Um die Studierenden an den Hochschulen im Land zu fördern, hat die saarländische Landesregierung 2009 die privatrechtliche StudienStiftungSaar gegründet. Mit einem Kapital von sechs Millionen Euro ausgestattet, hat die StudienStiftungSaar bislang über 2000 Stipendien finanziert. Förderbereiche sind MINT (Mathematik, Informatik, Naturwissenschaft, Technik), Wirtschaft und Recht, Sport und Gesundheit, Musik und Kunst sowie Sprach-, Kultur- und Sozialwissenschaften. Von besonderem Interesse bei der Auswahl der Stipendiatinnen und Stipendiaten sind für die StudienStiftungSaar ein ehrenamtliches Engagement und der soziale Hintergrund.
Die StudienStiftungSaar steht vor der Herausforderung einer effizienten Gestaltung des Bewerber- und Gutachterprozesses, welcher den individuellen Bewerbungsanforderungen der verschiedenen Stipendien gerecht wird und welcher alle relevanten Beteiligten (Studienstiftung, Hochschulen, Bewerber, Gutachter) unter Minimierung des bürokratischen Aufwands einbindet.
Online-Bewerberportal fördert gerechte Vergabe von Stipendien
Durch die Entwicklung eines Intrexx Online-Bewerberportal der StudienStiftungSaar konnten diese Anforderungen realisiert werden. Neben der Entwicklung von entsprechenden Applikationen der Stammdatenverwaltung und der elektronischen Anmeldung von Bewerbern sowie der Implementierung eines Registrierungsprozesses für Benutzerkonten mussten dazu auch bestehende Textinhalte von der vorherigen Webseite in das zu entwickelnde Intrexx-Portal migriert werden. Ausgehend von der bestehenden Internetpräsenz der StudienStiftungSaar wurde für das Intrexx-Portal ein entsprechendes Layout entwickelt und umgesetzt.
Über das geschaffene Portal wird die Vergabe von derzeit 66 verschiedene Stipendien verwaltet. Am Anfang steht hier der Bewerbungsprozess, der durch die Stiftung oder die Hochschulen betreut wird. Schüler und Studierende können auf dem Bewerberportal sehen, welche Stipendien aktuell ausgeschrieben werden und können sich auf diese Stipendien bewerben. Bewerber können auf der Seite ein Profil anlegen und Leistungsnachweise, Lebensläufe, Motivationsschreiben und je nach Anforderungen weitere Formulare hochladen. Im Laufe des Bewerbungsprozesses erhalten die Nutzer jederzeit Informationen zum Stand ihrer Bewerbung. Dazu wurde ein „Postbox-System“ implementiert, sodass sensible persönliche Informationen nicht per Email versandt werden müssen.
Kürzere Bearbeitungszeit dank Arbeitserleichterung für Gutachter
Neben dem Bewerbungsprozess wurde auch der nachgeordnete Gutachterprozess in das Intrexx-Portal integriert. Dafür erfolgt nach Eingang der Bewerbung eine Zuteilung von Hochschuldozenten und Professoren als Gutachter. Diese erhalten dann Zugang zum Bewerbersystem und können im Rahmen des Auswahlverfahrens Gutachten erstellen und hochladen. Nach Abschluss des Gutachterprozesses erhalten die Bewerber über das Bewerberportal ihren Stipendienbescheid mit einer Zusage oder Absage.
Seit Inbetriebnahme des Bewerberportals im Jahr 2015 haben sich bislang mehr als 3.000 Bewerber im System registriert, die insgesamt etwa 3.300 Stipendienbewerbungen eingereicht haben.
Bildung und Forschung
StudienStiftungSaar
Das, was in Flächenländern die Ministerien sind, ist in Berlin der Senat. Er gliedert sich in zehn Senatsverwaltungen, die als oberste Landesbehörden direkt den jeweiligen Senatoren unterstehen. Eine davon ist die Senatsverwaltung für Finanzen (SenFin). Sie beschäftigt rund 580 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist in fünf Abteilungen gegliedert. In ihren Aufgabenbereich fallen unter anderem die Steuerung der Landesbeteiligungen, das Landesvermögen, der Haushalt, die Finanzpolitik sowie die Angelegenheiten der Steuerverwaltung.
Wie jede Institution in der Öffentlichen Verwaltung steht auch die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin einigen Herausforderungen gegenüber. Ein Beispiel dafür ist der demografische Wandel, der es zunehmend schwerer macht, geeignete Fachkräfte zu finden, die die ausscheidenden Mitarbeiter ersetzen. Ein anderes Beispiel ist die Digitalisierung der Arbeitswelt, die durch die Berliner Gesetzgebung zum E-Government eine verbindliche Wirkung für die Verwaltung entfalten. Um den Herausforderungen gerecht zu werden, sollte die IT-Landschaft der SenFin modernisiert und erweitert werden. Dazu gehörte neben der Einführung einer elektronischen Akte auch eine Portallösung. Von der Einführung eines Digital Workplace erwartete man sich unter anderem digitalisierte und vereinfachte Prozesse. Zudem wollte sich die Behörde dadurch als attraktiverer Arbeitgeber positionieren.Kultur der konstruktiven Kommunikation am digitalen ArbeitsplatzDie Verwaltung gehört zu den Branchen, die damit zu kämpfen haben, dass in nächster Zeit sehr viele verdiente Mitarbeiter in den Ruhestand wechseln. Gleichzeitig rücken relativ wenige Junge nach. Besonders extrem gestaltet sich die Situation in Berlin – es ist damit zu rechnen, dass in den nächsten vier bis fünf Jahren rund 25.000 Verwaltungs-Mitarbeiter in den Ruhestand gehen. Dies bringt zwei zentrale Probleme mit sich: Das Durchschnittsalter ist durch langjährige Einstellungsstopps sehr stark gestiegen. Es droht ein immenser Verlust von Sachkenntnis, wenn erfahrene Mitarbeiter wegfallen. Darüber hinaus steht das Personalmanagement in der Verantwortung, die Verwaltungsarbeit für junge Menschen attraktiv zu machen. Auch in Zukunft soll aus einem Pool kompetenter Bewerber geschöpft werden können.Dafür sind neue, flexible Angebote wichtig, wie z.B. die Vereinbarkeit von Familie und Beruf oder die Zeit- und Ortsunabhängigkeit des Arbeitsplatzes.
