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Nur wenige Symbole sind weltweit so bekannt wie die Rote Schleife. Sie ist das prägnante Zeichen der Solidarität mit HIV-Positiven und Aidskranken und für den Kampf gegen die Immunschwächekrankheit. Wer sie trägt, zeigt damit Bewusstsein für die sozialen Probleme, die Aids mit sich bringt.
Der eingetragene Verein Deutsche AIDS-Hilfe e.V. (DAH) steht ganz im Zeichen der Roten Schleife. Die DAH ist ein Dachverband von rund 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland. Sie vertritt die Interessen von Menschen mit HIV/Aids in der Öffentlichkeit sowie gegenüber Politik, Wissenschaft und medizinischer Forschung. Die Bundesgeschäftsstelle in Berlin übernimmt dazu Aufgaben wie die Aus-, Fort- und Weiterbildung, Fach-, Gremien-, Öffentlichkeits- und politische Arbeit sowie Selbsthilfeförderung auf Bundesebene. Die einzelnen Mitgliedsorganisationen leisten diese Arbeit vorwiegend auf lokaler, regionaler und überregionaler Ebene.
Die rund 500 hauptamtlichen Mitarbeiter des Verbands bewältigen die vielfältigen Aufgaben mit der Hilfe von ca. 5.000 Ehrenamtlichen. Einer der langjährigen Mitarbeiter in der Bundesgeschäftsstelle in Berlin ist Dirk Hetzel. Als Referent für internetgestützte Prävention war ihm klar: Das volle Potential dieser Gemeinschaft kann nur dann genutzt werden, wenn richtig kommuniziert wird.
Früher gab es nur eine Möglichkeit, die vielen ehrenamtlichen Mitarbeiter regelmäßig zu erreichen: der vom Dachverband verschickte Newsletter. Diese Einbahn-Kommunikation war den Ansprüchen einer modernen Organisation wie der DAH jedoch bald nicht mehr angemessen: „Eine richtige Interaktion konnte darüber natürlich nicht stattfinden. Das hat uns lange Zeit gestört,“ berichtet Herr Hetzel.
Und so kam es, dass der Diplompädagoge und Social-Media-Manager die Herausforderung annahm, die Zusammenarbeit der ehren- und hauptamtlichen Mitarbeiter zu verbessern. Neben der Vernetzung der Haupt- und Ehrenamtlichen gab es zwei wesentliche Ziele: Die Ermöglichung projektbezogener Gruppenarbeit mithilfe eines Social Extranets sowie die Etablierung eines verbandsweiten Wissensmanagements. Das allerorten vorhandene Wissen im Verband sollte besser genutzt werden.
Am Anfang stand eine umfangreiche Marktanalyse – fast anderthalb Jahre vergingen mit der Suche nach einer passenden Lösung. Hierbei wurden auch Vertreter der einzelnen Mitgliedsorganisationen involviert: In Workshops gewann die DAH Klarheit darüber, was man eigentlich brauchte und erwartete. Basierend darauf erstellte das Team um Dirk Hetzel ein Lastenheft, an dem sich die möglichen Lösungen messen lassen mussten. Am Ende setzte sich das Portal-Framework Intrexx mit der integrierten Collaboration-Applikation Intrexx Share durch.
