal sehr gut annehmen. Da es sich bei Intrexx um eine einfach zu verstehende Software handelt, verlief die Einarbeitung sehr gut. Inzwischen erleichtert das Portal bereits 180 Mitarbeitern des Vertragshändlers das Leben. Mithilfe der Low-Code-Plattform Intrexx wurde nicht nur eine zentrale digitale Datenverarbeitung sichergestellt, sondern es konnten auch Prozesse digitalisiert und effizienter gestaltet werden.Mit der Einführung von Intrexx Share im November 2018 wird nun auch die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen schnell, effizient, transparent und einheitlich erfolgen. Ein zentrales Ziel ist die bessere Vernetzung der Mitarbeiter im Unternehmen, sowohl abteilungs- als auch filialübergreifend. Wissen und Ideen können mit Intrexx Share effektiv übertragen werden. Alle Mitarbeiter inkl. der Werkstatt-Kollegen ohne eigenen PC haben einen persönlichen Zugang bekommen, sodass hier jeder auf gleicher Ebene aktiv Informationen erhalten und teilen kann.
Schnelle und einfache Digitalisierung von Prozessen und Formularen zentrale digitale Datenverarbeitung, dank Low Code 360-Grad-Blick auf die Kunden mithilfe der Applikation Kundencockpit Verbesserte interne Kommunikation durch die Einführung von Intrexx Share
Automotive

Autohaus Widmann + Winterholler GmbH
„Ohne Intrexx würden die wichtigen zentralen Informationen im Unternehmen nicht zum Mitarbeiter gelangen. Prozesse würden deutlich langsamer und aufwendig per Papier und Excel verarbeitet werden. Mit Intrexx kann man im Baukastensystem schnell kleine und große Applikationen für das eigene Unternehmen erstellen. Der Appstore hält viele nützliche Anwendungen bereit, die leicht individualisiert werden können.“

Herr Maik Niemann, kaufmännischer Leiter, Autohaus Widmann + Winterholler GmbH

AutomotiveZusammenarbeit

Küchenbau smart digitalisiert

Der aus Schweden stammende, weltweit größte Einrichtungshändler hat sich schon seit Langem international einen Namen gemacht. Er besitzt zahlreiche Filialen in verschiedensten Ländern, in denen er mittlerweile viele tausende Mitarbeiter beschäftigt.
Das Unternehmen hat in Österreich nach der optimalen Möglichkeit gesucht, um die komplette Kommunikation mit Subunternehmen beim Küchenbau zu digitalisieren. Die Lösung war eine smarte Kombination aus dem Intrexx-Webportal und der mobilen Offline-App mQuest®. Das System wurde gemeinsam mit dem österreichischen Intrexx-Partner Xinger Solutions konzipiert, umgesetzt und ausgerollt. Seit 2018 wird es erfolgreich eingesetzt. Von der Lösung ist der Möbelgigant vor allem aufgrund des günstigen Preises und der schnellen Durchlaufzeit überzeugt. Der komplette Aufbau des Portals war nach nur fünf Monaten abgeschlossen.
Dank serviceorientierter Schnittstellen war die Integration in die Low-Code-Plattform Intrexx ganz einfach. Angefangen beim ersten Aufmaß über die Elektro-, Gas- und Wasserinstallation bis hin zur Montage – alle Daten und Aufgaben laufen über ein zentrales System. Per WLAN und Mobilfunk kann ein tagesaktueller Upload gewährleistet werden. Von dem zentralen System aus lassen sich die Daten bequem bearbeiten und steuern. Aufträge und Erhebungsbögen können automatisch zugeordnet werden. Und auch die Dokumentation des gesamten Prozesses inkl. Fotonachweisen und Bildmarkierungen ist mit mQuest® ganz einfach. Ein weiterer Vorteil ist, dass sich die Mitarbeiter so jederzeit den Status des Küchenprojektes beim Endkunden ansehen können. Das schafft nicht nur Transparenz und Ordnung, sondern fördert auch die Zufriedenheit aller Beteiligten. Das System erleichtert bereits mehr als 150 Mitarbeitern das Arbeitsleben. Ihre Einarbeitung ging schnell und gestaltete sich einfach. Vor allem die Übersichtlichkeit des Portals wissen die Mitarbeiter zu schätzen. An der Planung und Umsetzung weiterer Anwendungen wird bereits gearbeitet.
Einfache Integration in Intrexx dank serviceorientierter Schnittstelle Bündelung aller Daten in einem zentralen System, dank Low Code Tagesaktueller Upload der Daten per WLAN und Mobilfunk Automatische Zuordnung von Aufträgen und Erhebungsbögen Dokumentation des kompletten Prozesses Förderung von Transparenz, Ordnung und Zufriedenheit Tags: Extranet
Handel

Schwedischer Möbelgigant
„Mit mQuest® und Intrexx können wir die komplette Kommunikation mit Subunternehmern und Kunden digital und mobil abbilden. Die smarte Kombination aus zwei bewährten Lösungen machte die Implementierung und Inbetriebnahme zusätzlich äußerst schnell, einfach und kostengünstig.“

Bernhard Ehrenstrasser, Business Navigation Manager, Österreich

HandelVerarbeitendes Gewerbe

SIG eKanban: Start für effiziente Wege in der Fertigung

Die Späh Gruppe ist ein Unternehmensverbund mit vier Standorten. Das Familienunternehmen beschäftigt mittlerweile deutschlandweit mehr als 500 Mitarbeiter. Seit über 50 Jahren ist die Späh Gruppe in der Zulieferindustrie sowie als Partner des Technischen Handels tätig. Sie stellt u.a. Dichtungen, Stanzteile, Halbzeug und Sonderteile aus Gummi und Kunststoff her. Jedes Jahr werden weltweit Milliarden Teile des Unternehmensverbunds in unterschiedlichen Branchen eingesetzt.
Zukünftig sollen zahlreiche Prozesse in der Produktion deutlich beschleunigt werden. Dafür werden die vom IT-Haus SIG entwickelte Lösung SIG eKanban sowie das Intrexx-Portal genutzt, das die Späh Gruppe bereits seit ca. 10 Jahren erfolgreich einsetzt. Die Entwicklungsplattform Intrexx konnte vor allem durch die vielfältigen Möglichkeiten in der grafischen Prozess-Modellierung mit Low-Code-Development überzeugen. Mit ihr hat die Späh Gruppe schon zahlreiche Applikationen im Verwaltungsbereich entwickelt. Nun wurde Intrexx in einem Pilotprojekt eingesetzt, um die Prozesse in der Produktion zu verbessern und diesen Bereich stärker mit der Verwaltung zu vernetzen. Dank der integrierten MQTT-Schnittstelle konnte das einfach realisiert werden. Andere Software-Anbieter wurden daher nicht in Betracht gezogen.
Mit Low Code unnötigen Aufwand eingespartDas Pilotprojekt wurde bereits erfolgreich durchgeführt. Die Einführung des Moduls eKanban hat von der Konzeption bis zur Übergabe ca. drei Wochen gedauert. Ziel war es, den manuellen Prozess der Verpackungszufuhr an die Zwischenlager mehrerer Maschinen zu digitalisieren. So wird sichergestellt, dass immer ein Mindestbestand der unterschiedlichen Kartonvarianten zur Verfügung steht, ohne dass sich die Maschinenbediener jedes Mal zu Fuß um den Nachschub kümmern müssen.Dafür wird eine Karte mit RFID-Chip jeweils unter den letzten Karton gelegt. Wenn der Mindestbestand einer Kartongröße unterschritten wird, meldet das der Maschinenbediener der Logistik mithilfe eines NFC-Readers. Gleichzeitig leuchtet die dazugehörige LED am Regal per Funk rot auf. Über das MQTT-Protokoll wird der Bedarf an neuen Kartons an ein Intrexx-Portal übermittelt und dort in einer Übersicht über alle Lagerplätze und Kartontypen angezeigt. Den Auftrag kann die Logistik direkt im Portal quittieren. Das wird dem Maschinenbediener signalisiert, indem sich die zugehörige LED gelb färbt. Wenn der Bestand aufgefüllt ist, wird die Signalkarte erneut ausgelesen und am Lagerplatz eingelegt. Die grüne LED zeigt an, dass wieder ausreichend Kartons zur Verfügung stehen. So wird sichergestellt, dass alle Beteiligten jederzeit über den aktuellen Stand des Prozesses informiert sind. „Wir haben uns bewusst einen unkritischen Prozess ausgesucht, um das neue System zu testen. Nun sind wir an der Planung für die Einführung des eKanban in weiteren Produktionsbereichen – bis hin zur Kommissionierung von Materialien“, erklärt Marvin Schmidt, der Prozessverbesserungen bei Späh mit verantwortet. Es wurden sehr flexible industrietaugliche Standardkomponenten auf RaspberryPi-Basis genutzt, um die Lösung umzusetzen. Daher lassen sich zukünftig auch weitere Prozesse einfach und kostengünstig über passende Sensoren abbilden. Um neue Ideen auf der Grundlage dieser Anwendung zu entwickeln, wurde ein abteilungsübergreifendes Innovations-Team gebildet.
Prozesse in der Produktion werden beschleunigt Ablauf der Verpackungszufuhr wird digitalisiert Automatischer Informationsaustausch zwischen Produktion und Logistik Weitere Prozesse können optimiert werden
Verarbeitendes Gewerbe

Karl Späh GmbH & Co. KG
„Wichtig war es für uns, eine Plattform einzusetzen, die mit MQTT standardisierte Schnittstellen industrieller Kommunikation bietet und die Entwicklungsaufwände in diesem Projekt mit Pilotcharakter trotzdem beherrschbar hält. Durch die grafische Prozess-Modellierung und die Multi-Device-Fähigkeiten out-of-the-box konnten wir auch in diesem komplexen Umfeld schnell sehr gute Ergebnisse erzielen.“

Ralf Diegritz, Leiter Hosting, s.i.g. mbh

Verarbeitendes GewerbeIndustrie 4.0

Mobile first! – Mobiler Intranet-Zugriff für alle KJF-Mitarbeiter

Die 1911 gegründete Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V. (KJF) ist ein modernes Sozialunternehmen, dem über 80 verschiedene Gesundheits-, Sozial- und Bildungseinrichtungen angehören. Diese verteilen sich auf über 150 Standorte in Schwaben und Oberbayern. Über 5.500 Mitarbeiter helfen pro Jahr rund 125.000 Kindern, Jugendlichen, Familien und Erwachsenen bei Schwierigkeiten und Fragen – zum Beispiel in Berufsbildungswerken, Kliniken oder Wohngruppen. Darüber hinaus nehmen rund 200.000 weitere Kunden pro Jahr die Dienstleistungen der KJF Integrationsunternehmen in Anspruch, darunter ein Hotel oder ein Naturerlebnispark in der Bodensee-Region.
Im Zentrum der Arbeit der KJF steht die Begegnung von Mensch zu Mensch. Dieser Grundsatz gilt sowohl für den Umgang mit Klienten und Patienten als auch für die Mitarbeiter untereinander. Diese sollen darum in Zukunft nicht nur besser vernetzt werden, sondern mit der Intrexx-Smartphone-App auch von überall Zugang zum Mitarbeiterportal und dem darin gesammelten Wissen erhalten. Damit werden der Austausch und die Zusammenarbeit, welche bereits durch das neue Mitarbeiterportal 2015 und der Social-Collaboration-Software ‚Intrexx Share‘ deutlich verbessert wurden, auf eine neue Stufe gehoben. Getreu dem Motto: „Mobile first!“ können nun die auf über 150 Standorte verteilten KJF-Mitarbeiter von überall die für das Smartphone optimierten Intrexx-Anwendungen nutzen. In einem ersten und wichtigen Schritt ist dies zunächst ‚Intrexx Share‘ als zentrales Kommunikationstool. Weitere mobile-optimierte Anwendungen sollen 2019 folgen. Mit ‚Intrexx Share‘ lassen sich z.B. interne Nachrichten und Gruppen ganz bequem mobil einsehen und auch auf eingehenden Nachrichten und Anfragen schnell und einfach reagieren.
Mit ‚Intrexx Share‘ bliebt mehr Zeit für die Arbeit mit den Menschen, und der Austausch zwischen den Mitarbeitern wird schneller, einfacher und auch persönlicher. Da der Zugang zum mobilen Portal rein freiwillig ist, soll die Einführung mit einer internen Marketing-Kampagne kommuniziert und begleitet werden.Bewerbermanagement – alles zentral und immer der richtige Ansprechpartner:Ende 2016 hat die KJF außerdem das Bewerbermanagement für alle Standorte vereinheitlicht und mit der Intrexx-Applikation alle Prozessschritte digitalisiert. Die Einrichtungen können vor Ort ihre Stellenanzeigen aus einem zentralen Baukasten mit Text- und Bildkomponenten zusammenstellen und sofort intern wie extern nach Online-Freigabe durch die zentrale Personalabteilung veröffentlichen. Die Personalabteilung sorgt mit dem Baukasten für Gesetzeskonformität (u.a. AGG) sowie einheitliche Ansprache im Sinne des Employer Brandings. Auch die eingehenden Bewerbungen werden komplett über die Intrexx-Applikation verarbeitet und an die entsprechenden Ansprechpartner innerhalb der KJF weitergeleitet. Diese erhalten in Echtzeit eine Nachricht in ‚Intrexx Share‘ und können somit entsprechend darauf reagieren. Dieser Schritt positioniert nochmals ‚Intrexx Share‘ als zentrales Element der internen Kommunikation und Zusammenarbeit bei der KJF. Im Vergleich zu früher wird so die Verarbeitung und Verwaltung,durch Low Code, der rund 150 Berufsgruppen enorm erleichtert und beschleunigt.Die Bewerbermanagement-Applikation hat zudem eine voll automatisierte XML-Schnittstelle zu den regionalen Zeitungen „Augsburger Allgemeine“ und „Allgäuer Zeitung“, so dass die Stellenausschreibungen sofort in deren Online-Jobbörsen eingespielt werden. Außerdem werden PDFs für die Print-Anzeigen automatisch erstellt. Zudem werden alle Angebote via XML-Schnittstelle auf dem zentralen KJF Karriereportal sowie den Websites der Einrichtungen – jeweils automatisch gefiltert – veröffentlicht. Die Bewerber können alle Wege – vom Karriereportal, über die Medien-Portale sowie die Einrichtungswebsites – nutzen, um ihre Online-Bewerbung einzusenden. Ein Klick auf „Jetzt bewerben!“ genügt. Alle Daten werden zentral in der Intrexx-Applikation erfasst und verarbeitet. Dies vereinfacht nicht nur die Stellenausschreibungen, sondern spart bei der großen Anzahl an Bewerbungsprozessen massiv an Personalstunden. Und schließlich macht es die KJF Interessenten durch die Verwendung von Intrexx einfacher, sich zu bewerben. Das stellt vor allem in Zeiten des Fachkräftemangels einen großen Vorteil dar.
Mobilität und Flexibilität, dank Low Code Arbeitsgruppen und Vernetzung der Mitarbeiter Qualitätsmanagement Human Ressources (Anzeigen- und Bewerbermanagement) Wissensaustausch und Wissensmanagement Mitarbeiter-Services (Informationen für Mitarbeiter zu Lebens- und Arbeitssituationen) Mitarbeiterrabatte und Angebote
Gesundheits- und Sozialdienstleister

Katholische Jugendfürsorge der Diözese Augsburg e.V.
„Intrexx begleitet uns auf dem Weg zu konsequenter Modernisierung. Vernetzen, vereinfachen und verständlich machen – das ist der Dreiklang, der unser Mitarbeiterportal sehr gut beschreibt.“

Raphael Doderer, Leiter Stabsstelle Marketing und Kommunikation

Kirchen & SozialesZusammenarbeit

Austria Pet Food GmbH: LKW-Verladekontrolle mit Intrexx

Austria Pet Food produziert hochwertige Hundenahrung und Katzennahrung für Marken von internationalen Handelsketten und den Fachhandel im gesamten europäischen Raum. Das Unternehmen ist mit seinem Produktionswerk in Europa ein exklusiver Private-Label-Hersteller und setzt auf nachhaltige Produktqualität „Made in Austria“. Der hohe Qualitätsstandard wurde mit dem IFS-Zertifikat (International Food Standard) bestätigt.
Die ausgelieferten Produkte entsprechen nicht nur im Inhalt, sondern auch optisch diesem sehr hohen Qualitätsstandard. Um zu gewährleisten, dass die Ware unbeschädigt beim Kunden ankommt, benötigte Austria Pet Food ein Werkzeug, welches die ordnungsgemäße Verladung und Entladung der LKWs dokumentiert.Bisher wurden die Verladungen und Entladungen mühsam und mit sehr viel Aufwand über Zettel und separate Bildaufnahmen dokumentiert und im späteren Verlauf auf dem Server abgelegt. Das war mit sehr viel Verwaltungsaufwand verbunden. Zudem lieferte dieses Vorgehen nicht das gewünschte Ergebnis, die Daten schnell und zentral zur Verfügung zu haben. Alle Informationen schnell und übersichtlich im Portal Um Informationen nun schnell, einfach und übersichtlich zur Verfügung zu haben, hat sich Austria Pet Food entschieden, Intrexx als zentrale Low-Code-Software einzusetzen.Xinger Solutions e.U. entwickelte gemeinsam mit der Produktionsleitung die mobil-taugliche Applikation „Verladekontrolle“. Folgende Funktionen waren dabei wichtig: Import Lieferscheine aus SAP Ablage der Fotos des LKW’s Digitale Unterschrift des Fahrers Kontrolle und Bestätigung der einzelnen Artikel-Positionen Wichtig bei der Umsetzung war weiters, eine einfache mobile Oberfläche, die vom Lager-Personal mittels Tablet unkompliziert zu bedienen ist.Mit Intrexx und Xinger Solutions – dem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet – wurden diese Voraussetzungen vollständig abgedeckt und die Anforderungen sehr schnell umgesetzt. Die Funktionen: Erfassung der Fahrer- und Fahrzeugdaten Abarbeitung der Lieferscheinpositionen Erfassung der be- und entladenen Paletten Unterweisung des Fahrers und Bestätigung durch Unterschrift Foto-Dokumentation der Verladung und des LKW-Aufbaus Perfekte Dokumentation – bei geringerem Arbeitsaufwand Durch die Umsetzung, konnten zuvor manuell erstellte und abgelegte Dokumentationen zentral verfügbar gemacht werden. Die Verladungen und Entladungen sind somit leicht auffindbar und können nach verschiedenen Kriterien durchsucht werden. Der Arbeitsaufwand der Dokumentationen konnte erheblich reduziert werden, da die Erfassung direkt am LKW abgeschlossen werden kann und sofort zentral im Portal zur Verfügung steht.Durch das responsive Design kann die Applikation auf jedem beliebigen Endgerät aufgerufen und bedient werden.