Der Digital Workplace mit integrierten Applikationen zur Förderung von digitalisierten Geschäftsprozessen und zum Wissensmanagement erfüllt diese Anforderungen. Daher hat die SenFin eine solche Plattform basierend auf der Software Intrexx aufgebaut. Ralf Meyer, Referent für E-Government und Kommunikation, sieht vor allen in der darin integrierten Social Collaboration-Komponente ein mächtiges Werkzeug: „Damit können wir Wissen direkter und unkomplizierter sammeln und vor allem teilen als durch FAQs oder herkömmliche Foren. Gerade wenn viele Mitarbeiter ausscheiden und die Nachfolge nicht direkt geregelt ist, ist das unheimlich praktisch.“„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“ Ralf Meyer, Referent E-Government und WissensmanagementMeyer räumt ein, dass bei der Einführung der Plattform teilweise Vorbehalte der Mitarbeiter gegenüber der neuen Technik vorhanden waren, was aber völlig normal sei, denn Mensch und Technik stehen grundsätzlich in Wechselwirkung zueinander. Aus diesem Grund war es dem Team von Herrn Meyer besonders wichtig, mit gezielten Maßnahmen, wie z. B. Einführungsveranstaltungen die Beschäftigten an das Thema heranzuführen.. Der Arbeitsplatz der Zukunft erfordert eine weitreichende Vernetzung der Kompetenzen über alle Abteilungen hinweg. Erfolgsfaktoren wie Wissen, Erfahrung, aber auch Kreativität gewinnen in der Verwaltungsarbeit immer mehr an Wert. Daher legte die SenFin großen Wert darauf, mit der Einführung des Digital Workplace auch eine Kultur der konstruktiven Kommunikation zu schaffen.Damit ist auch ein wesentliches Werkzeug vorhanden, welches für die Umsetzung der Anforderungen des Berliner E-Government-Gesetzes erforderlich ist. Neben der bereits eingebundenen elektronischen Akte können hier die nach Gesetz zu digitalisierenden internen Geschäftsprozesse digital abgebildet werden. So werden seit dem 01.01.2017 hausweit sämtliche Urlaubsanträge über die sogenannte „UrlaubsApp“ mit den erforderlichen Genehmigungen elektronisch abgewickelt.Der Digital Workplace als lebendige WissenssammlungDurch die Social Collaboration-Komponente des Digital Workplace wird jeder Mitarbeiter zum potenziellen Redakteur. Dadurch ist die Plattform wesentlich dynamischer, als ein klassisches CMS-basiertes Intranet mit einer zentralen Redaktion. Wissen, das aus Gruppendiskussionen oder aus Beiträgen auf der Pinnwand hervorgeht, steht langfristig zu Verfügung. So kann Fachwissen auch aus unterschiedlichen Abteilungen zusammengetragen werden und zur Lösung individueller Fragestellungen dienen. Außerdem werden auf diese Weise auch Mitarbeiter, deren Kenntnisse bisher nicht vollständig erkannt wurden, dazu ermuntert, ihre Erfahrung mit einzubringen.Um das Wissen, das hier generiert wird, zu ordnen, optimal zu nutzen und auch für den späteren Zugriff zu archivieren, wurde in enger Zusammenarbeit mit dem Softwarehersteller United Planet eine individuelle Applikation erstellt. Durch dieses Entwicklungskonzept „von der Verwaltung für die Verwaltung“ wurde gewährleistet, dass alle benötigten Funktionen vorhanden sind und die Anwendung sich leicht in den Arbeitsalltag der Behörden integrieren lässt.„Wir-Gefühl“ als Pluspunkt im „War for Talents“Ein weiterer positiver Effekt, der sich seit Einführung der Social Collaboration-Plattform beobachten lässt, ist, dass sie Personen mit ähnlichen Interessen zusammenbringt und so ein „Wir-Gefühl“ schafft. Eine der momentanen Herausforderungen besteht darin, kompetente Nachwuchskräfte für die administrative Arbeit zu begeistern. Der Digital Workplace hilft Verwaltungen dabei, den Anforderungen der jungen Generation nach einer ausgewogenen Work-Life-Balance und einer frischen Unternehmenskultur gerecht zu werden.Die Behörden können sich so als attraktiven Arbeitgeber präsentieren. Gleichzeitig sei für Nachwuchskräfte aber auch der Umgang mit der Technik ganz selbstverständlich. Das wiederum fördert längerfristig die Flexibilität und die Offenheit der gesamten Organisation gegenüber Innovationen.eID-Authentifizierung: sicherer Zugriff – egal wann und woIn der Administration spielen oftmals sensible Daten eine Rolle. Im Fall der SenFin wurde entschieden, die Digital Workplace-Lösung selbst zu hosten, statt die Software aus der Cloud zu betreiben. Meyer kommentiert diese Entscheidung: „Da die Daten in unserem Portal nicht anonymisiert sind, ist Datenschutz hier ein besonders großes Thema. Bei uns liegen die Daten auf eigenen Servern und wir sind daher nicht gezwungen, die Daten herauszugeben.“ Zudem hat die Behörde eine besondere Authentifizierungsmethode erarbeitet, die auf die eID-Funktionalität des neuen Personalausweises (nPA) zurückgreift. Die recht preiswerte Lösung– sie erfordert lediglich ein Kartenlesegerät und gegebenenfalls die Aktivierung der eID-Funktion des neuen Personalausweises – ermöglicht den Mitarbeitern einen sicheren Zugang zum Portal. Und das ganz egal von wo. Die Mitarbeiter profitieren dadurch von größerer Flexibilität – sie können selbst entscheiden, wann und wo sie arbeiten. Ohne Beeinträchtigung der Sicherheit können sie damit auch von zu Hause an der behördeninternen Kommunikation teilnehmen und informiert bleiben. Die Senatsverwaltung verfolgt mit der Bereitstellung des externen Zugangs das Ziel, zu einem noch familienfreundlicheren und auch für junge Menschen attraktiven Arbeitgeber zu werden.Die Authentifizierungsmethode greift auf Geräte des Marktführers für Chipkartenleser, REINER