Die ausgedehnte Marktforschung hat sich gelohnt, wie Herr Hetzel erzählt: „Als ich auf Intrexx aufmerksam wurde, hat es mich sofort überzeugt. Vor Intrexx Share gab es so etwas gar nicht. Die intuitive Oberfläche und die gute Usability waren für uns das größte Argument. Das zahlt sich aus: Wir haben noch nie Anwendungsrückfragen dazu bekommen.“ Neben der leichten Bedienbarkeit sprach vor allem die Wirtschaftlichkeit für das Produkt: „Andere Lösungen waren überdimensioniert und vor allem zu teuer. Intrexx ist unterm Strich auch für eine Organisation wie wir es sind finanzierbar.“
In nur 3 Monaten von der Entscheidung bis zum Go-Live wurde das Social Extranet mit Unterstützung durch den Berliner Intrexx-Partner City & Bits aufgebaut. Als Tipp für ähnliche Projekte betont Herr Hetzel die Bedeutung der guten Absprache mit der Geschäftsführung und den verbandsweiten Stakeholdern: „Ohne deren Beteiligung wäre die Einführung wahrscheinlich nicht so gut gelaufen.“ Darüber hinaus hat es sich bewährt, in jeder Mitgliedsorganisation Key User zu benennen, die dazu beitragen, das Portal zu bewerben.
Ihre Vorteile spielt die Plattform vor allem bei der projektbezogenen Gruppenarbeit aus. Durch die Bündelung aller Beteiligten sowie der dazugehörigen Diskussionen und Dokumente wird sie besonders wertvoll. Für einen großen Verband wie die Deutsche AIDS Hilfe war es wichtig, mit dem Tool überregional zusammenarbeiten und Dokumente austauschen zu können. Die bisher über 70 projekt- oder fachspezifischen Gruppen sind dafür eine geeignete Umgebung.
Ein Beispiel bietet die alle zwei Jahre stattfindende Selbsthilfekonferenz „Positive Begegnungen“: In der dazugehörigen Projektgruppe findet ein großer Teil der Vorbereitung statt. „Unser altes Extranet hat so etwas überhaupt nicht hergegeben,“ berichtet Herr Hetzel und führt weiter aus: „In den fachspezifischen Gruppen werden heute gezielt bestimmte Themenbereiche besprochen.“
Die Kommunikationsplattform wird durch eine auf dem Wiki-Prinzip basierende Wissensdatenbank ergänzt. Sie ist direkt integriert. In dieser Applikation, die zusammen mit dem Berliner Softwaredienstleister City & Bits entwickelt wurde, werden zentrale Dokumente und Informationen gesammelt, kategorisiert und erläutert. Die Mitarbeiter und Ehrenamtlichen finden hier alle wichtigen Informationen ganz leicht mithilfe der Volltextsuche.
Es gibt aber auch Dinge, die die DAH bei einem neuen Projekt anders machen würde. So hatte man zum Beispiel anfangs kein automatisiertes Tool zur Passwortwiederherstellung (User Self Service). „Das haben wir bei der großen Zahl an Benutzern bald bereut – und die gewünschte Funktion einfach schnell nachgerüstet,“ gesteht Herr Hetzel.
Insgesamt ist er sehr zufrieden damit, wie sich das Portal entwickelt: „Intrexx Share ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art, verbandsweit zusammen zu arbeiten. Kollegen, die intensiv mit der Gruppenfunktion arbeiten, kamen schon auf mich zu und sagten: Das ist genau das, was sie sich schon immer gewünscht haben!“„Intrexx ermöglicht es uns auf effektive und einfache Art verbandsweit zusammenzuarbeiten.“
Dirk Hetzel, Referent für Internetgestützte Prävention, Deutsche AIDS-Hilfe e.V.
Die europaweit rund 11.000 Mitarbeiter arbeiten jeden Tag daran, ihren Kunden ein zufriedenes Lächeln aufs Gesicht zu zaubern. Dazu müssen die eigenen Abläufe genauso ordentlich sein, wie die betreuten Immobilien. Mit dem Einsatz einer Digital Workplace Software treibt HECTAS daher die Digitalisierung des Unternehmens gezielt voran.