Die Highlights Große Einsparungen und Erleichterung in der Verwaltung Guter Überblick über offene und erledigte Verladungen und Entladungen Automatischer Import der einzelnen Positionen aus SAP, dank Low Code Digitale Unterschrift des Fahrers
Futtermittelindustrie

Austria Pet Food GmbH

„Intrexx bringt die Vorteile einer einfachen Bedienbarkeit in Kombination mit leichter Adaptierbarkeit und Anpassung an unsere Gegebenheiten. Die implementierte Verladekontrolle erleichtert die Dokumentation und Nachweisbarkeit gegenüber unseren Kunden.“

Roland Raffer, Production Manager

Verarbeitendes GewerbeIndustrie 4.0

StudienStiftungSaar minimiert bürokratischen Aufwand mit Intrexx

Um die Studierenden an den Hochschulen im Land zu fördern, hat die saarländische Landesregierung 2009 die privatrechtliche StudienStiftungSaar gegründet. Mit einem Kapital von sechs Millionen Euro ausgestattet, hat die StudienStiftungSaar bislang über 2000 Stipendien finanziert. Förderbereiche sind MINT (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft, Technik), Wirtschaft und Recht, Sport und Gesundheit, Musik und Kunst sowie Sprach-, Kultur- und Sozialwissenschaften. Von besonderem Interesse bei der Auswahl der Stipendiatinnen und Stipendiaten sind für die StudienStiftungSaar ein ehrenamtliches Engagement und der soziale Hintergrund.
Die StudienStiftungSaar steht vor der Herausforderung einer effizienten Gestaltung des Bewerber- und Gutachterprozesses, welcher den individuellen Bewerbungsanforderungen der verschiedenen Stipendien gerecht wird und welcher alle relevanten Beteiligten (Studienstiftung, Hochschulen, Bewerber, Gutachter) unter Minimierung des bürokratischen Aufwands einbindet. Online-Bewerberportal fördert gerechte Vergabe von Stipendien Durch die Entwicklung eines Intrexx Online-Bewerberportal der StudienStiftungSaar konnten diese Anforderungen realisiert werden. Neben der Entwicklung von entsprechenden Applikationen der Stammdatenverwaltung und der elektronischen Anmeldung von Bewerbern sowie der Implementierung eines Registrierungsprozesses für Benutzerkonten mussten dazu auch bestehende Textinhalte von der vorherigen Webseite in das zu entwickelnde Low-Code-Portal Intrexx migriert werden. Ausgehend von der bestehenden Internetpräsenz der StudienStiftungSaar wurde für das Intrexx-Portal ein entsprechendes Layout entwickelt und umgesetzt. Über das geschaffene Portal wird die Vergabe von derzeit 66 verschiedene Stipendien verwaltet. Am Anfang steht hier der Bewerbungsprozess, der durch die Stiftung oder die Hochschulen betreut wird. Schüler und Studierende können auf dem Bewerberportal sehen, welche Stipendien aktuell ausgeschrieben werden und können sich auf diese Stipendien bewerben. Bewerber können auf der Seite ein Profil anlegen und Leistungsnachweise, Lebensläufe, Motivationsschreiben und je nach Anforderungen weitere Formulare hochladen. Im Laufe des Bewerbungsprozesses erhalten die Nutzer jederzeit Informationen zum Stand ihrer Bewerbung. Dazu wurde ein „Postbox-System“ implementiert, sodass sensible persönliche Informationen nicht per Email versandt werden müssen. Kürzere Bearbeitungszeit dank Arbeitserleichterung für Gutachter Neben dem Bewerbungsprozess wurde, dank Low Code auch der nachgeordnete Gutachterprozess in das Intrexx-Portal integriert. Dafür erfolgt nach Eingang der Bewerbung eine Zuteilung von Hochschuldozenten und Professoren als Gutachter. Diese erhalten dann Zugang zum Bewerbersystem und können im Rahmen des Auswahlverfahrens Gutachten erstellen und hochladen. Nach Abschluss des Gutachterprozesses erhalten die Bewerber über das Bewerberportal ihren Stipendienbescheid mit einer Zusage oder Absage. Seit Inbetriebnahme des Bewerberportals im Jahr 2015 haben sich bislang mehr als 3.000 Bewerber im System registriert, die insgesamt etwa 3.300 Stipendienbewerbungen eingereicht haben.

Bildung und Forschung

StudienStiftungSaar

Extranet

Elektronischer Medikationsplan in Rheinland-Pfalz

Der Wechsel von Patienten zwischen stationären Klinikaufenthalten und der Versorgung durch niedergelassene Ärzte ist häufig mit Änderungen der Arzneimitteltherapie verbunden. Der Krankheitsverlauf und die in beiden Sektoren unterschiedlichen gesetzlichen Regelungen bedingen Modifikationen der Arzneimitteltherapie. Mangelhafte intersektorale Kommunikation und fehlende elektronische Medien, auf die alle betreuenden Heilberufler eines Patienten zugreifen können, können zu Informations- und Qualitätsverlusten, mangelnder Arzneimitteltherapiesicherheit und Diskontinuität in der Versorgung des Patienten führen.
Bessere Behandlung dank Überblick über Arzneimittelhistorie Eine gute Nachverfolgungsmöglichkeit der Arzneimitteltherapie eines Patienten ist Grundlage für einen Arzneimittelabgleich zwischen den Versorgungssektoren. Neben der Patientenbefragung sollte daher noch eine zusätzliche verlässliche Quelle, wie z.B. eine Medikamentenliste als Quelle genutzt werden können. Der behandelnde Arzt muss einen vollständigen Überblick über die Arzneimittelhistorie seines Patienten haben. Ein Teil der Digitalisierungsbestrebungen im Gesundheitswesen besteht deshalb darin, flächendeckend in Deutschland elektronische Medikationspläne einzuführen. Im Rahmen eines Modellvorhabens wurde 2014 ein elektronischer Medikationsplan in Rheinland-Pfalz implementiert, der den später im eHealth-Gesetz verankerten Bundeseinheitlichen Medikationsplan gemäß § 31a SGB V als Vorlage verwendete. Dafür wurde auf Grundlage der Low-Code-Plattform Intrexx ein Medikationsplan als Kommunikationsplattform für Leistungserbringer zum Einlesen, Pflegen und Aktualisieren der Patientenpläne entwickelt. Das Intrexx-Medikationsportal nutzt gesetzliche Standards Am Modellvorhaben haben fünf Krankenhäuser mit ausgewählten Stationen, ca. 120 Apotheker und etwa 80 Ärzte teilgenommen. Diese können über das Medikationsportal eigenständig verordnete Medikamente erfassen und nachvollziehen. Der Zugriff wird dabei über einen QR-Code gesteuert. Bei Neuverschreibungen erfolgt eine Versionierung, sodass jederzeit ein vollständiger Überblick über die Arzneimittelhistorie der Patienten gewährleistet werden kann. Um den Ärzten und Apothekern die Eingabe und Auswertung zu erleichtern, erfolgt eine Anbindung an eine Arzneimitteldatenbank über eine REST-Schnittstelle. Darüber können die genauen Arzneimittel- und Wirkstoffbezeichnungen identifiziert und einheitlich gespeichert werden. Die Verwendung von bundeseinheitlichen Pharmazentralnummern (PZN) erleichtert die Auswertung der verordneten Medikation. Verschlüsselung gewährleistet datenschutzkonformen Betrieb In das Intrexx-Medikationsportal wurden dank Low Code weitere Funktionalitäten zu Evaluationszwecken integriert. So erfolgt eine automatische Generierung von pseudonymisierten Evaluationsdatensätzen direkt aus dem Portal. Im Rahmen der Evaluation des Modellvorhabens können somit Erkenntnisse gewonnen werden, die in die zukünftige Implementation elektronischer Medikationspläne einfließen. Eine besondere Herausforderung ergibt sich in diesem Kontext durch das hohe Schutzniveau der hochsensiblen personenbezogenen Gesundheitsdaten. Um diesen Sicherheitsanforderungen gerecht zu werden, wurden unter anderem Verschlüsselungsfunktionen in das Portal integriert. Die Konzeption des Portals wurde mit dem zuständigen Landesdatenschutzbeauftragten abgestimmt.

Die Highlights Deutlich vereinfachte intersektorale Kommunikation Behandelnde Ärzte sind besser über Arzneimittelhistorie informiert Absolut datenschutzkonform durch sichere Verschlüsselung
Gesundheitsweisen

Universitätsmedizin der Johannes Gutenberg-Universität Mainz

GesundheitswesenDatenintegration

Digital Workplace im Silicon Valley Rumäniens

Transsilvanien – da denkt man vielleicht zuerst an Mythengestalten und dichte Wälder. Heute ist Transsilvanien eine wirtschaftsstarke Region mit zahlreichen Technologieunternehmen. A&I Consulting unterstützt seine Kunden dabei, hier zu investieren. Um Abläufe zu verbessern, suchte man nach einer Lösung für CRM, Aufgabenverwaltung und Zeiterfassung.
Die Unternehmensberatung A&I Consulting S.R.L. hat ihren Sitz in Cluj-Napoca – Herz Transsilvaniens und zweitgrößte Stadt Rumäniens. In der Universitätsstadt mit über 100.000 Studierenden ist es nicht ungewöhnlich, ein Gemisch aus Rumänisch, Englisch, Französisch, Spanisch und Deutsch zu hören. Die kosmopolitische Stadt ist Teil der am stärksten wachsenden Wirtschaftsregion Rumäniens und zieht Investoren aus aller Welt an.A&I Consulting unterstützt Unternehmen, die in diesen Hotspot für technologische Entwicklung investieren wollen. Die Experten für Buchhaltung und Steuerberatung versprechen ihren Kunden einen schnellen Start und kompetente Beratung zu allen Fragen des rumänischen Steuerrechts. Gesucht: Aufgabenverwaltung und transparentere Prozesse Dabei fallen für das junge Berater-Team jeden Tag zahlreiche Aufgaben zu unterschiedlichen Kunden an. Hier noch den Überblick zu behalten wurde mit der steigenden Zahl an Kunden immer schwieriger. Daher suchte A&I Consulting nach einer Software für die Aufgabenverwaltung, Zeiterfassung und das Customer Relationship Management (CRM). Man wünschte sich eine Applikation, die alle Informationen zentral bündelt.Sämtliche anfallenden Aufgaben sollten übersichtlich verwaltet werden. Und das Management wollte Transparenz gewinnen: Wer arbeitet an was und wie ist der zeitliche Rahmen? Bislang war es nicht möglich, den Status von Aufgaben nachzuverfolgen. Zudem hatten die Consultants zuvor keine optimale Übersicht über Ihre Kunden. Kontaktdaten oder auch Steuerinformationen waren auf unterschiedliche Datenbanken verteilt. Und wenn ein Berater einmal krankheitsbedingt ausfiel, hatten seine Kollegen nicht genügend Informationen um ihn angemessen zu vertreten.Schnell war klar: Eine einzelne Lösung für all diese Anforderungen zu finden würde schwierig. So spielte das junge rumänische Unternehmen zunächst mit dem Gedanken, eine komplett eigene Webapplikation entwickeln zu lassen. Dies wäre jedoch eine aufwändige und teure Option. Durch den Einsatz einer Low-Code-Plattform wollte man die Entwicklungszeit deutlich verkürzen. Gefunden: Mit Low Code zum digitalen Arbeitsplatz So stieß A&I Consulting auf Intrexx. Diese Low-Code-Plattform bietet zahlreiche Applikations-Vorlagen sowie einen grafischen Applikations- und Prozessdesigner. Dadurch ermöglicht sie die besonders schnelle und leichte Erstellung von Anwendungen und Portalen per Drag and Drop. Mit dem rumänischen Intrexx-Partner Target-E fand A&I Consulting einen kompetenten Ansprechpartner direkt vor Ort in Cluj-Napoca. Innerhalb von nur vier Monaten führte A&I Consulting einen Digital Workplace ein, der die anfänglichen Erwartungen bei Weitem übertrifft. Die Mitarbeiter finden nun alle benötigten Funktionen und Informationen jederzeit und ortsunabhängig in dem übersichtlichen Webportal. Alle Vorteile einer Individualentwicklung – in einem Fünftel der Zeit Adrian Mot, Managing Director bei Target-E, passte die benötigten Anwendungen exakt an die Anforderungen der Unternehmensberatung an. Insbesondere das CRM-System wurde mit Intrexx genau nach den Wünschen von A&I Consulting entworfen. So ist sichergestellt, dass es die Arbeitsabläufe optimal unterstützt und die Mitarbeiter gerne damit arbeiten. Und diese sind wirklich begeistert von Ihrem digitalen Arbeitsplatz: Durch die Integration von E-Mails und Daten aus weiteren Softwaresystemen finden sie hier wirklich alles, was sie benötigen. Und das in einer optisch ansprechenden und modernen Arbeitsumgebung.A&I Consulting kann heute sämtliche Informationen zu seinen Kunden visualisieren. Die Account Manager haben stets den Überblick und können ihre Kunden ideal betreuen. Anstehende Aufgaben sind auf einen Blick sichtbar. Und die Zeiterfassung pro Aufgabe schafft nicht nur Transparenz, sondern ermöglicht auch eine exaktere Planung und Preisfindung für zukünftige Angebote.

Die Highlights Aufgaben werden leicht geplant und nachverfolgt Ein guter Überblick über Kunden verbessert Prozesse Solide Grundlage für Angebotserstellung und Preisfindung Alle Informationen und Prozesse am Digital Workplace, dank Low Code
Unternehmensberatung

A&I Consulting S.R.L.

„Intrexx hilft uns dabei, unsere Arbeitsabläufe entscheidend zu verbessern. An unserem digitalen Arbeitsplatz sind alle wichtigen Informationen zentral versammelt. Alle anstehenden Aufgaben werden hier geplant und nachverfolgt.“

Ramona Bucsa, Special Project Coordinator

FinanzwesenDatenintegration

Satte Schüler und glückliche Eltern dank Intrexx-Mensaportal

Durch den Ausbau von Ganztagsschulen wird die Mensa immer mehr zum Herzstück der Bildungseinrichtungen. Mit seinem Mensaportal sorgt datacapo dafür, dass Schulkantinen effizient verwaltet werden und ihren Kunden einen guten Service bieten.
Montagvormittag, nach der Doppelstunde Mathe steht Sport auf dem Stundenplan. Für das Frühstück war nur wenig Zeit. Da kann der Magen schon ganz schön zu knurren anfangen. Gut, dass es die Schulkantine gibt! Noch besser, wenn diese keine Massenabfertigung liefert, sondern eine Auswahl an gesundem Essen bietet. Planbarkeit für die Küche, Service für die Schüler Bei einem Thema, das so direkt mit dem leiblichen Wohl unserer Kinder zusammenhängt wie das tägliche Essen, gilt schon lange nicht mehr „one size fits all“. Mit dem Mensaportal des süddeutschen IT-Dienstleisters datacapo können Schulkantinen effizient verwaltet werden und ihren Kunden komfortable Services bieten.Woche für Woche wählen die Schüler hier zusammen mit ihren Eltern aus unterschiedlichen Gerichten und stellen sich einen Menüplan zusammen. Das Catering-Unternehmen oder die Kantinenküche kann dadurch exakt planen. Und die Eltern haben das gute Gefühl zu wissen, dass ihre Kinder etwas Gutes zu essen bekommen.datacapo baut bei der Umsetzung des Mensaportals auf Intrexx. Dabei handelt es sich um eine Low-Code-Entwicklungsumgebung für Webapplikationen, Intranets und Digital Workplaces. Das Unternehmen aus Emmendingen ist ein Lösungspartner der ersten Stunde. Ingo Lenzing, Geschäftsführer bei datacapo, betont die Vorteile von Intrexx: „Vor allem wenn es darum geht, große Datenmengen über eine webbasierte Oberfläche zu verwalten, nutzen wir die Vorteile von Intrexx.“ Wenn man bedenkt, dass ein Mensaportal-Kunde in Baden-Württemberg damit über 40 Schulen und 10.000 Schüler verwaltet, wird klar, wieso das Handling großer Datenmengen so wichtig ist. Mehr Sicherheit durch bargeldloses Bezahlen Die Schüler – beziehungsweise ihre Eltern – haben jeweils einen eigenen Benutzerzugang zum Mensaportal. Hier können sie online Geld auf das verknüpfte Benutzerkonto einzahlen. Das ist sozusagen eine moderne Version des Pausengelds. Mit dem Vorteil, dass das Geld nicht schon vor der Pause für Süßigkeiten ausgegeben wird. In der Schulkantine selbst bezahlen die Schüler dann ganz bequem bargeldlos mit einem RFID-Chip.Insgesamt laufen über die verschiedenen Mensaportale jährlich ca. 250.000 Essensbestellungen und etwa 400.000 Artikelkäufe an 40 Standorten mit fast 12.000 Usern ab. Anpassungen schnell wie Kochtopfrühren - Low Code sei Dank Intrexx spielt in dieser Lösung vor allem als Verwaltungs-Backend eine Rolle. Die Betreuer des Systems auf Kundenseite – zumeist IT-Verantwortliche der Schulen oder Catering-Unternehmen – pflegen hierin sämtliche Stammdaten der Lösung. Das sind unter anderem Speisekarten, Kassenkonfigurationen und Artikel inklusive Preisgestaltung.Die jeweiligen Produkte und Abläufe sind natürlich von Kantine zu Kantine unterschiedlich. Hier kommt ein großer Vorteil von Intrexx zum Tragen: Individuelle Anpassungen können dank Low Code sehr schnell und auch mit geringen Programmierkenntnissen umgesetzt werden. Auf der grafischen Nutzeroberfläche werden Applikationen per Drag-and-Drop erstellt und können damit auch jederzeit angepasst und erweitert werden. Die Anwender profitieren so durch eine Lösung, die genau ihre Anforderungen erfüllt und dennoch sehr preiswert ist.Kommt eine Schule mit ihrer Mensa neu in das System, werden im Vorfeld die Anforderungen in Gesprächen erfasst und auf Umsetzbarkeit im existierenden System überprüft. Stellt man dabei fest, dass neue Anforderungen benötigt werden, wird eine Kalkulation für die Umsetzung erstellt und ihre Durchführung beantragt.Somit konnten viele Sonderwünsche innerhalb des Systems umgesetzt werden, wie z.B. die Kontostandabfrage an Kundentouchscreens, zwei getrennte Mensen innerhalb einer Schule mit getrennten Abrechnungen und Statistiken oder auch das mehrfache Benutzen der Ausgabe, um Hauptgang und Nachtisch getrennt abzuholen.

