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Intrexx Case Study: Öffentliche Verwaltung

Kreisstadt Siegburg


“Mit Intrexx haben wir unser bestehendes Serviceportal weiterentwickelt und verschiedene interne und externe Systeme miteinander vernetzt.”

Bernd Lehmann, CDO der Kreisstadt Siegburg

Schnelle Information für Bürger und Mitarbeiter



Branchen: Öffentliche Verwaltung
Partner: ISIFIVE

Eine schnelle und einfache Auskunft über Dienstleistungen, Mitarbeiter und Organisationseinheiten der Stadt – das Serviceportal der Stadt Siegburg stellt Bürgern und Mitarbeitern nun dank Intrexx alle wichtigen Informationen auf einen Blick online zur Verfügung.

Informationsmanagement kinderleicht

Zahlreiche Telefonnummern, Zuständigkeiten, Formulare und Dokumente gehören zum Service- und Dienstleistungsangebot der Stadtverwaltung Siegburg. Um diese Informationen jederzeit aktuell zu halten und verschiedenen Interessengruppen bedarfsgerecht zur Verfügung zu stellen war in der Vergangenheit ein enormer administrativer und redaktioneller Aufwand notwendig. Dank Intrexx-Integration durch ISIFIVE und Digitalisierungskonzept durch den ISIFIVE-Kooperationspartner City & Bits gelingt das Informationsmanagement der Kreisstadt nun kinderleicht.

Alles auf einen Blick

Im Fokus des Projektes stand das Dienstleistungsangebot der Stadt sowie alle zugehörigen Kontakt- und Mitarbeiterinformationen, wichtige Hinweise und Formulare. Eine strukturierte Erfassung und Zuordnung ermöglicht nun, dass u.a. Kontaktdaten, Kosten, mitzubringende Dokumente, interne Hinweise für Mitarbeiter sowie notwendige Formulare für Bürger und Mitarbeiter simpel recherchierbar sind und zum Download zur Verfügung stehen.

Reduzierung des redaktionellen Aufwands

Neben einer strukturierten Auffindbarkeit von Informationen für jeden einzelnen Bürger, stand bei dem Projekt „Serviceportal“ für die Projektleitung auch die interne Prozessoptimierung auf der Agenda. Daten und Dokumente sollten zentral aktualisiert und redaktionell simpel editiert werden können. Dank Intrexx-Verzahnung wurden verschiedene Systeme miteinander vernetzt und der redaktionelle Aufwand zur Gewährleistung der Bereitstellung aktueller Informationen deutlich reduziert. Auch externe Mitarbeiter, wie Kollegen des Callcenters der Stadt Köln, wurden an das Portal angebunden, um die telefonische Auskunft der Stadt zuverlässig übernehmen zu können.


Export der erfassten Daten im Xzufi-Format

Die Grunddaten zu den Mitarbeitern und Organisationseinheiten werden direkt aus dem Active Directory der Stadt importiert und aktualisiert. Es folgt eine redaktionelle Anreicherung im Intrexx und aufbereitete Weitergabe im standardisierten XML-Format. Um auch den Anforderungen der Bundes- und Landesportale sowie der deutschlandweiten Bürgerhotline „115“ gerecht zu werden, wurde die Ausgabe der erfassten Daten speziell im Xzufi-Format möglich gemacht. Ohne zusätzlichen Aufwand können so alle Infos der Stadt von diesen Instanzen automatisch erfasst werden. Darüber hinaus erfolgte eine direkte Anbindung an die „LeiKa-Datenbank“. Mit dem LeiKa (Leistungskatalog der öffentlichen Verwaltung) wird in Deutschland erstmals ein einheitliches, vollständiges und umfassendes Verzeichnis der Verwaltungsleistungen über alle Verwaltungsebenen hinweg aufgebaut.


Intelligent, sicher und editierbar

Um Fehlerquellen zu vermeiden, stellt eine Whitelist im System sicher, dass nur bekannte Organisationseinheiten genutzt werden. Abweichungen werden den zuständigen Redakteuren als Aufgaben vorgelegt, so dass unmittelbar Organisationseinheiten auf der Whitelist oder Daten in der Quelle korrigiert werden können. Darüber hinaus generiert der Importmechanismus Aufgaben aus Auffälligkeiten, (Ver-)Änderungen und/oder Aktualisierungen (z.B. neue oder wegfallende Mitarbeiter/innen), die eine redaktionelle Überarbeitung der Dienstleistungsbeschreibungen erforderlich machen.


Digitalisierung mit Konzept

Das Projekt wurde konzeptionell und technisch von ISIFIVE in Zusammenarbeit mit City & Bits entwickelt und realisiert. ISIFIVE bietet in enger Zusammenarbeit mit City & Bits von 4 Standorten in Deutschland seinen Kunden konzeptionelle Expertise im Bereich Digitalisierung von Kommunen und Verwaltungen sowie technisches Know-how im Bereich Intrexx und Individualprogrammierung.


Die Highlights

  • Alle wichtigen Informationen für Bürger und Mitarbeiter auf einen Blick
  • Bürgerportal mit Formularen und Downloads (Self-Service)
  • Alle Daten für Mitarbeiter jederzeit einsehbar und zuordbar
  • Einbindung externer Dienststellen für Erhöhung des Bürgerservice
  • Direkte Anbindung an die „LeiKa-Datenbank“.

Tags: Datenintegration, Prozessautomatisierung, Extranet

 

ISIFIVE
Partner
ISIFIVE
https://isi5.de


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