SCT, zurück. Die Software dahinter wurde zusammen mit United Planet und der IT- und Managementberatung Moysies & Partner entwickeltDigitalisierung von Prozessen spart der Verwaltung RessourcenMit dem Digital Workplace strebt die SenFin nicht nur an, Informationen für die berechtigten Mitarbeiter besser zugänglich zu machen. Ein zentraler Vorteil, der erwartet wurde, Zeiteinsparungen durch die Digitalisierung von Prozessen.In diesem Sinne werden verschiedene regelmäßig ablaufende Arbeitsprozesse heute in Applikationen des Digital Workplace abgebildet. Ralf Meyer ist begeistert von den Arbeitserleichterungen, die dadurch möglich wurden: „Durch die Digitalisierung von Prozessen sparen wir sehr viel Zeit und damit auch Kosten. Selbst bei scheinbar kleinen Abläufen wie z.B. dem Urlaubsantrag, der nun digital statt auf Papier gestellt wird, sparen wir schnell 30.000-40.000 € pro Jahr ein.“Eine interne ROI-Bewertung ergab, dass der Prozess von der Beantragung über die Prüfung der Plausibilität und der Verfügbarkeit eines Vertreters heute sechs Minuten dauert. Früher, als die Anträge noch auf Papier gestellt, per Hauspost verschickt und Abwesenheiten im Wandkalender eingetragen wurden, dauerte das ganze 22 Minuten. Bei über 500 Mitarbeitern und 8-10 Vorgängen im Jahr sind Meyers Zahlen also durchaus nachvollziehbar.Neben dem Urlaubsantrag bildet die Senatsverwaltung für Finanzen Berlin sukzessiv weitere Prozesse elektronisch am Digital Workplace ab. Sitzungsraumbuchungen, Materialbestellungen und Fortbildungsanträge sind weitere Beispiele für digitale Prozesse, die ressourcensparend und prozessbeschleunigend realisiert wurden. . Die Digitalisierung der Verwaltung hat damit nachhaltig begonnen.Alles auf einen Blick dank Verknüpfung mit der E-AkteEin wichtiger Pluspunkt des digitalen Arbeitsplatzes der SenFin ist es, dass Informationen aus den unterschiedlichsten Quellen auf einer zentralen Oberfläche angezeigt werden. Dadurch müssen die Mitarbeiter weniger oft zwischen verschiedenen Programmen wechseln.Die Einbindung von Daten aus Drittsystemen geschieht unkompliziert mithilfe der Verfügbaren Konnektoren. Auf einem Blick sind Termine, neueste Mails und auch Supportmeldungen aus dem IT-Bereich ersichtlich.Auch ein Zugriff auf die E-Akte ist direkt aus der Benutzer-Oberfläche des Digital Workplace heraus möglich. Die Mitarbeiter erhalten dadurch eine ganzheitliche, zumeist vorgangsbezogene Sicht auf die relevanten Informationen. Alle benötigten Prozesse und Daten sind auf der zentralen Plattform versammelt. So finden die Beschäftigten schneller, was sie suchen, werden weniger abgelenkt und erledigen ihre Aufgaben schneller und leichter.Fazit: Mit Intrexx zum modernen ServiceanbieterDie Senatsverwaltung für Finanzen verfolgte mit der Einführung der Plattform unterschiedliche Ziele. Die interne Kommunikation sollte verbessert und die Attraktivität für junge Bewerber gesteigert werden. Gleichzeitig sollte die Lösung Prozessoptimierungen ermöglichen sowie ortsungebunden und sicher erreichbar sein. Aufgrund dieses Anforderungsprofils entschied man sich, einen ganzheitlichen digitalen Arbeitsplatz mit der Software Intrexx aufzubauen.Projektleiter Ralf Meyer ist glücklich mit der Entscheidung: „Es gelang uns innerhalb kurzer Zeit, eine moderne Arbeitsumgebung zu etablieren und eine konstruktive Kommunikationskultur im integrierten Social Intranet zu schaffen.“ Indem sich die Plattform ganz flexibel um gewünschte Funktionen erweitern lässt, können die verwaltungseigenen Prozesse gezielt digitalisiert werden. Der direkte Zugriff auf die E-Akte aus dem Digital Workplace heraus und die Authentifizierung mithilfe der eID-Funktion des nPA runden das Gesamtpaket ab und stehen für gelebte Verwaltungsmodernisierung.
• Sichere Authentifizierung am Portal mit eID-Funktion des nPA• Digitalisierung von Geschäftsprozessen wie z. B. dem digitalen Urlaubsantrag• Verknüpfung mit der E-Akte: Alle Informationen auf einen Blick• Virtuelle Arbeitsgruppen
Öffentliche Verwaltung
Senatsverwaltung für Finanzen
„Wenn Azubis und Studenten zu uns kommen, sind sie überrascht, wie modern die Arbeitsbedingungen sein können. Mit Intrexx haben wir einen Digital Workplace aufgebaut, der die Kommunikation und damit die Zusammenarbeit entscheidend verbessert.“
Ralf Meyer, Referent E-Government und Wissensmanagement
Wahrscheinlich kennt jeder den Gedanken, wenn man zusieht wie der eigene Urlaubsantrag in den Papierfluten auf dem Chef-Schreibtisch untergeht: Das muss auch einfacher gehen! Bei HECTAS geht es einfacher. Seit 2014 modernisiert der Dienstleister solche Abläufe konsequent. Weniger Papier, mehr Digital Workplace.
Die HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG hat sich seit ihrer Gründung 1974 zu einem führenden Qualitätsanbieter im Bereich der infrastrukturellen Gebäudedienstleistungen entwickelt. Das Leistungsangebot des Unternehmens umfasst sämtliche Aspekte der Gebäudedienstleistungen. Dazu zählen Unterhalts-, Glas- und Fassaden- sowie Industriereinigung ebenso wie Grünanlagenpflege, Sicherheitsdienste und viele weitere Services.
Die europaweit rund 11.000 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag daran, ihren Kunden ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zu zaubern. Dazu müssen die eigenen Abläufe genauso ordentlich sein, wie die betreuten Immobilien. Mit dem Einsatz einer Digital Workplace Software treibt HECTAS daher die Digitalisierung des Unternehmens gezielt voran.