Die Highlights: Effiziente Kantinenverwaltung entlastet Catering-Unternehmen Bargeldloses Bezahlen bringt Komfortgewinn für Schüler und Eltern Deutlicher Preisvorteil im Vergleich zu Konkurrenzlösungen
Bildung und Forschung

datacapo IT sports services GmbH

„Dank Intrexx im Backend können wir unseren Kunden eine Software bieten, die Prozesse deutlich beschleunigt, kostengünstig ist und den Endanwendern einen enormen Komfortgewinn bietet.“

Ingo Lenzing, Geschäftsführer der datacapo IT sports services GmbH

Bildung & ForschungExtranet

Johannes Kepler Universität Linz digitalisiert Arbeitsprozesse mit Intrexx

Seit ihrer Gründung 1966 hat sich die JKU als innovatives Zentrum für Wissenschaft und Gesellschaft etabliert. Heute ist die JKU nicht nur in der Grundlagenforschung, sondern auch in der anwendungsorientierten Forschung die größte Einrichtung des Bundeslandes Oberösterreich und genießt internationales Renommee. Eine fächerübergreifende und praxisorientierte Ausbildung in Abstimmung mit aktuellen Anforderungen aus Wirtschaft und Gesellschaft, Kooperationen mit rund 300 Partneruniversitäten in mehr als 50 Ländern, über 120 ProfessorInnen und rund 1.800 wissenschaftliche MitarbeiterInnen gewährleisten optimale Forschungs- und Studienbedingungen.
Um Informationen schnell und zentral zur Verfügung zu stellen, setzt die JKU bereits seit mehreren Jahren Intrexx als Campus-Portal ein. Unter anderem werden Reparaturen am Campus-Gelände von den internen Fachabteilungen durchgeführt. Die Abwicklung der Aufträge erfolgte bis dato auf Papier, was Probleme bei der Nachvollziehbarkeit der Abwicklung bzw. dem Informationsfluss mit sich brachte. Xinger Solutions e.U. entwickelte gemeinsam mit der Fachabteilung „Servicecenter“ die Applikation „Auftragsmanagement“. Folgende Funktionen waren dabei wichtig: Abwicklung der Kostenfreigabe Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte Echtzeit-Informationen zu einem Auftrag Hohe Usability bei der Bedienung durch das Handwerks-Personal Wichtig bei der Umsetzung war, dass auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen, die diese Applikation nutzen, eingegangen wurde und dies in der Software auch umsetzbar ist.
Mit der Low-Code-Development-Plattform Intrexx und Xinger Solutions - dem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet - wurden diese Voraussetzungen vollständig abgedeckt. Die Funktionen: Übersichtslisten mit Filter zur Auswertung der aktuellen Aufträge Einfache Eingabemasken zur Erfassung/Bearbeitung der Aufträge Benachrichtigungs-Prozesse zur Verteilung von Erinnerungen und Informationen Workflows für den Freigabeprozess der Kosten Einfaches Look&Feel Historie zur Nachvollziehbarkeit bei einzelnen Aufträgen Durch die Umsetzung konnte die Qualität bei Auskünften für den Auftraggeber um ein vielfaches erhöht werden. Die Erinnerungsfunktionen vermeiden „vergessene“ Aufträge und mit der Historie kann jeder Arbeitsschritt genauestens analysiert werden. Die Oberfläche wurde dabei so gestaltet, dass auch Personen ohne tiefere Computerkenntnisse diese bedienen können. Die eingesparte Arbeitszeit kann für das eigentliche Aufgabengebiet der HandwerkerInnen verwendet werden.
Digitaler Workflow für den Freigabeprozess Auftragshistorie schafft Nachvollziehbarkeit, dank Low Code Weniger Fehler durch automatische Benachrichtigungen Vereinfachte Prozesse sparen Zeit und bares Geld
Bildung und Forschung

Johannes Kepler Universität Linz

Bildung & ForschungProzessautomatisierung

Deutsche AIDS-Hilfe e.V.: Verbandsweite Zusammenarbeit ganz leicht

Nur wenige Symbole sind weltweit so bekannt wie die Rote Schleife. Sie ist das prägnante Zeichen der Solidarität mit HIV-Positiven und Aidskranken und für den Kampf gegen die Immunschwächekrankheit. Wer sie trägt, zeigt damit Bewusstsein für die sozialen Probleme, die Aids mit sich bringt.
Der eingetragene Verein Deutsche AIDS-Hilfe e.V. (DAH) steht ganz im Zeichen der Roten Schleife. Die DAH ist ein Dachverband von rund 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland. Sie vertritt die Interessen von Menschen mit HIV/Aids in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Politik, Wissenschaft und medizinischer Forschung. Die Bundesgeschäftsstelle in Berlin übernimmt dazu Aufgaben wie die Aus-, Fort- und Weiterbildung, Fach-, Gremien-, Öffentlichkeits- und politische Arbeit sowie Selbsthilfeförderung auf Bundesebene. Die einzelnen Mitgliedsorganisationen leisten diese Arbeit vorwiegend auf lokaler, regionaler und überregionaler Ebene. Kommunikation als Schlüssel zu erfolgreicher Arbeit Die rund 500 hauptamtlichen Mitarbeiter des Verbands bewältigen die vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Einer der langjährigen Mitarbeiter in der Bundesgeschäftsstelle in Berlin ist Dirk Hetzel. Als Referent für internetgestützte Prävention war ihm klar: Das volle Potential dieser Gemeinschaft kann nur dann genutzt werden, wenn richtig kommuniziert wird. Früher gab es nur eine Möglichkeit, die vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig zu erreichen: der vom Dachverband verschickte Newsletter. Diese Einbahn-Kommunikation war den Ansprüchen einer modernen Organisation wie der DAH jedoch bald nicht mehr angemessen: „Eine richtige Interaktion konnte darüber natürlich nicht stattfinden. Das hat uns lange Zeit gestört,“ berichtet Herr Hetzel. Und so kam es, dass der Diplompädagoge und Social-Media-Manager die Herausforderung annahm, die Zusammenarbeit der ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiter zu verbessern. Neben der Vernetzung der Haupt- und Ehrenamtlichen gab es zwei wesentliche Ziele: Die Ermöglichung projektbezogener Gruppenarbeit mithilfe eines Social Extranets sowie die Etablierung eines verbandsweiten Wissensmanagements. Das allerorten vorhandene Wissen im Verband sollte besser genutzt werden. Die lange Suche nach einer passenden Extranet-Lösung... Am Anfang stand eine umfangreiche Marktanalyse – fast anderthalb Jahre vergingen mit der Suche nach einer passenden Lösung. Hierbei wurden auch Vertreter der einzelnen Mitgliedsorganisationen involviert: In Workshops gewann die DAH Klarheit darüber, was man eigentlich brauchte und erwartete. Basierend darauf erstellte das Team um Dirk Hetzel ein Lastenheft, an dem sich die möglichen Lösungen messen lassen mussten. Am Ende setzte sich das Portal-Framework Intrexx mit der integrierten Collaboration-Applikation Intrexx Share durch. Die ausgedehnte Marktforschung hat sich gelohnt, wie Herr Hetzel erzählt: „Als ich auf Intrexx aufmerksam wurde, hat es mich sofort überzeugt. Vor Intrexx Share gab es so etwas gar nicht. Die intuitive Oberfläche und die gute Usability waren für uns das größte Argument. Das zahlt sich aus: Wir haben noch nie Anwendungsrückfragen dazu bekommen.“ Neben der leichten Bedienbarkeit sprach vor allem die Wirtschaftlichkeit für das Produkt: „Andere Lösungen waren überdimensioniert und vor allem zu teuer. Intrexx ist unterm Strich auch für eine Organisation wie wir es sind finanzierbar.“ ... und dann ging alles ganz schnell In nur 3 Monaten von der Entscheidung bis zum Go-Live wurde das Social Extranet mit Unterstützung durch den Berliner Intrexx-Partner City & Bits aufgebaut. Als Tipp für ähnliche Projekte betont Herr Hetzel die Bedeutung der guten Absprache mit der Geschäftsführung und den verbandsweiten Stakeholdern: „Ohne deren Beteiligung wäre die Einführung wahrscheinlich nicht so gut gelaufen.“ Darüber hinaus hat es sich bewährt, in jeder Mitgliedsorganisation Key User zu benennen, die dazu beitragen, das Portal zu bewerben. Ihre Vorteile spielt die Low-Code-Plattform vor allem bei der projektbezogenen Gruppenarbeit aus. Durch die Bündelung aller Beteiligten sowie der dazugehörigen Diskussionen und Dokumente wird sie besonders wertvoll. Für einen großen Verband wie die Deutsche AIDS Hilfe war es wichtig, mit dem Tool überregional zusammenarbeiten und Dokumente austauschen zu können. Die bisher über 70 projekt- oder fachspezifischen Gruppen sind dafür eine geeignete Umgebung. Ein Beispiel bietet die alle zwei Jahre stattfindende Selbsthilfekonferenz „Positive Begegnungen“: In der dazugehörigen Projektgruppe findet ein großer Teil der Vorbereitung statt. „Unser altes Extranet hat so etwas überhaupt nicht hergegeben,“ berichtet Herr Hetzel und führt weiter aus: „In den fachspezifischen Gruppen werden heute gezielt bestimmte Themenbereiche besprochen.“ Wissen auf Knopfdruck – mit der integrierten Wissensdatenbank Die Kommunikationsplattform wird durch eine auf dem Wiki-Prinzip basierende Wissensdatenbank ergänzt. Sie ist direkt integriert. In dieser Applikation, die zusammen mit dem Berliner Softwaredienstleister City & Bits entwickelt wurde, werden zentrale Dokumente und Informationen gesammelt, kategorisiert und erläutert. Die Mitarbeiter und Ehrenamtlichen finden hier alle wichtigen Informationen ganz leicht mithilfe der Volltextsuche. Es gibt aber auch Dinge, die die DAH bei einem neuen Projekt anders machen würde. So hatte man zum Beispiel anfangs kein automatisiertes Tool zur Passwortwiederherstellung (User Self Service). „Das haben wir bei der großen Zahl an Benutzern bald bereut – und die gewünschte Funktion einfach schnell nachgerüstet,“ gesteht Herr Hetzel. Insgesamt ist er sehr zufrieden damit, wie sich das Portal entwickelt: „Intrexx Share ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen zu arbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppenfunktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und sagten: Das ist genau das, was sie sich schon immer gewünscht haben!“

Verbandsweite und ortsunabhängige Zusammenarbeit Bessere Einbindung der ehrenamtlichen Mitarbeiter Intuitiv bedienbar und schnelles Go-Live, dank Low Code Leichtere Organisation in digitalen Projektgruppen Informationen werden schnell gefunden und geteilt
Sozialwesen

Deutsche AIDS-Hilfe e.V.

„Intrexx ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art verbandsweit zusammenzuarbeiten.“

Dirk Hetzel, ‎Referent für Internetgestützte Prävention, Deutsche AIDS-Hilfe e.V.

GesundheitswesenKirchen & SozialesZusammenarbeit

LEUCO: Geschäftserfolg in Zeiten von Industrie 4.0

Es gibt unzählige verschiedene Arten der Holzbearbeitung. Für die allermeisten davon bietet LEUCO das passende Werkzeug. Das Unternehmen ist heute einer der weltweit führenden Anbieter von hartmetall- und diamantbestückten Maschinenwerkzeugen für die Holz- und Kunststoffbearbeitung. Das Werkzeugangebot umfasst unter anderem Kreissägeblätter, Bohrer und Zerspaner.
Ideenreichtum und Technik-Know-how sind seit der Gründung 1954 das Herz des Unternehmens mit Hauptsitz in Horb am Neckar. Doch die Erfolgsgeschichte des Werkzeugherstellers aus dem Nordschwarzwald wäre nicht möglich, ohne seine weltweit rund 1.300 Mitarbeiter. Einer von diesen ist Roland Albert. Als der Ingenieur Ende 2014 zu LEUCO kam, hatte er den Auftrag, Abläufe in der Produktion zu verbessern. Als Leiter Industrial Engineering kennt er die aktuellen Herausforderungen sehr gut: Abläufe, Produkte und Services müssen immer weiter verbessert werden, um die Bedürfnisse des Markts zu erfüllen.„Gerade im Zeitalter der Industrie 4.0 ist die Informationsgewinnung und -bereitstellung der Dreh- und Angelpunkt für den Geschäftserfolg“, stellt Herr Albert fest. Aber nur, wenn mit diesen Informationen sinnvoll gearbeitet werden kann, entsteht ein Mehrwert für Kunden und Partner. Ein großes Ziel war es daher, wichtige Kennzahlen aus der Produktion zu organisieren und zu visualisieren. Hier kam Herrn Albert die Erfahrung von seinem früheren Arbeitgeber zugute. Er kannte die Software Intrexx und war sich sicher: Das ist genau die richtige Lösung, um das gewünschte Reporting aufzubauen und die täglichen Kennzahlen ansprechend darzustellen.
Zusammenbringen, was zusammengehört Heute nutzt LEUCO Intrexx, um Informationen aus verschiedenen Software-Systemen zusammenzubringen und gezielt bereitzustellen. Ein simples Beispiel ist die Montage der einzelnen Produkte. Diese kann natürlich erst erfolgen, wenn alle benötigten Einzelteile vorliegen. Diese wichtige Information erhalten die Werker aus dem Intrexx-System, das dazu verschiedene Datenquellen miteinander verbindet. Das System gibt den „Startschuss“ zur Montage, wenn alle benötigten Einzelteile vorliegen.Das Portal wird hierzu direkt über die Maschinensteuerung angezeigt. Dadurch ist kein separater Rechner nötig. Ein Vorteil ist, dass so auch die Datenpflege dezentral ablaufen kann: „Intrexx ist unsere Daten- und Prozessschnittstelle. Das Schöne ist, dass auch der Werker an der Maschine im Intrexx-Portal immer die aktuellen Daten hat und diese auch selbst anpassen kann.“ Weniger Fehler, mehr Effizienz Allein wenn es um die Datenpflege geht, erreichte LEUCO so eine Zeiteinsparung von ca. 10%. Der wirklich große Vorteil liegt jedoch in der verbesserten Qualität. Am offensichtlichsten wird dies beim Einsatz des Lasermarkiersystems. Dieses Gerät beschriftet die hergestellten Werkzeuge mit verschiedenen Daten. Die hierfür benötigten Informationen stammen aus unterschiedlichen Systemen: Grundsätzlich unterscheiden wir zwischen vorgangsbezogenen Daten (z.B. Fertigungsaufträge, die in SAP abliegen), und produktspezifischen Daten (die aus dem PLM-System kommen). Die Herausforderung war es, diese Daten zusammenzubringen. Herr Albert entwickelte kurzerhand eine Lösung, die Daten aus mehreren Quellen konsolidiert, aufbereitet und die Maschine mit den benötigten Informationen füttert. Er sieht den Vorteil der Lösung vor allem im deutlich geringeren Fehlerpotential durch die maschinelle Datenaufbereitung: „Der Werker wählt nur noch das Ziel-Layout aus und muss keine Inhalte editieren – dadurch gibt es beispielsweise keine Tippfehler mehr.“Über einen Timestamp, der in das Intrexx-System zurückgeschrieben wird, kann zudem genau nachverfolgt werden, wann welches Produkt mit welchen Daten beschriftet wurde. So kommt es zum Beispiel nicht mehr vor, dass Werkzeuge mehrfach beschriftet werden. Dank Low Code in einer Stunde zum fertigen Workflow Ein weiterer Anwendungsfall ist die effiziente Verwaltung des Montagelagers: LEUCO hat mit Intrexx eine eigene Lagerplatzverwaltung entwickelt, die es ermöglicht, die Übersicht über die 150 Lagerplätze zu behalten. Das bietet zwei große Vorteile: Erstens muss keine umständliche oder überdimensionierte Lösung eingesetzt werden. Und zweitens ging die Erstellung der Applikation mit der grafischen Entwicklungsoberfläche von Intrexx unglaublich schnell - Low-Code-Development sei Dank. „Die gesamte Optimierung des Prozesses hat in nur 14 Tagen stattgefunden. Das wäre mit einem anderen System so bestimmt nicht möglich gewesen,“ ist sich Herr Albert sicher.Durch die Modernisierung der Produktionsabläufe kann LEUCO die Qualität der Produkte stetig steigern. Davon profitieren vor allem die Kunden – Sägewerke, Innenausbaubetriebe sowie Unternehmen aus der Bau- und Möbelindustrie. Im Sinne der Digitalisierungsstrategie geht LEUCO noch einen Schritt weiter und entwickelt ein umfassendes Lifecycle-Management. Damit werden die Produkte, inklusive ihrer qualitativen Daten (d.h. Prüf- und Messdaten) lückenlos nachverfolgbar. Der Kunde erhält alle benötigten Informationen zu seinen Produkten über ein personalisiertes Kundenportal. Szenarien wie eine vorausschauende Wartung oder die komfortable Nachbestellung von Verbrauchsmaterialen werden dadurch erstaunlich leicht umsetzbar.Herr Albert ist vor allem von der Geschwindigkeit, mit der er mit Intrexx Lösungen entwickeln kann, begeistert: „Innerhalb von einer Stunde kann ich einen Workflow erstellen, der zum Beispiel die Zusammenarbeit in einem Projekt wesentlich verbessert. Man kann Lösungen agil und schnell bereitstellen, ohne gleich ein Riesenprojekt daraus zu machen.“ Kein Hersteller kann den Herausforderungen der digitalen Transformation ausweichen – mit Intrexx als Digitalisierungs-Turbo hat LEUCO aber ein Ass im Ärmel.
Die Highlights Digitalisierung und Vereinfachung von Produktionsabläufen Maschinendaten automatisch aufbereiten und bereitstellen Reporting und Visualisierung von Daten Schnelle Entwicklung von Workflows und Prozessen
Werkzeughersteller