Die IT-Abteilung der Gesellschaft hatte einen klaren Wunsch: alle Dokumente sollten übersichtlich an einem Ort verfügbar sein. Und nicht von den Mitarbeitern jedes Mal auf irgendwelchen Ablagen gesucht werden müssen. Daneben spielten schon ganz am Anfang der Suche nach einer geeigneten Lösung Prozesse und Workflows eine Rolle, wie die Projektverantwortliche Martina Henke verrät: „Wir wollten weg vom Papier und unsere Geschäftsprozesse digital abbilden.“
HECTAS fehlte ein klassisches Intranet. Ein Umstand, der lange gut ging, aber nie ganz optimal war. Man wollte wichtige Dokumente leichter verfügbar machen. Daher sah man sich nach einer geeigneten Software um. Schnell kristallisierten sich zwei Lösungen heraus, die um die Gunst der Entscheider buhlten.
Zunächst wurde ein anderes Produkt in Erwägung gezogen, da man schon erste Erfahrungen damit hatte. Ein Portal im geplanten Maßstab damit aufzubauen wäre jedoch sehr zeit- und kostenintensiv gewesen. Gerade die Geschwindigkeit war ein Argument für den Mitbewerber. Und so schlug die Stunde des Underdogs: Die Software Intrexx vom Freiburger Softwarehaus United Planet versprach eine rasche Einführung bei gleichzeitig umfassenden Möglichkeiten zur Individualisierung.
Frau Henke ist sich sicher: „Eine ähnliche Umgebung mit der anderen Lösung aufzubauen hätte länger gedauert.“ Mit Intrexx hingegen wurden viele Funktionen mit den kostenlos verfügbaren Applikationen auf Knopfdruck bereitgestellt. „Anschließend passten wir die Plattform schrittweise mit Wunsch-Applikationen an unsere Anforderungen an.“ Gemeinsam mit dem Consulting von United Planet erstellte HECTAS in der Folge Workflows, die die unternehmenseigenen Abläufe digital abbilden.
Immer da, wo Workflows und Prozesse zum Einsatz kommen, ergeben sich große Arbeitserleichterungen für die Büroarbeiter bei HECTAS. Zum Beispiel bei Freigabeprozessen wie Urlaubs- oder Investitionsanträgen. Die Digitalisierung der Abläufe bringt zwei wesentliche Vorteile: größere Transparenz und eine deutlich höhere Prozessgeschwindigkeit.
„Alles, was früher auf Papier von einem Schreibtisch auf den nächsten gelegt werden musste – und dann auch schon mal „verdunstet“ ist – steht jetzt immer zur Verfügung. Prozesse laufen mit Intrexx viel schneller und transparenter ab.“ Dadurch ist Frau Henke zufolge der Bearbeitungs- beziehungsweise Freigabefortschritt immer nachvollziehbar.
Die Vereinfachung im Vergleich zu den früheren Abläufen ist laut Frau Henke spür- und messbar. Zum Beispiel mussten Urlaubsanträge früher ausgedruckt und dann von verschiedenen Stellen abgezeichnet werden. „Heute erhält der Vorgesetzte eine E-Mail, klickt auf einen Link und schon ist das genehmigt. Dafür brauche ich keinen Taschenrechner, um zu sehen, dass das schneller ist. Wir sparen Papier, Zeit und vor allem auch Arbeitsaufwand.“
Die Zentrale von HECTAS sitzt in Wuppertal. Daneben ist das Unternehmen mit insgesamt 40 Niederlassungen in Deutschland, Österreich, Belgien, den Niederlanden, Tschechien und Ungarn aktiv. Zunächst nutzte man den Digital Workplace nur an den deutschen Standorten. Schon nach kurzer Zeit kamen Anfragen von anderen Standorten. Martina Henke kann das gut nachvollziehen: „Die Kollegen haben sich unser System angeschaut und sich gedacht ‚cool, so schnell geht das? Super!‘“ Mittlerweile ist das Portal in drei Sprachvarianten auf Deutsch, Englisch und Niederländisch verfügbar. So greifen europaweit 670 Mitarbeiter bequem auf alle aktuellen Informationen zu.