Die IT-Abteilung der Gesellschaft hatte einen klaren Wunsch: alle Dokumente sollten übersichtlich an einem Ort verfügbar sein. Und nicht von den Mitarbeitern jedes Mal auf irgendwelchen Ablagen gesucht werden müssen. Daneben spielten schon ganz am Anfang der Suche nach einer geeigneten Lösung Prozesse und Workflows eine Rolle, wie die Projektverantwortliche Martina Henke verrät: „Wir wollten weg vom Papier und unsere Geschäftsprozesse digital abbilden.“
Kein Schnellschuss – und trotzdem in Rekordzeit zum Mitarbeiterportal
HECTAS fehlte ein klassisches Intranet. Ein Umstand, der lange gut ging, aber nie ganz optimal war. Man wollte wichtige Dokumente leichter verfügbar machen. Daher sah man sich nach einer geeigneten Software um. Schnell kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die um die Gunst der Entscheider buhlten.
Zunächst wurde ein anderes Produkt in Erwägung gezogen, da man schon erste Erfahrungen damit hatte. Ein Portal im geplanten Maßstab damit aufzubauen wäre jedoch sehr zeit- und kostenintensiv gewesen. Gerade die Geschwindigkeit war ein Argument für den Mitbewerber. Und so schlug die Stunde des Underdogs: Die Software Intrexx vom Freiburger Softwarehaus United Planet versprach eine rasche Einführung bei gleichzeitig umfassenden Möglichkeiten zur Individualisierung.
Frau Henke ist sich sicher: „Eine ähnliche Umgebung mit der anderen Lösung aufzubauen hätte länger gedauert.“ Mit Intrexx hingegen wurden viele Funktionen mit den kostenlos verfügbaren Applikationen auf Knopfdruck bereitgestellt. „Anschließend passten wir die Plattform schrittweise mit Wunsch-Applikationen an unsere Anforderungen an.“ Gemeinsam mit dem Consulting von United Planet erstellte HECTAS in der Folge Workflows, die die unternehmenseigenen Abläufe digital abbilden.
Wenn Transparenz auf hohe Prozessgeschwindigkeit trifft...
Immer da, wo Workflows und Prozesse zum Einsatz kommen, ergeben sich große Arbeitserleichterungen für die Büroarbeiter bei HECTAS. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen wie Urlaubs- oder Investitionsanträgen. Die Digitalisierung der Abläufe bringt zwei wesentliche Vorteile: größere Transparenz und eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit.
„Alles, was früher auf Papier von einem Schreibtisch auf den nächsten gelegt werden musste – und dann auch schon mal „verdunstet“ ist – steht jetzt immer zur Verfügung. Prozesse laufen mit Intrexx viel schneller und transparenter ab.“ Dadurch ist Frau Henke zufolge der Bearbeitungs- beziehungsweise Freigabefortschritt immer nachvollziehbar.
Die Vereinfachung im Vergleich zu den früheren Abläufen ist laut Frau Henke spür- und messbar. Zum Beispiel mussten Urlaubsanträge früher ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen abgezeichnet werden. „Heute erhält der Vorgesetzte eine E-Mail, klickt auf einen Link und schon ist das genehmigt. Dafür brauche ich keinen Taschenrechner, um zu sehen, dass das schneller ist. Wir sparen Papier, Zeit und vor allem auch Arbeitsaufwand.“
Die Zentrale von HECTAS sitzt in Wuppertal. Daneben ist das Unternehmen mit insgesamt 40 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Ungarn aktiv. Zunächst nutzte man den Digital Workplace nur an den deutschen Standorten. Schon nach kurzer Zeit kamen Anfragen von anderen Standorten. Martina Henke kann das gut nachvollziehen: „Die Kollegen haben sich unser System angeschaut und sich gedacht ‚cool, so schnell geht das? Super!‘“ Mittlerweile ist das Portal in drei Sprachvarianten auf Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar. So greifen europaweit 670 Mitarbeiter bequem auf alle aktuellen Informationen zu.
Digitale Transformation ist ein Marathon und kein Sprint
Das Potential für die Zukunft ist noch immer groß. Und so stehen schon einige weitere Abläufe auf der Agenda, die man vereinfachen will. Die Anregungen dazu kommen vor allem auch von den Anwendern aus den einzelnen Fachabteilungen. Man arbeitet zum Beispiel gerade daran, das Layout weiter zu verbessern. Die Umstellung auf Responsive Design verspricht einen einfacheren Zugriff auf den Digital Workplace über mobile Endgeräte.
Räumt HECTAS in Zukunft also so weit auf, dass das Papier gänzlich aus den Büros verschwindet? Auf diese Frage muss Martina Henke schmunzeln: „Das papierlose Büro ist ein Ideal, das wir in Zukunft erreichen möchten. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Mit Intrexx sind wir einen großen Schritt weiter. Viele bisher papierbasierte Prozesse haben wir schon digitalisiert und es werden immer mehr.“
Sehr schnelle Einführung der Plattform
Auf die individuellen Abläufe zugeschnitten
Arbeitserleichterung durch Digitalisierung von Prozessen
Leichterer Informationsaustausch zwischen Standorten
Größere Transparenz und höhere Prozessgeschwindigkeit
Dienstleiter
HECTAS Facility Services Stiftung & Co. KG
„Intrexx bringt uns viele Vorteile: Wir sparen Papier, Zeit und vor allem Arbeitsaufwand, der früher für die Suche nach Informationen draufging. Die Anwender sind begeistert darüber, wie schnell unsere Prozesse jetzt laufen.“
Martina Henke, IT Support
In der DEHA Gruppe haben sich fünf regional führende, konzernunabhängige Elektrogroßhändler zusammengeschlossen. In den strategischen Schwerpunkten Gebäudetechnik und Industrietechnik bieten sie ihren Kunden im Elektro-Fachhandwerk und in der Industrie wegweisende Produkte und Lösungen sowie ausgefeilte Logistik- und Beschaffungskonzepte.
Das Ziel: Komplexe Workflows selbstständig weiterentwickeln
Neben Marketing und Datenmanagement ist die Zentrale der DEHA vor allem für den Abschluss gemeinsamer Lieferanten-Verträge zuständig. Hierzu gibt es einen relativ komplexen Workflow, der zunächst mit Share-Point abgebildet werden sollte. Man kam hier allerdings nicht weiter, da alles außer Haus entwickelt werden musste und der Dienstleister keine ausreichenden Kapazitäten hatte. So entschloss man, das Projekt einzustellen und sich nach Alternativen umzusehen.