LEUCO Ledermann GmbH & Co. KG
„Die Leichtigkeit, mit der wir Prozessverbesserungen erreichen, ist ein absolut schlagendes Argument für Intrexx.“

Roland Albert, ‎Leiter Industrial Engineering

Verarbeitendes GewerbeIndustrie 4.0

SenFin Berlin: Mit dem Digital Workplace zur Verwaltung 4.0

Das, was in Flächenländern die Ministerien sind, ist in Berlin der Senat. Er gliedert sich in zehn Senatsverwaltungen, die als oberste Landesbehörden direkt den jeweiligen Senatoren unterstehen. Eine davon ist die Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin). Sie beschäftigt rund 580 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist in fünf Abteilungen gegliedert. In ihren Aufgabenbereich fallen unter anderem die Steuerung der Landesbeteiligungen, das Landesvermögen, der Haushalt, die Finanzpolitik sowie die Angelegenheiten der Steuerverwaltung.
Wie jede Institution in der Öffentlichen Verwaltung steht auch die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin einigen Herausforderungen gegenüber. Ein Beispiel dafür ist der demografische Wandel, der es zunehmend schwerer macht, geeignete Fachkräfte zu finden, die die ausscheidenden Mitarbeiter ersetzen. Ein anderes Beispiel ist die Digitalisierung der Arbeitswelt, die durch die Berliner Gesetzgebung zum E-Government eine verbindliche Wirkung für die Verwaltung entfalten. Um den Herausforderungen gerecht zu werden, sollte die IT-Landschaft der SenFin modernisiert und erweitert werden. Dazu gehörte neben der Einführung einer elektronischen Akte auch eine Portallösung. Von der Einführung eines Digital Workplace erwartete man sich unter anderem digitalisierte und vereinfachte Prozesse. Zudem wollte sich die Behörde dadurch als attraktiverer Arbeitgeber positionieren.Kultur der konstruktiven Kommunikation am digitalen ArbeitsplatzDie Verwaltung gehört zu den Branchen, die damit zu kämpfen haben, dass in nächster Zeit sehr viele verdiente Mitarbeiter in den Ruhestand wechseln. Gleichzeitig rücken relativ wenige Junge nach. Besonders extrem gestaltet sich die Situation in Berlin – es ist damit zu rechnen, dass in den nächsten vier bis fünf Jahren rund 25.000 Verwaltungs-Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Dies bringt zwei zentrale Probleme mit sich: Das Durchschnittsalter ist durch langjährige Einstellungsstopps sehr stark gestiegen. Es droht ein immenser Verlust von Sachkenntnis, wenn erfahrene Mitarbeiter wegfallen. Darüber hinaus steht das Personalmanagement in der Verantwortung, die Verwaltungsarbeit für junge Menschen attraktiv zu machen. Auch in Zukunft soll aus einem Pool kompetenter Bewerber geschöpft werden können.Dafür sind neue, flexible Angebote wichtig, wie z.B. die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Zeit- und Ortsunabhängigkeit des Arbeitsplatzes.
Der Digital Workplace mit integrierten Applikationen zur Förderung von digitalisierten Geschäftsprozessen und zum Wissensmanagement erfüllt diese Anforderungen. Daher hat die SenFin eine solche Plattform basierend auf der Software Intrexx aufgebaut. Ralf Meyer, Referent für E-Government und Kommunikation, sieht vor allen in der darin integrierten Social Collaboration-Komponente ein mächtiges Werkzeug: „Damit können wir Wissen direkter und unkomplizierter sammeln und vor allem teilen als durch FAQs oder herkömmliche Foren. Gerade wenn viele Mitarbeiter ausscheiden und die Nachfolge nicht direkt geregelt ist, ist das unheimlich praktisch.“„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“ Ralf Meyer, Referent E-Government und WissensmanagementMeyer räumt ein, dass bei der Einführung der Plattform teilweise Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber der neuen Technik vorhanden waren, was aber völlig normal sei, denn Mensch und Technik stehen grundsätzlich in Wechselwirkung zueinander. Aus diesem Grund war es dem Team von Herrn Meyer besonders wichtig, mit gezielten Maßnahmen, wie z. B. Einführungsveranstaltungen die Beschäftigten an das Thema heranzuführen.. Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert eine weitreichende Vernetzung der Kompetenzen über alle Abteilungen hinweg. Erfolgsfaktoren wie Wissen, Erfahrung, aber auch Kreativität gewinnen in der Verwaltungsarbeit immer mehr an Wert. Daher legte die SenFin großen Wert darauf, mit der Einführung des Digital Workplace auch eine Kultur der konstruktiven Kommunikation zu schaffen.Damit ist auch ein wesentliches Werkzeug vorhanden, welches für die Umsetzung der Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes erforderlich ist. Neben der bereits eingebundenen elektronischen Akte können hier die nach Gesetz zu digitalisierenden internen Geschäftsprozesse digital abgebildet werden. So werden seit dem 01.01.2017 hausweit sämtliche Urlaubsanträge über die sogenannte „UrlaubsApp“ mit den erforderlichen Genehmigungen elektronisch abgewickelt.Der Digital Workplace als lebendige WissenssammlungDurch die Social Collaboration-Komponente des Digital Workplace wird jeder Mitarbeiter zum potenziellen Redakteur. Dadurch ist die Plattform wesentlich dynamischer, als ein klassisches CMS-basiertes Intranet mit einer zentralen Redaktion. Wissen, das aus Gruppendiskussionen oder aus Beiträgen auf der Pinnwand hervorgeht, steht langfristig zu Verfügung. So kann Fachwissen auch aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen dienen. Außerdem werden auf diese Weise auch Mitarbeiter, deren Kenntnisse bisher nicht vollständig erkannt wurden, dazu ermuntert, ihre Erfahrung mit einzubringen.Um das Wissen, das hier generiert wird, zu ordnen, optimal zu nutzen und auch für den späteren Zugriff zu archivieren, wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller United Planet eine individuelle Applikation erstellt. Durch dieses Entwicklungskonzept „von der Verwaltung für die Verwaltung“ wurde gewährleistet, dass alle benötigten Funktionen vorhanden sind und die Anwendung sich leicht in den Arbeitsalltag der Behörden integrieren lässt.„Wir-Gefühl“ als Pluspunkt im „War for Talents“Ein weiterer positiver Effekt, der sich seit Einführung der Social Collaboration-Plattform beobachten lässt, ist, dass sie Personen mit ähnlichen Interessen zusammenbringt und so ein „Wir-Gefühl“ schafft. Eine der momentanen Herausforderungen besteht darin, kompetente Nachwuchskräfte für die administrative Arbeit zu begeistern. Der Digital Workplace hilft Verwaltungen dabei, den Anforderungen der jungen Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer frischen Unternehmenskultur gerecht zu werden.Die Behörden können sich so als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Gleichzeitig sei für Nachwuchskräfte aber auch der Umgang mit der Technik ganz selbstverständlich. Das wiederum fördert längerfristig die Flexibilität und die Offenheit der gesamten Organisation gegenüber Innovationen.eID-Authentifizierung: sicherer Zugriff – egal wann und woIn der Administration spielen oftmals sensible Daten eine Rolle. Im Fall der SenFin wurde entschieden, die Digital Workplace-Lösung selbst zu hosten, statt die Software aus der Cloud zu betreiben. Meyer kommentiert diese Entscheidung: „Da die Daten in unserem Portal nicht anonymisiert sind, ist Datenschutz hier ein besonders großes Thema. Bei uns liegen die Daten auf eigenen Servern und wir sind daher nicht gezwungen, die Daten herauszugeben.“ Zudem hat die Behörde eine besondere Authentifizierungsmethode erarbeitet, die auf die eID-Funktionalität des neuen Personalausweises (nPA) zurückgreift. Die recht preiswerte Lösung– sie erfordert lediglich ein Kartenlesegerät und gegebenenfalls die Aktivierung der eID-Funktion des neuen Personalausweises – ermöglicht den Mitarbeitern einen sicheren Zugang zum Portal. Und das ganz egal von wo. Die Mitarbeiter profitieren dadurch von größerer Flexibilität – sie können selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Ohne Beeinträchtigung der Sicherheit können sie damit auch von zu Hause an der behördeninternen Kommunikation teilnehmen und informiert bleiben. Die Senatsverwaltung verfolgt mit der Bereitstellung des externen Zugangs das Ziel, zu einem noch familienfreundlicheren und auch für junge Menschen attraktiven Arbeitgeber zu werden.Die Authentifizierungsmethode greift auf Geräte des Marktführers für Chipkartenleser, REINER SCT, zurück. Die Software dahinter wurde zusammen mit United Planet und der IT- und Managementberatung Moysies & Partner entwickeltDigitalisierung von Prozessen spart der Verwaltung RessourcenMit dem Digital Workplace strebt die SenFin nicht nur an, Informationen für die berechtigten Mitarbeiter besser zugänglich zu machen. Ein zentraler Vorteil, der erwartet wurde, Zeiteinsparungen durch die Digitalisierung von Prozessen.In diesem Sinne werden verschiedene regelmäßig ablaufende Arbeitsprozesse heute in Applikationen des Digital Workplace abgebildet. Ralf Meyer ist begeistert von den Arbeitserleichterungen, die dadurch möglich wurden: „Durch die Digitalisierung von Prozessen sparen wir sehr viel Zeit und damit auch Kosten. Selbst bei scheinbar kleinen Abläufen wie z.B. dem Urlaubsantrag, der nun digital statt auf Papier gestellt wird, sparen wir schnell 30.000-40.000 € pro Jahr ein.“Eine interne ROI-Bewertung ergab, dass der Prozess von der Beantragung über die Prüfung der Plausibilität und der Verfügbarkeit eines Vertreters heute sechs Minuten dauert. Früher, als die Anträge noch auf Papier gestellt, per Hauspost verschickt und Abwesenheiten im Wandkalender eingetragen wurden, dauerte das ganze 22 Minuten. Bei über 500 Mitarbeitern und 8-10 Vorgängen im Jahr sind Meyers Zahlen also durchaus nachvollziehbar.Neben dem Urlaubsantrag bildet die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin sukzessiv weitere Prozesse elektronisch am Digital Workplace ab. Sitzungsraumbuchungen, Materialbestellungen und Fortbildungsanträge sind weitere Beispiele für digitale Prozesse, die ressourcensparend und prozessbeschleunigend realisiert wurden. . Die Digitalisierung der Verwaltung hat damit nachhaltig begonnen.Alles auf einen Blick dank Verknüpfung mit der E-AkteEin wichtiger Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes der SenFin ist es, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen auf einer zentralen Oberfläche angezeigt werden. Dadurch müssen die Mitarbeiter weniger oft zwischen verschiedenen Programmen wechseln.Die Einbindung von Daten aus Drittsystemen geschieht unkompliziert mithilfe der Verfügbaren Konnektoren. Auf einem Blick sind Termine, neueste Mails und auch Supportmeldungen aus dem IT-Bereich ersichtlich.Auch ein Zugriff auf die E-Akte ist direkt aus der Benutzer-Oberfläche des Digital Workplace heraus möglich. Die Mitarbeiter erhalten dadurch eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen. Alle benötigten Prozesse und Daten sind auf der zentralen Plattform versammelt. So finden die Beschäftigten schneller, was sie suchen, werden weniger abgelenkt und erledigen ihre Aufgaben schneller und leichter.Fazit: Mit Intrexx zum modernen ServiceanbieterDie Senatsverwaltung für Finanzen verfolgte mit der Einführung der Plattform unterschiedliche Ziele. Die interne Kommunikation sollte verbessert und die Attraktivität für junge Bewerber gesteigert werden. Gleichzeitig sollte die Lösung Prozessoptimierungen ermöglichen sowie ortsungebunden und sicher erreichbar sein. Aufgrund dieses Anforderungsprofils entschied man sich, einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz mit der Software Intrexx aufzubauen.Projektleiter Ralf Meyer ist glücklich mit der Entscheidung: „Es gelang uns innerhalb kurzer Zeit, eine moderne Arbeitsumgebung zu etablieren und eine konstruktive Kommunikationskultur im integrierten Social Intranet zu schaffen.“ Indem sich die Plattform ganz flexibel um gewünschte Funktionen erweitern lässt, können die verwaltungseigenen Prozesse gezielt digitalisiert werden. Der direkte Zugriff auf die E-Akte aus dem Digital Workplace heraus und die Authentifizierung mithilfe der eID-Funktion des nPA runden das Gesamtpaket ab und stehen für gelebte Verwaltungsmodernisierung.
• Sichere Authentifizierung am Portal mit eID-Funktion des nPA• Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie z. B. dem digitalen Urlaubsantrag• Verknüpfung mit der E-Akte: Alle Informationen auf einen Blick• Virtuelle Arbeitsgruppen
Öffentliche Verwaltung

Senatsverwaltung für Finanzen
„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“

Ralf Meyer, Referent E-Government und Wissensmanagement
Öffentliche VerwaltungZusammenarbeit