Das Potential für die Zukunft ist noch immer groß. Und so stehen schon einige weitere Abläufe auf der Agenda, die man vereinfachen will. Die Anregungen dazu kommen vor allem auch von den Anwendern aus den einzelnen Fachabteilungen. Man arbeitet zum Beispiel gerade daran, das Layout weiter zu verbessern. Die Umstellung auf Responsive Design verspricht einen einfacheren Zugriff auf den Digital Workplace über mobile Endgeräte.
Räumt HECTAS in Zukunft also so weit auf, dass das Papier gänzlich aus den Büros verschwindet? Auf diese Frage muss Martina Henke schmunzeln: „Das papierlose Büro ist ein Ideal, das wir in Zukunft erreichen möchten. Aber bis dahin ist es noch ein weiter Weg. Mit Intrexx sind wir einen großen Schritt weiter. Viele bisher papierbasierte Prozesse haben wir schon digitalisiert und es werden immer mehr.“
Die geforderte leichte Anpassbarkeit an eine Vielzahl von Szenarien sprach für die Einführung eines Unternehmensportals. Auf diesem „Digital Workplace“ sollten die Mitarbeiter benötigte Informationen viel schneller finden als früher und sich über Abteilungsgrenzen hinweg austauschen. Bei Elpring verstand man den digitalen Wandel als Chance – und wollte davon profitieren. Mit Unterstützung durch den Partner X Document House Prague wurde daher innerhalb weniger Tage die Software Intrexx eingeführt. Dabei handelt es sich um eine beliebte Lösung für den Digital Workplace.
Auf Basis des Intrexx-Frameworks können individuelle Applikationen sehr schnell erstellt und miteinander verknüpft werden. So gingen schon drei Wochen nach der Entscheidung die ersten Anwendungen live. Und das, obwohl es sich um komplette Eigenentwicklungen handelte. Danach kamen wöchentlich neue Funktionen hinzu. Der Digital Workplace kann schrittweise angepasst werden und lieferte schon bald nach dem Start des Projekts echten Mehrwert.
Indem die Prozesse des Unternehmens digital abgebildet werden, laufen sie leichter und schneller ab. So beschleunigt das System unter anderem die Bearbeitung von eigehenden Rechnungen und Briefen. Mittlerweile wurde außerdem ein komplettes Projektmanagement aufgebaut.
Wichtige Informationen liegen nun nicht mehr in irgendwelchen Excel-Leichen auf den PCs der einzelnen Mitarbeiter, sondern sind bequem über das Portal verfügbar. Selbst Reports für das Management können automatisch aus den vorhandenen Daten generiert werden. Dabei hat jeder Mitarbeiter einen eigenen Zugang und kann die Ansicht nach eigenen Bedürfnissen anpassen. So sind die Werkzeuge und Informationen, die oft benötigt werden, mit wenigen Klicks erreichbar.
Josef Limr zeigt sich zufrieden mit den Ergebnissen: „Mit Intrexx können wir unsere internen Prozesse deutlich beschleunigen und die ineffiziente lokale Datenhaltung begrenzen. Das System trifft die Bedürfnisse unseres Unternehmens perfekt: wir sind begeistert davon, wie leicht es sich an unsere Geschäftsabläufe anpasst.“
Die Caritas der Erzdiözese Wien umfasst das Gebiet des Bundeslandes Wien und den östlichen Teil Niederösterreichs. Neben über 4.400 hauptberuflichen leisten rund 2.100 freiwillige MitarbeiterInnen in den Einrichtungen der Caritas Hilfe von Mensch zu Mensch. Über 7.300 weitere Frauen und Männer sind freiwillig in Caritas-Projekten im Einsatz. (Stand: 2013)
Die Caritas versteht sich als Gemeinschaft von hauptamtlichen und ehrenamtlichen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, die Menschen in seelischer, körperlicher oder materieller Not helfen.