Mit Intrexx Anwendungen komplett in Eigenregie erstellen
Einer der DEHA-Gesellschafter erfüllt ähnliche Anforderungen mit der Software Intrexx. Aufgrund der dortigen positiven Erfahrungen wurde es im Live-Betrieb begutachtet und für die geplanten Projekte als sehr gut geeignet eingeschätzt. Der für das Projekt Verantwortliche, Torsten Schulz, ist sehr glücklich mit der neuen Lösung: „Intrexx bietet das, was wir bei SharePoint vermisst haben: Die Anpassbarkeit und der hohe Grad von möglichen Eigenentwicklungen durch den Intrexx-Portalmanager waren definitiv ausschlaggebend. Mit sehr wenig Aufwand kann man sehr viel abbilden.“ So konnten einige Anwendungen komplett in Eigenregie erstellt werden. Darunter eine Anwendung, mit der firmenübergreifende Arbeitsgruppen koordiniert werden. Mit einer anderen Applikation wird Arbeitsaufwand bei der Erstellung von Protokollen eingespart. Beim „Abkommens-Workflow“, der den Abschluss und die Verwaltung gemeinsamer Verträge regelt, wurde auf das Consulting der Herstellerfirma United Planet zurückgegriffen. Das Projekt sollte schnell abgeschlossen werden um möglichst bald von den erwarteten Arbeitserleichterungen zu profitieren. Gerade diese Zusammenarbeit empfand Herr Schulz als äußerst positiv: „Wir fanden an Intrexx interessant, dass man hier mit dem Hersteller selbst spricht. Bei möglichen Problemen wenden wir uns einfach direkt an diejenigen mit der größten Expertise.“ Augenzwinkernd fügt der ITler hinzu: „Bei Microsoft wäre das natürlich ein bisschen schwierig.“ Durch die Intrexx-Applikationen konnte die DEHA Gruppe ihre Prozesse vereinfachen sowie Zusammenarbeit und Informationsfluss fördern.
Die Pluspunkte:
Zusammenarbeit und sicherer Datenaustausch mit den Gesellschaften
Schnelle Umsetzung der Anforderungen
Eigenentwicklungen möglich
Daten aus SharePoint konnten per Adapter übernommen werden
Einsparung von manuellem Arbeitsaufwand durch Workflows
Elektrogroßhandel
Intrexx
Intrexx Business Adapter für OData
Intrexx Share
QM-Suite für Intrexx
Individuelle Applikationen
DEHA Elektrohandelsgesellschaft mbH & Co. KG
„Intrexx versetzt uns in die Lage auf die meisten Anforderungen eigenständig zu reagieren und schnell passende Lösungen abliefern zu können. Unsere Mitarbeiter sind begeistert von der schnellen Umsetzung Ihrer Ideen und den daraus resultierenden Arbeitserleichterungen!“
Torsten Schulz,
IT-Systemadministrator, DEHA Gruppe
Der Name WEKO steht in Bayern für hochwertige Möbel und besten Service. WEKO-Einrichtungshäuser gibt es in Pfarrkirchen, Rosenheim und Eching. Daneben deckt das Unternehmen mit dem Sonderpostenmarkt „Schleudermaxx“ in Hebertsfelden und Rosenheim auch den Discountbereich ab. Gartenmöbel werden darüber hinaus auch über den Online-Shop „garten-und-freizeit.de“ vertrieben. Insgesamt sind in der Unternehmensgruppe etwa 1.200 Mitarbeiter beschäftigt. In den Kundenspiegeln von Passau, Rosenheim und Deggendorf belegt das Unternehmen seit Jahren den ersten Platz bei der Wahl zum besten Einrichtungshaus der Region.
Die Anforderung: Abläufe vereinfachen und Mitarbeiter vernetzen
Das Portal wurde ursprünglich eingerichtet, um ein Ticketsystem für den EDV-Support anzubieten. Damit die Unternehmensgruppe ihre Konkurrenzmärkte hinter sich lassen kann, sollte das Portal darüber hinaus die Koordination der internen Abläufe verbessern. WEKO wollte die Mitarbeiter damit vernetzen und Prozesse sowie Verwaltungsaufgaben digitalisiert ablaufen lassen.
Die Lösung: Mehr als ein Intranet
Mit der Portalsoftware Intrexx wurde ein umfangreiches Unternehmensportal aufgebaut. Dieses bildet heute die Prozesse einiger Geschäftsbereiche vom Verkauf über die Verwaltung bis hin zur Geschäftsleitung ab. Interne Abläufe können damit erheblich flexibler und effizienter abgewickelt werden. Die einzelnen Anwendungen sind dabei sehr breit gefächert.Die Kundenbetreuung wurde vereinfacht, indem Verkäufer bei Sonderanfertigungen alle Spezifikationen im Portal erfassen können. Der errechnete Verkaufspreis wird direkt angezeigt. Einen großen Vorteil brachte auch die Prozessdokumentation. Ein Wiki übernimmt die Verwaltung und Verteilung der Ablaufdiagramme. Ein automatisierter Prüf- und Freigabeprozess ist hierbei ebenso vorhanden wie eine Anbindung an das Visualisierungs-Tool MS Visio.Durch diese Wissensdatenbank können Prozesse standardisiert werden und das Mitarbeiterwissen wird gezielt vermehrt. Auch die Zugriffsrechte, Standardsymbole und Arbeitsanweisungen werden hier dokumentiert. Die Warenwirtschaft profitiert durch die Verbindung des Portals und dem Data Warehouse von einer Vielzahl an Auswertungsmöglichkeiten.
Der Digital Workplace als Ausgangspunkt für Kommunikation
WEKO verfolgt den Ansatz, seinen Mitarbeitern mit dem Portal einen „digitalen Heimathafen“ zu geben. Alle Informationen, die sie für die Arbeit brauchen, sollen von hier aus erreichbar sein. Die Portal-Startseite ist der Ausgangspunkt für die interne – aber auch externe – Kommunikation. Daher nutzt WEKO den Intrexx-Connector für Microsoft Exchange: Termine und E-Mails werden damit aus Exchange automatisch ins Portal übertragen. Die Trennung zwischen In-tranet für interne Kommunikation und Outlook für Kommunikation mit Exter-nen entfällt. Stattdessen geschieht beides am zentralen „digitalen Arbeitsplatz“.