Schluss mit Papiermüll – HECTAS wird digital

Wahrscheinlich kennt jeder den Gedanken, wenn man zusieht wie der eigene Urlaubsantrag in den Papierfluten auf dem Chef-Schreibtisch untergeht: Das muss auch einfacher gehen! Bei HECTAS geht es einfacher. Seit 2014 modernisiert der Dienstleister solche Abläufe konsequent. Weniger Papier, mehr Digital Workplace.
Die HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG hat sich seit ihrer Gründung 1974 zu einem führenden Qualitätsanbieter im Bereich der infrastrukturellen Gebäudedienstleistungen entwickelt. Das Leistungsangebot des Unternehmens umfasst sämtliche Aspekte der Gebäudedienstleistungen. Dazu zählen Unterhalts-, Glas- und Fassaden- sowie Industriereinigung ebenso wie Grünanlagenpflege, Sicherheitsdienste und viele weitere Services. Die europaweit rund 11.000 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag daran, ihren Kunden ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zu zaubern. Dazu müssen die eigenen Abläufe genauso ordentlich sein, wie die betreuten Immobilien. Mit dem Einsatz einer Digital Workplace Software treibt HECTAS daher die Digitalisierung des Unternehmens gezielt voran. Die IT-Abteilung der Gesellschaft hatte einen klaren Wunsch: alle Dokumente sollten übersichtlich an einem Ort verfügbar sein. Und nicht von den Mitarbeitern jedes Mal auf irgendwelchen Ablagen gesucht werden müssen. Daneben spielten schon ganz am Anfang der Suche nach einer geeigneten Lösung Prozesse und Workflows eine Rolle, wie die Projektverantwortliche Martina Henke verrät: „Wir wollten weg vom Papier und unsere Geschäftsprozesse digital abbilden.“ Kein Schnellschuss – und trotzdem in Rekordzeit zum Mitarbeiterportal HECTAS fehlte ein klassisches Intranet. Ein Umstand, der lange gut ging, aber nie ganz optimal war. Man wollte wichtige Dokumente leichter verfügbar machen. Daher sah man sich nach einer geeigneten Software um. Schnell kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die um die Gunst der Entscheider buhlten. Zunächst wurde ein anderes Produkt in Erwägung gezogen, da man schon erste Erfahrungen damit hatte. Ein Portal im geplanten Maßstab damit aufzubauen wäre jedoch sehr zeit- und kostenintensiv gewesen. Gerade die Geschwindigkeit war ein Argument für den Mitbewerber. Und so schlug die Stunde des Underdogs: Die Software Intrexx vom Freiburger Softwarehaus United Planet versprach eine rasche Einführung bei gleichzeitig umfassenden Möglichkeiten zur Individualisierung. Frau Henke ist sich sicher: „Eine ähnliche Umgebung mit der anderen Lösung aufzubauen hätte länger gedauert.“ Mit Intrexx hingegen wurden viele Funktionen mit den kostenlos verfügbaren Applikationen auf Knopfdruck bereitgestellt. „Anschließend passten wir die Plattform schrittweise mit Wunsch-Applikationen an unsere Anforderungen an.“ Gemeinsam mit dem Consulting von United Planet erstellte HECTAS in der Folge Workflows, die die unternehmenseigenen Abläufe digital abbilden. Low Code: Wenn Transparenz auf hohe Prozessgeschwindigkeit trifft Immer da, wo Workflows und Prozesse zum Einsatz kommen, ergeben sich große Arbeitserleichterungen für die Büroarbeiter bei HECTAS. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen wie Urlaubs- oder Investitionsanträgen. Die Digitalisierung der Abläufe bringt zwei wesentliche Vorteile: größere Transparenz und eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit. „Alles, was früher auf Papier von einem Schreibtisch auf den nächsten gelegt werden musste – und dann auch schon mal „verdunstet“ ist – steht jetzt immer zur Verfügung. Prozesse laufen mit Intrexx viel schneller und transparenter ab.“ Dadurch ist Frau Henke zufolge der Bearbeitungs- beziehungsweise Freigabefortschritt immer nachvollziehbar. Dank Low Code entstand eine Plattform, die genau auf die Bedürfnisse von HECTAS zugeschnitten ist. Die Vereinfachung im Vergleich zu den früheren Abläufen ist laut Frau Henke spür- und messbar. Zum Beispiel mussten Urlaubsanträge früher ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen abgezeichnet werden. „Heute erhält der Vorgesetzte eine E-Mail, klickt auf einen Link und schon ist das genehmigt. Dafür brauche ich keinen Taschenrechner, um zu sehen, dass das schneller ist. Wir sparen Papier, Zeit und vor allem auch Arbeitsaufwand.“ Die Zentrale von HECTAS sitzt in Wuppertal. Daneben ist das Unternehmen mit insgesamt 40 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Ungarn aktiv. Zunächst nutzte man den Digital Workplace nur an den deutschen Standorten. Schon nach kurzer Zeit kamen Anfragen von anderen Standorten. Martina Henke kann das gut nachvollziehen: „Die Kollegen haben sich unser System angeschaut und sich gedacht ‚cool, so schnell geht das? Super!‘“ Mittlerweile ist das Portal in drei Sprachvarianten auf Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar. So greifen europaweit 670 Mitarbeiter bequem auf alle aktuellen Informationen zu. Digitale Transformation ist ein Marathon und kein Sprint Das Potential für die Zukunft ist noch immer groß. Und so stehen schon einige weitere Abläufe auf der Agenda, die man vereinfachen will. Die Anregungen dazu kommen vor allem auch von den Anwendern aus den einzelnen Fachabteilungen. Und dank Low Code können sich die Fachabteilungen in Intrexx direkt in den Entwicklungsprozess einbringen. Man arbeitet zum Beispiel gerade daran, das Layout weiter zu verbessern. Die Umstellung auf Responsive Design verspricht einen einfacheren Zugriff auf den Digital Workplace über mobile Endgeräte. Räumt HECTAS in Zukunft also so weit auf, dass das Papier gänzlich aus den Büros verschwindet? Auf diese Frage muss Martina Henke schmunzeln: „Das papierlose Büro ist ein Ideal, das wir in Zukunft erreichen möchten. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Mit Intrexx sind wir einen großen Schritt weiter. Viele bisher papierbasierte Prozesse haben wir schon digitalisiert und es werden immer mehr.“

Sehr schnelle Einführung der Plattform Auf die individuellen Abläufe zugeschnitten Arbeitserleichterung durch Digitalisierung von Prozessen Leichterer Informationsaustausch zwischen Standorten Größere Transparenz und höhere Prozessgeschwindigkeit
Dienstleister

HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG
„Intrexx bringt uns viele Vorteile: Wir sparen Papier, Zeit und vor allem Arbeitsaufwand, der früher für die Suche nach Informationen draufging. Die Anwender sind begeistert darüber, wie schnell unsere Prozesse jetzt laufen.“
Martina Henke, IT Support
DienstleistungProzessautomatisierung

Caritas der Erzdiözese Wien fördert Informationsaustausch mit Intrexx

Die Caritas der Erzdiözese Wien umfasst das Gebiet des Bundeslandes Wien und den östlichen Teil Niederösterreichs. Neben über 4.400 hauptberuflichen leisten rund 2.100 freiwillige MitarbeiterInnen in den Einrichtungen der Caritas Hilfe von Mensch zu Mensch. Über 7.300 weitere Frauen und Männer sind freiwillig in Caritas-Projekten im Einsatz. (Stand: 2013)Die Caritas versteht sich als Gemeinschaft von hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Menschen in seelischer, körperlicher oder materieller Not helfen.
Durch die steigende Anzahl an Helfern ist es notwendig geworden, diese auch bestmöglich zu vernetzen. Nur so kann Hilfe schnell, effizient und unbürokratisch angeboten werden.Da es bis dato kein zentrales System für die interne Kommunikation gab, wurden im Vorfeld alle nötigen Funktionen, die das Mitarbeiterportal beinhalten muss, in einer Projektgruppe evaluiert.Nach genauer Prüfung wurde Intrexx – die Low-Code-Plattform des Softwareherstellers United Planet – als die flexibelste und funktionellste Lösung ausgewählt.Im Detail waren folgende Funktionen wichtig: Flexibilität bei der Anbindung von Fremdsystemen Möglichkeit für Eigenentwicklungen hohe Performanz mit gleichzeitiger Ressourcen-Schonung Flexibilität bei der Anpassung des Designs Eignung für mobile Endgeräte
Wichtig für die Umsetzung und den weiteren laufenden Betrieb des Mitarbeiterportals war ein Dienstleister, der eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation gewährleisten kann und im Bedarfsfall rasch vor Ort Unterstützung leisten kann.Mit Xinger Solutions – einem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet – wurden diese Kriterien vollständig abgedeckt.Maßgenaue Anwendungen und hohe Akzeptanz dank Low CodeEin Quick-Win bei der Umsetzung war die Tatsache, dass bereits vor dem Go-Live teilweise Funktionen auf der Live-Plattform genutzt werden konnten. So wurde in einer schnell entwickelten Applikation über den Namen der neuen Plattform abgestimmt. Dank Low-Code-Development konnte flexibel und maßgenau auf die Vorschläge der Mitarbeiter eingegangen werden. Die Tatsache, dass hier bereits ein Drittel aller Benutzer diese Möglichkeit des ersten Kontaktes mit der Plattform nutzten, zeugt von der hohen Akzeptanz und der Begeisterung über die neue Technologie.Die Funktionen Funktionalität und Informationen zentral abzubilden soll die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, für den Start der Plattform wurden folgenden Applikationen ausgewählt: das zentrale Telefonbuch auf Basis des Caritas-eigenen Identity-Managements inklusive Bilder der User und aller Dienststellen, in denen ein Mitarbeiter beschäftigt ist das Dokumenten-Management, in dem das komplette Organisationshandbuch abgebildet ist ein CMS, das die Möglichkeit bietet Mitarbeiter über Neuigkeiten innerhalb der Organisation zu informieren. Zusätzlich dazu wurden zeitgemäße Funktionen entwickelt, so können Artikel z.B. sehr einfach über Schaltflächen als “interessant” markiert werden einen Veranstaltungskalender, der sowohl die Termine der Homepage via RSS importiert, als auch die Möglichkeit offen lässt, zusätzliche interne Termine zu veröffentlichen ein übersichtliches modulares Erscheinungsbild, sowohl auf Desktop- als auch mobilen Endgeräten eine Innovationsplattform, mit der Ideen zu speziellen Themen gesammelt und klassifiziert werden können
Die hohe soziale und organisatorische Komplexität erforderte in diesem Projekt ein hohes Maß an Qualität und Flexibilität seitens der Technologie und des Projektmanagements. Mit Intrexx und Xinger Solutions wurden nach einer Projektdurchlaufzeit von 10 Monaten die Ziele zur Gänze erreicht.Alleine auf das Telefonbuch wird ca. 50.000-mal monatlich zugegriffen. Das zeigt, dass das System auch von den Benutzern akzeptiert wird.Besonders wichtig für die Caritas Wien war es, eine Plattform zu schaffen, auf der sich die Mitarbeiter untereinander austauschen können. an zentraler Stellen sollten sie Informationen kommentieren und liken können. Die Mitarbeiter können sich nunmehr Informationen selbständig holen, der Informationsfluss wurde dadurch erheblich verbessert.Es gehen bereits zahlreiche Ideen für eine Erweiterung des Angebotes an Applikationen bei der Projektleitung ein – ein großer Schritt in Richtung “Digital Workplace”.
Kirchen & Soziales

Caritas der Erzdiözese Wien
„Das Portal verbessert den bereichsübergreifenden Austausch innerhalb der Organisation. Relevante Informationen sind zentral verfügbar. Das MitarbeiterInnenportal bietet uns die Möglichkeit, die unterschiedlichen Arbeitsrealitäten für alle MitarbeiterInnen und über Bereichsgrenzen hinaus erfahrbar zu machen."

Corinna Sharma, Interne Kommunikation, Caritas Wien

Kirchen & SozialesZusammenarbeit

Stadtwerke Gießen: Unified Archiving trifft auf Digital Workplace

Die Stadtwerke Gießen AG (SWG) sind der regionale Energieversorger der Stadt Gießen und der Region Mittelhessen. Sie beliefern rund 190.000 Menschen mit Strom, Erdgas und Fernwärme. Darüber hinaus liefern sie hochwertiges Trinkwasser an verschiedene Städte und Gemeinden in der Region. Und die Nahverkehrsdienstleistungen stellen die Mobilität vieler Menschen sicher.
Die Gießener Energiewende hat schon lange vor Fukushima und dem nachfolgenden Atomausstieg begonnen. Denn die SWG haben vor mehr als 30 Jahren begonnen, auf eine dezentrale und klimafreundliche Strom- und Wärmeerzeugung in Kraft-Wärme-Kopplungsanlagen (KWK-Anlagen) umzustellen. Die Haushaltskunden werden heute zu 100% mit Ökostrom versorgt.Der Wunsch nach einer modernen ArbeitsoberflächeUm Dokumente aus verschiedenen Systemen zu zentralisieren und somit die Datenhaltung effizienter und leichter zu gestalten, führten die Stadtwerke Gießen die Unified Archiving-Lösung dg hyparchive ein. Die damit einhergehenden Arbeitserleichterungen machten Lust auf mehr: Immer lauter wurde der Ruf aus den Fachabteilungen danach, bestimmte Geschäftsprozesse zu digitalisieren.Der Wunsch war es, Informationen und Workflows auf einer einheitlichen Oberfläche abbilden zu können. Schnell war klar, dass sich eine Portal-Lösung hierzu eignet. Die Haupt-Anforderung an die neue Lösung war, dass sie sich in dg hyparchive integrieren lässt und gleichzeitig die Anbindung der SAP-Systeme der Stadtwerke ermöglicht.Das strategische Ziel war es, einen digitalen Arbeitsplatz zu gestalten, der die Angestellten der Stadtwerke optimal bei ihren Tätigkeiten unterstützt. In diesem Sinne wurden verschiedene Lösungen getestet. Nach einer Produktpräsentation fiel die Wahl schließlich auf Intrexx. Zunächst wurde ein Testsystem für fünf Anwender aufgesetzt. „Intrexx konnte uns hier voll und ganz überzeugen und so entschlossen wir uns, das Projekt weiter voranzutreiben“ kommentiert der Projektleiter Tumadj Majidian den Entscheidungsprozess.
Mit Low Code zum Digital WorkplaceAb diesem Zeitpunkt ging es ganz schnell. Zusammen mit dem Hersteller der Lösung wurde eine Schnittstelle zu dg hyparchive entwickelt. Gleichzeitig erweiterte dataglobal seine dg connect-Schnittstelle. Dadurch können die in Intrexx generierten Felder direkt nach SAP übernommen werden.Durch die Verknüpfung von dg hyparchive, Intrexx und SAP wurde ein Portal aufgebaut, das alle relevanten Informationen an einer Stelle zusammenbringt. Die mit Intrexx erstellten Applikationen dienen dabei als Eingabemaske für Daten, die in dg hyparchive abgelegt werden.Herr Majidian sieht die Einführung der Portal-Lösung als großen Schritt in der Digitalisierung der Stadtwerke: „Dadurch haben wir bei den Mitarbeitern die Hemmschwelle zu modernen IT-Verfahren drastisch reduziert. Die digital abgebildeten Prozesse laufen sehr elegant und komfortabel ab. Ohne die Portal-Lösung hätten die Stadtwerke diese Aufgaben nicht bewältigen können.“Große Akzeptanz durch aktive Einbeziehung der FachabteilungenDurch die Einführung der Low-Code-Plattform Intrexx konnte die interne Kommunikation deutlich vereinfacht und beschleunigt werden. Herr Majidian zufolge arbeiten die Mitarbeiter sehr gerne mit dem System, da es merkliche Arbeitserleichterungen bringt.Zusammen mit den Fachabteilungen wurden verschiedene Anwendungen entwickelt, die die jeweiligen Abläufe unterstützen. Dank Low Code konnten auch Mitarbeiter ohne IT-Hintergrund ihr Knowhow direkt in die Applikationsentwicklung einfließen lassen. Dadurch wurden kürzere Durchlaufzeiten und schnellere Vorgänge ermöglicht. Ein Beispiel dafür ist die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die automatisierte Rücklaufverwaltung von Verträgen. Durch diesen Prozess können die Stadtwerke Gießen schneller auf Anfragen von Kunden und Geschäftspartnern reagieren.Die einzelnen Abteilungen bringen sich aktiv in die Weiterentwicklung der Plattform ein und dürfen ihre Anforderungen formulieren. Herr Majidian ist sich sicher: „Es trägt zum großen Erfolg des Gesamt-Systems bei, dass wir Anpassungswünsche schnell und kurzfristig umsetzen können.“Prozessoptimierungen ermöglichen überraschende KosteneinsparungEin weiteres Beispiel für eine Applikation, die in Zusammenarbeit mit der Fachabteilung realisiert wurde, ist das Projekt „Drucksteuerung und Zusammenfassung von Turnusrechnungen“. Hierbei ging es vereinfacht gesagt darum, Druck- und Portokosten zu sparen. Mehrere Dokumente (sogenannte Turnusrechnungen) werden dazu zusammengefasst und kumuliert an die Kunden gesendet.Allein eine Anpassung des entsprechenden SAP-Scripts für die Druckverwaltung hätte 40.000 € gekostet. Daher wurde die Lösung über das Portal realisiert. Die von SAP gedruckten Turnusrechnungen werden an das Portal übergeben.In der Portal-Lösung werden die Sammelrechnungen zusammengefügt, von der Fachabteilung werden die Druckspools freigegeben und an den Druck-Dienstleister übertragen. Monatlich werden durch diesen Prozess 4.000,00 € an Portokosten eingespart. Über das Portal werden die Rechnungen abschließend in dg hyparchive abgelegt und gleichzeitig wird eine Verknüpfung zu den archivierten Rechnungen in SAP erstellt.Wie dieses Anwendungsbeispiel zeigt, verbessert der Digital Workplace auf Basis von Intrexx und dg hyparchive nicht nur die Verfügbarkeit von Informationen, sondern ermöglicht deutliche Kosteneinsparungen.Die Stadtwerke Gießen: Arbeiten 4.0-readyDer Digital Workplace der Stadtwerke Gießen wird durch einige weitere webbasierte Anwendungen abgerundet. Diese sollen das tägliche Arbeiten vereinfachen sowie die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern und Abteilungen fördern. Dazu zählen unter anderem gemeinsame Kalender, das Dokumentenarchiv, eine Wissensdatenbank, Unternehmensorganigramme sowie die Verwaltung von Formularen und Arbeitsmitteln.Aufgrund der bisherigen guten Erfahrungen sind schon einige neue Projekte in Planung. So zum Beispiel eine neue Vertragsverwaltung. Darüber hinaus sind die Optimierung der Eingangspostverarbeitung und die Möglichkeit der direkten Bearbeitung von E-Mails im SAP geplant.Herr Majidian zeigt sich zufrieden mit der Entscheidung für die Verbindung von dg hyparchive und Intrexx: „Mit der Portal-Lösung Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der beiden Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne dass der Anwender dadurch einen Mehraufwand hat.“
Deutliche Kosteneinsparungen und schneller ROI Arbeitserleichterungen und bessere Kommunikation Anfragen von Kunden und Partnern werden schneller beantwortet Zentrale Arbeitsoberfläche bringt effizientere Abläufe Geschäftsprozesse laufen leichter und schneller ab Zukunftssicher und variabel ausbaufähig
Energieversorger

Stadtwerke Gießen
„Mit Intrexx konnten wir viele Arbeitsabläufe anwenderfreundlicher gestalten. Die Verbindung der Systeme ermöglicht es uns außerdem, den Prozess der revisionssicheren Archivierung von Dokumenten in den normalen Arbeitsablauf zu integrieren, ohne Mehraufwand für die Anwender.”