Durch die steigende Anzahl an Helfern ist es notwendig geworden, diese auch bestmöglich zu vernetzen. Nur so kann Hilfe schnell, effizient und unbürokratisch angeboten werden.
Da es bis dato kein zentrales System für die interne Kommunikation gab, wurden im Vorfeld alle nötigen Funktionen, die das Mitarbeiterportal beinhalten muss, in einer Projektgruppe evaluiert.
Nach genauer Prüfung wurde Intrexx – die Portallösung des Softwareherstellers United Planet – als die flexibelste und funktionellste Lösung ausgewählt.
Im Detail waren folgende Funktionen wichtig:
Wichtig für die Umsetzung und den weiteren laufenden Betrieb des Mitarbeiterportals war ein Dienstleister, der eine schnelle und unkomplizierte Kommunikation gewährleisten kann und im Bedarfsfall rasch vor Ort Unterstützung leisten kann.
Mit Xinger Solutions – einem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet – wurden diese Kriterien vollständig abgedeckt.
Ein Quick-Win bei der Umsetzung war die Tatsache, dass bereits vor dem Go-Live teilweise Funktionen auf der Live-Plattform genutzt werden konnten. So wurde in einer schnell entwickelten Applikation über den Namen der neuen Plattform abgestimmt. Die Tatsache, dass hier bereits ein Drittel aller Benutzer diese Möglichkeit des ersten Kontaktes mit der Plattform nutzten, zeugt von der hohen Akzeptanz und der Begeisterung über die neue Technologie.
Die Funktionen
Funktionalität und Informationen zentral abzubilden soll die Produktivität der Mitarbeiter erhöhen, für den Start der Plattform wurden folgenden Applikationen ausgewählt:
Die hohe soziale und organisatorische Komplexität erforderte in diesem Projekt ein hohes Maß an Qualität und Flexibilität seitens der Technologie und des Projektmanagements. Mit Intrexx und Xinger Solutions wurden nach einer Projektdurchlaufzeit von 10 Monaten die Ziele zur Gänze erreicht.
Alleine auf das Telefonbuch wird ca. 50.000-mal monatlich zugegriffen. Das zeigt, dass das System auch von den Benutzern akzeptiert wird.
Besonders wichtig für die Caritas Wien war es, eine Plattform zu schaffen, auf der sich die Mitarbeiter untereinander austauschen können. an zentraler Stellen sollten sie Informationen kommentieren und liken können. Die Mitarbeiter können sich nunmehr Informationen selbständig holen, der Informationsfluss wurde dadurch erheblich verbessert.
Es gehen bereits zahlreiche Ideen für eine Erweiterung des Angebotes an Applikationen bei der Projektleitung ein – ein großer Schritt in Richtung “Digital Workplace”.
Die Firma mit Sitz in Gilching bei München ist spezialisiert auf die Aus- und Weiterbildung im Bereich der Seilklettertechnik, Baumpflege und Arbeitssicherheit. Seit die MBKS 2002 als erste Ausbildungsstätte in Deutschland akkreditiert wurde, ist sie stetig gewachsen und umfasst nun rund 25 Ausbilder im bundesweiten Einsatz. Zusammen mit zahlreichen Kooperationspartnern bietet die Münchner Baumkletterschule ein großes Spektrum an Kursen an.
Für die Verwaltung und Abwicklung der Kurse, Ausbilder und Teilnehmer wurden bisher verschiedene Systeme genutzt. Dies führte zu mehrfacher Datenhaltung, die unter anderem die Aktualität und Korrektheit der Daten beeinträchtigte. Der gesamte Ablauf (Planung, Durchführung und Nachbereitung) der Kurse soll zukünftig in einem System automatisiert werden. Des Weiteren soll die Kommunikation mit den Ausbildern und Teilnehmern über das System erfolgen und damit dokumentiert werden. Zusätzlich soll eine Kurssuche und Anmeldungsmaske in die Website integriert werden.