Nicht nur die Mitarbeiter profitieren – auch Kunden und Geschäftspartner
Das Portal ermöglicht auch den Kunden einen besonderen Service: Eltern kön-nen ihre Kinder während des Einkaufs mit der WEKOCARD bei der Kinderbe-treuung „einchecken“. Indem hier alle relevanten Daten erfasst sind, wird si-chergestellt, dass die Kinder auch von den richtigen Personen abgeholt werden. Auf ähnliche Weise funktioniert auch das Besuchermanagement. Sämtliche Besucher, werden über das Portal angemeldet. Ihre Namensschilder werden automatisch generiert und liegen rechtzeitig bereit. Die Mitarbeiter am Info-Point sehen im Portal außerdem sofort, zu welchem Ansprechpartner im Haus die Besucher möchten. So profitieren nicht nur die WEKO-Mitarbeiter von leichter zugänglichen Informationen und Prozessen, sondern auch die Kunden und Geschäftspartner.
Starke Vereinfachung der Abläufe
Übersichtliche Prozessdokumentation
Ein zentraler Ausgangspunkt für die Kommunikation
Automatisierung von Prozessen
Handel
Intrexx
Bestellwesen Studio
Individuelle Applikationen
WEKO Wohnen GmbH
Intrexx macht Immobilienverwaltung „social“ Das städtische Wohnungsunternehmen ProPotsdam GmbH ist der führende Dienstleister der Landeshauptstadt Brandenburgs in den Bereichen Stadtsanie-rung, Stadtentwicklung, Wohnungsbau und Wohnfürsorge. Als größter Woh-nungsanbieter mit einem Bestand von knapp 17.000 Mietwohnungen und etwa 280 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört die Verwaltung, Vermietung und Bewirtschaftung dieser Immobilien zum Kerngeschäft des Unternehmens. Dabei legt die ProPotsdam GmbH besonderen Wert auf Mobilität, Kommunikation und Serviceorientierung, um ihren Mitarbeitern über das Portal ein effizientes Verwalten der Immobilien zu ermöglichen.
Das Wohnungsunternehmen ProPotsdam GmbH ging konsequent den Weg der technischen Erneuerung und ersetzte das bestehende Intranet durch eine Intrexx-Lösung, die ein zeitgemäßes Mitarbeiterportal, ergänzt um ein Social Intranet, umsetzt. Durch die intelligente Verknüpfung der Immobiliendaten aus SAP mit der Aufgaben- und Projektverwaltung und mit Intrexx Share konnte das Portal genau auf die spezifischen Arbeitsabläufe angepasst werden. Mit über 30 Applikationen erweist sich die Intrexx-basierte Portallösung als flexible, ausbaufähige und kom-munikationsfreudige Alternative zu anderen Softwareprodukten.
Entsprechend der Maßgabe sollte das bis dahin eigenentwickelte php-basierte Intranet zu einem zentralen Tool der Immobilienverwaltung ausgebaut werden, welches es den Nutzern erlaubt, Immobiliensteckbriefe, Pressemeldungen, interne Kommunikation sowie Aufgabenverwaltung über eine zentrale Plattform zu steu-ern. Bei der Entscheidung für die Intrexx-Lösung von United Planet und der City & Bits GmbH waren schließlich die intelligente Verknüpfung mit zentralen Daten aus SAP, die vielseitigen Möglichkeiten der Personalisierung sowie der mobile Zugriff aufs System ausschlaggebend. Zentral für den Betrieb eines großen kommunalen Wohnungsunternehmens ist es, den gesamten Bestand der Immobilien für die täglichen Arbeitsabläufe verfügbar zu machen. Dank der Intrexx-eigenen, vielseitigen Schnittstellen werden alle Im-mobiliensteckbriefe mit den relevanten Daten aus SAP den Geschäftsabläufen zur Verfügung gestellt und automatisiert durch zusätzliche Daten wie Bilder und Energieausweise angereichert. Nach Aufruf des Mitarbeiterportals im Browser erfolgt eine automatische Anmeldung anhand des Windows-Benutzerkontos. Mittels der sogenannten Portlets können die wesentlichen Inhalte aus den wich-tigsten der über 30 Applikationen (wie beispielsweise der Presseschau) auf der Startseite dargestellt werden, ohne dass die Applikation extra aufgerufen werden muss. Dank der hochdifferenzierten Rechteverwaltung und umfassenden Persona-lisierungsmöglichkeiten von Intrexx bis hin zur Datensatzebene bekommt jeder Mitarbeiter darüber hinaus nur diejenigen Informationen, die auch relevant für die jeweilige Arbeit sind. Und schließlich sind über die grafisch derart aufgeräumte Oberfläche natürlich alle zentralen Funktionen und Anwendungen des Portals erreichbar. So ist es den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von ProPotsdam jederzeit möglich, aktuelle Kennzahlen des Unternehmens (wie Leerstände, TOP-Objekte etc.) einzu-sehen und über die zentrale Dokumentenverwaltung die aktuellste Version ge-meinsam bearbeiteter Dokumente aufzurufen. Nicht zuletzt wurden auch andere wichtige Abläufe im Portal entsprechend umgesetzt: Beispielsweise ist ein Ticket-system eingebunden, das Anfragen an die IT-Abteilung ordnet und weiterleitet, oder es können unkompliziert Auswertungen erstellt, übermittelt und eingesehen werden. Außerdem bestand im Interesse der Unternehmenskultur das Anliegen, eine gute Kommunikation auch durch das Mitarbeiterportal zu unterstützen und die Nutzer sowohl über betriebsinterne Nachrichten und Presseartikel zum Unternehmen zu informieren als auch über Intrexx Share den Austausch untereinander zu fördern. Das auf diese Weise umgesetzte unternehmenseigene Social Intranet „Mein Portal“ ermöglicht über einen nutzerspezifischen Stream neben persönlichen Benachrich-tigungen und allgemeinen Informationen nun auch die Steuerung der anfallen-den Aufgaben und Prozesse, in die die entsprechenden Mitarbeiter eingebunden sind. Das mit Unterstützung von City & Bits auf Basis der Portalsoftware Intrexx Professio-nal individuell aufgebaute Mitarbeiterportal bietet aufgrund seiner schlanken, schnellen und flexiblen Grundstruktur die Möglichkeit, alle bestehenden Funktionen weiter auszubauen oder das Portal um zusätzliche Applikationen zu erweitern. Leicht lassen sich durch die Nutzer selbst Anpassungen der Portalseiten vornehmen und auch künftige Anforderungen können unkompliziert in die Abläufe des Immobilien-unternehmens eingebunden und smart vernetzt werden.