Tumadj Majidian, Projektleiter

DienstleistungDatenintegration

Mehr Effizienz durch E-Learning-Portal in der Industrie

Die KASI, spol. s r. o. beschäftigt sich mit der Entwicklung, Herstellung und dem Vertrieb von Kanalgussartikeln. Das 1992 gegründete Unternehmen mit Sitz im tschechischen Přelouč zählt heute zu den modernsten Eisengießereien in Europa. Sämtliche Kanalgussprodukte werden nach den Erfordernissen der einschlägigen europäischen Normen eigen- und fremdüberwacht. Die Fremdüberwachung wird vom TÜV Rheinland LGA Nürnberg durchgeführt. Neben dem bekannten Standardkanalgussprogramm vertreibt das Unternehmen auch zahlreiche technisch neue Lösungen, wie zum Beispiel selbstnivellierende Schachtabdeckungen.
Um die Entwicklung solcher Innovationen zu unterstützen, sollte der Informationsaustausch zwischen dem Management, dem Engineering und der Produktion verbessert werden. Dem IT Consultant von KASI, Petr Kuchyňka, war es besonders wichtig, die Zugänglichkeit von Informationen für die Mitarbeiter zu verbessern. Verschiedene Intranet- und Portal-Lösungen wurden hierzu anfangs in Betracht gezogen. Neben einer Anbindung an das SAP-System war auch die Möglichkeit gefragt, zahlreiche andere Drittsysteme integrieren zu können.Datenanbindung aller benötigten QuellenDer Aspekt der Datenintegration gab schließlich den Ausschlag. Nur eine der von KASI getesteten Lösungen war dazu in der Lage, alle benötigten Datenquellen anzubinden. Und sie bot sogar noch mehr: die Vernetzungsplattform ermöglicht es, E-Learning-Angebote und Anleitungen direkt auf Smart-TVs an den Produktionsstraßen auszuspielen. Der Fakt, dass mit X-Document House Prague ein kompetenter Ansprechpartner direkt vor Ort für Fragen und Support zur Verfügung stand, erleichterte die Entscheidung für die Software Intrexx.Nach weniger als drei Monaten ging das neue Portal in Betrieb. Bis heute wird es weiterentwickelt und so optimal an die wechselnden Bedürfnisse von KASI angepasst. Das Unternehmen setzt dabei auf maßgefertigte Anwendungen, die sich mit Intrexx sehr schnell erstellen lassen.e-Learning direkt in der ProduktionshalleZwei Anwendungen stehen dabei im Mittelpunkt. Die eine ist ein Reporting-Tool, das zur Produktions-Planung und –Steuerung eingesetzt wird. Übersichtliche grafische Auswertungen geben einen schnellen Überblick über den aktuellen Status der Produktion. Kuchyňka zufolge konnte damit die Effizienz wesentlich erhöht werden. Der Ausschuss in der Produktion wurde verringert und auch die Entwicklung der neuen Produkte läuft zielgerichteter und somit wirtschaftlicher ab.Die andere zentrale Applikation ist die E-Learning-Plattform. Die Lösung ist rund um die Uhr im Einsatz und unterstützt die Arbeiter in der Produktion mit Anleitungen und Hilfestellungen. Die Informationen können direkt von der Entwicklung in die Produktion übertragen werden. Das spart sehr viel Zeit. So sind die Produktionsmitarbeiter schnell in der Lage, Änderungen umzusetzen oder neue Produkte herzustellen. Und das ohne lange Schulung, denn die benötigten Infos kommen online per Smart-TV direkt an den Arbeitsplatz. Zudem können hier Fehler oder Verschwendungen gemeldet und mögliche Verbesserungen vorgeschlagen werden. Dadurch wird der Materialverbrauch reduziert und somit Kosten gesenkt.
ROI in nur 1,5 Monaten - Low Code macht's möglichHerr Kuchyňka ist sehr glücklich darüber, nun eigene Funktionen und sogar ganze Applikationen für das Portal selbst entwickeln zu können „Das geht sogar schneller, als einen Dienstleister damit zu beauftragen! In der Zeit, die wir sonst brauchten um lediglich eine Beschreibung der gewünschten Funktionen zu erstellen, sind unsere Applikationen heute schon fertig.“ Low Code ermöglichte eine schnelle, aber trotzdem maßgenaue Erstellung von Anwendungen, die exakt die speziellen Bedürfnisse von KASI abbilden.Das Portal sorgt bei KASI für einen besseren Informationsaustausch und schnellere Abläufe. Eine große Rolle spielt dabei die nahtlose Anbindung von Intrexx an SAP, das wiederum mit dem gießereitypischen System OPTI verknüpft ist. Intrexx dient als Schnittstelle und macht relevante Daten komfortabel zugänglich. Durch die ermöglichten Einsparungen zahlten sich die gesamten Investitionen laut Kuchyňka schon nach rekordverdächtigen eineinhalb Monaten aus.Aufgrund der hohen Rentabilität erweitert KASI das Portal sukzessive mit weiteren Funktionen. Geplant sind unter anderem ein Abwesenheitskalender und eine Anwendung zur Ressourcenplanung. Der größte tschechische Kanalgusshersteller ist also gut aufgestellt in Sachen Digitalisierung und baut dadurch seine Stellung als Marktführer weiter aus.
E-Learning-Angebot für Produktionsmitarbeiter Besserer Informationsaustausch zwischen einzelnen Abteilungen Schnellere Abläufe, merkliche Effizienzsteigerungen ROI nach nur 1,5 Monaten
Hersteller / Kanalguss

KASI, spol. s r. o.
„Für uns war es ausschlaggebend, wichtige Informationen an zentraler Stelle teilen zu können. Intrexx hilft uns dadurch, Entscheidungs- und Planungsprozesse entscheidend zu beschleunigen.“

Petr Kuchyňka, IT Consultant, KASI

Verarbeitendes GewerbeDatenintegration

Intrexx als komplexes Seminarverwaltungssystem

Die Firma mit Sitz in Gilching bei München ist spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Seilklettertechnik, Baumpflege und Arbeitssicherheit. Seit die MBKS 2002 als erste Ausbildungsstätte in Deutschland akkreditiert wurde, ist sie stetig gewachsen und umfasst nun rund 25 Ausbilder im bundesweiten Einsatz. Zusammen mit zahlreichen Kooperationspartnern bietet die Münchner Baumkletterschule ein großes Spektrum an Kursen an.
Für die Verwaltung und Abwicklung der Kurse, Ausbilder und Teilnehmer wurden bisher verschiedene Systeme genutzt. Dies führte zu mehrfacher Datenhaltung, die unter anderem die Aktualität und Korrektheit der Daten beeinträchtigte. Der gesamte Ablauf (Planung, Durchführung und Nachbereitung) der Kurse soll zukünftig in einem System automatisiert werden. Des Weiteren soll die Kommunikation mit den Ausbildern und Teilnehmern über das System erfolgen und damit dokumentiert werden. Zusätzlich soll eine Kurssuche und Anmeldungsmaske in die Website integriert werden.
Hohe Flexibilität dank Low CodeDie Seminarverwaltung wurde mit der Low-Code-Plattform Intrexx von United Planet erstellt. Diese ermöglicht durch die vorhandenen Bausteine die schnelle und kostengünstige Umsetzung individueller Lösungen. Das System besteht aus den Modulen CRM, Kursplanung, Kursdurchführung, Berichtswesen, Dokumente und Stammdatenverwaltung. Dank Low Code sind die erstellten Applikationen jederzeit flexibel an neue Anforderungen anpassbar. Die Informationen, die für das gesamte System benötigt werden, werden unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ verwaltet. Dort lassen sich Objekte wie Regionen, Kursstandorte, Dokumentenprioritäten und Kurskategorien, die verschieden Status für Kurse und Teilnehmer sowie Kurstypen (Kursschablonen) eintragen und verwalten. Im Bereich „CRM“ werden alle Firmen, Personen, Ausbilder und die Ausbildertermine verwaltet. In einem Ausbilderkalender werden alle Nichtverfügbarkeiten der Ausbilder verwaltet. Der Kalender dient der erleichterten Kursplanung. Wird ein Ausbilder einem Kurs zugeordnet, wird automatisch ein Termin im Ausbilderkalender angelegt. So werden bei der Kursplanung bereits Terminkonflikte berücksichtigt. Unter dem Menüpunkt „Kursplanung“ werden alle Kurse verwaltet. Dies beinhaltet die Neuanlage und Bearbeitung von Kursen, das Anlegen sowie das Verwalten von Textbausteinen und Dokumenten zu den Kursen und durchzuführenden Aktivitäten der Mitarbeiter. Zum Kurs können Ausbilder gebucht werden, diese erhalten automatisch eine Buchungsbestätigung per Mail. Ein Kurs kann für die Anzeige auf der Website freigegeben werden. Damit erscheint er dort in verschiedenen Übersichten (Liste, Kalender, Karte) und kann vom Besucher direkt gebucht werden. Er erhält vom System automatisch eine Buchungsbestätigung. Zu Kursen können auch Interessenten erfasst werden, um diese später zu Teilnehmern umzuwandeln. Teilnehmer können auch manuell im System zum Kurs erfasst werden. Die gesamte Durchführung des Kurses wird unterstützt. Der Teilnehmer erhält verschiedene Informationen und Dokumente aus dem System: Anmeldebestätigung, Teilnehmerrechnung, Kursinformationen mit Anfahrtsplan und Hotelliste und nach Abschluss eine Teilnahmebestätigung mit Zertifikat. Wird ein Kurs abgesagt, erhalten automatisch alle Teilnehmer eine entsprechende Information und, falls sie schon eine Rechnung erhalten haben, eine Rechnungskorrektur per Mail zugesandt. Dies geschieht ebenso, wenn ein Teilnehmer innerhalb der Stornofrist selbst absagt. Für alle Kurse existieren Wartelisten, die im Fall von Absagen genutzt werden können. Ebenfalls ist es möglich, Teilnehmer auf einen anderen Kurs umzubuchen. In dem Bereich „Berichtswesen“ werden Statistiken zu den Kursen erstellt. Die Statistiken dienen dazu, die zukünftige Planung weiter zu optimieren. Hierbei helfen beispielsweise die Kursstatistik, die Teilnehmerstatistik wie auch die Kursüberbuchungsstatistik. Unter „Dokumente“ befinden sich alle vom System erstellten bzw. vom Teilnehmer hochgeladenen Dokumente mit den entsprechenden Verbindungen zum Kurs, Teilnehmer, Standort, etc.
Optimierung der gesamten Planung und Durchführung Zentrale Arbeitsplattform (Mitarbeiter müssen nicht mehr in verschiedenen Systeme wechseln), alle Daten in einem System verfügbar Standortunabhängiger Zugriff, hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Partnern Integration der Kurssuche und Anmeldung in die Website Gute Erweiterbarkeit, hohe Flexibilität
Baumpflege

Münchner Baumkletterschule (MBKS)

„Unsere komplexen Arbeitsstrukturen in der Seminarverwaltung stellten uns vor Probleme – PortalConsult und Intrexx waren die Lösung. Das von uns eingeführte System ist vielseitig und arbeitet mit Automatismen, was uns die Arbeit sehr erleichtert.“

Merlin Fuchs, Münchner Baumkletterschule

DienstleistungZusammenarbeit

Von Flipcharts zur digitalen Produktions-Unterstützung

Sunrise Medical ist einer der Weltmarktführer in der Entwicklung, Produktion und im Vertrieb von Rollstühlen und Systemen für perfektes Sitzen und Positionieren. Weltweit arbeiten 2.000 Menschen für Sunrise Medical. Gemäß dem Credo „Improving people’s lives“ ermöglichen die innovativen Produkte des Unternehmens Unabhängigkeit und ein selbstbestimmtes Leben.
Die Werke der Sunrise Medical GmbH verfügen über verschiedene Produktionslinien, an denen die unterschiedlichsten Rollstühle montiert werden. Früher stand an jeder Produktionslinie ein Flipchart, auf dem die jeweils gerade fehlenden Bauteile von Hand notiert wurden. Ein Prozess, der einen wahren Papierkrieg in Gang setzte und dringend verbessert werden musste. Daneben galt es, das Zusammenspiel mit Partnern zu vereinfachen und auch die Datenpflege des umfangreichen Produktportfolios war eine Baustelle.
Konkurrenzlos in punkto Flexibilität und AnpassbarkeitAuf einer Messe bekam man 2011 zufällig eine CD in die Hand gedrückt – ja, das gab es damals noch. Darauf war eine Testversion von Intrexx. Christian Hügel, Business Analyst und zuständig für Prozessoptimierungen bei Sunrise Medical, war schnell klar: „Intrexx war gerade dazu prädestiniert, unsere Anforderungen zu lösen.“ Da die Software auch von den Anschaffungskosten her sehr attraktiv war, kam für Hügel gar nichts anderes mehr infrage: „Ich muss einfach sagen, dass Intrexx in dem Bereich konkurrenzlos war und immer noch ist. Ich kenne keine andere Lösung, die in punkto Flexibilität und Anpassbarkeit das gleiche bietet. SharePoint wäre bei unseren Anforderungen der Elefant im Porzellanladen gewesen.“Maßgeschneiderte Applikationen dank Low CodeDie grafische Entwicklungsoberfläche von Intrexx ermöglicht es, schnell und einfach Applikationen zu erstellen - dank Low Code können diese Applikationen individuell und maßgeschneidert angepasst werden. So wurde innerhalb von zwei Monaten – inklusive Planung und Testphase – ein Prozessoptimierungs-Portal aufgebaut. Dabei wurde auf die Consulting-Leistungen des Herstellers zurückgegriffen. In der Folge war es Sunrise Medical möglich, das Portal eigenständig durch weitere, zum Teil auch umfangreichere, Projekte perfekt an die eigenen Bedürfnisse anzupassen - dank Low Code geht das unkompliziert und mit wenig Programmieraufwand.Auf die Frage, welche Funktionen heute hauptsächlich genutzt werden, entgegnet Hügel „Intrexx ist für uns alles, bloß kein simples Intranet“. Alles, was nicht direkt über das ERP-System abgebildet werden kann – vor allem Prozesse – wird über Intrexx gelöst. Mit dem Umstieg auf das neue Warenwirtschaftssystem „QAD Cloud ERP“ spielt Intrexx vor allem seine Stärken in der Datenintegration aus: „Die komplette Datenmigration vom alten in das neue ERP wurde mittels Intrexx gelöst.“ Außerdem wird Intrexx eingesetzt, um Daten zusammenzuführen und zu konsolidieren. So ist zum Beispiel das Produktdatenmanagement-System SolidWorks an Intrexx angebunden. Die Daten werden in Intrexx weiterverarbeitet, geprüft und von hier ins ERP-System übertragen.Ein weiteres Highlight ist das Lieferanten-Portal inklusive Kanban-Prozess. Die größten Lieferanten von Sunrise Medical haben Zugriff auf dieses Extranet. Hier sehen sie eine Auflistung der Zuliefer-Artikel. Es wird automatisch angezeigt, welche Teile zu welchem Zeitpunkt wo benötigt werden. Das hat zur Folge, dass Bestellungen nicht mehr ständig aktiv in Auftrag gegeben werden müssen. Christian Hügel sieht im Lieferanten-Portal Vorteile für beide Seiten: „Es verbessert die Zusammenarbeit enorm. Wir haben eine direkte Arbeitsersparnis und die Lieferanten können sich selbst einteilen, wann sie Bestellungen abrufen.“ Statt eine überdimensionierte ERP-Lösung zu wählen, die einen solchen Prozess liefert, konnte er mit Intrexx kostengünstig selbst umgesetzt werden.Durch die Digitalisierung vieler täglich ablaufender Prozesse profitiert Sunrise Medical von merklichen Zeiteinsparungen. Diese schlagen sich dem Analysten Hügel zufolge erfreulicherweise auch in gesunkenen Kosten nieder. Und die Flipcharts von früher? Vermisst wirklich niemand. Sie sind in den Müll gewandert und wurden durch Monitore ersetzt. Die hier erfassten Daten werden prozessgesteuert an die richtige Stelle geleitet und die weiteren Schritte – von der Bestellung von Zulieferteilen bis zur Information des Kunden über den möglichen Liefertermin – folgen ganz automatisch.
Verbesserung von Prozessen Nahtlose Zusammenarbeit entlang der ganzen Produktionskette Leichte Konsolidierung und Migration selbst großer Datenmengen Arbeitserleichterungen und Zeitersparnis
Hersteller von Rollstühlen, Rollstuhlzubehör und Elektromobilen

Sunrise Medical GmbH & Co. KG
„Intrexx ist einfach konkurrenzlos in seinem Bereich [...] SharePoint wäre bei unseren Anforderungen der Elefant im Porzellanladen gewesen.“