Die Seminarverwaltung wurde mit der Portalsoftware Intrexx von United Planet erstellt. Diese ermöglicht durch die vorhandenen Bausteine die schnelle und kostengünstige Umsetzung individueller Lösungen. Das System besteht aus den Modulen CRM, Kursplanung, Kursdurchführung, Berichtswesen, Dokumente und Stammdatenverwaltung.
Die Informationen, die für das gesamte System benötigt werden, werden unter dem Menüpunkt „Stammdaten“ verwaltet. Dort lassen sich Objekte wie Regionen, Kursstandorte, Dokumentenprioritäten und Kurskategorien, die verschieden Status für Kurse und Teilnehmer sowie Kurstypen (Kursschablonen) eintragen und verwalten.
Im Bereich „CRM“ werden alle Firmen, Personen, Ausbilder und die Ausbildertermine verwaltet. In einem Ausbilderkalender werden alle Nichtverfügbarkeiten der Ausbilder verwaltet. Der Kalender dient der erleichterten Kursplanung. Wird ein Ausbilder einem Kurs zugeordnet, wird automatisch ein Termin im Ausbilderkalender angelegt. So werden bei der Kursplanung bereits Terminkonflikte berücksichtigt.
Unter dem Menüpunkt „Kursplanung“ werden alle Kurse verwaltet. Dies beinhaltet die Neuanlage und Bearbeitung von Kursen, das Anlegen sowie das Verwalten von Textbausteinen und Dokumenten zu den Kursen und durchzuführenden Aktivitäten der Mitarbeiter. Zum Kurs können Ausbilder gebucht werden, diese erhalten automatisch eine Buchungsbestätigung per Mail. Ein Kurs kann für die Anzeige auf der Website freigegeben werden. Damit erscheint er dort in verschiedenen Übersichten (Liste, Kalender, Karte) und kann vom Besucher direkt gebucht werden. Er erhält vom System automatisch eine Buchungsbestätigung. Zu Kursen können auch Interessenten erfasst werden, um diese später zu Teilnehmern umzuwandeln. Teilnehmer können auch manuell im System zum Kurs erfasst werden. Die gesamte Durchführung des Kurses wird unterstützt. Der Teilnehmer erhält verschiedene Informationen und Dokumente aus dem System: Anmeldebestätigung, Teilnehmerrechnung, Kursinformationen mit Anfahrtsplan und Hotelliste und nach Abschluss eine Teilnahmebestätigung mit Zertifikat.
Wird ein Kurs abgesagt, erhalten automatisch alle Teilnehmer eine entsprechende Information und, falls sie schon eine Rechnung erhalten haben, eine Rechnungskorrektur per Mail zugesandt. Dies geschieht ebenso, wenn ein Teilnehmer innerhalb der Stornofrist selbst absagt. Für alle Kurse existieren Wartelisten, die im Fall von Absagen genutzt werden können. Ebenfalls ist es möglich, Teilnehmer auf einen anderen Kurs umzubuchen.
In dem Bereich „Berichtswesen“ werden Statistiken zu den Kursen erstellt. Die Statistiken dienen dazu, die zukünftige Planung weiter zu optimieren. Hierbei helfen beispielsweise die Kursstatistik, die Teilnehmerstatistik wie auch die Kursüberbuchungsstatistik.
Unter „Dokumente“ befinden sich alle vom System erstellten bzw. vom Teilnehmer hochgeladenen Dokumente mit den entsprechenden Verbindungen zum Kurs, Teilnehmer, Standort, etc.
„Unsere komplexen Arbeitsstrukturen in der Seminarverwaltung stellten uns vor Probleme – PortalConsult und Intrexx waren die Lösung. Das von uns eingeführte System ist vielseitig und arbeitet mit Automatismen, was uns die Arbeit sehr erleichtert.“
Merlin Fuchs, Münchner Baumkletterschule
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