Schneller Zugriff auf Kerndaten des Unternehmens
Durch vielseitige Schnittstellen mit bestehenden Datenbanken
Mobile browserbasierte Einsatzmöglichkeiten
Individueller Zugang für die Mitarbeiter durch differenzierte Rechteverwaltung und Personalisierung
direkte Kommunikation und flexible Zusammenarbeit durch Social Intranet als zentraler Arbeitsplattform
Städtischer Dienstleister im Bereich Wohnen, Bauen und Stadtentwicklung
Intrexx Professional
Intrexx Share
ProPotsdam GmbH
„Das auf Basis von Intrexx entwickelte Mitarbeiterportal ist ein wichtiger Schritt in der Unternehmensentwicklung der ProPotsdam GmbH. Mit der Ablösung unseres selbstentwickelten Intranets durch ein modernes Mitarbeiterportal stellen wir unseren Mitarbeitern nun ein zentrales Werkzeug zur Verfügung, das sie in ihren täglichen Arbeitsabläufen durch gezielte Informationsbereitstellung und -verknüpfung unterstützt."
Jörn-Michael Westphal, Geschäftsführer, ProPotsdam GmbH
Das 1885 gegründete Unternehmen Boehringer Ingelheim ist ein internationaler Akteur der Pharmabranche. Seit der Gründung in Familienbesitz, liegen die Schwerpunkte auf Humanpharmazeutika (verschreibungspflichtige Produkte und Selbstmedikation), Biopharmazeutika und Tiergesundheit. Produziert wird an 16 Produktionsstätten in elf Ländern, dazu kommen noch fünf F&E-Standorte. Insgesamt sind 142 Unternehmen mit Boehringer Ingelheim verbunden.
Es wurde eine Lösung gesucht, mit der Dienstleister, Kunden und internationaler Außendienst abgesichert und zuverlässig auf in SAP erfasste Daten zugreifen können, ohne einen eigenen SAP-Zugriff zu benötigen und ohne SAP-Systeme direkt ans Netz anzubinden. Der Zugriff sollte sowohl stationär wie auch mobil möglich sein. Außendienst, Kunden und Dienstleister sollten ohne großen Schulungsaufwand über verschiedene Applikationen SAP-Daten bearbeiten können. Die wichtigste Applikation war der globale Webshop.
Unter den acht Bewerbern war nur United Planet in der Lage, die Anbindung von SAP-Daten in das Enterprise Portal erfolgreich zu demonstrieren. Nach nur drei Monaten konnte das Intrexx-Portal in den produktiven Einsatz gehen. Eine reine SAP-Lösung auf Basis von Web Dynpro für ABAP hätte fünf Mal so lange gedauert. Verschiedene Einzelapplikationen greifen nun lesend und schreibend auf SAP-Systeme zu. Mit der Webshop-Lösung können individuell auf den Nutzer zugeschnittene Kataloge, Produkte und Preise direkt aus SAP ausgelesen und angezeigt werden. Bestellungen können simuliert werden, um zum Beispiel mögliche Rabattstufen zu prüfen. Bestellungen werden automatisch in SAP geschrieben. Kunden, Außendienst und Dienstleister veranlassen und verfolgen Bestellungen oder Retouren in Echtzeit und haben Zugriff auf alle Faktura. Über Tablets kann der Außendienst beim Kunden Bestellungen erfassen oder dessen Stammdaten verwalten. Bei Produktneueinführungen oder Auftragsspitzen nutzen Call-Center-Mitarbeiter ohne spezielle Schulungen den Webshop, um eingehende Bestellungen zu erfassen und entlasten so den Vertrieb vor Ort. Bei Kundenanfragen helfen Außendienstmitarbeiter jederzeit kompetent informiert weiter. Das steigert die Kundenzufriedenheit und minimiert lästige Einzelabfragen und Übermittlungsfehler. Bisher mussten Mitarbeiter aufwändig geschult und mit einem SAP-Account versorgt werden, um dann in über 4 SAP-Masken eine einzige Reklamation zu bearbeiten. Jetzt ist dies auch von ungeschultem Personal mit wenigen Klicks problemlos zu erfüllen. Damit werden nicht nur massiv Kosten eingespart, sondern auch der Kundenservice und der Außendienst von einer aufwändigen, zeitraubenden und absolut unnötigen Last befreit.
Sehr schnelle Umsetzung, in einem Fünftel der Zeit im Vergleich zu einer reinen SAP-Lösung
Geringerer Personal- und Schulungsaufwand senkt Kosten erheblich
Massive Arbeitsentlastung für Kundenservice und internationalen Außendienst
Globale Lösung mit stets optimalem Zugriff auf lokale SAP-Daten
Humanpharmazeutika, Biopharmazeutika und Tiergesundheit
Intrexx Professional
Intrexx Consulting
Netweaver-Gateway-Adapter
Boehringer Ingelheim
Die Projektgesellschaft Galleria di Base del Brennero - Brenner Basistunnel BBT SE mit Sitz in Bozen und Innsbruck betreut das derzeit wohl ambitionierteste Bauprojekt in Europa. Mitten in den Alpen wird mit einer Gesamtlänge von mehr als 200 km eine der anspruchsvollsten technologischen Baumaßnahmen durchgeführt: der Brenner Basistunnel, der nach Fertigstellung im Jahr 2025 die längste unterirdische Eisenbahnverbindung der Welt sein wird.