Christian Hügel, Business Analyst

Verarbeitendes GewerbeProzessautomatisierung

AOK Sachsen-Anhalt: SAP mit Intrexx aufwerten

Die AOK Sachsen-Anhalt ist die größte Krankenkasse des Bundeslandes. Bei der „Gesundheitskasse“ mit Sitz in Magdeburg werden rund 725.000 Versicherte von knapp 1.900 Angestellten individuell beraten und persönlich betreut. Das Wohl der Versicherten wird als hohe Verpflichtung wahrgenommen. Daher werden Produkte und Dienstleistungen fortwährend optimiert und die Kasse übernimmt Verantwortung bei der Gestaltung der Gesundheitspolitik in Sachsen-Anhalt.
Für ihr Kerngeschäft setzt die AOK Sachsen-Anhalt auf SAP. Um die Arbeitsabläufe zu vereinfachen sollte diese Lösung mit einigen Funktionen angereichert werden, die das standardisierte und relative starre System ursprünglich nicht bot. Neben einigen kleineren Features (Arztsuche, Umfragen-Tool etc.) sollte ein Vertragsmanagement aufgebaut werden, mit dem sämtliche Verträge neben den regulären Krankenkassenverträgen effizient verwaltet werden können.
Eine Anpassung des SAP-Systems um die Anforderungen umzusetzen kam nicht in Frage. Es war früh abzusehen, dass diese sehr aufwändig wäre und damit beträchtliche Kosten nach sich ziehen würde. Aufgrund früherer guter Erfahrungen mit der plattformunabhängigen Portal- und Integrationssoftware Intrexx entschied man sich daher, SAP durch die Kombination mit Intrexx-Applikationen aufzuwerten. Eine Kernanforderung, die dabei erfüllt werden konnte, ist dass die Anwendungen sich im „Look and Feel“ nicht von SAP abheben. Somit wird ein Medienbruch vermieden und Mitarbeiter, die SAP kennen, können auch ohne Schulung oder Einarbeitung mit den neuen Tools arbeiten. Von besonderer Bedeutung war dieses Kriterium für das mit Intrexx entwickelte Vertragsmanagement. Da SAP nur zur Verwaltung bestimmter Verträge bestimmt war, wurde mit der Intrexx-Applikation die Möglichkeit zum Management aller weiteren Verträge geschaffen. Die Integration ist Projektleiter Dr. Martin Kunz zufolge sehr gut gelungen: „Das Intrexx-Vertragsmanagement ist so eng in SAP eingebunden, dass die Mitarbeiter gar nicht bemerken, dass sie nicht direkt mit SAP arbeiten. Für sie spielt es ja auch keine Rolle, auf welcher Plattform sie sich bewegen.“ Der zentrale Vorteil, den die IT der AOK Sachsen-Anhalt durch die Kombination von SAP und Intrexx erfährt, liegt darin, SAP nah am Standard belassen und dennoch geforderte Funktionen problemlos einbinden zu können. Das Hauptprogramm SAP bleibt damit leicht wartbar und die für moderne Unternehmen nötige Flexibilität wird über webbasierte Applikationen, die mit Intrexx entwickelt werden, beigesteuert.
Sehr schnelle Umsetzung von Anwender-Anforderungen SAP kann leicht angepasst und dennoch nah am Standard bleiben Nahtlose Integration in SAP-Umgebung, dank Low Code Eine Lösung für verschiedenste Anforderungen Hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern
Versicherungen
Intrexx Professional
Intrexx Business Adapter für SAP
Business Suite (View & Write)
Intrexx CMS 2.0
Intrexx Projektmanagement
Online-Umfragen
AOK Sachsen-Anhalt
„Wir haben die Datenhaltung deutlich zentralisiert und erfüllen mit dem Intrexx-Vertragsmanagement alle Anforderungen des SGB. Wirklich beeindruckt waren wir von der spielend leichten Anbindung an SAP.”

Dr. Martin Kunz, Leiter Softwareentwicklung und Business Intelligence

GesundheitswesenProzessautomatisierung

Elektronische Vormerkungen von Kinderbetreuungsplätzen

Wiesbaden ist die Landeshauptstadt des Landes Hessen und mit 287.000 Einwohnern die zweitgrößte Stadt des Bundeslandes. Die Aufgabe der Kinderbetreuung wird von unterschiedlichen Trägern geleistet. In den über 12.000 Betreuungsplätzen werden Kinder im Alter von null bis zwölf Jahren in Krippen, Elementar- und Hortgruppen sowie in altersstufenübergreifenden Gruppen betreut. Trägerübergreifend werden diese Plätze in rund 180 Einrichtungen vorgehalten.
Um die Arbeitsabläufe rund um die Vormerkung von Kinderbetreuungsplätzen für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden, die Träger, die Einrichtungen und Eltern zu erleichtern, sollte ein webbasiertes elektronisches Vormerksystem eingeführt werden. Wichtig war, dass die dezentrale Platzvergabe in den Kitas weiterhin unterstützt wird, gleichzeitig aber die Kitaberatung der Stadt Wiesbaden ihrer Steuerungsfunktion ausüben kann. Eltern erhalten über ein Benutzerkonto aktuelle Informationen zu ihrer Vormerkung. In den Kitas sollen tagesaktuelle Übersichten und Bearbeitungsmöglichkeiten zu den Vormerkungen und den Wartelisten bereitgestellt werden.
Anfang 2015 begann auf Basis von Intrexx und der Musterlösung NiKITA die Einführung des elektronischen Vormerksystems in Wiesbaden – und aus NiKITA wurde bis zum Beginn der Pilotierung am 1. Mai 2015 WiKITA. Innerhalb von vier Monaten wurden sämtliche Anforderungen der Stadt und der Träger in eine passgenaue Lösung überführt und zunächst im Ortsbezirk Biebrich pilotiert. Seit September 2015 wurden sukzessive alle weiteren Ortsbezirke einbezogen und seit Januar 2016 können im gesamten Stadtgebiet Vormerkungen online vorgenommen werden. Ein Jahr danach wurden in WiKITA über 3.700 Benutzerkonten registriert und rund 37.000 Vormerkungen erfasst. In einer Abschlussveranstaltung hatten Trägervertreter/innen und Mitarbeiter/innen der teilnehmenden Pilot-Kitas Gelegenheit sich zu WiKITA zu äußern. Das Feedback war überwältigend positiv und die erhoffte Arbeitserleichterung bereits nach kürzester Zeit spürbar. Eltern können in WiKITA ein Benutzerkonto registrieren und über dieses bis zu zehn Vormerkungen je Betreuungsbereich und Kind hinterlegen. Mehrere Plausibilitätsüberprüfungen stellen hierbei sicher, dass sämtliche fachliche Vorgaben bereits bei der Erfassung einer Vormerkung berücksichtigt werden und somit aufwändige Nachprüfungsverfahren weitestgehend entfallen können. Aber auch in den Kitas vor Ort oder im Amt für Soziale Arbeit können Vormerkungen erfasst werden. Jede Vormerkung enthält eine Bearbeitungshistorie und kann um Bearbeitungsvermerke ergänzt werden, so dass zu jedem Zeitpunkt die Entwicklung einer Vormerkung im Arbeitsprozess nachvollziehbar bleibt. Träger, die über eigene Systeme zur Vertragsverwaltung im Kita-Bereich verfügen, können die Vormerkungen aus WiKITA exportieren und in diese importieren.
WiKITA ist schnell und unkompliziert eingeführt und erfüllt in optimaler Weise die fachlichen Anforderungen im KiTa-Bereich Einfache und unbürokratische Erfassung von Vormerkungen für Eltern Kitas haben einen tagesaktuellen Überblick über die Vormerksituation in ihrer Kita Einheitliche und ganzheitliche Datenbasis für das Amt für Soziale Arbeit in Wiesbaden ermöglicht eine effiziente Steuerung Träger können die Vormerkungen aus WiKITA für eigene IT-Fachverfahren weiternutzen
Öffentliche Verwaltung
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Amt für Soziale Arbeit der Landeshauptstadt Wiesbaden

Öffentliche VerwaltungExtranet

Das Christophoruswerk Erfurt fördert Qualitätsentwicklung und Wissensaustausch

Das Christophoruswerk Erfurt ist eine gemeinnützige Einrichtung in der Trägerschaft des Caritasverbandes für das Bistum Erfurt e.V. und des Evangelischen Kirchenkreises Erfurt. Die gemeinnützige GmbH ist ein regional agierender Sozialdienstleister und bietet Menschen mit geistiger Behinderung und psychisch-seelischen Erkrankungen Hilfeleistungen in den Feldern Wohnen, Tagesstrukturierung, Bildung und Arbeit.
Durch die dezentral aufgestellten Einrichtungen ist eine gute Koordination von besonderer Bedeutung für das Christophoruswerk. Durch ein neues Softwaresystem sollte gewährleistet werden, dass insbesondere QM-Dokumente mühelos zwischen den Standorten ausgetauscht und rasch freigegeben werden können. Darüber hinaus wünschte man sich, bestehende Insellösungen zu ersetzen und längerfristig ein zentrales Portal aufzubauen.
Das Christophoruswerk suchte mit Weitblick nach einer Lösung, die über den Bereich Qualitätsmanagement hinaus weitere Perspektiven bietet. Lars Meininger vom zuständigen Referat kommentiert die getroffene Entscheidung folgendermaßen: „Wir haben uns für Intrexx entschieden, da es viel mehr ist als nur ein QM-System. Damit haben wir nicht nur eine Spezialsoftware zur Umsetzung der ISO 9000, sondern eine breiter aufgestellte Lösung.“ Zunächst wurden die rund 1200 im alten System vorhandenen Dokumente in die auf Intrexx basierende „Qualitätsmanagement-Suite 2.0“ von ipro Consulting übertragen. Dadurch stehen sie den Einrichtungen bequem im Intranet-Portal zur Verfügung. Gleichzeitig wurde evaluiert, welche weiteren Prozesse mit Intrexx abgebildet und vereinfacht werden können. Durch das Portal werden diverse Anwendungen zunehmend auf einer zentralen Plattform vereint. Der Qualitätsmanagementbeauftragte des Christophoruswerks ist sich sicher, dass schon in dieser frühen Phase die Prozessgeschwindigkeit gesteigert werden konnte und freut sich darüber hinaus über Arbeitserleichterungen: „Intrexx ermöglicht uns Dinge, die mit der früheren HTML-Lösung nicht gingen: Wir arbeiten interaktiv mit dem System. Freigaben werden nicht mehr in Papierform abgewickelt und können dadurch sehr zeitnah erfolgen. Außerdem gibt es nun eine nutzerspezifische Zuordnung von Dokumenten.“
Zeiteinsparung durch Prozessoptimierung Wissensaustausch und Zusammenarbeit über Standortgrenzen hinweg Ersetzung von Insellösungen, dank Low Code Eigenständige Gestaltung und Anpassung an konkreten Bedarf
Sozialdienstleister
Intrexx, Qualitätsmanagement Suite, Intrexx Share, CMS 2.0 für Intrexx
Christophoruswerk Erfurt gemeinnützige GmbH
„Was früher bei Freigaben oft lange gedauert hat, geht heute in zwei Tagen. Im Vergleich zum alten System haben wir eine erhebliche Zeitersparnis und Arbeitserleichterungen im Qualitätsmanagement.“

Lars Meininger, Referat Qualitätsmanagement

Kirchen & SozialesZusammenarbeit

Anpassungen endlich flexibel, schnell und in Eigenregie

In der DEHA Gruppe haben sich fünf regional führende, konzernunabhängige Elektrogroßhändler zusammengeschlossen. In den strategischen Schwerpunkten Gebäudetechnik und Industrietechnik bieten sie ihren Kunden im Elektro-Fachhandwerk und in der Industrie wegweisende Produkte und Lösungen sowie ausgefeilte Logistik- und Beschaffungskonzepte.
Das Ziel: Komplexe Workflows selbstständig weiterentwickelnNeben Marketing und Datenmanagement ist die Zentrale der DEHA vor allem für den Abschluss gemeinsamer Lieferanten-Verträge zuständig. Hierzu gibt es einen relativ komplexen Workflow, der zunächst mit Share-Point abgebildet werden sollte. Man kam hier allerdings nicht weiter, da alles außer Haus entwickelt werden musste und der Dienstleister keine ausreichenden Kapazitäten hatte. So entschloss man, das Projekt einzustellen und sich nach Alternativen umzusehen.
Mit Low Code Anwendungen komplett in Eigenregie erstellenEiner der DEHA-Gesellschafter erfüllt ähnliche Anforderungen mit der Software Intrexx. Aufgrund der dortigen positiven Erfahrungen wurde es im Live-Betrieb begutachtet und für die geplanten Projekte als sehr gut geeignet eingeschätzt. Der für das Projekt Verantwortliche, Torsten Schulz, ist sehr glücklich mit der neuen Lösung: „Intrexx bietet das, was wir bei SharePoint vermisst haben: Die Anpassbarkeit und der hohe Grad von möglichen Eigenentwicklungen durch den Intrexx-Portalmanager waren definitiv ausschlaggebend. Mit sehr wenig Aufwand kann man sehr viel abbilden.“ Intrexx als Low-Code-Plattform bietet dabei den Vorteil, dass auf einer grafischen Entwicklungsoberfläche Applikationen mit wenig Programmieraufwand entstehen können. So konnten einige Anwendungen komplett in Eigenregie erstellt werden. Darunter eine Anwendung, mit der firmenübergreifende Arbeitsgruppen koordiniert werden. Mit einer anderen Applikation wird Arbeitsaufwand bei der Erstellung von Protokollen eingespart. Beim „Abkommens-Workflow“, der den Abschluss und die Verwaltung gemeinsamer Verträge regelt, wurde auf das Consulting der Herstellerfirma United Planet zurückgegriffen. Das Projekt sollte schnell abgeschlossen werden um möglichst bald von den erwarteten Arbeitserleichterungen zu profitieren. Gerade diese Zusammenarbeit empfand Herr Schulz als äußerst positiv: „Wir fanden an Intrexx interessant, dass man hier mit dem Hersteller selbst spricht. Bei möglichen Problemen wenden wir uns einfach direkt an diejenigen mit der größten Expertise.“ Augenzwinkernd fügt der ITler hinzu: „Bei Microsoft wäre das natürlich ein bisschen schwierig.“ Durch die mit Low Code erstellten Intrexx-Applikationen konnte die DEHA Gruppe ihre Prozesse vereinfachen sowie Zusammenarbeit und Informationsfluss fördern.
Die Pluspunkte: Zusammenarbeit und sicherer Datenaustausch mit den Gesellschaften Schnelle Umsetzung der Anforderungen Eigenentwicklungen möglich Daten aus SharePoint konnten per Adapter übernommen werden Einsparung von manuellem Arbeitsaufwand durch Workflows
Elektrogroßhandel
Intrexx
Intrexx Business Adapter für OData
Intrexx Share
QM-Suite für Intrexx
Individuelle Applikationen
DEHA Elektrohandelsgesellschaft mbH & Co. KG
„Intrexx versetzt uns in die Lage auf die meisten Anforderungen eigenständig zu reagieren und schnell passende Lösungen abliefern zu können. Unsere Mitarbeiter sind begeistert von der schnellen Umsetzung Ihrer Ideen und den daraus resultierenden Arbeitserleichterungen!“

Torsten Schulz,
IT-Systemadministrator, DEHA Gruppe
HandelZusammenarbeit

Modernisierung von Projektdatenbank und Betriebszeitenkalender

ArcelorMittal Bremen ist einer der größten Arbeitgeber der Region und produziert mit seinen hoch technisierten Anlagen bis zu vier Millionen Tonnen Rohstahl jährlich. Als modernes integriertes Hüttenwerk vereint es alle Anlagen von der Roheisenerzeugung bis zur Feinblechverarbeitung auf einem Gelände. Das Werk gehört zum weltgrößten Stahlkonzern ArcelorMittal mit Sitz in Luxemburg.
2014 standen zwei elementare Systeme auf dem Prüfstand und es wurde beschlossen, diese durch zeitgemäße Lösungen zu erneuern. Konkret ging es dabei um eine Projektdatenbank und den Betriebszeitenkalender, in dem Produktions- und Stillstandszeiten vermerkt werden. Es sollten hierbei einheitliche Lösungen für den Standort entwickelt werden, welche die vorhandenen Insellösungen ersetzen und die Unternehmensprozesse vereinfachen.
Um die konkreten Anforderungen möglichst exakt zu erfüllen und spätere Anpassungen flexibel und in Eigenregie durchführen zu können, setzte man auf die Entwicklungs- und Ablaufumgebung Intrexx. Projektleiterin Sandra Ohde kommentiert die Entscheidungsfindung mit den Worten „die Entscheidung ist auf Intrexx gefallen, da wir uns schnelle Erfolge bei der Anwendungsentwicklung erhofft haben, weil es ein relativ schnelles und einfaches Produkt ist und weil wir damit eine Portallösung aufbauen können. Durch die mit der Low-Code-Plattform Intrexx erstellte Applikation erreichen wir, dass wir statt verschiedener kleinteiliger Datenbanken eine zentrale Lösung zum Projektmanagement haben.“ Die Intrexx-Projektdatenbank ist als erfassendes System über die OData-Schnittstelle mit SharePoint gekoppelt, welches durch eine Konzernvorgabe weltweit als Collaboration-Tool gesetzt ist. Dieses fungiert anschließend als Basis der Kommunikation der Projektteams und zur Dokumentenablage. „Die Projektdatenbank ist für unseren SharePoint eine wichtige Stammdatentabelle“ beurteilt Ohde die Rolle der Applikation. Da sich die Projektdatenbank-Applikation hinsichtlich des „Look & Feel“ an der gewohnten Umgebung orientiert, kann sie von den ca. 200 Usern ohne großen Schulungsaufwand genutzt werden. Für den Betriebszeitenkalender suchte man ein Tool mit einer ausgeprägten Kalender-Funktionalität, einem ausgefeilten User-Management sowie der Möglichkeit, die Lösung mandantenfähig zu entwickeln. Da allein durch seine Standard-Funktionen schon 80% der Anforderungen abgedeckt werden, machte Intrexx auch hier das Rennen – der Anteil der Individualanpassung wäre bei den anderen getesteten Produkten wesentlich höher gewesen.
Schnelle Umsetzung der spezifischen Anforderungen Direkte Anbindung an SharePoint, dank Low Code Ablösung bestehender Insellösungen durch einheitliche Anwendung Sicherer Datenaustausch mit Lieferanten und Partnern
Stahlherstellung
Intrexx, Intrexx Business Adapter für OData, Individuelle Applikationen
ArcelorMittal Bremen GmbH
„Das Portal wird die Projekterfassung und -verfolgung am gesamten Standort vereinfachen und vereinheitlichen. Intrexx überzeugt durch einfache Bedienbarkeit, die Möglichkeit von bedarfsorientierten Auswertungen und modernes Layout.”

