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Intrexx Case Study: Bildung und Forschung

Johannes Kepler Universität Linz


Johannes Kepler Universität Linz digitalisiert Arbeitsprozesse mit Intrexx



Branchen: Bildung & Forschung
Produkte: Individuelle Applikationen
Partner: Xinger Solutions e.U.

Seit ihrer Gründung 1966 hat sich die JKU als innovatives Zentrum für Wissenschaft und Gesellschaft etabliert. Heute ist die JKU nicht nur in der Grundlagenforschung, sondern auch in der anwendungsorientierten Forschung die größte Einrichtung des Bundeslandes Oberösterreich und genießt internationales Renommee. Eine fächerübergreifende und praxisorientierte Ausbildung in Abstimmung mit aktuellen Anforderungen aus Wirtschaft und Gesellschaft, Kooperationen mit rund 300 Partneruniversitäten in mehr als 50 Ländern, über 120 ProfessorInnen und rund 1.800 wissenschaftliche MitarbeiterInnen gewährleisten optimale Forschungs- und Studienbedingungen.


Um Informationen schnell und zentral zur Verfügung zu stellen, setzt die JKU bereits seit mehreren Jahren Intrexx als Campus-Portal ein.
 Unter anderem werden Reparaturen am Campus-Gelände von den internen Fachabteilungen durchgeführt. Die Abwicklung der Aufträge erfolgte bis dato auf Papier, was Probleme bei der Nachvollziehbarkeit der Abwicklung bzw. dem Informationsfluss mit sich brachte.
 Xinger Solutions e.U. entwickelte gemeinsam mit der Fachabteilung „Servicecenter“ die Applikation „Auftragsmanagement“. Folgende Funktionen waren dabei wichtig:

  • Abwicklung der Kostenfreigabe
  • Nachvollziehbarkeit der Arbeitsschritte
  • Echtzeit-Informationen zu einem Auftrag
  • Hohe Usability bei der Bedienung durch das Handwerks-Personal
 Wichtig bei der Umsetzung war, dass auf die Bedürfnisse der einzelnen Abteilungen, die diese Applikation nutzen, eingegangen wurde und dies in der Software auch umsetzbar ist.


Mit Intrexx und Xinger Solutions - dem Österreichischen Vertriebs- und Lösungspartner von United Planet - wurden diese Voraussetzungen vollständig abgedeckt.
 Die Funktionen:

  • Übersichtslisten mit Filter zur Auswertung der aktuellen Aufträge
  • Einfache Eingabemasken zur Erfassung/Bearbeitung der Aufträge
  • Benachrichtigungs-Prozesse zur Verteilung von Erinnerungen und Informationen
  • Workflows für den Freigabeprozess der Kosten
  • Einfaches Look&Feel
  • Historie zur Nachvollziehbarkeit bei einzelnen Aufträgen
 Durch die Umsetzung konnte die Qualität bei Auskünften für den Auftraggeber um ein vielfaches erhöht werden. Die Erinnerungsfunktionen vermeiden „vergessene“ Aufträge und mit der Historie kann jeder Arbeitsschritt genauestens analysiert werden.
 Die Oberfläche wurde dabei so gestaltet, dass auch Personen ohne tiefere Computerkenntnisse diese bedienen können. Die eingesparte Arbeitszeit kann für das eigentliche Aufgabengebiet der HandwerkerInnen verwendet werden.



  • Digitaler Workflow für den Freigabeprozess
  • Auftragshistorie schafft Nachvollziehbarkeit
  • Weniger Fehler durch automatische Benachrichtigungen
  • Vereinfachte Prozesse sparen Zeit und bares Geld


Die gebuchten Arbeitsaufträge werden übersichtlich im Auftragsmanagement angezeigt Bearbeiten eines Auftrags
 

Screenshot #1: Die gebuchten Arbeitsaufträge werden übersichtlich im Auftragsmanagement angezeigt.
Screenshot #2: Bearbeiten eines Auftrags.

Partner:
Xinger Solutions e.U.
www.xinger.at


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