Jeder Tunnelbau ist mit Risiken behaftet, die, um Zusatzkosten zu vermeiden, von einem oder mehreren hochqualifizierten Fachleuten bewertet und gewichtet werden müssen. Hier sollte ein System installiert werden, das die Abhängigkeiten der Risiken untereinander, deren mögliche Minderung sowie die Wahrscheinlichkeit eines Eintritts in die Bewertung einfließen lässt. Eine weitere Anforderung stellte die gewünschte Mehrsprachigkeit in Englisch, Deutsch und Italienisch dar, um so allen Mitarbeitern in der eigenen Sprache den entsprechenden Content anzubieten.
Zusammen mit dem Frankfurter Beratungsunternehmen EasyTransfer entwickelte man eine Anwendung, die die geforderten Anforderungen mehr als erfüllt. Die Portalsoftware Intrexx, die BBT SE bereits seit längerem im Personalwesen einsetzt, kam auch hier zum Zug. Da Intrexx bereits mehrsprachig ausgelegt ist, stellt bereits die Anmeldung des Anwenders oder eine Sprachauswahl im Portal die korrekte Anzeige sicher. So werden nicht nur die Oberfläche des Portals, sondern auch Inhalte der Dropdownlisten und der wichtigsten Datenbankfelder in der ausgewählten Sprache angezeigt. Die entscheidenden Anforderungen aus dem Projekt Risikomanagement wurden Schritt für Schritt sorgfältig und in enger Zusammenarbeit mit den beteiligten Spezialisten und Projektverantwortlichen entwickelt. Die Bewertung der Risiken erfolgte entweder als Einzelbewertung, die dann die Gesamtbewertung dieses Risikos darstellt oder mehrere Spezialisten bewerten das Risiko unabhängig voneinander. Danach wird entweder eine dieser Einzelbewertungen als Gesamtbewertung übernommen oder aber aus allen Einzelbewertungen mit einem beliebigen Algorithmus eine Gesamtbewertung erstellt. Zusätzlich wurden weitere Funktionen integriert, beispielsweise eine Historie der Änderungskommentare, eine automatische Erinnerung an die Verantwortlichen zur Überwachung eines Risikos und die Möglichkeit, Dokumente und Notizen themenbezogen an E-Mails anzuhängen. Mit diesem umfangreichen Risikomanagements werden die prognostizierten Baukosten einfach überwacht und bei Bedarf rechtzeitig angepasst.
Risikomanagement mit Bewertung durch Fachleute
Mehrsprachigkeit: Sprachauswahl über Anmeldung automatisch selektiert
Historie der Änderungen
Möglichkeit, Dokumente und Notizen in E-Mails einzubinden
Baugewerbe
Intrexx
Intrexx Prozessmanager
United Planet Fachliteratur
Brenner Basistunnel BBT SE
„Dass Mehrsprachigkeit in einem so anspruchsvollen Projekt so einfach umgesetzt werden kann, das hat uns wirklich überzeugt und begeistert!“
Gebhard Schweiger, Personalchef und Projektverantwortlicher
Mit 79.500 Kunden, davon über 42.000 Mitgliedern, ist die Volksbank Kurpfalz H + G BANK seit 1858 in der Region Heidelberg und an der Bergstraße fest verankert. Mittelständischen Unternehmen und Privatkunden bietet die Genossenschaftsbank das gesamte Spektrum moderner Finanzdienstleistungen. Mehr als 400 Mitarbeiter, davon 39 Auszubildende, kümmern sich engagiert um die Kunden und Mitglieder.
Die Volksbank Kurpfalz H + G BANK suchte nach einer Softwarelösung, mit der den Mitarbeitern die bislang auf verschiedene Datenbanken verteilten Informationen und Dokumente zentral zur Verfügung gestellt werden können. Auf diese Weise sollte die Datenpflege optimiert und gewährleistet werden, dass die Mitarbeiter immer mit den aktuellsten Informationen arbeiten. Darüber hinaus war es wichtig, dass mit Hilfe der Software papierbasierende Prozesse in elektronische Workflows überführt werden, um die Prozesse schneller und übersichtlicher zu gestalten.
Nachdem verschiedene Lösungen intensiv geprüft wurden, entschied sich die Bank für die von der FIDUCIA IT AG zertifizierte Intranet- und Portalsuite Intrexx von United Planet. Ausschlaggebend hierfür war, dass die Lösung zukunftsorientiert ist und flexibel an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden kann. Im Gegensatz zu einem reinen Infoportal lassen sich mit Intrexx nicht nur Informationen übersichtlich bereitstellen, sondern auch Prozesse und Workflows in Applikationen abbilden. Dabei geht Intrexx über die Möglichkeiten von Lotus Notes Datenbanken deutlich hinaus. Im Portal werden nun u. a. Dokumente wie Arbeitsanweisungen oder Konditionen zentral bereitgestellt, die für alle Mitarbeiter wichtig sind. Alles was zuvor zeit-aufwändig per E-Mail oder Excel-Listen erledigt wurde, wird nun wesentlich schneller und übersichtlicher im Intrexx-Portal abgewickelt. Auf diese Weise vereinfacht Intrexx die Arbeitsabläufe der Volksbank spürbar. Die Mitarbeiter profitieren sehr von der übersichtlichen Portallösung: Alle Daten stehen jetzt zentral zur Verfügung, was eine Menge Arbeitszeit spart und die Datenpflege deutlich erleichtert. Jeder Mitarbeiter findet die für ihn wichtigen Informationen mit wenigen Klicks. Die zukunftsorientierte Ausrichtung des Portals wird auch an den weiteren Plänen deutlich: So soll Intrexx dabei helfen, das Reporting deutlich zu vereinfachen. Außerdem ist die Anbindung an Lotus Notes sowie ein Ticketsystem zur Schadenserfassung und -behebung für das Gebäudemanagement und die IT geplant.
Vereinfachte Arbeitsabläufe
Automatisierte und beschleunigte Workflows
Wichtige Daten und Dokumente stehen übersichtlich zur Verfügung
Enorme Zeitersparnis durch schnelle Informationsbereitstellung
Zentrale Datenpflege minimiert das Risiko falscher oder veralteter Informationen
Daten müssen nur noch an einer Stelle gepflegt werden
Banken
Intrexx
Intrexx Academy
Business Adapter für IBM Lotus Notes
Software-Service-Vertrag (SSV)
Volksbank Kurpfalz H + G BANK
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