Sandra Ohde, Progress Manager

Verarbeitendes GewerbeDatenintegration

Dank modernem Mitarbeiterportal fit für die Zukunft

Mitarbeiter in Gemeinden und Stadtverwaltungen müssen heute mit einer Vielzahl von Informationen arbeiten und sollten wenn möglich auch über das Bescheid wissen, was in den anderen Abteilungen passiert. Um ihre Beschäftigten bestmöglich in ihrer Arbeit zu unterstützen geht die Stadt Sindelfingen daher den Weg der konsequenten Erneuerung ihrer Softwareinfrastruktur. Mit dem optisch ansprechenden und benutzerfreundlichen Mitarbeiterportal wurde eine zentrale Anlaufstelle für sämtliche Informationen geschaffen. Schon heute wird damit wertvolle Zeit gespart, die bisher für die Informationssuche notwendig war. Sindelfingen ist zentral in Baden-Württemberg gelegen und zählt derzeit etwa 62.000 Einwohner. Die große Kreisstadt bildet zusammen mit der Nachbarstadt Böblingen ein Mittelzentrum in der Region Stuttgart. Sindelfingen wuchs schon zu Beginn des 20. Jahrhunderts zu einer bedeutenden Industriestadt, deren Wirtschaft heute vor allem von der Automobilindustrie und einigen Modefirmen geprägt ist. Seit 2013 trägt die Stadt darüber hinaus den Titel „Faire Stadt“.
Den Anstoß zur Suche nach einer neuen Intranet-Lösung gab die Unzufriedenheit mit dem bisherigen System. Die Informationen für die Mitarbeiter der Stadtverwaltung wurden in einer großen Zahl von Lotus-Notes-Datenbanken gespeichert und waren so nur schwer auffindbar. Mit Blick auf die Zukunft wollte man kein reines Content Management System (CMS), sondern suchte nach einer umfassenderen Software, um auch Workflows abbilden und Prozesse automatisieren zu können. Zudem war die Möglichkeit gefragt, eine Social-Collaboration-Komponente nahtlos einbinden zu können und so mit den veränderten Anforderungen vor allem jüngerer Mitarbeiter Schritt halten zu können.
Im direkten Austausch mit anderen Kommunen, die bereits ein Mitarbeiterportal nutzen, wurden unterschiedliche Lösungen verglichen. Ein CMS schied von vornherein aus, da es zu unflexibel wäre und nicht alle geforderten Funktionen böte. So kristallisierten sich SharePoint und die Portalsoftware Intrexx als Wahlmöglichkeiten heraus. Für beide sprach, dass sie von etablierten Anbietern stammen und so die geforderte Sicherheit gegeben war. Aufgrund des speziellen Anforderungsprofils der Stadtverwaltung fiel die Wahl letztendlich auf die Software des Freiburger Herstellers United Planet. Mit Intrexx konnte eine optisch ansprechende Oberfläche mit deutlich weniger Aufwand erstellt werden als es mit dem Konkurrenzprodukt möglich gewesen wäre. Außerdem wurde die Möglichkeit, dank Low Code in Intrexx unabhängig von externen Dienstleistern eigene Applikationen zu entwickeln oder vorhandene an die konkreten Bedürfnisse anzupassen, als sehr interessant empfunden. Gleichzeitig bietet der AppStore zahlreiche Anwendungen, die sofort einsetzbar sind.Dank Low Code: In vier Monaten zum individuellen Portal So wurde innerhalb von nur vier Monaten von der Entscheidung bis zum „Go-Live“ ein individuelles Portal entworfen, das den Bediensteten im Rathaus die tägliche Arbeit erleichtert. Die Zeit, die mit der Suche nach Informationen verbracht wird, konnte deutlich reduziert werden und gleichzeitig sind alle Mitarbeiter besser informiert. Als besonders wertvoll haben sich die Kontaktdatenbank und die automatische Anzeige der neuesten Informationen erwiesen.
bessere Verfügbarkeit von Informationen starke Vereinfachung der Abläufe zentrale Plattform statt viele Einzelanwendungen spürbare Effizienzsteigerung zukunftssicher: problemlose Anpassung und Erweiterung
Öffentliche Verwaltung
Intrexx Professional; CMS Studio; Business Adapter Lotus Notes; OData Business Adapter
Stadt Sindelfingen
„Wir haben uns für Intrexx entschieden, weil es uns flexible und schnelle Lösungen für unsere Informations-
und Kommunikationsanforderungen bietet. Ein wesentlicher Vorteil unseres Portals liegt darin, dass Informationen transparent und attraktiv bereitgestellt werden können.”

Christof Hölzl, Organisationsentwicklung

Öffentliche VerwaltungZusammenarbeit

5x schneller zum Ziel als mit SAP WebDynpro

Das 1885 gegründete Unternehmen Boehringer Ingelheim ist ein internationaler Akteur der Pharmabranche. Seit der Gründung in Familienbesitz, liegen die Schwerpunkte auf Humanpharmazeutika (verschreibungspflichtige Produkte und Selbstmedikation), Biopharmazeutika und Tiergesundheit. Produziert wird an 16 Produktionsstätten in elf Ländern, dazu kommen noch fünf F&E-Standorte. Insgesamt sind 142 Unternehmen mit Boehringer Ingelheim verbunden.
Es wurde eine Lösung gesucht, mit der Dienstleister, Kunden und internationaler Außendienst abgesichert und zuverlässig auf in SAP erfasste Daten zugreifen können, ohne einen eigenen SAP-Zugriff zu benötigen und ohne SAP-Systeme direkt ans Netz anzubinden. Der Zugriff sollte sowohl stationär wie auch mobil möglich sein. Außendienst, Kunden und Dienstleister sollten ohne großen Schulungsaufwand über verschiedene Applikationen SAP-Daten bearbeiten können. Die wichtigste Applikation war der globale Webshop.
Unter den acht Bewerbern war nur United Planet in der Lage, die Anbindung von SAP-Daten in das Enterprise Portal erfolgreich zu demonstrieren. Nach nur drei Monaten konnte das Intrexx-Portal in den produktiven Einsatz gehen. Dank Low Code konnten in kurzer Zeit Applikationen mit wenig Programmieraufwand realisiert werden, die passgenau auf die Bedürfnisse von Boehringer Ingelheim zugeschnitten waren. Eine reine SAP-Lösung auf Basis von Web Dynpro für ABAP hätte fünf Mal so lange gedauert. Verschiedene Einzelapplikationen greifen nun lesend und schreibend auf SAP-Systeme zu. Mit der Webshop-Lösung können individuell auf den Nutzer zugeschnittene Kataloge, Produkte und Preise direkt aus SAP ausgelesen und angezeigt werden. Bestellungen können simuliert werden, um zum Beispiel mögliche Rabattstufen zu prüfen. Bestellungen werden automatisch in SAP geschrieben. Kunden, Außendienst und Dienstleister veranlassen und verfolgen Bestellungen oder Retouren in Echtzeit und haben Zugriff auf alle Faktura. Über Tablets kann der Außendienst beim Kunden Bestellungen erfassen oder dessen Stammdaten verwalten. Bei Produktneueinführungen oder Auftragsspitzen nutzen Call-Center-Mitarbeiter ohne spezielle Schulungen den Webshop, um eingehende Bestellungen zu erfassen und entlasten so den Vertrieb vor Ort. Bei Kundenanfragen helfen Außendienstmitarbeiter jederzeit kompetent informiert weiter. Das steigert die Kundenzufriedenheit und minimiert lästige Einzelabfragen und Übermittlungsfehler. Bisher mussten Mitarbeiter aufwändig geschult und mit einem SAP-Account versorgt werden, um dann in über 4 SAP-Masken eine einzige Reklamation zu bearbeiten. Jetzt ist dies auch von ungeschultem Personal mit wenigen Klicks problemlos zu erfüllen. Damit werden nicht nur massiv Kosten eingespart, sondern auch der Kundenservice und der Außendienst von einer aufwändigen, zeitraubenden und absolut unnötigen Last befreit.
Sehr schnelle Umsetzung, in einem Fünftel der Zeit im Vergleich zu einer reinen SAP-Lösung Geringerer Personal- und Schulungsaufwand senkt Kosten erheblich Massive Arbeitsentlastung für Kundenservice und internationalen Außendienst Globale Lösung mit stets optimalem Zugriff auf lokale SAP-Daten
Humanpharmazeutika, Biopharmazeutika und Tiergesundheit
Intrexx Professional
Intrexx Consulting
Netweaver-Gateway-Adapter
Boehringer Ingelheim

PharmaDatenintegration

Intrexx schlägt Web Dynpro

Als Hersteller von Kartonverpackungen und Füllmaschinen für Getränke und Lebensmittel ist die SIG Combibloc darauf angewiesen, dass die Maschinen beim Kunden laufen. Stillstand kostet. Um die weltweite Versorgung mit Ersatzteilen jederzeit sicherzustellen, wurde ein multilingualer Ersatzteile-Shop eingeführt. Dabei greift Intrexx als Frontend auf SAP-Daten zu.
Mit der neuen Shop-Software sollten weltweit Kunden und SIG-Niederlassungen ohne eigenes SAP-ERP an das globale SIG-ERP-System angebunden werden. Die Anforderungen an den Shop waren vielfältig: Neben der reinen Bestellung von Ersatzteilen für Füllmaschinen ermittelt die Lösung stets die aktuellen Materialstammdaten, individuelle Preise und Verfügbarkeiten vor Ort und global aus dem SAP-System. Zudem bietet der Shop Zugriff auf einen Ersatzteilkatalog mit 2D- und 3D-Modellen von Ersatzteilen und Maschinen zur einfacheren Bestellung, ermöglicht Excel-Listen hochzuladen und übergibt darin enthaltene Positionen an den Warenkorb. Häufig genutzte Warenkorbzusammenstellungen können gespeichert werden. Zu den weiteren Funktionalitäten zählen das Tracking der Bestellungen und Warenkörbe sowie Genehmigungsworkflows, einschließlich mobiler Freigaben. Wichtig war auch, dass das Design den globalen CI-Richtlinien entspricht und SIG auch im Ersatzteile-Shop als „State of the Art“ wahrgenommen wird. Weil die Software weltweit zum Einsatz kommt, war Mehrsprachigkeit eine zwingende Voraussetzung.
Intrexx war neben der Flexibilität, der mobilen Anwendungsfreundlichkeit und der fast vollständigen Design-Anpassbarkeit auch durch die von SAP zertifizierte OData-Schnittstelle in den Fokus geraten. Im Vergleich mit anderen Systemen war Intrexx nicht nur erheblich günstiger, sondern sah auch noch viel besser aus. So fiel die Wahl auf die Low-Code-Plattform Intrexx. Mit dem neuen Webshop ist es nun möglich, die Bestellung von Ersatzteilen individuell zu gestalten. Sitzt der Kunde in einem Land, dessen Regionalgesellschaft über ein eigenes SAP-ERP-System mit Materialwirtschaft und einem Vertriebsmodul verfügt, dann wird die Bestellung nach optionaler Freigabe direkt im SAP-System als Kundenauftrag erfasst. Sitzt der Kunde in einem Land ohne eigenes SAP-ERP, dann greift eine mehrstufige Freigabesystematik. In mehreren Schritten wird ermittelt, welche Abwicklung des Auftrags am sinnvollsten ist – vor Ort, regional oder gar in der Firmenzentrale. Der Kunde merkt davon nichts. Das System dahinter dient lediglich der Optimierung der SIG-internen Abläufe. Mit dem Ersatzteile-Shop ist zudem eine so genannte „Konsignationslösung“ inIntrexx hinterlegt. Mittels der OData-Schnittstelle können Ersatzteilbestände beim Kunden vor Ort verwaltet werden. Bestandsüberwachung, Warenbewegungen und Stammdatenmanagement sind Bestandteile der neuen Intrexx Lösung, die das SAP-System optimiert. Intrexx prüft, ob es Teile vor Ort oder in der Region gibt oder ob diese aus dem Werk in Deutschland bestellt werden müssen. So ist es möglich, häufig benötigte Ersatzteile zum Teil sogar beim Kunden zu lagern und dennoch den Lagerbestand global zu überwachen. Damit verbunden ist für den Kunden die Möglichkeit, die Bestellung zu verfolgen und den Eingang von Waren direkt in Intrexx zu verbuchen. Die mit Intrexx umgesetzte Lösung ist eine komplexe Anwendung. Sie ist weltweit im Einsatz, spricht gleichzeitig viele Sprachen. Am Ende werden es 30 verschiedene Sprachen sein. Die bei SIG vorhandenen Ressourcen in der OData-Schnittstelle sind bereits weitere Anwendungen in Planung. Unter anderem soll bald ein CRM-System einschließlich Ticketing umgesetzt werden.
Sehr schnelle Umsetzung, sowohl in der Einführung als auch bei kleinen und großen Änderungen statt teurer Service-Verträge Massive Arbeitsentlastung in allen Abteilungen, dank Low Code Sehr hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Kunden Durch direkte Anbindung an SAP stets aktuelle Daten, keine redundante Datenhaltung notwendig Tags: Extranet
Hersteller von Kartonverpackungen und Füllmaschinen
Intrexx Professional; Business Adapter für OData; Intrexx Business Adapter SAP NetWeaver; Gateway
SIG Combibloc
„Dank der flexiblen und schnell anpassbaren Software mit dem sehr gut geregelten Zugriff auf SAP-Daten via OData sind wir in der Lage mit vorhandenen Entwicklern das Optimum herausholen zu können. Alle zukünftigen Kunden-Lösungen werden daher Intrexx-basiert sein. Ansprechendes Design ist für uns besonders wichtig. Der Intrexx-Standard sah besser aus als das, was Web Dynpro je erreichen könnte.“

Torsten Hesener,

SIG Combibloc Group AG

Verarbeitendes Gewerbe

Unabhängigkeit und Erfolg durch Extranet auf Intrexx-Basis

Die BEST-REISEN ist eine Kooperation von inzwischen mehr als 600 Reisebüros in Deutschland und hat sich seit 25 Jahren am Markt etabliert. Gegenüber Reiseveranstaltern und anderen Marktteilnehmern treten die unabhängig organisierten Reisebüros als Zusammenschluss auf. Als Dachorganisation vertritt BEST-REISEN die Interessen der Reisebüros. Seit 2013 ist BEST-REISEN Teil einer Nachhaltigkeits-Initiative, die vom Reisebüro bis hin zum Reiseveranstalter alle einbindet, um verantwortungsbewusster mit Ressourcen umzugehen.
Ein neues Extranet für 2.500 Nutzer Das statische und seit 2004 eingesetzte Extranet sollte nach zehn Jahren von einer modernen, flexiblen Lösung abgelöst werden. Das Extranet dient bei BEST-REISEN als zentrale Stammdatenverwaltung sowie der Kommunikation unter den Mitgliedsreisebüros und mit der Zentrale von BEST-REISEN in Filderstadt. Wichtig war, dass das neue Portal flexibel an individuelle unternehmens- und branchenspezifische Anforderungen angepasst werden kann, ohne größeren Programmieraufwand. Die 2.500 Nutzer sollten das neue System direkt, ohne speziellen Schulungsaufwand, einsetzen können.
Erhebliche Entlastung dank Low Code Die Wahl fiel auf Intrexx, da insbesondere die Möglichkeit überzeugte, individuelle Anwendungen ohne großen Programmieraufwand erstellen zu können. Frauke Siech, bei BEST-REISEN zuständig für Umsatzcontrolling, Mitgliederservice & IT, war für die Einführung verantwortlich. Die studierte Touristik-Betriebswirtin hat es geschafft, in nur gut einem halben Jahr das neue Extranet zu konzipieren, zu erstellen und erfolgreich für 2.500 Nutzer auszurollen. Low-Code-Development ermöglichte es ihr hierbei, ihre Ideen selbst und ohne großen Programmieraufwand in individuell erstellten Applikationen umzusetzen. Neben aktuellen Informationen können Mitglieder der Kooperation im Portal ihre Marketingmaterialien über einen externen Dienstleister bestellen, mit nur einem Klick ihre aktuelle Umsatz-Statistik einsehen und falls ein Reisebüro bei einer Gruppenreise noch freie Plätze hat, so können über die Mitglieder weitere Kunden geworben werden. Termine für interne Veranstaltungen und Weiterbildungen können ebenfalls im Portal eingesehen werden. Geplant ist eine automatische Anmelderoutine für diese Termine. Das Extranet von BEST-REISEN mit seiner individuell eingerichteten Stammdatenverwaltung sorgt vor allem auch in der BEST-REISEN-Zentrale für eine erhebliche Arbeitsentlastung hinsichtlich der Schnittstellenfunktion der Zentrale zwischen Reisebüros und Reiseveranstaltern/Leistungsträgern.
Die Highlights: Zeitersparnis durch optimale Prozesse in der Stammdatenverwaltung Qualitätssicherung Stets aktueller und kurzfristiger Informationsaustausch mit einer Vielzahl von Nutzern Einführung konnte „nebenbei“ erledigt werden, ohne teure Projektstellen
Tourismus
Intrexx Professional
Intrexx CRM
Intrexx CMS
Intrexx Online-Umfragen
United Planet Consulting
BEST-RMG Reisen Management AG

„An Intrexx gefällt mir besonders, dass man selbst anpacken kann ohne auf teure IT-Dienstleister angewiesen zu sein. Mit unserem neuen und individuell auf uns angepassten Extranet sparen wir sehr viel Zeit bei der täglichen Arbeit.“

Frauke Siech, Leitung Umsatzcontrolling, Mitgliederservice & IT

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